29
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации»
34
.
ГОСТ Р 51141-98. Настоящий стандарт устанавливает термины и
определения понятий в области делопроизводства и архивного дела
35
;
ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 «Управление документами. Общие
требования»
36
;
«Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением
Минтруда Российской Федерации от 21 августа 2008 года № 37.
В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь
предшествующий период Российской государственности практикой
отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую
ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.
Эта ответственность рассредоточена между рядом органов
государственной власти и управления в соответствии с их функциональными
обязанностями. Решениями органов власти значительная роль в управлении
документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной
службе России.
В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные
акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые
органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти
акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего
органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации,
а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на
их территории.
34
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) "Об архивном деле в Российской
Федерации"// "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169
35
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. // ИПК Издательство
стандартов, 1999.
36
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв.
Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст). // М., Стандартинформ, 2007.
30
Многие формы документов в кадровом делопроизводстве
унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты».
Таким образом, в настоящий момент состав кадровой документации, а
также порядок ее составления и ведения достаточно жестко регламентирован
как на уровне государства, так и локальных масштабах, что обусловлено
значением кадровой документации в трудовой и социальной жизни граждан.
1.3. Организация кадрового документооборота
Для любой организации, предприятия, учреждения очень важно
обеспечить упорядоченное хранение, использование и обеспечение
сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию.
Документы не только имеют юридическое значение, но и являются
носителем информации о всей предшествующей деятельности организации и
ее взаимосвязях с другими организациями. Их использование существенно
повышает качество и оперативность подготовки новых документов,
исключая трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов.
37
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков
дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков
хранения, оформленный в установленном порядке.
38
Номенклатура дел – это оформленная соответствующим образом
сводная ведомость заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении
года.
39
Различают 3 вида номенклатуры дел:
типовая;
примерная;
конкретная.
37
Кузнецов С.Л., Современные технологии документационного обеспечения управления: Учеб. пособие для
вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С. 188.
38
Красавин А. Номенклатура дел кадровой службы // Служба кадров и персонал. – 2014. - № 2. – С. 91.
39
Рогожин М. Ю., Документационное обеспечение управления: практ. пособие. – М. – Берлин: Директ-
Медиа, 2014. – С. 319.
31
Типовая и примерная номенклатуры дел являются
систематизированными списками унифицированных заголовков дел,
заводимых в делопроизводстве определенной категории организации с
однотипным составом образующихся в процессе их деятельности
документов, то есть это методические пособия, предназначенные для
упрощения процесса составления индивидуальной номенклатуры дел.
Конкретная номенклатура дел – это систематизированный перечень
конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве
одной организации в определенном календарном году, в соответствии с
задачами, выполняемыми организацией в данном году.
40
Документы учетной кадровой документации выполняют функцию
персонального учета работников, то есть они формируют базу персональных
данных работников организации. Под персональными данными работника
понимается информация, касающаяся конкретного работника, которая
необходима работодателю в связи с реализацией трудовых правоотношений.
Информация, фиксирующаяся в документах этого комплекса, получается при
первичной регистрации и последующем обновлении персональных сведений
(вторичная кадровая документация).
В кадровом документообороте важную роль играет вторичная кадровая
документация, которая позволяет упорядочить документы, обеспечить
оперативное хранение и эффективный поиск кадровых документов.
Во вторичной кадровой документации выделяют регистрационные
журналы. С учетом различной организации труда выделяют:
журнал учета совместителей;
журнал учета поощрений и взысканий;
журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без
сохранения заработной платы и другое;
журнал учета больничных листов и другое.
40
Быкова Т.А., Санкин Л.В., Документационное обеспечение управления негосударственных организаций:
Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2010. – С. 247.
32
Регистрация документов – это присвоение документу
регистрационного номера и внесение данных о документе в
регистрационно-учетную форму.
41
Назначение учета документов в организации – это придание им
юридической силы и дублирование информации. Дублирование информации
помогает облегчить поиск документов, также повышает уровень сохранности
информации. Учет документа с проставлением регистрационного номера и
даты регистрации придает ему юридическую силу, что может оказаться
немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.
Итак, все аспекты деятельности по управлению персоналом
организации документируются. Таким образом, кадровые документы
выступают способом и средством реализации управленческих функций в
сфере управления персоналом. Значительная часть документов по личному
составу оформляется с помощью типовых унифицированных форм.
