Диплом: Организация кадрового документооборота (на примере ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания»), страницы 64-73

Рисунок 13 - Ответы на вопрос: Были ли случаи

некачественной работы с кадровыми документами

за последние два месяца

И это положительный момент. 90 % анкетируемых работников, а это аб-

солютное большинство считают, что изменилась и быстрота и скорость работы

с кадровыми документами, если раньше на составление любого кадрового до-

кумента уходило до 1 часа, то сейчас на это уходит не более 10 минут.

Таким образом, можно констатировать тот факт, что внедрение автома-

тизированной компьютерной программы «Система Кадры» в работу специали-

стов по кадрам ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» позитивно скажется

на работе с кадровыми документами, убыстрив и качественно улучшив работу с

кадровыми документами, что в конечном итоге положительно скажется на си-

стеме управления персонал.

На последний вопрос: Как Вы считаете, что повлияло на изменение ра-

боты специалиста по кадрам с кадровыми документами, были получены ре-

зультаты, представленные на рис. 14.

Результаты рисунка 14, показывают, что 80 % анкетируемых работников

основной причиной улучшения работы специалиста по кадрам в работе с кад-

ровыми документами считают внедрение автоматизированной компьютерной

программы «Система Кадры».

Рисунок 14 - Ответы на вопрос: «Как Вы считаете,

что повлияло на изменение работы специалиста по кадрам

с кадровыми документами»

Для того, чтобы рассчитать экономический эффект от внедрения пред-

ложенных рекомендаций, необходимо определить возможное сокращение за-

трат рабочего времени. В таблице 20 представлены плановые и фактические за-

траты времени сотрудника отдела кадров. Типовой классификатор затрат рабо-

чего времени представлен в Приложении 1.

Таблица 20

Фактические и плановые затраты рабочего времени сотрудника

кадровой службы ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» (за

рабочую неделю)

Наименова-

ние работ

(перечень

элементов

затрат)

Ин-

декс

(шифр

за-

трат)

Продолжи-

тельность ра-

бот, всего

В том числе

Сократить нельзя

Можно сократить

или исключить

мин

% к

итого

мин

% к про-

должи-

тельности

данной ра-

боты

мин

% к про-

должи-

тельности

данной

работы

Изучение те-

кущих (нор-

мативных,

директивных

и др.) доку-

ментов

Составлено автором.

Продолжение таблицы 20

Поиск и ра-

бота с пра-

вовой и эко-

номической

информацией

1,02

Работа с до-

кументацией

105

3,6

87,51

17,49

Подготовка

отчетов, до-

кладов и

справок

180

6,1

147,5

32,5

Осуществле-

ние перепис-

ки

3,06

Телефонные

разговоры

210

7,14

147

Прием посе-

тителей и

представите-

лей других

подразделе-

ний

105

3,57

105

100

Участие в

производ-

ственных со-

вещаниях

Участие в со-

браниях об-

щественных

организаций

1,02

29,4

0,6

Подготовка

собраний,

совещаний

120

4,08

120

100

Служебные

разъезды

525

17,85

294

231

Повышение

квалифика-

ции

Обществен-

ная работа

2,55

100

Проведение

собраний,

совещаний

195

6,63

164

Беседы с

подчиненны-

ми

240

8,16

235

Решение

оперативных

вопросов

3,06

Продолжение таблицы 20

Решение

перспектив-

ных вопросов

2,55

Обход рабо-

чих мест

1,02

100

Прием по

личным во-

просам

105

3,57

105

100

Личные дела

195

6,63

118

Потери рабо-

чего времени

(нерегламен-

тированные

перерывы)

200

6,12

130

Прочие за-

траты време-

ни

Итого

607,59

Данные, представленные в таблице 19, позволяют сделать вывод, что за

счет реализации предлагаемых мероприятий происходит 10 часов рабочего

времени в течение одной рабочей недели, или 25 % (10 * 100 % / 40).

Выводы по главе 3

В целях совершенствования организации кадрового документооборота в

ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» рекомендовано:

- разработать и ввести в действие новые должностные инструкции, от-

ражающие реальное и рациональное распределение обязанностей между со-

трудниками отдела кадров;

- формализовать взаимоотношения между отделом кадров и структур-

ными подразделениями ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» в части за-

проса и предоставления информации. Составить и утвердить перечень сведений

и документов, которые подразделения имеют право запрашивать у сотрудников

отдела кадров, установить сроки для подачи запроса и ответа на запрос;

- формализовать сроки, отведенные руководителям структурных подраз-

делений для визирования приказов. Обязать руководителей структурных под-

разделений осуществлять предоставление информации, необходимой для

оформления кадровой документации (по отпускам, увольнениям, переводам,

работе в выходные и праздничные дни, сверхурочной работе) заблаговременно.

