15
управленческой деятельности, которая документирует трудовые отношения.
Кадровая документация фиксирует и регулирует информацию о наличии и
движении человеческого ресурса организации, из-за чего все кадровые
процессы приобретают документальное оформление и юридическую
значимость.
Можно сказать, что по своей основной сути практически любой кадровый
документ фиксирует юридически значимые факты, являющиеся основанием
совокупности прав и обязанностей работника и работодателя. Кадровые
документы содержат информацию, которая обладает высокой социальной
значимостью.
Именно поэтому отношение к работе с этими документами должно быть
очень серьезным и аккуратным, потому что от правильности их заполнения
зависит подтверждение определенных юридических фактов, в результате и на
основании которых возникают те или иные права сотрудника конкретной
организации.
В условиях современной реальности соблюдение норм трудового
законодательства находится под пристальным надзором со стороны различных
контролирующих органов, и по этой причине система кадрового
делопроизводства в каждой компании должна быть структурирована и
максимально соответствовать требованиям. Ответственность за нарушение
норм трудового законодательства каждый год корректируется, вносятся
различные изменения и дополнения в соответствующие регламентирующие
документы. Кадровая документация полностью относится к категории
документов долговременного хранения.
В общем виде документы кадровой службы подразделяются на
следующие категории
5
:
1) Документация по личному составу (данная документация создается в ходе
исполнения отделом кадров своих обязанностей по документированию
5
Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск/ Л.М. Вялова. - Справочник кадровика. 2005. -
№6. С. 64
16
работы с кадрами. Документация по личному составу всегда привязана к
конкретному сотруднику и отражает специфику его должности (либо
профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. д.).
2) Распорядительные документы (к данному типу кадровых документов
следует относить приказы(Приложение 2) и распоряжения руководителя.
Именно с их помощью руководитель организации осуществляет
полномочия по руководству предприятием, которые предусмотрены
уставом).
3) Документы, которые подтверждают трудовую биографию сотрудника
(цель данных документов состоит в том, чтобы максимально точно
отобразить имеющийся у человека его трудовой стаж).
4) Информационно-расчетные документы (они ведутся отделом кадров с
целью учета персональных данных работников, для закрепления той
информации, которая связанна с их трудовой деятельностью).
Для максимально рациональной организации кадрового
документооборота все документы перераспределяются по документационным
потокам
6
:
1) регистрируемые и нерегистрируемые документы;
2) входящие, исходящие и внутренние документы;
3) документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих
организаций, либо документы, направляемые в или поступающие из
подведомственных организаций, и т.д.
Практически в каждой современной организации ведение кадрового
делопроизводства подразумевает под собой один из довольно важных и
сложных участков работы. В общем плане, вся кадровая документация
представляет собой целостную многоаспектную систему, которая результативна
в том случае, если все ее элементы согласованы между собой и не противоречат
друг другу.
6
Ведение делопроизводства /Автор-сост. Н.Б. Улашенко. – Волгоград: ИТД «Корифей». 2009. 112с.
17
Большинство кадровых документов включают информацию, которая
обладает довольно высокой общественной значимостью и юридической силой.
По этой причине и отношение к работе с кадровыми документами должно быть
чрезвычайно серьезным и ответственным, т.к. от верности заполнения кадровых
документов зависит подтверждение некоторых юридических фактов, на базе
которых определяются те или иные права сотрудника организации.
Кадровое делопроизводство как технологический процесс представляет
собой целый комплекс мероприятий, который направлен на разработку и
внедрение в практическую работу локальных нормативных актов, документов
по руководству персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадрового
состава, рабочего времени и расчетов с работниками, учетно-регистрационной
документации для координирования трудовых отношений, организации учета
движения персонала, и обеспечению мер по охране труда и соблюдению
техники безопасности.
Эффективное ведение кадрового делопроизводства позволяет
организации как работодателю не только документально зафиксировать
трудовые отношения с работником и формализовать кадровые процедуры, но и
разрешить большинство иных задач и оградить себя от деструктивных
последствий.
В частности, кадровое делопроизводство как технологический процесс
представляет собой инструмент, который позволяет структурированно и на
системном уровне регламентировать трудовые отношения работодателя и
сотрудника, права и обязанности сторон трудовых отношений, сформировать
организационно-правовые основы трудовых взаимоотношений, документально
зафиксировать унифицированные принципы и стандарты организационных
отношений, выстроить четко отлаженную стабильную стратегию управления
кадровым составом организации.
Стоит отметить, что неэффективно выстроенная работа по кадровому
делопроизводству довольно в существенной степени отражается на
результативности деятельности всего предприятия. Именно в результате
18
различных кадровых ошибок затрудняется формулирование управленческих
верных решений, нарушается работа всех подразделений организации,
понижается эффективность работы организации в общем плане.
Кроме этого, различные нарушения установленного порядка кадрового
делопроизводства вполне закономерно могут вести к прямым экономическим
потерям организации, отвлечению всевозможных ресурсов. Имеется в виду, что
допущенные при формировании кадровых документов различные ошибки либо
неточности часто ведут в свою очередь к различным погрешностям в оплате
труда и больничных листов сотрудников, к сокращению размера
устанавливаемых работникам трудовых пенсий, льгот и т.д.
Практика современности показывает, что при разрешении трудовых
споров суд, по уже сложившейся традиции, требует от организации
подтверждения его правоты и опровержения заявлений сотрудника. И довольно
часто ошибки, которые допускаются при формировании кадровых документов,
неправильное оформление на работу либо увольнение, приводят работодателей
к проигрыванию дела и уплате штрафов
7
.
