7
Содержание
Введение ................................................................................................................... 8
Глава 1. Теоретические требования к организации кадрового
документооборота ................................................................................................. 12
1.1. Понятие и значение документооборота ....................................................... 12
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой
документации ......................................................................................................... 19
1.3. Организация кадрового документооборота ................................................. 30
Выводы по главе 1 ................................................................................................. 34
Глава 2. Анализ и оценка состояния системы кадрового документооборота на
примере ООО «Авенсис» ..................................................................................... 35
2.1.Общая характеристика ООО «Авенсис» ...................................................... 35
2.2. Анализ кадрового документооборота в ООО «Авенсис» .......................... 42
2.3. Анализ системы электронного документооборота ..................................... 49
Выводы по главе 2 ................................................................................................. 57
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
в ООО «Авенсис» .................................................................................................. 60
3.1. Внедрение программного комплекса «Управление персоналом»
Галактика ................................................................................................................ 60
3.2. Оценка экономической эффективности реализации предложенных
мероприятий .......................................................................................................... 67
Выводы по главе 3 ................................................................................................. 71
Заключение ............................................................................................................ 73
Список использованной литературы ................................................................... 77
Приложения ........................................................................................................... 82
8
Введение
Актуальность темы выпускной квалификационной работы
обусловлена тем, что кадровая документация и эффективность ее ведения,
оказывают влияние на деятельность любой компании вне зависимости от
масштабов деятельности и организационно-правовой формы. Все вопросы,
связанные с персоналом, такие как: прием или увольнение сотрудника,
оформление отпуска или командировки, поощрение или взыскание,
оформляются соответствующими кадровыми документами: вносятся записи
в трудовые книжки, издаются приказы и распоряжения.
Документ, в том числе и относящийся к кадровому документообороту,
выступает в качестве ведущего информационного ресурса предприятия.
Работа с документаций требует правильной и рациональной организации.
Именно от качества организации документооборота во многом зависит
эффективность информационного обеспечения принятия управленческих
решений и осуществление бизнес-процессов.
В ходе осуществления экономической деятельности любой
работодатель сталкивается с вопросами эффективной организации труда,
управления трудовыми ресурсами и регламентации этих процессов.
Кадровое делопроизводство выступает в качестве основного элемента
управления кадрами предприятия и неразрывно связан с организацией
работы с документацией, обеспечивающей кадровые вопросы.
Кадровое делопроизводство является комплексом мероприятий,
которые направлены на формирование пакета локальных нормативных актов,
документации, обеспечивающей управление персоналом и охране труда на
предприятии, а также создание первичных форм документов по учету кадров,
и фонда рабочего времени, состояния расчетов с персоналом предприятия, а
также других документов, направленных на регулирование возникающих
трудовых правоотношений. Таким образом, кадровое делопроизводство
направлено в первую очередь на создание правомерных условий для
9
организации кадровой работы на предприятии, однако оно также решает
многие вопросы, связанные с управленческими задачами. Таким образом,
кадровое делопроизводство и эффективность его построения формируют
фундамент для функционирования всего государственного комплекса в
целом.
Однако в настоящий момент, руководители учреждений, а также
работники, которые ответственны за кадровое делопроизводство не уделяют
достаточное внимание организации эффективного кадрового
делопроизводства. Ошибки, которые допускаются при оформлении
трудовых отношений, зачастую напрямую зависят от неподготовленности
руководителей к решению правовых и юридических вопросов. Что в
конечном счете приводит к снижению эффективности деятельности
предприятия в целом, повышению риска получения убытков и
дополнительных расходов предприятия.
В современных условиях для повышения эффективности управления
необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое
управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном
документе. Таким образом, от уровня организации кадрового
документооборота во многом зависит не только управленческий учет на
предприятии, но и эффективность деятельности предприятия в целом.
Актуальность данной темы также определяется тем, что формирование
эффективной системы управления кадровой документацией обеспечивает
целенаправленное формирование информационных ресурсов учреждения и
обуславливает повышение их эффективности.
