44
Продолжение таблицы 12
1
2
3
2. Документы, подтвержда-
ющие трудовую деятель-
ность:
Трудовые книжки
Трудовые договоры и согла-
шения к ним
Наличие документов
Документы в наличии
Соответствие оформле-
ния документов дей-
ствующему законода-
тельству
Соответствуют полно-
стью
Соответствие оформле-
ния документов дей-
ствующему законода-
тельству
Не всегда указаны
структурные подразде-
ления
Документы-основания
В наличии
Отметка об ознакомле-
нии работника
В наличии
3. Информационно-
расчетные документы:
Личная карточка работника
(Форма Т-2)
Табель учета рабочего вре-
мени (Форма Т-13)
Штатное расписание (Форма
Т-3)
График отпусков (Форма Т-7)
Расчетная ведомость (Форма
Т-51) и Платежная ведомость
(Форма Т-53) или Расчетно-
платежная ведомость
(Форма Т-49)
Записка-расчет о предостав-
лении отпуска работнику
(Форма Т-60)
Записка-расчет при прекра-
щении (расторжении) трудо-
вого договора с работником
(увольнении) (Форма Т-61)
Расчетные листки на выплату
заработной платы работни-
кам
Листки о временной нетру-
доспособности
Уведомления работников и
подтверждения о получении
таких уведомлений
Командировочные документы
Наличие документов
Отсутствуют некоторые
уведомления работников
Соответствие оформле-
ния документов дей-
ствующему законода-
тельству
Соответствуют полно-
стью
Соответствие оформле-
ния документов дей-
ствующему законода-
тельству
Соответствуют полно-
стью
Документы-основания
Документы в наличии
Отметка об ознакомле-
нии работника
В наличии
По данным таблицы 12 можно сделать вывод, что в оформлении кадро-
вой документации есть нарушения: отсутствуют некоторые приказы о направ-
лении работников в командировку; не всегда в Приказах о приеме на работу
45
указаны структурные подразделения; отсутствуют некоторые уведомления ра-
ботников.
Оценка организации кадрового документооборота представлена в табли-
це 13.
Таблица 13
Оценка организации кадрового документооборота в ЗАО «Верхне-
камская Калийная Компания»
52
№
Информация
Результат
1
Наличие должностных инструкций в от-
деле кадров
разработаны для всех должно-
стей и утверждены в докумен-
тальном виде
2
Наличие положения об отделе кадров и
кадровом документообороте
Есть
3
Понимание сотрудниками отдела кадров
своих обязанностей и сути выполняемой
работы
Среднее
4
Наличие четких зон ответственности
Зоны ответственности несколь-
ких сотрудников пересекаются
5
Знание в области законодательства, ре-
гламентирующего кадровый документо-
оборот
Среднее
6
Обучение сотрудников отдела кадров
Проходит эпизодически
7
Оформление кадровой документации ве-
дется в электронной системе кадрового
документооборота
Да
8
Среднее количество приказов по личному
составу в месяц
420
9
Примерное количество времени, которое
уходит на оформление приема человека
на работу
50 минут
10
Примерное количество времени, которое
уходит на оформление увольнения ра-
ботника
30 минут
11
Наличие системы внутреннего контроля
за издаваемой кадровой
документацией
Существует частично и осу-
ществляется стихийно
12
Взаимодействие между подразделениями,
отвечающими за ведение кадровой доку-
ментации, и подразделениями, участву-
ющими в ее подготовке
Среднее
13
Степень участия юридической службы в
составлении кадровых документов
визирует проекты, подготов-
ленные сотрудниками кадровой
службы
14
Реакция на изменение действующего
законодательства
Плохая, изменения в практику
вносятся с большим опозданием
52
Составлено автором.
46
Рассмотрим соответствие численности работников отдела кадров нор-
мативной численности.
