59
60
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ООО «Авенсис»
3.1. Внедрение программного комплекса «Управление персоналом»
Галактика
Для любой успешной компании кадровые ресурсы относятся к числу
основных ценностей. Продуманное управление персоналом, внимание к
вопросам повышения квалификации и условиям работы собственных
сотрудников, грамотная политика в области стимулирования и поощрения
благотворно влияют на развитие бизнеса компании. Именно поэтому сегодня
многие предприятия стремятся использовать современные программные
решения для автоматизации управления персоналом. Причем, от
автоматизированных систем управления персоналом ждут не только
учетных, но и аналитических возможностей, позволяющих выстраивать
долговременную стратегию управления кадровой политикой, мотивацией и
стимулированием, карьерным ростом и производительностью сотрудников.
Контур управления персоналом системы Галактика ERP -
универсальное решение для предприятий любых форм собственности, как
мелких, так и крупных (со штатом в десятки тысяч человек). В его основу
положены современные концепции и технологии управления человеческими
ресурсами. Контур управления персоналом системы Галактика ERP
обеспечивает эффективное решение основных задач, связанных с
управлением кадрами, и помогает максимально полезно использовать
потенциал сотрудников компании.
Функциональные возможности контура адресованы таким категориям
пользователей, как:
Руководство компании — получает любую информацию, связанную
со структурой предприятия, штатным расписанием, сведениями о
сотрудниках.
Директор, менеджер по персоналу — осуществляет стратегическое
планирование и управление трудовыми ресурсами (штатное планирование,
61
набор персонала, обучение и подготовка кадров, аттестация, кадровый резерв
предприятия).
Специалисты отдела кадров, бухгалтерии — ведут картотеки
сотрудников, кадровый документооборот, отчетность, расчет заработной
платы и других выплат.
Руководители подразделений — осуществляют оперативное
планирование, контроль и управление (отпуска, командировки, обучение,
повышение квалификации, совмещение, замещение, перемещение и т.п.).
Контур управления персоналом позволяет автоматизировать
следующие процессы:
учет, планирование и контроль трудовых ресурсов предприятия;
трудоустройство: прием на работу, перемещение по службе
(переводы, выдвижение и т.п.), увольнение;
ведение документации по кадровым вопросам;
персонифицированный учет;
расчет заработной платы и налогов;
учет рабочего времени и анализ его эффективного
использования;
формирование статистики, форм и разнообразных отчетов для
внешних и внутренних нужд.
В состав Контура управления персоналом системы Галактика ERP
входят три модуля: «Управление персоналом», «Расчет заработной платы»,
«Табельный учет».
Модуль «Управление персоналом» обеспечивает всю полноту работы
с кадровой информацией: анкетными данными, назначениями, историей
работы на предприятии и др.
Модуль «Расчет заработной платы» позволяет настроить
произвольные алгоритмы расчета оплаты труда, листков
нетрудоспособности, отпусков. Модуль обеспечивает получение как
62
обязательной налоговой, пенсионной, статистической отчетности, так и
произвольных аналитических отчетов в различных разрезах.
Модуль «Табельный учет» отражает информацию о ежедневной
работе каждого сотрудника, с учетом общих или персональных режимов,
календарей и графиков работ. Модуль тесно сопряжен с модулями
«Управление персоналом» и «Заработная плата», обеспечивая
централизованный ввод и обработку данных о рабочем времени сотрудников.
В результате руководство компании владеет не только информацией о
человеческих ресурсах, но и получает надежный инструмент для
рациональной расстановки кадров и их эффективного использования,
своевременного и качественного комплектования подразделений
предприятия специалистами, проведения оценки трудовой мотивации
персонала и разработки программы его стимулирования и повышения
квалификации.
Закономерный итог применения Контура управления персоналом
системы Галактика ERP – рациональная расстановка и эффективное
использование кадров, повышение мотивации и постоянный
профессиональный рост специалистов. И, в конечном итоге – рост на
предприятиипроизводительности труда при максимальной оптимизации
бизнес-процессов.