Привлекать юридическую службу ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» к

разработке проектов кадровых документов;

- организовать дополнительное обучение сотрудников отдела кадров ра-

боте в программе кадрового документооборота. Организовать для сотрудников

отдела кадров оперативную техническую поддержку по работе в программе

кадрового документооборота в режиме реального времени;

- организовать обучение сотрудников отдела кадров последним измене-

ниям в трудовом законодательстве и нормативной базе, регламентирующей

кадровый документооборот. В дальнейшем проводить такое обучение регуляр-

но;

- вести электронный кадровый документооборот в информационной си-

стеме «Система Кадры», которая содержит ответы на вопросы кадрового учета

и делопроизводства, правовую базу, формы и образцы документов, профессио-

нальные журналы и книги, что позволит специалисту по кадрам ЗАО «Верхне-

камская Калийная Компания» сделать работу более эффективной и комфорт-

ной, а самое главное быстрой.

За счет реализации предлагаемых мероприятий происходит экономия 10

часов рабочего времени работника отдела кадров в течение одной рабочей не-

дели, или 25 %.

Заключение

Кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих

внутрикорпоративное регулирование трудовых и связанных с ними иных от-

ношений работодателя и работника. Кадровый документооборот представляет

собой движение кадровых документов от момента их создания или получения

до завершения исполнения или отправления. Рациональная организация кадро-

вого документооборота позволяет формализовать кадровые процедуры.

Среди кадровой документации выделяют: распорядительные документы

и документы, подтверждающие трудовую деятельность работника; информаци-

онно-расчетные документы; официальную внутреннюю переписку; журналы

(книги) учета и регистрации документов. Создание документов по кадрам, их

оформление и унификация форм базируются на требованиях, указанных в По-

становлении Госкомстата России от 5 января 2004г. № 1 «Об утверждении

унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его

оплаты». Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо

оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система до-

кументации. Унифицированная система организационно-распорядительной до-

кументации. Требования к оформлению документов».

Документооборот совершенствуется путем рационализации и сокраще-

ния количества форм документов; организации их доставки; введения практики

предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным спе-

циалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство организа-

ции; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения

средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения до-

кументов; введения строгого контроля исполнения документов.

Функции ведения кадрового документооборота возложены на работни-

ков кадровых служб. Кадровая служба - совокупность специализированных

подразделений в структуре организации (вместе с должностными лицами – ру-

ководителями, специалистами, техническими работниками), управляющих пер-

соналом с использованием избранной кадровой политики.

Организационная форма кадровой службы определяется размером пред-

приятия и количеством работников. Если предприятие небольшое, то служба

кадров не создается, а назначается специальный работник (инспектор по кад-

рам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу. На очень мелких

предприятиях работа с кадровой документацией является частью обязанностей

секретаря или бухгалтера.

Кадровая служба является основным структурным подразделением ком-

пании по управлению кадрами, на которую возложены функции по приему и

увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения ква-

лификации, аттестации.

Грамотная организационная структура кадровой службы представляет

собой эффективный инструмент управления человеческими ресурсами пред-

приятия. Поскольку в работе кадровых служб все больше преобладают не учет-

ные, а аналитические и организационные аспекты деятельности, то статус таких

служб поднимается до высшего управленческого уровня.

ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» (ВКК) реализует стратегиче-

ский проект Группы «Акрон» по созданию собственной калийной сырьевой ба-

зы.

Численность персонала предприятия на конец 2016 г. составляет 3431

чел. Большая часть работников предприятия – основные рабочие. Именно по

данной категории персонала в 2014-2016 гг. происходило увеличение числен-

ности, что связано с расширением объемов деятельности предприятия. Теку-

честь кадров в 2014-2016 гг. снижается и по данным 2016 г. ее показатель нахо-

дится на приемлемом уровне в 6,71 %.

Анализ профессиональной структуры кадров показал, что большая часть

руководителей и специалистов имеют высшее образование. Однако, отрица-

тельным фактом является снижение удельного веса специалистов, имеющих

высшее образование. Возраст работников, преимущественно от 30 лет. В 2014-

2016 гг. имеет место тенденция увеличения удельной доли трудовых ресурсов

старших возрастных групп.

Обязанности ведения кадрового документооборота в ЗАО «Верхнекам-

ская Калийная Компания» возложены на работников отдела кадров общей чис-

ленностью 13 чел., что соответствует нормативной. В компании разработан до-

кумент, регламентирующий кадровый документооборот – Положение о кадро-

вом документообороте в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».

В ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» используется как ручной

способ формирования документа, так и автоматизации при его составлении.

Однако, ручной документооборот зачастую появляется несколько копий доку-

ментов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дуб-

лирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и

длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документо-

оборот и увеличивает сроки обработки.

Документооборот в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» имеет

ярко выраженный вертикальный характер, что усиливается характеристиками

существующей организационной структуры управления. На предприятии ис-

пользуется электронная система кадрового документооборота.

Основными проблемными зонами в организации кадрового документо-

оборота в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» являются:

1. Отсутствие четкой регламентации и системы распределения обязанно-

стей по ведению кадрового документооборота среди сотрудников кадровой

службы, зон их персональной ответственности.

2. Недостаточное знание сотрудниками кадровой службы трудового зако-

нодательства и законодательства в области документационного обеспечения

кадровой деятельности; недостаточный уровень владения специализированным

программным обеспечением.

3. Неотлаженная система внутренних коммуникаций кадровой службы и

других структурных подразделений ЗАО «Верхнекамская Калийная Компа-

ния».