69
Пользуясь приведенной выше формулой, можно подсчитать
заработную плату обслуживающего персонала:
ЗП = (1 + 0,356) * (12 * 12000 *22/22) = 195264,00 руб.
Далее необходимо определить заработную плату специалиста,
который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 21
день) :
ЗП = 1, 365 * 12 * 12000 *21/22 = 187625,00 руб.
Годовая экономия в заработной плате составит 7639,00 руб.
Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле
(2):
Э = k * (A * B1 * Ч1 + b * B2 * Ч2), (2)
где Э – стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;
k – действующий тариф на электроэнергию, руб./ кВт*ч;
А – количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;
b – количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;
В1 – число дней в месяц, необходимых для работы на компьютере,
дн. ;
В2 – число дней в месяц, в течение которых происходит потребление
энергии за счет освещения, дн.;
Ч1 – время работы обслуживающего персонала за компьютером в
течение рабочего дня в часах;
Ч2 – число часов использования освещения в течение рабочего дня,
час.
С помощью приведенной выше формулой, можно подсчитать
стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной
задачи требует месяца работы:
Э = 2,7 * (0,4 * 249 * 8 + 0,04 * 249 * 4 ) = 2259 руб.
Далее определяется стоимость потребляемых энергоресурсов, когда
решение задачи требует 23 дня работы:
70
Э = 2,7 * (0,4 * 237 * 8 + 0,04 * 237 * 4) = 2155 руб.
Благодаря новому программному приложению за год будет
экономиться в потреблении энергоресурсов 104 руб.
Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в течение
года может быть рассчитана по следующей формуле (3):
САМ = , (3)
где Кб – балансовая стоимость машины;
a1, b1 – норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт)
соответственно;
B1 – число дней работы аппаратуры;
Ч1 – количество часов работы оборудования;
ФРВР – годовой полезный фонд рабочего времени, дн.
Сумма расходов на износ оборудования в базисном варианте составит:
САМ = 3764,5 руб.
Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в
проектируемом варианте составит:
САМ = 3583,1 руб.
Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 181,4 руб.
Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны:
С1 = 195264,00+2259+3764,5 = 201487,5 руб.
Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:
С2 = 187625+2155+3583,1 = 193363,1 руб.
Годовая экономия от использования предлагаемого программного
средства будет равна:
С1 – С2 =197274, 66 –188306,65 = 7924,4 руб.
Поскольку планируется установка данной программы на 3
компьютера, в целом годовая экономия будет составлять:
ГЭ = 7924,4 * 3 = 23773,2 руб.
В целом годовая экономия будет составлять 23773,2 руб.
71
С помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение системы
«Управление персоналом » экономически выгодно, так как уменьшается
трудоемкость выполнения работ специалистом и снижаются текущие затраты
на 23773,2 руб.
Проведя анализ возможностей системы «Управление персоналом »,
можно сделать вывод, что внедрение системы позволит решить следующие
задачи:
– фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы;
проводить движение документов по маршрутам;
– отслеживать историю движения документов;
– создавать собственные виды движений;
– передавать документы сторонним организациям и фиксировать
возврат;
– оперативно определять, где находится документ на произвольную
дату;
– группировать поступившие документы по видам структур, от
которых они поступили;
– списывать документы, помещать в архивы;
Выводы по главе 3
В данной главе по совершенствованию информационного
обеспечения управления на предприятии была проделана следующая работа:
проведён выбор программного обеспечения для автоматизации
документооборота;
разработано руководство пользователя по работе системы
«Управление персоналом »;
разработан план внедрения программного обеспечения;
проведёна оценка экономической эффективности предложенных
мероприятий.
Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную
важность правильной организации работы с документами и процессов
72
документационного обеспечения управления внутри предприятия. Объемы
информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка
возможна только при рациональной организации работы системы
делопроизводства и применении современных информационных технологий
с использованием средств организационной и вычислительной техники.
Важность этого подтверждается реальным повышением производительности
труда сотрудников, без которого немыслимо дальнейшее развитие бизнеса и
рост предприятия.
73
Заключение
Проанализированы понятие и задачи кадрового документооборота,
установлено, что основная функция кадровой документации это оформление
и закрепление трудовых отношений Наглядным результатом
регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и
связанных с ними иных отношений работодателя и работника является
комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и
движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают
документальное оформление (прием, перевод, поощрение, применение
дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).
Основная задача кадровой документации - в придании большей
прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации
устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых
сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно
повышает управляемость персонала.
Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга
прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В настоящий момент состав кадровой документации, а также порядок
ее составления и ведения достаточно жестко регламентирован как на уровне
государства так и локальных масштабах, что обусловлено значением
кадровой документации в трудовой и социальной жизни граждан.
Автоматизация кадрового документооборота выступает ведущим
способом организации кадрового документооборота и повышения его
эффективности в современных условиях.
Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы
выступает ООО «Авенсис», являющегося правопреемником прав и
74
обязанностей предприятия ОАО «СпецАренда». Предметом деятельности
общества является эксплуатация и ремонт арендного и собственного
имущества. Анализируемое предприятие обладает потенциалом для
дальнейшего развития. Сфера деятельности компании ООО «Авенсис»
обширная, а кадровый потенциал предприятия высокий и полностью
удовлетворяет сфере деятельности предприятия. Положительно
характеризует кадровый состав сотрудников ООО «Авенсис» такие
показатели как наличие высокой доли молодых специалистов, при
одновременно высокой доли сотрудников с высшим образованием и
существенным опытом работы. Также необходимо отметить наличие на
предприятии кадровой службы, которая организует процесс управления
персоналом компании.
Вопросы кадрового делопроизводства в ООО «Авенсис» разрешаются
отделом кадров ООО «Авенсис». Анализ данных об объеме кадрового
документооборота, говорит об увеличении объема документооборота
напрямую связанного с количеством сотрудников, что обусловлено общим
ростом числа работающих. Между тем объем документации
разрабатываемой в расчете на каждого сотрудника неуклонно растет. При
этом необходимо отметить, что общее количество кадрового
документооборота увеличивается за анализируемый период и по итогам 2015
года увеличился на 7,74 % по отношению к 2014 году. Необходимо также
отметить, что ряд кадровой документации должно вестись и находится в
каждом обособленном подразделении, однако, на обособленных
подразделениях (не имеется специалистов по кадровому документообороту
(исключения составляют подразделения , территориально находящиеся за
рубежом).
Также следует отдельно подчеркнуть, что требуемый объем
документооборота не возможен без использования современной
автоматизированной системы кадрового системы автоматизации
делопроизводства предусматривающей комплекс организационно-
75
технических мероприятий, решающих большинство выявленных проблем на
основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины
работ с офисной и производственной информацией на предприятии нет. В
конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства
достигается повышение оперативности управления ресурсами организации,
выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на
рынке.
В процессе исследования и анализа организации и технологии
документационного обеспечения управления ООО «Авенсис» были
выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки
предложений по совершенствованию документооборота. Для любой
успешной компании кадровые ресурсы относятся к числу основных
ценностей. Продуманное управление персоналом, внимание к вопросам
повышения квалификации и условиям работы собственных сотрудников,
грамотная политика в области стимулирования и поощрения благотворно
влияют на развитие бизнеса компании. Именно поэтому сегодня многие
предприятия стремятся использовать современные программные решения
для автоматизации управления персоналом.
Контур управления персоналом системы Галактика ERP -
универсальное решение для предприятий любых форм собственности, как
мелких, так и крупных (со штатом в десятки тысяч человек). В его основу
положены современные концепции и технологии управления человеческими
ресурсами. Контур управления персоналом системы Галактика ERP
обеспечивает эффективное решение основных задач, связанных с
управлением кадрами, и помогает максимально полезно использовать
потенциал сотрудников компании.
Результаты внедрения для ООО «Авенсис»:
Предприятие получает мощный инструмент для формирования
эффективной кадровой политики.
76
Контур управления персоналом системы Галактика ERP дает широкие
возможности для эффективной расстановки кадров и их рационального
использования.
Предприятие получает развитые средства для разработки программы
мотивации и стимулирования персонала.
В результате применения Контура управления персоналом системы
Галактика ERP значительно сокращаются трудозатраты в процессе учета,
управления трудовыми ресурсами и расчетов по оплате с персоналом.
Закономерным итогом применения Контура управления персоналом
системы Галактика ERP становится повышение производительности труда.
Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от
внедрения программного продукта. Оценка эффективности получается из
результатов поделенных на затраты. Затраты оцениваются исходя из
стоимости внедрения системы.
С помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение системы
«Управление персоналом » экономически выгодно, так как уменьшается
трудоемкость выполнения работ специалистом и снижаются текущие затраты
на 23773,2 руб.
77
Список использованной литературы
34. Конституция Российской Федерации (принята всенародным
голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о
поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ,
от 05.02.2014 N 2-ФКЗ)// "Собрание законодательства РФ", 03.03.2014, N 9,
ст. 851
35. Кодекс Российской Федерации об административных
правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 12.03.2014) (с изм. и доп.,
вступ. в силу с 31.03.2014)// "Российская газета", N 256, 31.12.2001
36. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. // ИПК Издательство стандартов, 1999.
37. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв.
Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст)// М., Стандартинформ,
2007
38. Новый квалификационный справочник должностей
руководителей, специалистов и других служащих. Минтруда России.
М.:ОМЕГА-Л, 2009. 393 с.
39. Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД. 1991.
40. Общероссийский классификатор специальностей по образованию
ОК 009-93. Госстандарт России. М., 1995
41. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-
ФЗ (ред. от 13.04.2014)// "Российская газета", N 256, 31.12.2001
42. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013)
"Об архивном деле в Российской Федерации"// "Собрание законодательства
РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169
78
43. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013)
"О персональных данных"//"Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N
31 (1 ч.), ст. 3451
44. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013)
"Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с
изм. и доп., вступ. в силу с 01.02.2014)// "Российская газета", N 165,
29.07.2006
45. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от
30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 02.11.2013)// "Собрание законодательства РФ",
05.12.1994, N 32, ст. 3301
46. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство: Практическое
пособие. - 2-е изд.,перераб.и доп. - М.: Альфа-Пресс, 2012. – 352с.
47. Басаков М. И. Кадровое делопроизводство: учеб.-практ. пособие /
М. И. Басаков. – Ростов-н/Д.: Феникс, 2014. - 345 с.
48. Березина, Н. М. Кадровое делопроизводство. - 2-е изд. - СПб.:
Питер, 2012. - 224 с.
49. Борискин В.В., Поликарпова Н.М., Тихомиров С.Т.
Государственное управление, государственная служба и их
документационное обеспечение. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,2014. 360 с.
50. Быкова Т.А., Санкин Л.В., Документационное обеспечение
управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-
М, 2010. – С. 247.
51. Варламова Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля / под
ред.И.В.Журавлевой. - М.: Профессиональное издательство, 2012. - 224 с.
52. Кадровое делопроизводство (правовые основы): практическое
пособие / Ю.П. Орловский [и др.]; Гос. ун-т - Высш. шк. экономики; отв. ред.
Ю.П. Орловский. - М.: ИНФРА-М: Контракт, 2012. - 232 с.
53. Кузнецов С.Л., Современные технологии документационного
обеспечения управления: Учеб. пособие для вузов. – М.: Издательский дом
МЭИ, 2010. – С. 188.