Многофункциональный модуль «Управление персоналом» обеспечивает
полную информационную поддержку специалистов, непосредственно
работающих с персоналом – от руководителя предприятия до менеджера по
персоналу. Модуль решает следующие задачи:
подбор персонала — ведение картотеки кандидатов, обработка
анкет соискателей;
трудоустройство— прием на работу (дополнительно может быть
составлен трудовой договор/контракт), перемещение по службе (переводы,
выдвижение и т.п.), увольнение;
63
ведение и хранение документации по кадровым вопросам — все
виды приказов по личному составу; картотека сотрудников; журналы
регистрации по трудоустройству; сведения о трудовой деятельности и
продолжительности стажей (в том числе и для назначения пенсии);
всевозможные анкеты, приложения и графические документы и проч.;
учет размера зарплаты — формирование и ведение штатных
расписаний; работа с тарифными сетками и ставками; назначение/снятие
доплат и надбавок (как для штатного расписания, так и персонально);
присутствие персонала на работе — табель учета рабочего
времени (интеграция возможностей модуля «Табельный учет»);
учет, планирование и контроль — учет заполнения штата и
перерасчет вакансий; табельный учет; предоставление любых типов
отпусков, отзыв из отпуска; контроль присутствия на работе (записи по
фактическим отпускам и больничным листам, неявки и отклонения от
рабочего графика); контроль тарифов и временных назначений; присвоение
званий; аттестация сотрудников; резерв на выдвижение и др.;
проведение мероприятий по профориентации, отбору,
аттестации;
учет кадрового резерва на должности руководителей и
специалистов;
формирование статистики и разнообразных отчетов для внешних
и внутренних нужд;
заблаговременное оповещение сотрудника отдела кадров о
событиях системы (наступление пенсионного возраста сотрудников, дни
рождения коллег, окончания сроков контрактов и т.д.).
Модуль «Заработная плата» поддерживает различные формы оплаты
труда: оклад, повременную, сдельную. В системе Галактика ERP учтены
современные особенности этой сферы, включая изменение минимальной
заработной платы, тарифной ставки первого разряда, видов и ставок налогов,
64
льготируемых сумм, индексации. Также предусмотрено использование
районных коэффициентов, северных надбавок, доплат за выслугу лет, выплат
материальной помощи, учета доходов совместителей, учета подотчетных и
депонированных сумм, расчета заработной платы от обратного (расчет
начисленной суммы на основании суммы, выданной на руки).
Основные задачи, которые решает модуль «Заработная плата»:
поддержка требований законодательства;
ведение лицевых счетов работников, накопление данных о
начислениях, удержаниях и вычетах;
начисление заработка с использованием различных видов оплат;
расчет различных видов удержаний;
расчет взносов и налогов, в рамках действующего
законодательства;
написание собственных алгоритмов расчета начислений;
расчет и оформление ежемесячных и разовых выплат в
межрасчетный период (авансы, пособия, отпускные и т.д.);
сторнирование и перерасчет ранее начисленных или удержанных
сумм;
формирование и печать выходных документов: платежных
ведомостей, сводов, реестров и т.д.;
формирование и печать различных справок и отчетов по
заработной плате и налогам;
поддержка обязательной годовой и квартальной отчетности.
Модуль «Табельный учет» существенно снижает трудозатраты
предприятия и обеспечивает максимальную оперативность и детализацию
данных для начисления заработной платы. Рабочие табели анализируются по
типам времени и в виде оснований для начислений передаются в модуль
«Заработная плата». Модуль «Табельный учет» позволяет формировать:
65
табели рабочего времени (возможность интегрирована в модули
«Заработная плата» и «Управление персоналом»);
календари и списки праздничных дней (включая региональные
праздники);
графики работы персонала предприятия (по любому режиму
работы);
отчетные формы табеля рабочего времени, в том числе
утвержденные законодательно.
Контур управления персоналом тесно связан с другими модулями
системы Галактика ERP. Все модули системы работают с единой базой
данных.
Многие данные модулей «Заработная плата», «Управление
персоналом» и «Табельный учет»являются общими. Если ввести такую
информацию в один из модулей, она автоматически становится доступной и
в другом.
Например, в модуле «Заработная плата» лицевой счет на работника
заводится автоматически при приеме (утверждении приказа) на работу в
модуле «Управление персоналом».
Часть данных (изменение оклада, системы оплаты, режима работы,
тарифной сетки, подразделения, табельного номера) передается в зарплату
через специальный режим, контролирующий достоверность информации и
исключающий передачу из модуля в модуль ошибочных данных.