Таблица 14
Анализ времени на работы по комплектованию и учету кад-
ров
53
п/п
Вид выполняемых
операций
Единица
измерения
объема ра-
бот
Норма-
тив
време-
ни на
едини-
цу из-
мере-
ния,
чел.-ч
Нормы
времени
на вы-
полнение
конкрет-
ного ви-
да рабо-
ты, чел.-
ч
Объ
ем
ра-
бот
в
ме-
сяц
Трудоем-
кость
норми-
руемых
работ,
чел-ч
1
2
3
4
5
6
7
1
Оформление докумен-
тов при приеме на ра-
боту (служащих)
Один работ-
ник (служа-
щий)
0,74
0,80
49
39,16
4
Оформление докумен-
тов при увольнении
(служащих)
Один работ-
ник (служа-
щий)
0,39
0,42
43
18,11
5
Работа с картотекой
уволенных работников
Один работ-
ник
0,12
0,13
43
5,57
6
Выписка новой трудо-
вой книжки или вкла-
дыша к ней
Одна книж-
ка
0,11
0,12
5
0,59
7
Выписка дубликата
трудов ой книжки
Один дубли-
кат
0,27
0,29
1
0,29
S
Внесение записей в
трудовую книжку
Одна запись
0,07
0,08
36
2,72
9
Снятие копии трудов
ой книжки
Одна копия
0,72
0,78
365
283,82
10
Оформление перевода
(приказ и
доп.соглашение к тру-
довому договору
Один работ-
ник
0,38
0,41
168
68,95
11
С оставление и коррек-
тировка графика от-
пусков
Один работ-
ник
0,1
0,11
374
40,39
12
Оформление отпуска
Один работ-
ник
0,11
0,12
470
55,84
53
Составлено автором.
47
Продолжение таблицы 14
1
2
3
4
5
6
7
13
Ведение личных карто-
чек с внесением запи-
сей об изменении се-
мейного положения,
прописки, рождение
детей и т.д.
Один работ-
ник
0,08
0,09
540
46,66
14
Ведение личных карто-
чек
Один работ-
ник
0,04
0,04
475
19,00
15
Оформление листка
нетрудоспособности
Один листок
0,05
0,05
203
10,96
16
Внесение данных лист-
ка временной нетрудо-
способности в АСУП
Одно внесе-
ние
0,22
0,24
170
40,39
17
Оформление взыска-
ний
Одно
оформление
0,11
0,12
90
10,69
18
Оформление измене-
ния фамилии
Один работ-
ник
0,11
0,12
3
0,36
19
Оформление докумен-
тов работников, ухо-
дящих на пенсию
Один работ-
ник
3,3
3,56
9
32,08
20
Подбор резерва
Один чело-
век
0,17
0,18
0
0,00
21
Оформление пропусков
Один про-
пуск
0,07
0,08
131
9,90
22
Оформление приказов:
ученические отпуска,
уход за ребенком, де-
журство в выходные и
праздничные дни, вре-
менные перемещения,
возложение обязанно-
стей, выплаты сокра-
щенным
Один доку-
мент
0,38
0,41
444
182,22
23
Заполнение и выдача
справок с места работы
Одна справ-
ка
0,05
0,05
264
14,26
24
Оформление работни-
ков-юбиляров
Один работ-
ник
0,48
0,52
16
8,29
25
С оставление отчета о
численности персонала
по полу возрасту
Один отчет
24,87
26,86
1
26,86
26
С оставление справки
(отчета) о текучести
кадров
Один отчет
1,646
1,78
2
3,56
27
С оставление отчета о
численности и составе
специалистов с высшим
образованием
Один отчет
8,5
9,18
1
9,18
48
Продолжение таблицы 14
1
2
3
4
5
6
7
28
С оставление отчета о
численности и составе
специалистов со сред-
ним профессиональным
образованием
Один отчет
12,76
13,78
1
13,78
29
С оставление отчета о
численности, составе и
движении руководите-
лей и специалистов
Один отчет
7,74
8,36
1
8,36
30
Подготовка документов
и ответов на запросы
Один доку-
мент
1,84
1,99
116
230,52
31
Проверка табелей
Один чело-
век
0,02
0,022
3739
80,76
32
Аттестация и переатте-
стация ИТР и служащих
Один чело-
век
0,76
0,821
30
24,62
33
Заключение договора
на прохождение сту-
дентами производ-
ственной практики
Один дого-
вор
0,4
0,432
9
3,89
34
Оформление инструк-
тора—наставника
Один работ-
ник
0,33
0,356
0
0,00
35
Работа в военно-
учетном столе
Один работ-
ник
1,04
1,123
0
0,00
36
ОМС
Один полис
0,4
0,432
42
18,14
37
Расчет данных по вы-
слуге лет
Один работ-
ник (служа-
щий)
0,08
0,086
42
3,63
38
Подготовка документов
для хранения
Один доку-
мент
0,4
0,432
648
279,94
39
Оформление характе-
ристики на работника
Одна харак-
теристика
0,85
0,918
19
17,44
40
Подготовка документов
к награждению работ-
ников
Один работ-
ник
1,8
1,944
16
31,10
41
Оформление приказа
на поощрение работ-
ника
Один приказ
0,19
0,21
16
3,36
ИТОГО
1667,62
Нормативная численность работников, необходимых для выполнения
всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:
Ч = Т1* К1 /Фп, (1)
где Т1 - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по
данным нормам за год (квартал), час;
49
К1 - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ,
не предусмотренных в нормативной части сборника (К1 принимается
равным до 1,25);
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал),
час.
