5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ..............................................................................................................3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ...................6
1.1 Понятие и значение документооборота для организации...............................6
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации.........................................................................................................10
1.3 Методы организации кадрового документооборота.....................................18
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО
«СОЮЗ»........................................................................................................22
2.1 Общая характеристика ООО «Союз».............................................................22
2.2 Анализ кадрового документооборота в ООО «Союз»..................................29
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «СОЮЗ»........................................................42
3.1 Пути совершенствования кадрового документооборота в ООО
«Союз»....................................................................................................................42
3.2 Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий.......50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.....................................................................................................58
ЛИТЕРАТУРА.......................................................................................................60
ПРИЛОЖЕНИЯ
6
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время в условиях бурного научно-технического прогресса
информационной средой любого хозяйствующего субъекта будь то в нашей
стране или за рубежом остаются документы. Информация, которая лежит в
основе документа, обладает юридической силой и может быть применена в
профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных
делопроизводственных операций.
Сегодня вопросы делопроизводства служб управления персоналом
становятся ключевыми для современных компаний. Это объясняется
существенным влиянием на отдельные рынки и компании общемировых
макроэкономических тенденций, таких как значительные технико-
экономические изменения, оптимизация стандартов принятия и эффективной
реализации управленческих решений, необходимости быть адаптивными к
инновациям.
По мнению большинства практиков современного менеджмента, в
настоящее время главными факторами конкурентоспособности компаний на
рынке стали укомплектованность квалифицированным персоналом, степень его
мотивации, распределение ответственности и формы работы и командного
взаимодействия, которые определяют эффективность использования
человеческого ресурса. И в основе всех этих процессов в первую очередь
положено структурированное кадровое делопроизводство как технологический
процесс.
Вышесказанные положения определили актуальность выбора данной
темы исследования, а также его практическую направленность.
Цель данной работы – провести анализ системы кадрового
документооборота в системе управления персоналом современной организации
на примере организации ООО «Союз».
Достижение поставленной цели обусловило выдвижение и решение
следующих задач:
7
1. Охарактеризовать роль и значение кадрового делопроизводства в
организациях.
2. Проанализировать основные аспекты организации технологического
процесса в обеспечении кадрового делопроизводства.
3. Провести практическое исследование системы кадрового
делопроизводства в организации ООО «Союз».
4. Сформулировать предложения по совершенствованию кадрового
делопроизводства в данной компании.
Предмет исследования – основные аспекты системы кадрового
документооборота.
Объект исследования – система кадрового документооборота в
организации ООО «Союз».
В данном исследовании применялись следующие методы сбора и анализа
информации:
1) метод включенного наблюдения;
2) опросные методы;
3) метод анализа документов.
Теоретической и методологической основой настоящей работы
послужили учебная и методическая литература по вопросам кадрового
делопроизводства, периодические печатные издания. Кроме этого, при
подготовке работы использовалась кадровая внутренняя документация
организации ООО «Союз».
Степень разработанности данной темы исследования состоит в том, что
вопросы организации кадрового документооборота еще не в полном объеме
внедрены в практическую деятельность современных организаций. Основными
вопросами и проблемами кадрового документооборота в современной
организации занимаются такие исследователи как В.И. Андреева, А.Н. Белов,
В.Р. Веснин, А.Я. Кибанов, Ю.М. Яновская и др.
Настоящая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка
использованных источников. В первой главе рассмотрены теоретические
8
аспекты организации кадрового документооборота в современных
организациях. Определено общее значение документооборота для организации;
проанализирована информационная характеристика и классификация кадровой
документации; проведен анализ основных методов организации кадрового
документооборота.
Вторая глава посвящена практическому анализу и оценке кадрового
документооборота на примере организации ООО «Союз». Рассмотрена общая
характеристика данной организации, осуществлен анализ кадрового
документооборота в ООО «Союз».
В третьей главе сформулированы основные практические рекомендации
по совершенствованию кадрового документооборота в анализируемой
организации, предложены пути совершенствования кадрового
документооборота, а также определена оценка экономической эффективности
предложенных мероприятий.
Практическая значимость настоящего исследования может заключаться в
возможности использования полученных результатов для проектирования
автоматизации системы кадрового документооборота в организации ООО
«Союз». От эффективной организации деятельности кадровых служб и системы
кадрового делопроизводства будет зависеть набор персонала, рациональность
подбора и вся кадровая стратегия, необходимая для достижения стратегических
целей компании.