Таким образом, тема выпускной квалификационной работы:
«Организация кадрового документооборота на примере ООО «Авенсис» »
является актуальной в настоящий момент.
Целью исследования является формирование предложений по
повышению эффективности кадрового документооборота на предприятии
ООО «Авенсис».
10
Для достижения данной цели в работе были решены следующие
задачи:
проанализировано понятие и значение документооборота;
дана нормативно-информационная характеристика и
классификация кадровой документации;
исследована организация кадрового документооборота;
проведен анализ состава, структуры и движения кадров в ООО
«Авенсис» и организации кадровой работы;
осуществлен анализ кадрового документооборота в ООО
«Авенсис»;
проведен анализ системы электронного документооборота в ООО
«Авенсис»;
выявлены недостатки организации кадрового документооборота в
ООО «Авенсис»;
разработаны рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ООО «Авенсис».
Объектом исследования в данной выпускной квалификационной
работе выступает Общество с ограниченной ответственностью «Авенсис».
Предметом исследования является организация кадрового
документооборота на современном предприятии.
Теоретическую и методологическую базы исследования
сформировали труды отечественных специалистов в сфере кадрового
документооборота, материалы периодической печати и ресурсы сети
интернет. В настоящий момент проблемам кадрового делопроизводства
уделяется достаточно внимания со стороны целого ряда исследователей: Е.
Я. Маневича, Б.М. Сухаревского, И.Н. Мясникова, А.М. Румянцева, П.Ф.
Петроченко, Г.Л. Климентом, Е.М. Теренкова, В.Ф. Майера, Е.И. Капустина,
П.В. Кочикяна, Г.Х Попова и др.Кроме того, исследования по проблемам
роли информационной составляющей в управленческой деятельности
11
рассматривают такие ученые как К. К. Колин, Б. А. Суслаков, Д. С.
Чернавский и др.
Методы исследования, используемые в бакалаврской работе: анализ и
синтез информации, дедукции и индукции.
Практическая значимость исследования состоит в возможности
использования разработанных в третьей главе рекомендаций по
совершенствованию кадрового документооборота на предприятии ООО
«Авенсис» и других организаций. Результаты исследований в виде
предложений и конкретных разработанных документов проходят процесс
согласования и внедрения в работу в ООО «Авенсис»
Структура настоящей работы в соответствии с определенным кругом
задач включает в себя введение, три главы, заключение, список
использованной литературы и приложение.
12
Глава 1. Теоретические требования к организации кадрового
документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает
определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих.
Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление
трудовых отношений
1
.
В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации установлено
общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в
трудовом законодательстве:
«Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении
между работником и работодателем о личном выполнении работником за
плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным
расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации;
конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника
правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем
условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными
нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права,
коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными
актами, трудовым договором»
2
.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации
организация труда, управление персоналом должны основываться на
принципах социального партнерства, согласованности интересов работников
и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация
круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым
отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
1
Кузнецова Т. В. Кадровое делопроизводство: (традиц. и автоматизир. технологии) / Т. В. Кузнецова, С. Л.
Кузнецов. - М.: Интел-синтез АПР, 2008. – с. 71
2
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 13.04.2014)// "Российская
газета", N 256, 31.12.2001
13
К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное
внимание и значимость данному вопросу. Именно поэтому так важно
установить правильное ведение кадровой документации, в том числе
провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим
трудовым законодательством.
Следует отметить, что Трудовой кодекс Российской Федерации к
числу основных задач трудового законодательства относит создание
необходимых правовых условий для согласования интересов сторон
трудовых отношений, интересов государства, а также правовое
регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по
организации труда и управлению трудом. Трудовой кодекс Российской
Федерации указывает, что организация труда, управление персоналом
должны основываться на принципах социального партнерства,
согласованности интересов работников и работодателей
3
.
Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или
физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности
всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми
отношениями между работниками и работодателем и регламентированием
этих процессов.
