55
Ер = 96000/60000 = 1,6
Срок окупаемости затрат на внедрение модернизируемого проекта
обработки кадровой информации представляет собой отношение капитальных
затрат на разработку и внедрение автоматизированной системы к годовой
экономии (годовому приросту прибыли).
Т = К / П,
где Т - срок окупаемости капитальных затрат на внедрение
автоматизированной системы (мес.).
Т = 60000 / 96000 = 0,625 года (7,5мес.)
Будем считать, что эффект от внедрения систем по оптимизации
кадрового делопроизводства наблюдается при численности персонала
предприятия более 100 человек, а при численности до 100 эффективность
учетных задач имеет место лишь при большой текучести кадров.
Ощутимый эффект наблюдается при автоматизации управления
персоналом, численность которого превышает более 1000 человек. Внедрение
автоматизированных систем управления персоналом позволит предприятию
получить организационные, экономические и социальные эффекты.
Организационные эффекты позволят:
1) сократить время принятия решений на всех уровнях управления
предприятием;
2) повысить качество кадровых решений;
3) оперативно готовить различные отчетные документы.
Экономические эффекты от внедрения рассмотренных выше
предложению по совершенствованию кадрового документооборота в ООО
«Союз» позволят:
1) снизить затраты на управление персоналом;
2) повысить производительность труда персонала;
3) оптимально использовать профессиональные качества конкретного
сотрудника предприятия.
Социальный эффект состоит в:
56
1) персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия;
2) ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала
предприятия;
3) подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее
перспективных сотрудников предприятия.
Автоматизация процессов управления кадрового делопроизводства
приводет к увеличению общей культуры работы с сотрудниками предприятия и
увеличению достоверности данных и оперативности их обработки.
Расчет экономической эффективности мероприятий по реализации
управленческих решений в системе кадрового делопроизводства и управления в
компании ООО «Союз» мы проводили следующим образом.
Экономический эффект и окупаемость предлагаемых мероприятий
состоит из суммы отдельных расчетов.
Расчет мероприятий:
1. Материальное стимулирование наставника, который прикрепляется к
сотруднику отдела кадров.
В ООО «Союз» наставнику выплачивается 500 рублей месяц, за одного
стажера (с учетом полного совместно отработанного времени).
5*500= 2 500 руб.
Предлагаем в качестве стимулирования наставника и более эффективного
выполнения возложенных на него обязанностей, за высокие показатели работы
молодых специалистов Отдела кадров производить доплату наставнику в
размере 10% за отработанный месяц от его установленного оклада.
34522*10%*3=10 356 руб. – материальное стимулирование наставника
рабочей категории.
32594*10%*2=6 519 руб. – материальное стимулирование наставника,
относящегося к категории специалиста.
10 356 + 6 519 = 16 875 руб.
Сумма выплат составит: 16 875 руб.
57
Ожидаемый эффект от данного мероприятия состоит в сокращении
периода адаптации молодого специалиста, повышении его производительности
труда, снижение затрат предприятия от брака и отходов в период адаптации.
2. Посещение спортзалов, бассейнов, культурных мероприятий
способствует оздоровлению сотрудников и поддержанию психологического
климата, сокращению потери рабочего времени по причинам
нетрудоспособности, а все это существенно повысит и уровень вовлеченности
персонала.
Кадровая служба уже начала работу в данном направлении, заключив
партнерские отношения с одним из фитнес-клубов города; предполагается, что
реализация мероприятий по организации посещения спортзала и культурных
мероприятий не потребует особых затрат для организации.
Затраты на приобретение абонементов в бассейн составят
550*5 = 2 750 руб.
3. Обучение и повышение квалификации 2300*5 = 11 500 руб.
4. Доплата за выполнение сверхнормативных показателей (30% от оклада)
в период подбора и дальнейшей адаптации.
32594*0,30*5= 48 891 руб.
Полученные результаты мы отразили в Таблице 7.
Таблица 7
Расчет экономической эффективности мероприятий по реализации
управленческих решений в системе совершенствования кадрового
делопроизводства
Мероприятия
затраты
ожидаемый результат
Посещение бассейна
Посещение спортзалов,
культурных
мероприятий
2 750
Оздоровление
работников предприятия
и поддержание
психологического
климата
Обучение и повышение
квалификации
11 500
Повышение
производительности
труда, избежание затрат
от брака и отходов,
сокращению периода
адаптации.
58
Премирование за
высокие показатели
работы (30% от
оклада) в период
адаптации
48 891
Удовлетворение
системой мотивации,
снижение текучести
Материальное
стимулирование
наставников
10 536
Повышение
производительности
труда, избежание затрат
от брака и отходов,
сокращению периода
адаптации.
Итого
73 677
Таким образом, затраты на данные мероприятия - 73 677 рублей;
экономический эффект составит 250 323 рублей.
