49
Таким образом, нами подробно рассмотрены вопросы организации
документирования кадровых вопросов в ООО «Авенсис» , таким образом,
завершен анализ нормативных требований к кадровому делопроизводству
сотрудников ООО «Авенсис». Необходимо отметить, что все кадровые
процедуры ведутся в полном соответствии с законодательством РФ
2.3. Анализ системы электронного документооборота
АСУ является универсальным средством автоматизации деятельности
ООО «Авенсис». Программа автоматизирует управление исполнением
решений (документооборотом) с перспективами перехода на безбумажную
технологию управления и обмена документами.
В первую очередь это АСУ для руководящего персонала, имеющее
своей целью сокращение трудоемкости и времени обработки возникающих
проблем, событий, задач и документов. В состав АСУ входят компьютерные
программы, которые используются в деятельности ООО «Авенсис».
Перечислим эти программы:
«1 С Управление Производственным Предприятием»;
1 С «Зарплата и Кадры» 7.7.;
«Консультант Плюс».
Далее подробно рассмотрим каждую программу.
«1С Управление Производственным Предприятием» создает единое
информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной
деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же
время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также
возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.
В «1С: УПП 8.0/8.1/8.2» принято следующее соотношение данных
различных учетов:
независимость данных управленческого, бухгалтерского и
налогового учета;
сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и
налогового учета;
50
совпадение суммовых и количественных оценок активов и
обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и
налогового учета, при отсутствии объективных причин их
расхождения.
Данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются
прикладным решением. Так, при регистрации выплаты наличных денежных
средств система проверит доступность денежных средств с учетом
имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации отгрузки
продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.
В ООО «Авенсис» все механизмы автоматизации «1С: УПП
8.0/8.1/8.2» делят на два больших класса:
механизмы для поддержания операционной деятельности
предприятия;
механизмы для ведения неоперативного учета.
Кроме того, «1С: Управление производственным предприятием
8.0/8.1/8.2» разделяется на отдельные подсистемы, ответственные за решение
групп сходных задач: подсистема управления денежными средствами,
подсистема управления персоналом, подсистема бухгалтерского учета и др.
После внедрения «1С: Управление производственным предприятием
(УПП) 8.0/8.1/8.2» используют в ряде подразделений и служб
производственных предприятий, включая:
дирекцию (генеральный директор, директор по производству,
главный инженер, директор по коммерческим вопросам,
директор по автотранспорту, директор по общим вопросам);
планово-экономический отдел;
основное производство;
производственная лаборатория;
ремонтно-механический цех;
отдел сбыта;
51
производственно-технический отдел;
бухгалтерию и др.
Программа 1С «Зарплата и Кадры» предназначена для расчета
заработной платы и кадрового учета. Программа 1С «Зарплата и Кадры» не
только автоматизирует расчет заработной платы, но также организует
кадровый учет сотрудников и кадровый документооборот. Программа
устроена таким образом, что система расчета заработной платы во многом
увязана с кадровыми документами. Например, нельзя рассчитать сотрудника
ООО «Авенсис» пока не будет издан приказ о его принятии на работу, или
рассчитать отпускные пока не будет приказа об отпуске. Сразу же после
установки системы приступают к расчету заработной платы. В ООО
«Авенсис» уже оформляют приказы о приеме на работу, о продвижении по
службе; вводят и рассчитывают больничные листы; осуществляют расчет
отпусков разного типа и многое другое.
Эта программа позволяет ООО «Авенсис» использовать все богатство
оформительских возможностей Windows при оформлении отчетов и
стандартных документов по результатам расчета. Она помогает создавать,
например, следующие документы:
1) Кадровые документы:
Приказ о приеме (форма Т-1);
Приказ об увольнении (форма Т-8);
2) Регламентные документы:
Начисление зарплаты;
Начисление налогов;
3) Документы, регистрирующие оплату за неотработанное время:
Больничный лист;
Начисление отпуска (форма Т-6);
4) Документы, регистрирующие долгосрочные удержания:
Ссуда предприятия;
52
Исполнительный лист;
5) Документы, регистрирующие оплату за отработанное время:
Наряды;
Договоры гражданско-правового характера;
Также создаются такие отчеты, как:
− Табель отработанного времени (форма Т-13);
− Расчетные листки;
− Расчетные и расчетно-платежные ведомости (формы Т-49, Т-51,
13-ФО, 15-ФО);
− Свод по заработной плате;
− Свод по исполнительным листам;
− Свод по перечислению заработной платы в банки;
− Среднесписочная численность;
− Отчеты по штатному расписанию (в том числе форма Т-3);
− Сводная отчетность для бюджетных организаций (по формам 14-
БЮДЖ и 14-СВ);
− Отчет по сводным проводкам;
− Регистры налогового учета расходов на оплату труда для целей
налогообложения прибыли.
Далее рассмотрим следующую программу.
