18
Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой
документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в
соответствии с действующим трудовым законодательством.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
сразу несколько задач
13
:
1. Документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя.
2. Построить стройную систему управления персоналом,
отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент,
с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые
принципы корпоративных отношений.
3. Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя.
Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов»
работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно
должен заниматься каждый работник (например, в должностных
инструкциях) и каковы функции работодателя.
4. Создать организационно-правовые основы трудовых отношений,
как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые
документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют
его для недопущения игнорирования требований трудового
законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов
взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
5. Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления
кадровых документов зависит успех позиции работодателя при
возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая
документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном
разбирательстве по трудовым спорам.
13
Новикова Т. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации. / Т. Новикова //
Управление человеческим потенциалом. – № 2, 2009. – С. 58.
20
Рис. 2. Внутренние кадровые документы организации
14
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои
Локальные нормативные акты
Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы
организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их
должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные
права и обязанности сторон трудового договора.
Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим
трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например,
если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное
наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение
права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным.
Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут
оспорить неправовую норму внутреннего документа
15
.
Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для
всех сотрудников организации. Остальные предназначены только для тех
работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве
примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать
правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных
внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ). В качестве
локального акта, действие которого распространяется только на отдельных
сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию
специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем
или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на
вредных работах
16
.
14
Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ – путь к повышению эффективности управления /Л.Р.
Фионова // Делопроизводство. – № 1, 20011. – С. 16 – 20.
15
Новикова Т. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации / Т. Новикова //
Управление человеческим потенциалом. – № 2, 2009. – С.32-36.
16
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.:
ООО Журнал Управление персоналом, 2012. – С.106.
21
Распорядительные документы.
К этому виду внутренних документов относятся приказы и
распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный
директор) осуществляет полномочия по управлению организацией,
предусмотренные уставом этой организации.
Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две
самостоятельные группы. Первая группа - приказы по основной деятельности
организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации
штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка
проведения аттестации), вторая - приказы по личному составу (о приеме на
работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении
отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях)
17
.
Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность
организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только
косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно
связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих
документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной
Госкомстатом России.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о
трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении
сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы
максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в
том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение
как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для
назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период
работы
18
.
17
Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М., МЦФЭР, 2011. с.201
18
Варламова Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля / под ред.И.В.Журавлевой. - М.: Профессиональное
издательство, 2009. - с.86
22
Так, одним из оснований для назначения трудовой пенсии по старости
является пятилетний страховой стаж, наличие которого подтверждается
трудовой книжкой сотрудника, а при ее отсутствии - трудовым договором
или справкой о трудовой деятельности
19
.
На основании копий приказов других работодателей в трудовую
книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется
дубликат трудовой книжки.
Информационно-расчетные документы
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для
учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации,
связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего
отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков,
табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма
большинства этих документов также унифицирована.
В отличие от распорядительных документов, которые идут по
управленческой «лестнице» сверху вниз (от руководителя, издающего,
например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на
основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги двигаются в
обратном направлении. От работника к руководителю отдела, от
руководителя отдела к руководителю организации. Например, при
составлении графика отпусков начальник структурного подразделения
спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха.
Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для
составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель
организации.
Внутренняя служебная переписка
Внутренняя переписка в организации используется для
документального оформления всех кадровых решений. Например,
19
Новикова Т. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации / Т. Новикова //
Управление человеческим потенциалом. – 2009. - № 2. – С.32-36.
23
руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за
прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к
директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь
виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет
о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес
директора представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также
официальный обмен мнениями между должностными лицами организации,
между должностными лицами и руководством организации.
Журналы учета и контроля
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета
кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел,
удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением
определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему
юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель
может с уверенностью победить в трудовом споре с работником
20
.
Обязательные документы кадровой службы представлены в
Приложении 1.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными
органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к
ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №
69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских
осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой
организацией по своему усмотрению
21
.
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами,
отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в
20
Новикова Т. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации / Т. Новикова //
Управление человеческим потенциалом. – 2009. - № 2. – С.32-36.
21
Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2009 «Унифицированые
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. – М.: Дело, 2009. – С.59.
24
кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация»
или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг
документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности
самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и
отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Разновидности документов по функциям и задачам управления
кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой
документации (документы по приему, переводу и увольнению работников,
по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)
В состав кадровой документации входят следующие документы
22
:
трудовой договор (контракт); приказ (распоряжение) о приеме на работу
(форма №Т-1); личная карточка (форма № Т-2); приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска (форма № Т-6); приказ (распоряжение) о
прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8); табель учета
рабочего времени (форма № Т-13); личные заявление работников
предприятия; графики отпусков; Приказ о наложении дисциплинарного
взыскания. Трудовой договор – соглашение между работодателем и
работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить
работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия
труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными
нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями,
локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права,
своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату,
а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением
трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила
внутреннего трудового распорядка.