9
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1 Понятие и значение документооборота для организации
Прежде чем анализировать понятие и значение документооборота для
современной организации, представляется целесообразным обратиться к
истории вопроса и остановиться на рассмотрении понятия о документе.
Само понятие «документ» происходит от латинского слова «documentum»,
что в переводе означает доказательство, свидетельство. А вот слово
«documentum» берет свое начало от глагола «docere», что означает учить.
Обучать, в процессе своего развитие приобрело юридическую составляющую и
стало трактоваться как «письменное доказательство»
1
.
Под данным термином понимается любые письменные источники,
имеющие юридическую силу и соответствующим образом оформленные. На
сегодняшний день существует несколько определений понятию документ,
например, С.И. Ожегов, трактует как деловая бумага, подтверждающая какой-
либо факт или право на что-либо.
Другие источники термин «документ» трактуют как материальный объект,
который содержит информацию в зафиксированном виде для дальнейшей
передачи ее во времени и пространстве.
В документоведении определение «документ» является основой и
фундаментальным понятием. Именно документ способен концентрировать в
себе признаки реальных предметов, которые являются продуктом человеческой
деятельности, направленные на сбор, целевую обработку, хранение, поиска
распространения и использования информации в обществе.
Такие исследователи как Г.Г. Воробев, А.В. Пшенко, В.С. Мингалев, Т.А.
Быков внесли значительный вклад в обоснование и развития термина
«документ». В конце XVIII века в России возник термин «документооборот»,
1
Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособие для студентов.
— М.: Инфра-М, 2012. 348 с.
10
этот период времени можно считать точкой отчета появления данного термина и
его употребление фиксируют лингвистические словари.
Термин образовался путем слияния слов «производство дела». Прежде
всего он обозначал решение судебного либо административного вопроса и
понимался как деятельность, которая связана с принятием решений, т. е. с
производством дел. Именно это и было заложено в основу самого понятия
«делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к
какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по сравнению с
первоначальным значением
2
.
Документооборот – это передвижение в организации всех документов с
даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения;
суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации
за некий период времени.
Документооборот делится на централизованный и уровня структурного
подразделения. В централизованный документооборот включается вся
документация, подлежащая централизованной регистрации.
В документооборот уровня структурного подразделения включены
документы, учитываемые только в структурных подразделениях.
Документооборот является деятельностью по организации передвижения
документов на предприятии от момента их получения или создания до
окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.
Одной из составных частей кадрового документооборота является
обеспечение документирования, вторая часть принадлежит организации работы
с документами, которая включает создание и обработку документов.
Под способом документирования понимается действие либо комплекс
совокупности действий, которые используются в процессе записи определённой
информации. По мере развития человечества количество данных способов все
время увеличивается; при этом применяемые на сегодняшний момент способы
2
Гваева И.В. Делопроизводство. Учебное пособие— Минск: ТетраСистемс, Тетралит, 2011. — 224 c.
11
документирования условно можно подразделить на два блока
3
:
1) традиционные, который включает начертание, выжигание, тиснение и
т. п;
2) технические, данная категория осуществляет документирование при
помощи определённой техники.
В зависимости от выбранного способа документирования применяются
соответствующие инструменты, другими словами средства документирования.
В свою очередь средства и способы документирования детерминированы
физическими характеристиками и формой материального носителя
информации, а также характеристиками используемых знаков. Все это в
совокупности определяет характер определённой конкретной системы
документирования.
В настоящее время выделяют четыре основных способа
документооборота, наглядно представленных на Рисунке 1.
Рисунок 1 - Способы документооборота
Рассмотрим их более подробно.
Текстовое документирование. Первым способом запечатления
информации является слово. Но при этом звуковая речь как средство
запечатления обнаруживает и значительные недостатки. Это средство передачи
мысли, которое существенно может быть ограничено расстоянием и при этом
быть кратковременным.
3
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М. В. Кирсанова. 4-e изд. (Высшее
образование: Бакалавриат). М.: Инфра-М, 2014. 312 с.