«Консультант Плюс» представляет собой универсальную правовую
систему виртуального формата. Консультант Плюс - это современная
справочная система, обеспечивающая большое количество возможностей и
удобств, при работе с текстовыми правовыми документами. Справочно-
правовая система Консультант Плюс - полезный и надежный помощник для
специалистов. С помощью этой программы в ООО «Авенсис»
осуществляется поиск документов. Система предназначена для
качественного и оперативного снабжения правовой информацией юристов,
бухгалтеров, руководителей, а также других лиц, использующих в своей
работе нормативно-правовую документацию.
53
Роль СПС в деятельности бухгалтера велика. Трудно переоценить
ответственность, лежащую на бухгалтере, особенно в условиях современной
нестабильной экономической ситуации. От него требуются не только знания
и практический опыт работы в области бухгалтерского учета и
налогообложения, но и умение разбираться в запутанных хозяйственных и
экономических ситуациях на основе действующего законодательства.
Бухгалтер, свободно владеющий правовой информацией, реально помогает
экономить средства в бюджетных организациях и строить более
эффективный бизнес в коммерческих фирмах.
В ООО «Авенсис» бухгалтеры используют в своей работе
информацию о формах учета и отчётности, ставках налогов и других
обязательных платежах, календарь бухгалтера, курсы валют, консультации
по вопросам бухучета и другие полезные материалы. Эта программа стала
удобным инструментом для работы бухгалтера ООО «Авенсис». Разумеется,
СПС не избавляет бухгалтера предприятия от всех стоящих перед ним
проблем, но помогает решить многие из них. Бухгалтеру ООО «Авенсис»
все равно приходится самостоятельно принимать решения по тому или
иному вопросу налогового планирования, но при помощи СПС сделать это
намного проще. Системы полностью освобождает его от рутинной работы по
поиску, сбору и систематизации необходимых документов, дает возможность
консультироваться сразу с несколькими специалистами, не вставая со своего
рабочего места, предоставляет информацию о том, чем интересуются в
данный момент бухгалтеры других предприятий. СПС дают возможность
бухгалтеру ООО «Авенсис» своевременно получать правовую информацию,
изучать бухучет на чужих ошибках, использовать накопленный опыт коллег,
помогают грамотно организовать учет и избежать собственных досадных
промахов. Сегодня СПС «Консультант Плюс» - это уникальный
эффективный инструмент для поиска и анализа документов. Бухгалтер
любого предприятия с легкостью сможет найти нужные документы, формы, а
также ссылки на основополагающие документы.
54
Справочно-правовая система «Консультант Плюс» для юриста ООО
«Авенсис» также важна. Только с помощью справочных правовых систем
можно оперативно находить правовые акты, легко определять их статус
(действующие или нет), составлять подборки документов по любой теме,
всегда оставаться в курсе изменений законодательства. СПС «Консультант
Плюс» предоставляет юристу многочисленные возможности для быстрой и
эффективной работы и экономии времени.
Удобные инструменты в помощь юристу ООО «Авенсис» :
- быстрый поиск документов, в том числе по тексту и названию;
- быстрое получение дополнительной информации (судебной
практики, консультаций, комментариев) к конкретной статье или фрагменту
нормативного документа - с помощью особого значка на полях документа;
- удобный поиск редакции документа, действовавшей на любую
заданную дату;
- отслеживание изменений в нормативных актах с помощью
функции «Документы на контроле»;
- сохранения результатов работы с помощью создания
собственных папок, закладок и комментариев и многое другое.
А директор ООО «Авенсис» пользуется системой Консультант Плюс
для получения оперативной информации о последних изменениях в
законодательстве. Руководитель должен не только понимать правовые
основы деятельности своего предприятия, но и контролировать работу своей
бухгалтерии, кадровой, складской и других служб.
Возможности:
Добывание, хранение и систематизация вышедших и выходящих
документов;
Быстрый поиск нужного документа в нужный момент времени;
Получение новых документов, изменений и дополнений в старые.
В программе применяются технологии:
- Многоуровневый рубрикатор, базирующийся на общеправовом
55
классификаторе отраслей законодательства.
- Папки документов, в которых пользователь может сохранять
подборки документов, например по тематикам, производить их объединение
или пересечение.
- Гипертекстовые ссылки - позволяют отслеживать взаимосвязи
между документами и их редакциями. Щелкнув по гипертекстовой ссылке,
можно перейти в текст другого документа.
Ссылки бывают:
Прямые (респонденты) - документы, на которые действует
просматриваемый документ.
Обратные (корреспонденты) - документы, которые действуют на
просматриваемый документ.
СПС «Консультант Плюс», основанная на новой технологии,
практически идентична предыдущим версиям, - привычные операции
доступны в более удобном режиме. Найти необходимую информацию в
новой версии СКС не составит труда: единая поисковая строка,
напоминающая устройство «Яндекса», заложена в стартовом окне
программы. Только вводят название статьи или закона, и система
«Консультант Плюс» выдает необходимые сведения.