1
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет
22
Варламова Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля / под ред. И.В.Журавлевой. - М.: Профессиональное
издательство, 2009. - с. 63
25
семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и
ошибок в информации. Приказа о расторжении трудового договора по
инициативе работника должен иметь ряд обязательных реквизитов
23
.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
может составляться, как индивидуально (форма Т-8), так и сводно на
несколько работников (форма Т-8а), но содержащий одно распорядительное
действие.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
носит распорядительный характер и имеет важное значение как для
работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и
его правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и
конфликтов.
Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех
категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов,
паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса
работника. Коды профессии и специальности указываются по
общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней
служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной
карточке
24
.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего
времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и
служащими установленного режима рабочего времени, а также для
составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном
экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего
оформления передаются в бухгалтерию
25
. Личные заявления работников
23
Варламова Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля / под ред. И.В.Журавлевой. - М.: Профессиональное
издательство, 2009. - с.69
24
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник:
М.:??, 2011 с 102-103
25
Ларин М.В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2009 / М.В.
Ларин, А.Н. Сокова – 2-е изд.– М.: МЦФЭР, 2009. – С.280.
26
предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в
свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на
предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат,
наименование структурного подразделения, наименование вида документа,
текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится
резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление
отправляется в дело.
Согласно ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка,
т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине
возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право
применить следующие дисциплинарные взыскания
26
: замечание; выговор;
увольнение по соответствующим основаниям.
Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для
отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие
дисциплинарные взыскания. Применение дисциплинарных взысканий, не
предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о
дисциплине, не допускается.
Нормативно-методическая база документационного обеспечения
управления предполагает создание системы работы с документами,
учитывающей специфику и особенности документирования деятельности
конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы,
закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к
формам применяемых в компании документов, правила и процедуры
подготовки и оформления документов, технологические процессы
организации работы с документами и способы, обеспечивающие
эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с
применением информационных технологий, а также нормативные
документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы
документации и регламентируют деятельность ее работников.
26
Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М., МЦФЭР, 2011. с. 129
27
К сегодняшнему дню сложилась достаточно обширная
государственная система законодательных и нормативных актов,
регулирующих сферу информации и документации. На основе
законодательной базы, затрагивающей различные аспекты
документационного обеспечения управления, разрабатываются локальные
(корпоративные) нормативно-методические документы по
документационному обеспечению управления и архивному делу, которые
составляют область корпоративного регулирования документационного
обеспечения управления любой организации.
Нормативно-методическое регулирование кадрового
делопроизводства позволяет грамотно организовать не только деятельность
кадровой службы, но и всю систему делопроизводства в целом.
Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-
методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно
27
:
правильно создать и оформить документы, придав им
юридическую силу;
организовать документооборот;
обеспечить хранение и использование документов в текущей
деятельности.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность
законов, нормативных правовых актов и методических документов,
регламентирующих технологию создания документов, их обработки,
хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также
деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты,
техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила
оформления документов; правила работы с документами; обеспечение
сохранности документов; порядок передачи документов на архивное
27
Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ – путь к повышению эффективности управления /Л.Р.
Фионова // Делопроизводство. - 2011.-№ 1.- С. 16 – 20.
28
хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых
информационных технологий в работе с документами; работу с
документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты,
связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует
единообразную практику применения норм права и является правовой
основой деятельности кадровой службы.
Перечислим основные нормативно-правовые акты:
Конституция Российской Федерации
28
.
Трудовой кодекс Российской Федерации
29
Административный кодекс Российской Федерации
30
.
Гражданский кодекс Российской Федерации
31
.
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»
32
.
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных
данных»
33
Постановление Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003
года № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта
Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой
документации. Унифицированной системой организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003).
28
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от
05.02.2014 N 2-ФКЗ)// Собрание законодательства РФ, 03.03.2014, N 9, ст. 851
29
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 13.04.2014)// "Российская газета",
N 256, 31.12.2001
30
"Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от
12.03.2014) (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.03.2014)// "Российская газета", N 256, 31.12.2001
31
"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 02.11.2013)//
"Собрание законодательства РФ", 05.12.1994, N 32, ст. 3301
32
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.02.2014)// "Российская газета", N 165,
29.07.2006
33
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "О персональных данных"//"Собрание
законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451