Таблица 15
Расчет нормативной численности работников отдела кадров
54
Показатель
Значение
ФРВ
1971
12,84
промежуточный итог
10,2
поправочный коэффициент (ненормируемые работы, время на
отдых и личные надобности)
1,15
Нормативная численность составляет 13 человек, что соответствует фак-
тической численности работников отдела кадров.
В целом же по результатам исследования кадрового документооборота в
ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» можно выделить следующие про-
блемы:
1. Отсутствие четкой регламентации и системы распределения обязанно-
стей по ведению кадрового документооборота среди сотрудников кадровой
службы, зон их персональной ответственности.
2. Недостаточное знание сотрудниками кадровой службы трудового зако-
нодательства и законодательства в области документационного обеспечения
кадровой деятельности; недостаточный уровень владения специализированным
программным обеспечением.
3. Неотлаженная система внутренних коммуникаций кадровой службы и
других структурных подразделений ЗАО «Верхнекамская Калийная Компа-
ния».
54
Составлено автором.
50
2.3. Система электронного документооборота
В ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» используется как ручной
способ формирования документа, так и автоматизации при его составлении.
Однако, ручной документооборот зачастую появляется несколько копий
документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается
дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость
и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документо-
оборот и увеличивает сроки обработки.
Электронный документ — форма представления информации в целях ее
подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных
технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте,
лазерном диске и ином электронном материальном носителе.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-
техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом
и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также
обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Электронный документооборот в ЗАО «Верхнекамская Калийная Ком-
пания» обладает рядом особенностей, обусловленных отраслевой спецификой.
К таким особенностям можно отнести:
1. большое количество документов, отправляемое покупателям;
2. большой объем документации по оборудованию, которое требуется
хранить и при необходимости заниматься поиском и передачей их специали-
стам;
3. необходимость хранения различных версий одних и тех же документов
компании;
4. необходимость регистрации большого объема заявок от клиентов с
привязкой к элементам сети связи и географическим координатам;
5. сложные маршруты прохождения заявок на подключение услуг и тех-
поддержку;
51
6. большой объем входящих документов от компаний, выполняющих
определенные виды работ или предоставляющих в аренду свои ресурсы.
Автоматизация кадрового документооборота в ЗАО «Верхнекамская Ка-
лийная Компания» реализована на основе системы «1С: Бухгалтерия. Кадры».
Выделим основные преимущества, которые имеет система электронного
документооборота для конкретного сотрудника кадровой службы ЗАО «Верх-
некамская Калийная Компания», работающего с документами.
1. Пользователю системы электронного документооборота предоставля-
ется возможность осуществлять весь спектр операций с документами, задачами,
справочниками, журналами, нумераторами и маршрутами при незначительных
временных затратах.
2. В СЭД реализована возможность контекстного и атрибутивного поиска
документов. В СЭД поиск любого документа в архиве занимает не более не-
скольких секунд. Причем, зачастую неважно, в каком из приложений был со-
здан документ. Важно только, чтобы в карточке документа указывалось, в ка-
ком из редакторов его просматривать и изменять. Любой документ может быть
зарегистрирован независимо от его формата (графический, текстовой) и содер-
жания. Причем, кроме стандартных, установленных разработчиками атрибутов
(таких как автор, вид, тип, дата создания), пользователи имеют возможность
дополнить список атрибутов собственными атрибутами, которые будут более
точно отражать свойства и специфику документов.
3. Технологии безбумажного оборота информации и документов позво-
ляют организовать централизованное хранение большого количества разнооб-
разных документов.