Табель учета рабочего времени, сформированный в любом из
модулей, становится доступным в двух других.
Модуль «Финансово-расчетные операции» позволяет обработать платежные
поручения и бухгалтерские справки, сформированные после расчета
зарплаты.
После формирования проводок по начислениям, удержаниям, налогам
на фонд оплаты труда в модуле «Заработная плата» данные попадают в
модуль «Бухгалтерская отчетность», где с ними осуществляется работа по
66
тем же правилам, что и с любыми другими документами финансового
контура.
В модуле «Заработная плата» есть возможность получать информацию из
модуля «Управление транспортом» данные путевых листов для начисления
заработной платы.
Модули «Управление снабжением/сбытом» передают итоговые
суммы по выполненным договорам (оприходованным/отпущенным товарам
или оказанным услугам) для учета начисления зарплаты.
Выплаты денежных средств, обусловленные расчетами по заработной
плате, выполняютсяи регистрируются с помощью модуля «Касса».
Отличительные особенности Контура управления персоналом системы
«Галактика ERP»:
Возможность использования на предприятиях любой отрасли и
структуры независимо от форм собственности и количества сотрудников.
Адаптация в соответствии с организационными и производственными
особенностями и многовариантность бизнес-схем, учитывающая специфику
предприятия. Состав и структура каталогов полностью определяются
потребностями предприятия. Пользователь имеет возможность создавать
собственные каталоги для заполнения анкет и дополнительных
характеристик рабочих мест.
Соответствие отечественной специфике учета, управления, поддержка
трудового законодательства. Поддержка законодательства заключается в
поставке и своевременном обновлении всех законодательно утвержденных
форм документов и отчетов, а также в реализации алгоритмов для
автоматизированного проведения регламентируемых законодательством
расчетов.
Поддержка многофилиальности. Наличие консолидированной базы
данных в головном офисе и собственной локальной БД в каждом филиале,
где хранятся только те документы, которые сформированы в этом филиале
67
или необходимы для корректной работы системы. Нормативно-справочная
информация является общей.
Результаты внедрения для ООО «Авенсис»:
1. Предприятие получает мощный инструмент для формирования
эффективной кадровой политики.
2. Контур управления персоналом системы Галактика ERP дает
широкие возможности для эффективной расстановки кадров и их
рационального использования.
3. Предприятие получает развитые средства для разработки
программы мотивации и стимулирования персонала.
4. В результате применения Контура управления персоналом
системы Галактика ERP значительно сокращаются трудозатраты в процессе
учета, управления трудовыми ресурсами и расчетов по оплате с персоналом.
5. Закономерным итогом применения Контура управления
персоналом системы Галактика ERP становится повышение
производительности труда.
3.2. Оценка экономической эффективности реализации предложенных
мероприятий
Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от
внедрения программного продукта. Оценка эффективности получается из
результатов поделенных на затраты. Затраты оцениваются исходя из
стоимости внедрения системы.
Результаты можно разбить на две составляющие - количественная
эффективность и качественная эффективность.
Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо
вычислить среднее время экономии работы с документами. Для расчёта были
использованы данные за декабрь месяц 2015 года.
Подсчёт количества документов в месяц обрабатываемых на
предприятии осуществлялся, используя статистический метод.
Суммарные затраты времени до внедрения автоматизации составляют
68
1215,10 минут, после проведённых мероприятий 759,5. Экономия времени
после проведения автоматизации в декабре 2014 года составила 455,6 минут.
Общее количество времени в месяц составляет 7, 6 часов (455,6/60),
или 1 день (7,6/8)
Данные, необходимые для расчета экономического эффекта приведены
в таблице 5.
Таблица 5
Основные показатели сравнительного анализа вариантов
Показатели
Ед.
измерени
я
Варианты
Результаты сравнения:
повышение, понижение
Базовый
Проектируем
ый
Срок решения
поставленной
задачи
Дн.
22
21
1
В затраты на эксплуатацию автоматизированной системы
документооборота входят следующие элементы:
1. Заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на
социальные нужды;
2. Стоимость потребляемых энергоресурсов;
3. Расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.
Исходные данные для расчёта эффективности приведены в
Приложении 4.
Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.
Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться
формулой (1):
ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ) , (1)
где ЗП – годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб. ;
О – месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;
Д – количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи,
дн.;
К – среднее количество рабочих дней в месяце, дн.