Информационная система «Консультант Плюс» поддерживает
несколько направлений. Среди них имеются следующие разделы:
«Законодательство» и комментарии к нему, «Финансовые консультации»,
«Деловые бумаги», «Правовые акты по здравоохранению», «Строительство»,
«Судебная практика», «Законопроекты», «Международные правовые акты»,
«Консультации для бюджетных организаций» и другие. Число сфер и
аналитических и информационных материалов, охватываемых программой
«Консультант Плюс», постоянно растет, поэтому справочная информация
остается актуальной всегда.
Среди преимуществ, которые дает правовая система Консультант
Плюс, тремя основными можно назвать следующие:
56
Правовая система Консультант Плюс выводит компании на
лидирующие позиции в секторе рынка;
Система Консультант Плюс позволяет избежать многих ошибок в
бизнесе;
Консультант Плюс значительно экономит бюджет организаций.
Рассмотрим основные достоинства СПС «Консультант Плюс»
подробнее.
. Крупнейший информационный массив. «Пользователь СПС
«Консультант Плюс» всегда находит любой необходимый документ!»
Миллионы документов: федеральное и региональное законодательство,
судебная практика, финансовые консультации, комментарии
законодательства, формы документов, законопроекты, международные
правовые акты, правовые акты по здравоохранению, технические нормы и
правила.
. Оперативно и достоверно. «Пользователь СПС «Консультант Плюс»
первым узнает обо всех изменениях законодательства!»
Непрерывное и оперативное поступление новых документов в СПС
«Консультант Плюс» обеспечивается на основе прямых договоров с
федеральными и региональными органами власти. Строгая юридическая
обработка позволяет легко и быстро находить необходимые документы по
запросу и подробно анализировать правовую проблему.
. Надежная технология. «Пользователь СПС «Консультант Плюс»
уверен в бесперебойной работе системы!»
Новая технология СПС «Консультант Плюс» - Технология ПРОФ -
отвечает всем требованиям к современному программному обеспечению и
соответствует мировым стандартам качества. Надежность технологии
подтверждается сертификатами совместимости с операционными системами
Microsoft.
Качественный сервис. «Пользователь СПС «Консультант Плюс»
получает сервисную поддержку высочайшего уровня!»
57
Сотрудничество с корпорацией Microsoft.
Таким образом, СПС «Консультант Плюс» является надежным
помощником в решении многих бизнес задач и профессиональных вопросов.
Итак, системы автоматизации делопроизводства предусматривающей
комплекс организационно-технических мероприятий, решающих
большинство выявленных проблем на основе внедрения единой для всех
сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной
информацией на предприятии нет. В конечном счете, при внедрении систем
электронного делопроизводства достигается повышение оперативности
управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы
роста для укрепления позиций на рынке.
В процессе исследования и анализа организации и технологии
документационного обеспечения управления ООО «Авенсис» были
выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки
предложений по совершенствованию документооборота.
Выводы по главе 2
Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы
выступает ООО «Авенсис», являющегося правопреемником прав и
обязанностей предприятия ОАО «СпецАренда».
Предметом деятельности общества является эксплуатация и ремонт
арендного и собственного имущества.
Анализируемое предприятие обладает потенциалом для дальнейшего
развития. Сфера деятельности компании ООО «Авенсис» обширная, а
кадровый потенциал предприятия высокий и полностью удовлетворяет сфере
деятельности предприятия. Положительно характеризует кадровый состав
сотрудников ООО «Авенсис» такие показатели как наличие высокой доли
молодых специалистов, при одновременно высокой доли сотрудников с
высшим образованием и существенным опытом работы. Также необходимо
отметить наличие на предприятии кадровой службы, которая организует
процесс управления персоналом компании.
58
Вопросы кадрового делопроизводства в ООО «Авенсис» разрешаются
отделом кадров ООО «Авенсис». Анализ данных об объеме кадрового
документооборота, говорит об увеличении объема документооборота
напрямую связанного с количеством сотрудников, что обусловлено общим
ростом числа работающих. Между тем объем документации
разрабатываемой в расчете на каждого сотрудника неуклонно растет. При
этом необходимо отметить, что общее количество кадрового
документооборота увеличивается за анализируемый период и по итогам 2015
года увеличился на 7,74 % по отношению к 2014 году. Необходимо также
отметить, что ряд кадровой документации должно вестись и находится в
каждом обособленном подразделении, однако, на обособленных
подразделениях (не имеется специалистов по кадровому документообороту
(исключения составляют подразделения , территориально находящиеся за
рубежом).
Также следует отдельно подчеркнуть, что требуемый объем
документооборота не возможен без использования современной
автоматизированной системы кадрового системы автоматизации
делопроизводства предусматривающей комплекс организационно-
технических мероприятий, решающих большинство выявленных проблем на
основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины
работ с офисной и производственной информацией на предприятии нет. В
конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства
достигается повышение оперативности управления ресурсами организации,
выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на
рынке.
В процессе исследования и анализа организации и технологии
документационного обеспечения управления ООО «Авенсис» были
выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки
предложений по совершенствованию документооборота.