42
Чтобы облегчить работу с кадровой документацией существуют
компьютерные программы.
Основные возможности, которые должна предоставлять программа:
отслеживание и оперативное внесение всех изменений в
структуру организации, создание приказов о внесении изменений в штатное
расписание;
полный учет информации о сотрудниках и их расстановке;
ведение кадровой документации, полуавтоматическое
формирование документов по личному составу, включая приказы по личному
составу;
вывод данных о сотруднике на печать по форме Т-2, распечатка
других форм документов;
41
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП
"Стандартинформ", 2014. - Пункт 84.
42
Селезнева Т. А., Кадровое делопроизводство: Современный ракурс //Документ. Архив. История.
Современность: Сб. науч. тр. Вып. 6. – Екатеринбург: Урал. Ун-та, 2006. – С. 365.
33
ведение отчетности в соответствии с требованиями трудового
кодекса и Госкомстата;
ведение базы данных о соискателях, как кадровом резерве на
выдвижение внутри организации, а также о соискателях, на основе
представленных резюме, результатов собеседования и тестирования;
регистрация движения персонала, временного отвлечения от
исполнения обязанностей;
учет аттестаций, управление мотивацией труда и пр.;
ведение архива кадровой службы;
учет фактически отработанного времени (табельный учет);
точные расчеты с персоналом по оплате труда.
43
Наиболее распространенные из них: «БОСС-Кадровик», программа
компании «Интертрат», «Парус» и другие.
По мимо выше перечисленных программ существуют:
1. Программы для комплексной автоматизации управления
персоналом: автоматизированная система управления персоналом «Фараон»,
программный комплекс «АиТ: Управление персоналом», программный
комплекс «1С-Персонал» и система программ «1С: Предприятие 8», система
управления персоналом и расчета заработной платы « Quinyx WorkForce«.
2. Программы для автоматизации подбора персонала:
корпоративная система подбора персонала «Резюмакс», специализированная
программа «Рекрутер», комплексное решение «1С: Кадровое агентство»,
модуль «Подбор персонала» системы «WebTutor E-Staff Рекрутер«.
3. Программы для автоматизации ведения кадрового учета: «1С:
Зарплата и кадры» типовое решение для комплексной автоматизации расчета
заработной платы и ведения кадрового учета на предприятии, «Quinyx
FlexForce«: программа для управления рабочим расписанием.
43
Компьютерные программы для службы кадров //
http://www.kadrovik.ru/modules.php?file=article&name=News&op=modload&sid=724
34
Автоматизация кадрового документооборота выступает ведущим
способом организации кадрового документооборота и повышения его
эффективности в современных условиях.
Выводы по главе 1
Проанализированы понятие и задачи кадрового документооборота,
установлено, что основная функция кадровой документации это оформление
и закрепление трудовых отношений Наглядным результатом
регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и
связанных с ними иных отношений работодателя и работника является
комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и
движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают
документальное оформление (прием, перевод, поощрение, применение
дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).
Основная задача кадровой документации - в придании большей
прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации
устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых
сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно
повышает управляемость персонала.
Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга
прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В настоящий момент состав кадровой документации, а также порядок
ее составления и ведения достаточно жестко регламентирован как на уровне
государства так и локальных масштабах, что обусловлено значением
кадровой документации в трудовой и социальной жизни граждан.
Автоматизация кадрового документооборота выступает ведущим
способом организации кадрового документооборота и повышения его
эффективности в современных условиях.
35
Глава 2. Анализ и оценка состояния системы кадрового
документооборота на примере ООО «Авенсис»
2.1.Общая характеристика ООО «Авенсис»
Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы
выступает ООО «Авенсис», являющегося правопреемником прав и
обязанностей предприятия ОАО «СпецАренда».
Предметом деятельности общества является эксплуатация и ремонт
арендного и собственного имущества.
Общество осуществляет владение, пользование и распоряжение
имуществом, взятом в аренду в соответствии с договором аренды. Общество
самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы
развития, исходя из спроса на производимую продукцию, работы, услуги и
необходимости обеспечения технического прогресса и социального развития
Общества, повышения личных доходов участников общества. Основу
составляют договоры, заключенные с потребителями продукции, работ,
услуг.
Учетная политика предприятия утверждена приказом руководителя
организации № 172 от 10.01.14 г. и принята за основу ведения
бухгалтерского учета.