Наглядным результатом регламентирования у конкретного
работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений
работодателя и работника является комплекс документов, именуемый
кадровой документацией.
Кадровая документация – это часть общих понятий, таких как
делопроизводство и кадровое делопроизводство.
ГОСТ Р 51141-98, утвержденный Постановлением Госстандарта
Российской Федерации от 27 февраля 1998 года № 28 (далее ГОСТ Р 51141-
3
Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов,ведение
учета,организация работы. - 2-е изд.,доп. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2010.– с. 29
14
98), устанавливает термины и определения понятий в области
делопроизводства и архивного дела
4
.
В соответствии с названным стандартом «делопроизводство - отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами».
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по
документированию управленческой деятельности учреждений и организации
в них документов. Понятием «документ» определяется информация,
записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная
любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для
использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление»,
«информация», «делопроизводство», «документ» органически
взаимосвязаны
5
.
Документ является основным способом фиксации и передачи
управленческой и иной информации в системе управления, и от того,
насколько эффективно организована работа с документами, во многом
зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность
деятельности учреждения.
Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать
особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и
добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.
Кадровое делопроизводство - это более узкое понятие,
подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются
кадровых вопросов. Кадровая документация - совокупность форм
(документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов
6
.
В соответствии с государственным стандартом понятием «документ»
определяется информация, записанная любым способом на любом материале,
4
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. // ИПК Издательство
стандартов, 1999.
5
Андреев С.В. Кадровое делопроизводство: Практическое пособие. - 2-е изд.,перераб.и доп. - М.: Альфа-
Пресс, 2009. – с. 29
6
Манохин В.М. Служба и служащий в РФ: Правовое регулирование. – М.,2011. – С. 61.
15
изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в
любой организации для использования в своей деятельности
7
.
Информация, облеченная в форму документа, составляет основу
управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей
организационную форму и перемещают во времени и пространстве.
Документы и документированная информация являются материальным
воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.
Можно сделать вывод о том, что понятия «управление»,
«делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически
взаимосвязаны.
Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление (прием, перевод,
поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск,
увольнение и другое).
Правильная организация кадрового делопроизводства имеет большое
значение. Именно в кадровых службах граждане заключают трудовой
договор, знакомятся с правилами внутреннего распорядка, условиями труда,
быта, отдыха, перспективами профессионального роста. Кадровая служба
является зеркалом учреждения, фирмы и от того, как в ней организовано
документационное обеспечение управления, создается впечатление об
организации и ее руководителе
8
.
Документированная информация составляет основу управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей
организационную форму и перемещают во времени и пространстве.
Документы и документированная информация лежат в основе
7
Ларин М.В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2009 / М.В.
Ларин, А.Н. Сокова – 2-е изд.– М.: МЦФЭР, 2009. – С. 58.
8
Овсянко Д.М. Государственная служба Российской Федерации. М.: Юристъ, 2009. – С. 17.
17
- прием на работу;
- перевод на другую работу;
- предоставление отпуска;
- увольнение.
Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая
обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности
и организационно-правовой формы. Для того, чтобы оформляемые
документы имели юридическую силу, они должны быть надлежащим
образом оформлены. Руководители организаций и предприятий могут
выбрать, вести кадровое делопроизводство самостоятельно, наняв для этого
квалифицированных специалистов, либо обратиться в стороннюю
организацию, занимающуюся предоставлением услуг по ведению кадрового
учета
12
.
При самостоятельной организации кадрового делопроизводства
огромное значение играет квалификация специалистов, осуществляющих
кадровый учет.
К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное
внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и
кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с
проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший
работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление
сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных
затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли
помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих
должностных лиц или организации к ответственности.
11
Андреев С.В. Кадровое делопроизводство: Практическое пособие. - 2-е изд.,перераб.и доп. - М.: Альфа-
Пресс, 2009. – с. 74
12
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.:
ООО Журнал Управление персоналом, 2012. – С. 63.