В заключении настоящей главы сформулируем следующие выводы:
1. Можно говорить о том, что проект предложенных мероприятий по
оптимизации кадрового делопроизводства в ООО «Союз» не требует больших
затрат. Это объясняется тем, что для совершенствования системы кадрового
документооборота на основе системного управления выбраны наиболее
экономичные способы.
2. В аспекте социально-экономической эффективности мероприятий по
реализации управленческих решений прежде всего необходимо отметить, что
система кадрового делопроизводства с акцентом на вовлеченность персонала
Кадровой службы анализируемого предприятия требует достаточно много
времени, но через определенное время – мы прогнозируем, что это будет через
1-2 года организация будет иметь вовлеченных и профессиональных
специалистов Кадровой службы, в результате чего увеличится
производительность и финансовая эффективность деятельности предприятия
ООО «Союз».
3. Внедрение четкой системы автоматизации кадрового делопроизводства
и документооборота позволит уменьшить адаптационный период и повысить
производительность труда у кадровиков, за счет создания условий для
59
комфортной и максимально эффективной работы по реализации системы
управления персоналом в целом.
4. Данное направление автоматизации кадровых операций и повышения
профессионального уровня специалистов Кадровой службы организации ООО
«Союз», при положительных результатах будет способствовать повышению
эффективности организации труда и всей деятельности в данной компании.
60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В современных условиях на рынке труда происходят серьезные
трансформации, которые требуют определенных корректив в таких сферах как
кадровое делопроизводство и кадровый документооборот.
В данной работе было показано, что службы управления персоналом
выполняют широкий комплекс работ, и соответственно, они должны иметь
определенные ресурсы в виде эффективных штатных единиц и результативных
собственных структур, с четкой автоматизацией кадровых процедур и операций.
Эффективно построенные кадровые процессы по документообороту
позволяют бизнесу своевременно и качественно решать стратегические и
тактические задачи и достигать необходимых целей в своем развитии.
Сегодня вопросы делопроизводства и документооборота служб
управления персоналом становятся ключевыми для современных компаний. Это
объясняется существенным влиянием на отдельные рынки и компании
общемировых макроэкономических тенденций, таких как значительные
технико-экономические изменения, оптимизация стандартов принятия и
эффективной реализации управленческих решений, необходимости быть
адаптивными к инновациям.
Под понятиями «кадровая документация» подразумевают круг
документов, которые содержат в себе различные определенные сведения о
работниках организации и деятельности кадровой службы: персональные и
учетные документы, организационно-распорядительные, плановые и отчетно-
статистические.
Обращает внимание на себя тот факт, что именно кадровая документация
представляется первоисточником информации о трудовом стаже сотрудников и
в связи с этим напрямую связана с обеспечением их прав согласно Конституции
РФ.
В общем аспекте все кадровое делопроизводство организации
представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, которые
61
обеспечивают движение документов на предприятии с момента их
формирования либо поступления и до завершения своего выполнения, либо
отправки.
Практически в каждой современной организации ведение кадрового
делопроизводства подразумевает под собой один из довольно важных и
сложных участков работы. В общем плане, вся кадровая документация – это
целостная многоаспектная система, которая результативна в том случае, если
все ее элементы согласованы между собой.
Кадровое делопроизводство как технологический процесс представляет
собой целый комплекс мероприятий, который направлен на разработку и
внедрение в практическую работу локальных нормативных актов, документов
по руководству персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадрового
состава, рабочего времени и расчетов с работниками, учетно-регистрационной
документации для координирования трудовых отношений, организации учета
движения персонала, и обеспечению мер по охране труда и соблюдению
техники безопасности.
Эффективное ведение кадрового делопроизводства позволяет
организации как работодателю не только документально зафиксировать
трудовые отношения с работником и формализовать кадровые процедуры, но и
разрешить большинство иных задач и оградить себя от деструктивных
последствий.
62
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 №
197-ФЗ (в ред. от 01.01.2017).
2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение :
учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. — 5-е изд., перераб. — М.
: КНОРУС, 2016. — 296 с.
3. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве.
Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. – М.:
ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009. 144 с.
4. Анисимов В.М. Кадровая служба и управление персоналом
организации. – М.: Экономика, 2003. – 704 с.
5. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной
системы регистрации /И.Л. Артамонова // Секретарское дело. – 2006. – №
3. – С. 23-26.
6. Бардаев Э.А. Документоведение. – М. Издательский центр
«Академия», 2013. 230 с.
7. Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное
обеспечение управления): учеб. пособие для студентов. — М.: Инфра-М,
2012. 348 с.
8. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное
пособие. – М. Эксмо, 2007. 560 с.
9. Березина Н.М. Современное делопроизводство. СПб.: Питер,
2006. 272 с.
10. Ведение делопроизводства /Автор-сост. Н.Б. Улашенко. –
Волгоград: ИТД «Корифей». 2009. 112с.
11. Веснин В.Р., Менеджмент в схемах и определениях, учебное
пособие - М: изд. Проспект, 2006. 74 с.
12. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск/
Л.М. Вялова. - Справочник кадровика. 2005. - №6. С. 64.