ООО «Авенсис» реализует свою продукцию, отходы производства по
ценам и тарифам, устанавливаемым самостоятельно, или на договорной
основе, а в случаях, предусмотренных законодательством по ценам,
регулируемым государством.
Общество может осуществлять любые виды деятельности во всех
сферах и отраслях народного хозяйства, если они не запрещены
законодательством Российской Федерации.
Отношение работников и общества возникшие на основе трудового
договора, регулируются Трудовым Кодексом РФ. Отношение работников и
общества, возникшие на основе Учредительного договора о вхождении в
хозяйственное общество регулируется гражданским законодательством
Российской Федерации и учредительными документам общества, оно
36
самостоятельно планирует производственную деятельность: программу
реконструкции и развития по решению органов управления общества.
Финансовые и производственные планы общества составляются и
утверждаются Органом управления общества и в соответствие с их
компетенцией на каждый год.
Формы, системы и размер оплаты труда работников общества, а также
виды из доходов устанавливаются обществом самостоятельно. Также
обеспечиваются безопасные условия труда, социальное и медицинское
страхование, несется ответственность в установленном порядке за ущерб,
причиненный их здоровью и трудоспособности.
Основу материально-технической базы предприятия составляют
основные средства, среднегодовая стоимость которых составляет -74 060, 45
тысяч рублей. В состав основных средств входят здания, сооружения,
машины и оборудование, транспортные средства, производственный и
хозяйственный инвентарь и другие виды основных средств.
Общество обеспечивает выполнение всех мероприятий гражданской
обороны предприятия в соответствии с действующим законодательством и
нормативно-правовыми документами.
Среднесписочная численность предприятия по состоянию на
01.09.2016 года составляет 181 человек.
На предприятии ООО «Авенсис» используется линейно-
функциональная структура, которой присущи система бюрократических
отношений и преимущественно вертикальные функциональные связи. В их
основе лежит принцип четкой должностной иерархии, в рамках которой
линейный персонал ориентирован на выполнение указаний вышестоящих
руководителей, а в целом - директора производственного предприятия.
Именно ему принадлежат все нити управления и право принятия ключевых
управленческих решений.
Данная структура возглавляется директором (собственником)
предприятия, который является фактическим руководителем всей
37
деятельности предприятия. Ему непосредственно подчинены заместители по
производству, по автотранспорту, по коммерческим вопросам, по общим
вопросам, главный инженер, администрация, бухгалтерия и планово-
экономический отдел.
На рисунке 3 представлена организационная структура ООО
«Авенсис».
Рис.3. Организационная структура ООО «Авенсис»
На сегодняшний день на предприятии, помимо работодателя, работает
181 человек.
Следует проанализировать качественный состав трудовых ресурсов по
возрасту, полу, стажу и образованию.
Таблица 1
Качественный состав трудовых ресурсов по возрасту
Возраст
2014 г.
2015 г.
числ.-ть раб-
ков, чел.
уд. вес, %
числ.-ть раб-ков,
чел.
уд. вес, %
18 - 25
51
30.4
58
32.0
25 - 30
35
20.8
39
21.5
30 - 45
39
23.2
41
22.7
45 - 50
24
14.3
27
14.9
50 - 60
19
11.3
16
8.8
Итого
168
100
181
100
Поскольку в производственном предприятии работают люди разных
профессий, возрастного и образовательного уровня, опыта работы,
38
профессионализма и т.д., система их стимулирования изначально
ориентирована на дифференцированный подход к разным группам
работников.
Для простоты восприятия данные таблицы 1 представим в виде
диаграмм.
Рис. 4 Возрастной состав трудовых ресурсов по возрасту
В ООО «Авенсис» 30% работников - это молодые люди до 25 лет, а
остальные работники имеют более зрелый возраст и, соответственно,
значительный опыт профессиональной деятельности.
Все это позволяет говорить о том, что и количественно, и качественно
кадры производственного предприятия ООО «Авенсис» вполне
сбалансирован, поскольку активность и динамизм молодых работников
дополняется опытом и зрелостью людей более старшего возраста. К тому же
образовательный уровень работников в целом соответствует занимаемым
ими должностям, содержанию выполняемых функциональных обязанностей.
Далее сгруппируем работников предприятия ООО «Авенсис» по
уровню образования. Итак, что касается образования, то большинство
работников во всех анализируемых годах имеют высшее образование: в 2014
г. -68 человек (40,48%), в 2015 г. - 73 человек (40,33%).