4. СЭД позволяют легко и быстро систематизировать документы органи-
зации. Это происходит благодаря тому, что хранение документов в системе ор-
ганизовано в виде иерархической структуры. Она напоминает Диспетчер фай-
лов в Windows.
52
5. При создании документа или дальнейшей работе с ним, пользователь
может классифицировать его с помощью атрибутов. Отметим, что создавать ат-
рибуты могут только авторизированные пользователи.
6. Классификация электронного архива системы с помощью атрибутов
соответствует стандартам делопроизводства и упрощает как работу с докумен-
тами, так и их поиск в единой базе.
7. СЭД позволяют защитить документы от несанкционированного досту-
па. Контроль доступа к операциям над документом (просмотр, редактирование,
копирование, ведение истории документа и создание нового, контроль версий
документов) в зависимости от прав пользователя. Весь архив документов орга-
низации разбивается на разделы, к которым может быть назначен различный
доступ пользователям в соответствии с должностным положением и специфи-
кой выполняемой работы. Каждый пользователь для входа в систему имеет
свой пароль.
8. В системе существует встроенный механизм информационного обмена
между сотрудниками организации. Основным элементом, на котором строится
общение пользователей системы, является «задание». Система автоматически
отслеживает прохождение задания, возврат исполненного задания (с прилагае-
мыми документами) и стадии, на которых находится задание в настоящий мо-
мент. Все отправляемые и получаемые пользователем задания отражаются в
объекте регистрации движения документов и заданий. С его помощью можно
выяснить текущее состояние каждого из заданий, а также построить самые раз-
нообразные отчеты.
9. В СЭД организована система администрирования: один пользователь
имеет возможность ставить задачи перед другим, к примеру: «подписать доку-
мент», «ознакомиться», «согласовать», «утвердить», «исполнить».
10. В СЭД при работе с электронными документами существует больше
возможностей делегировать полномочия и контролировать исполнительскую
дисциплину. Для неответственных задач могут применяться механизмы авто-
подтверждения отчетов и автоперехода статуса, благодаря чему контроль в
53
ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» может осуществляться не по разре-
шительному, а по уведомительному варианту, что способствует росту произво-
дительности труда и предоставляет большую самостоятельность сотрудникам
при сохранении контроля в неявном виде.
Рассмотрим разницу внедрения между бумажным и электронным доку-
ментооборотом.
Таблица 16
Сравнительный анализ видов документооборота
Бумажный документооборот
Электронный документооборот
Ручное ведение документооборота, при-
ем документов, поступивших по элек-
тронным каналам (факс, телеграф, элек-
тронная почта)
Автоматизированное ведение докумен-
тооборота, прием документов, посту-
пивших по электронным канатам.
Ручная печать карточек, подготовка сво-
док, справок, отчетов, реестров и других
элементов документооборота
Имеется возможность автоматизировать
печать карточек, стандартных сводок,
справок и реестров, формирование
произвольных отчетов в системе элек-
тронного документооборота.
Ручное перемещение проекта документа
в процессе согласования и утверждения
Автоматизированная пересылка проек-
та между согласующими и утверждаю-
щими должностными лицами по зара-
нее заданному маршруту
Размножение документов и карточек,
транспортировка и передача их испол-
нителям
Автоматическая рассылка необходимо-
го числа электронных версий докумен-
тов и карточек по компьютерной сети.
Ручная регистрация факта передачи до-
кументов и резолюций должностному
лицу, которая часто не выполняется
ввиду халатности сотрудников в процес-
се организации бумажного документо-
оборота
Автоматическая регистрация фактов
пересылки и получения документов и
резолюций по компьютерной сети при
электронной форме документооборота.
Многократная регистрация одних и тех
же документов в журналах и картотеках
различных структурных подразделений
Однократная первичная регистрация
документа в любом подразделении и
последующее автоматическое отслежи-
вание движения и исполнения доку-
мента в электронных картотеках под-
разделений.
Ручной поиск документов и сбор сведе-
ний об их исполнении в разрозненных
картотеках различных подразделений
Автоматизированные методы сквозного
поиска по всем картотекам с учетом
прав доступа.
Экономическая эффективность автоматизированной системы электрон-
ного документооборота в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания», склады-
вается из двух основных частей: