45
Увольнение сотрудника
30
Перевод сотрудника
30
введение графиков отпусков в 1С
120
ввод индивидуальных графиков в 1С
120
отпуск по беременности и родам
30
отпуск по уходу за ребенком
30
заказ мед.справок 086-у
10
получение мед.справок по безналичному
расчету
30
оформление командировок
10
Отправка сведений в военкомат по
сотруднику (из расчета 1 чел.)
10
Отчет в ПФР - СЗВ-М
5
Ежеквартальный отчет по принятым в
администрацию
30
Подготовка в военкомат плана, приказа,
карточка учета Ф-18 по фирмам - 1 раз в
год
30-40
Ежедневный отчет
15
Отчет по принятым-уволенным
10
Также в качестве предложений по совершенствованию кадрового
документооборота нами совместно с руководителем отдела кадров ООО
«Союз» была проведена работа по структуризации цикличности кадровых
операций.
Данная информация находится в Таблице 5.
46
Таблица 5
Цикличность кадровых операций
Кадровый отчет
Число месяца
сдача отчета по принятым-уволенным
сотрудникам (формируем каждый день)
1 число каждого месяца
Еженедельный отчет
каждая
пятница(понедельник)
Сведения по вакансиям, квотированию до 28
числа ежемесячно
с 22 по 25 число каждого
месяца
Сдача табеля до 5 числа
с 1 по 4 число каждого
месяца
Сдача табеля до 25 числа
с 16 по 24 число каждого
месяца
Отчет СЗВ-М
на последнюю дату месяца
Проверка корпоративного табеля
5-6 числа ежемесячно
Ввод замещений в корпоративную программу
с 4 по 6 число ежемесячно
проведение ежегодных отпусков
8 число каждого месяца
выборка ежегодных отпусков согласно
корпоративного списка
с 21 по 26 число каждого
месяца
Подготовка плана, приказа, карточка учета Ф-
18 по фирмам
ноябрь месяц(ежегодно)
Составление графика отпусков по фирмам
с ноября по
16.12(ежегодно)
Отчет по принятым сотрудникам по фирмам
ежеквартально
Штатное расписание на 01.01.2017 по фирмам
декабрь-январь
Ввод индивидуальных графиков в 1С
с 15 по 30 (ежемесячно)
Кроме этого, мы определили перечень необходимых журналов в кадровой
службе с указанием сроков их хранения, что наглядно представлено в Таблице
6.
47
Таблица 6
Необходимые кадровые журналы и период их хранения
Журнал, книга
Период хранения
Книга учета движения
трудовых
книжек и вкладышей к ним
Должны быть пронумерованы,
прошнурованы и
скреплены подписью руководителя
предприятия и сургучной печатью
Журнал учета
мероприятий
по контролю (проверок ЮЛ)
Должен быть прошит,
пронумерован и
удостоверен печатью
юридического лица
Книга учета трудовых
договоров, изменений и
дополнений к ним
Со сроком хранения 75 лет
Журнал учета приказов по
личному составу
Со сроком хранения 75 лет
Журнал учета документов по
основной деятельности
организации
С постоянным сроком хранения
Журнал ознакомления с
инструкцией (прохождения
инструктажа) по охране
труда
Со сроком хранения 10 лет
Журнал учета выдачи
направлений на мед осмотры
С постоянным сроком хранения
Таким образом, мы структурировали основные контрольные точки в
области кадрового делопроизводства, что существенно сократит временные
затраты сотрудников кадровой службы, а также оградит их от негативных
эмоций.
Кроме этого, с целью оптимизации временных затрат мы предлагаем в
работе кадровой службы делать акцент на автоматизации своей работы в ПО
1С.
Мероприятия по внедрению предложенной автоматизированной системы
состоят в том, что следующей идеей была дополнительная автоматизация в
48
программе 1С, для снижения количества оформления документов в программе
WORD и тем более письменного оформления.
Стоит обратить внимание на то, что в процессе выявления моментов,
необходимых для автоматизации, принимал участие весь отдел кадров.
Сотрудники с большим удовольствием и вовлеченностью предлагали свои
инициативы в плане автоматизации и оптимизации работы, понимая, что от
этого проекта будет только конструктивный эффект и это заметно облегчит их
работу. Системный план автоматизации и количество необходимых часов
работы были определены совместно с программистом 1С, который находится в
штате организации.
Рассмотрим основной перечень автоматизируемых задач, которые мы
предлагаем для автоматизации и оптимизации кадрового документооборота
ООО «Союз».
1. Прикрепить в 1С стандартные формы трудовых договоров с
возможностью выгрузки договора с персональными данными сотрудника,
реквизитами организации, условиями оплаты (т.е. окладом, тарифной ставкой),
условиями работы (на выбор - вахтовый метод или сменный режим) с
возможностью выбора определенной категории работников), с возможным
выбором параметра основанная/сменная работа.
2. Сделать в 1С форму под названием «Опись документов» в документ
«Прием на работу в организацию».
Данная форма будет содержать следующие компоненты: наименование
организации, ФИО, перечень документов в личном деле сотрудника.
3. Сделать форму «Справка с места работы» к справочнику «Сотрудники
организации».
Данная форма будет содержать следующие компоненты: фирменный
бланк организации, ФИО, должность сотрудника, даты приема (для
работающего), и увольнения (для уволенного), номера и даты приказа о приеме
(увольнении).
4. Сделать форму «Приемная записка» к приказу о приеме.
49
Данная записка требуется в связи с необходимостью оформления в других
отделах. Будет содержать следующие сведения: ФИО, организация, должность,
сведения о трудовой книжке (необходима для лицензионного отдела), перечень
отметок отделов. А кроме этого, предлагаем завести специальный реестр для
внесения данных о трудовой книжке.
5. Прикрепить форму «Заявление об удержании за трудовую книжку»
непосредственно к приказу о приеме. Эта форма будет содержать ФИО
сотрудника, текст заявления.
6. Прикрепить формы «Дополнительное соглашение» (при этом будет две
формы - изменение должности, изменение заработной платы) к кадровому
перемещению в документе «Кадровое перемещение организаций».
7. Сделать форму к приказу о приеме под названием «Обложка трудовой
книжки».
Суть этого предложения состоит в том, что в отчете выбирается три
работника, на печать выводятся посередине листа ФИО работника и
разделительные линии для разрезания. Распечатывается и одевается на
трудовые книжки.
8. Сделать форму к приказу о приеме «Форма журнала трудовых книжек».
Данная форма будет содержать наименование столбцов согласно журналу
учета трудовых книжек, разлинована соответствующим образом, размеры строк
и столбцов скорректированы под формат журнала, автоматически при этом
будет выгружаются: ФИО, должность, дата приема, номере трудовой книжки;
далее это все распечатывается и подклеивается в журнал.
9. Сделать форму «Доверенность на получение карты» к приказу на
прием.
Данная форма будет содержать: данные доверенного лица (специалист
отдела кадров - выбирается из списка), данные доверителя, текст доверенности,
реквизиты банка. Подписывается и предоставляется в банк для получения карт.
10. Сделать форму выгрузки файлов банка с распределением номеров
расчетных счетов по сотрудникам (для перечисления зарплаты).
50
Это избавляет от ручного заполнения формы, ускоряет оформление
зарплатных карт сотрудникам.
11. Разработать и внедрить специальный отчет для сбора статистики по
причинам увольнения.
На практике это будет выглядеть так: при увольнении работника
заполняется поле путем выбора причины увольнения:
1) Условия труда
2) Отношения в коллективе
3) Заработная плата
4) По инициативе работодателя.
Этот отчет формируется в виде: ФИО, направление, причина увольнения.
Тем самым мы рассчитываем, что облегчится сбор статистических данных,
достаточно только спросить у работника и выбрать причину из перечня. А
кроме этого, это позволит сделать любую выборку по любому подразделению
по желанию руководителя.
12. Разработать и внедрить специальный отчет для сбора статистики по
инструментам подбора и источнике информации о вакансии:
13. Разработать и внедрить форму компенсации отпусков.
Основная суть состоит в том, что при исчислении сроков работы, дающих
право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие
менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие
не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Под половиной
месяца понимается период равный 15 дням.
Программа 1С данные положения не учитывала, что вызывало возврат
документов из бухгалтерии и ручной пересчет компенсации. Мы рассчитываем,
что с помощью данной меры сократится возврат документов, ускорится
оформление увольнения.
14. В 1С добавить вид отпуска, а именно «Дополнительные отпуска», дни
- проставляются вручную, оплата по среднему заработку.
В связи с тем, что имеется филиал в местности с дополнительным
51
отпуском, а также встречаются работники, имеющие право на дополнительный
отпуск (льготы в связи с ликвидацией Чернобыльской аварии, льготы родителям
с ребёнком-инвалидом и т.д.) внести данную дополнительную автоматизацию,
что избавит от ручного оформления таких отпусков.
15. При приеме сотрудника адрес по его регистрации автоматически
вносить в адрес проживания (по умолчанию). Если имеется второй адрес,
вносить вручную. Это избавляет от повторного занесения адреса, ускоряет
прием на работу.
16. В Списках приказов на прием, приказов на увольнение, приказов на
отпуск, приказов на кадровое перемещение добавить столбец «Направление», в
столбце «ФИО» - отражать инициалы.
17. Список локальных актов, с которыми знакомиться работник, включить
в форму трудового договора с дополнительным реквизитом «Подпись»,
отдельным листом ознакомления. Эта мера избавляет от оформления
дополнительного документа либо журнала, ускоряет оформление приема.
Таким образом, совместно разработанные меры по автоматизации, в
которых участвовали все сотрудники отдела кадров, помогут значительно
оптимизировать всю работу по кадровому документообороту данного
предприятия.
В заключении настоящего раздела данного исследования сделаем
следующие выводы:
1. Мероприятия по внедрению предложенной автоматизированной
системы состоят в том, чтобы сделать автоматизацию в программе 1С.
2. Внедрение автоматизированной системы позволит снизить количество
оформления документов в программе WORD и тем более письменного
оформления сотрудниками отдела кадров.
3. В общем в результате автоматизации будет наблюдаться оптимизация
всей работы кадровой службы организации, сто существенно сократит
временные затраты и повысить оптимальность совместной работы.
4. Автоматизация рассмотренных выше компонентов кадрового
52
делопроизводства высвободит работников кадровой службы данной
организации для решения стратегических вопросов по управлению персоналом
ООО «Союз».
3.2 Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
Экономическая эффективность предложенных мероприятий по
автоматизации и оптимизации указанных выше кадровых операций в
анализируемой организации ООО «Союз» рассчитывалась при помощи
определенных системных показателей. При этом одни из них характеризуют так
называемую прямую эффективность, другие - косвенную (т.е. качественную).
Если говорить об опыте данной организации, то руководство интересует
не количественная, а качественная оценка эффективности внедрения
автоматизированной системы, результаты которой нельзя формализовать
полностью. Именно по этой причине полученные результаты чаще всего
описываются категориями «улучшение», «структуризация» и «оптимизация»,
т.е. нет полной возможности описать это конкретными показателями и
критериями эффективности.
Косвенная эффективность внедрения предложенный мероприятий по
совершенствованию кадрового документооборота в организации ООО «Союз»
отражается на результатах производственно-хозяйственной деятельности за
счет оперативности действий, совершенствования всей информационной
системы объекта, т.е. косвенным путем.
К показателям, характеризующим косвенную эффективность, в ООО
«Союз» относятся: повышение качества информации, ее достоверность,
точность, объективность, сокращение сроков получения отчетности и
оптимизация на этой основе всего документооборота организации, а не только
кадрового.
53
Таким образом, качественная оценка экономической эффективности от
внедрения автоматизированной информационной системы управления
персоналом определяется следующими критериями:
1) полнота сведений в анкетах и быстрый доступ к ним приведет к найму
наиболее подходящих сотрудников, а соответственно к уменьшению
числа уволенных – все это закономерно снизит затраты ресурсов на
кадровое делопроизводство;
2) при снижении количества уволенных сотрудников, число вновь принятых
на работу также будет низким, таким образом, уменьшатся затраты на
расходы времени по выполнению кадровых операций сотрудниками
Отдела кадров организации ООО «Союз».
Следовательно, косвенная или качественная эффективность
предопределяет повышение уровня управления путем улучшения качества
экономической и управленческой информации в данной организации.
Косвенная эффективность может характеризоваться как совокупность
качественных показателей применения средств вычислительной техники в
сфере управления предприятием в целом.
В конечном итоге косвенная эффективность будет реализована в виде
повышения различных экономических показателей деятельности организации
ООО «Союз», а кроме этого, снижения затрат и общего повышение
рентабельности.
Однако определение точных размеров улучшения показателей
производства за счет косвенной эффективности затрудняется тем, что уровень
экономических показателей производства складывается под влиянием
многочисленных факторов, включая и совершенствование управления в аспекте
кадрового делопроизводства и его оптимизации.
К основным обобщающим показателям прямой экономической
эффективности от внедрения предложенных мероприятий по оптимизации
кадрового документооборота в ООО «Союз» относятся:
54
1) годовой экономический эффект от разработки и внедрения
автоматизированной системы;
2) срок окупаемости автоматизированной системы;
3) расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат.
При этом годовой экономический эффект определяется как разность
между годовой экономией (или годовым приростом) и нормативной прибылью.
Э = П – К * Ен,
где Э - годовой экономический эффект (руб.);
П - годовая экономия (или годовой прирост) (руб.);
К - единовременные затраты (руб.).
Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений
(Ен - представляет собой минимальную норму эффективности капитальных
вложений, ниже которой они не целесообразны. Значение Ен принимается
равным 0.2). Произведение К * Ен следует рассматривать как нормативную
прибыль, которая должна быть получена от внедрения системы.
При внедрении автоматизированной информационной системы кадрового
делопроизводства и документооборота в организации ООО «Союз», приведет к
уменьшению количества специалистов отдела кадров данной организации на
одного человека, таким образом, годовая экономия будет равна заработной
плате за год одного сотрудника:
П = 8 000руб.*12мес. = 96000руб.
Единовременные затраты будут равны только множеству заработной
платы программиста на срок реализации проекта.
К = 20000руб.*3мес. = 60000руб.
Следовательно, Э = 96000 – 60000*0,2 = 84000руб.
Коэффициент эффективности капитальных затрат – представляет собой
отношение годовой экономии (годового прироста прибыли) к капитальным
затратам на разработку и внедрение автоматизированной системы.
Ер = П / К,
где Ер - коэффициент эффективности капитальных затрат.