Способы
документооборота
текстовое техническое
кинофотофонодок
ументирование
электронное
12
Вторая ступень развития письма – это литографическое письмо, в котором
знак-рисунок постепенно трансформируется в знак-идею. В данном типе
письма отдельные знаки передают слова.
Третья ступень – слоговое письмо. В такой системе письма каждый знак
равен слогу.
Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. С изобретением пишущей
машинки формируется и совершенствуется машинопись как способ текстового
документирования. Машинопись стремительно вытеснила ручные способы при
окончательном оформлении документа и его копировании. Однако в настоящее
время ручное текстовое документирование все равно при этом остается
распространенным способом первоначального составления документа.
Техническое документирование представляет собой способ запечатления
технической мысли. Технические документы является обобщающим названием
документов, которые отражают результаты строительного и технологического
проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по
строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного
производства.
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Прежде чем анализировать информационную характеристику кадрового
делопроизводства на предприятиях и в организациях, считается
целесообразным обратиться к понятию и сущности службы управления
персоналом и её значимости на предприятии.
В общем современном понимании по мнению многих управленцев и
исследователей в HR-менеджменте, служба управления персоналом
13
представляет собой совокупность подразделений, выполняющих функций
системы управления персоналом
4
.
А сам специфический вид деятельности, объектом которой
представляется коллектив - персонал, получил название управления
персоналом.
Определение «управление персоналом (или кадрами)» по смыслу очень
близко к определению «управление человеческими ресурсами». Стоит
отметить, что в обеих случаях объект управленческого воздействия тот же, а
разница состоит в специфическом подходе к персоналу как ресурсу.
Наметившаяся в настоящее время ориентация на управление
человеческими ресурсами качественно меняет задачи управления, функции и
структуру служб персонала.
Так, одной из значимых функций управления персоналом по причине
возросшей роли человеческого фактора в современном экономическом
пространстве становится развитие и обучение персонала, а не просто
элементарное приведение его состава в соответствие с наличием штатных
единиц. Именно проблема развития персонала, потребность в целесообразности
инвестиций в персонал требуют и иного подхода к принятию решений.
В большинстве организаций на определенном этапе его развития
возникает необходимость в специалисте по кадровому управлению. Именно он
определяет, какие меры в области подбора, обучения, развития, оценки
персонала надо проводить для достижения корпоративных целей. Как принято
считать, это наиболее известная причина создания служб персонала, однако
существуют и другие мотивы, которые заставляют руководство принять
решение выделить функцию управления персоналом в отдельное структурное
подразделение.
Для управленческой деятельности любой организации характерен
набор функций, которые она выполняет, при этом они делятся на два вида:
4
Шапиро С.А. Организационное поведение: учебное пособие / С.А. Шапиро. — М.: КНОРУС, 2005. 342 с.
14
типовые и специфические. Типовые функции присутствуют в любой
организации: организационно-распорядительная деятельность,
планирование, учет и отчетность и др. К специфическим функциям
относится отрасль деятельности организации.
Деятельность организации регламентируется совокупностью
документов, которые соответствуют функции управления. В процессе
выполнения или реализации каждой управленческой функции создаются
определенные документы, составляющие систему документации.
Любой работодатель в процессе осуществления своей деятельности часто
сталкивается с вопросами, связанными с организацией труда, управлением
трудовыми отношениями, а также регламентированием этих процессов.
Наглядным результатом регламентирования у работодателя внутренних
трудовых отношений является комплекс документов, который называется
кадровой документацией.
Кадровая документация представляет собой совокупность документов,
которые отражают наличие и движение персонала. Кадровое делопроизводство
- это систематическая и регулярная деятельность, обеспечивающая
документирование и организацию работы с кадровыми документами.
Заслуживает внимания тот факт, что сама организация кадрового
делопроизводства имеет важное значение. Именно в кадровой службе новые
сотрудники при оформлении на работу в конкретную организацию заключают
трудовой договор, знакомятся с условиями труда, быта и отдыха, с правилами
внутреннего распорядка организации, перспективами профессионального
роста.
Иными словами, именно кадровая служба является лицом организации и
от того, как в ней организована работа по документационному обеспечению
управления, зависит целостное впечатление об организации и ее руководителе.
Таким образом, понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое
делопроизводство», «документ» взаимосвязаны и зависят друг от друга.
Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль профессиональной