Таким образом, не подлежит сомнению тот факт, что наличие
необходимых и правильным образом оформленных кадровых документов
поможет избежать ошибок, финансовых затрат в виде штрафов, а также их
последствий.
Поэтому к организации всей кадровой работы и кадровому
документообороту следует подходить именно как к бизнес-проекту и
технологическому процессу. Директору организации при этом следует
определить для себя критерии оценки деятельности кадровой службы, т.е.
установить систему регулярного менеджмента и контрольных точек в работе
всех подразделений, в том числе, и кадрового.
Существенное внимание должно уделяться аудиту кадрового
делопроизводства и документооборота. Документация необходима не только в
7
Березина Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л М. Лысенко. – 2-е изд. –
СПб.: Питер, 2006. 272 с.
19
работе отдела кадров, а также используется и другими сотрудниками
организации. Аудит кадрового делопроизводства необходим для проверки
правильности работы организации в соответствии с нормативной базой и
требованиями трудового законодательства РФ.
Под аудитом кадрового делопроизводства подразумевается совокупный
анализ кадровой документации и проверка её соответствия с российским
законодательством и внутренними нормативными актами, которые определяют
порядок ведения кадрового делопроизводства и кадрового документооборота в
компании.
Аудит кадрового делопроизводства определяет профессиональные услуги
по тщательной проверке и доскональному анализу всей кадровой
документации. В процессе проведения аудита кадровых документов
производится тщательная проверка верности оформления кадровой
документации, которая должна полностью соответствовать актуальным
требованиям нормативной базы и требованиям трудового законодательства РФ.
Таким образом, правильная организация деятельности отдела кадров
является довольно необходимым и важным компонентом, но при этом однако не
все руководители уделяют этому значительное внимание, что в будущем
чревато, как уже указывалось выше в работе, потенциальным риском и
существенными финансовыми затратами.
Грамотный и мудрый руководитель стремятся к тому, чтобы организация
была управляема. И для этого требуется выстроить внутренне организацию,
таким образом, чтобы она реально стала управляема.
Итак, кадровый аудит в кадровом делопроизводстве представляет собой
анализ ведения кадрового учета в организации на соответствие действующему
законодательству с элементами анализа системы управления персоналом,
действующей в организации.
Специфика аудита персонала обусловлена разнообразием целей и задач
аудита в сфере трудовых и социально-трудовых отношений. Многоаспектность
кадрового аудита является отражением сложной взаимосвязи различных сторон
20
и граней труда, системных отношений всего трудового процесса.
Во время аудита кадровой работы, предприятие получает
структурированную и системную оценку о положении кадрового
делопроизводства и позволяет определить ошибки и риски ведения кадровой
работы
8
.
Именно кадровый аудит на предприятии допускает заметно
минимизировать отрицательные последствия нарушений, которые могут
помешать развитию организации или отдельных должностных лиц.
Для реализации кадрового аудита довольно важно разработать его
технологию и применить в конкретных условиях деятельности организации.
Использование методов, приёмов, отработанных и проверенных процедур
кадрового аудита довольно существенно помогает в ходе управления
персоналом эффективно реализовывать стратегические цели и миссию
организации.
1.3 Методы организации кадрового документооборота
Основные методы организации, оформления и составления документов
закреплены в общегосударственные нормативно-методические документы –
государственных стандартов, являющиеся основой для конкретизации правил
работы с документами, их уточнения с учетом специфики деятельности
организации, технологии документирования, условий работы управленческого
аппарата.
На основании законодательных актов и нормативно-методических
документов каждый хозяйствующий субъект устанавливает свои требования к
работе с документами в уставе, правилах, инструкциях.
8
Григорьев И.В. Право социального обеспечения: учебник и практикум для СПО / И.В. Григорьев, В.Ш.
Шайхатдинов. М.: Издательство Юрайт, 2015. 402 с.
21
В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе
9
:
1) права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в
процедурах оформления документов;
2) состав применяемых в аппарате управленческих документов;
3) компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего
звена, их право на издание различных видов распорядительных
документов;
4) порядок подписания, согласования и визирования документов, их
заверение печатью;
5) обязательные требования к оформлению и порядок работы с
документами.
Независимо от вида носителя и способа документирования к документам,
используемым в основной деятельности, предъявляются следующие основные
требования, представленные на Рисунке 2.
Рисунок 2 - Основные требования,
предъявляемые к кадровым документам
10
Действующие государственные нормативно – технические документы
предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида
9
Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров /
И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, ИД Юрайт, 2014. - 576 c.
10
Составлено автором
Требования
- обеспечение юридической силы документа;
- создание условий для оперативного
исполнения документов;
- возможность оперативного поиска
документов (использования их в справочных
целях);
- возможность использования для создания,
копирования, обработки документов средства
организационной техники.
22
документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению
реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.
Среди разнообразных систем управленческой документации,
используемых для документирования различных управленческих действий,
особое значения имеет система организационно-распорядительной
документации(Приложение 1), так как входящие в нее документы применяются
в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений
деятельности и форм собственности.
Кадровая документация полностью относится к категории документов
долговременного хранения.
В общем виде документы кадровой службы подразделяются на
следующие категории
11
:
5) Документация по личному составу (данная документация создается в ходе
исполнения отделом кадров своих обязанностей по документированию
работы с кадрами. Документация по личному составу всегда привязана к
конкретному сотруднику и отражает специфику его должности (либо
профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. д.).
6) Распорядительные документы (к данному типу кадровых документов
следует относить приказы и распоряжения руководителя(Приложение 2).
Именно с их помощью руководитель организации осуществляет
полномочия по руководству предприятием, которые предусмотрены
уставом).
7) Документы, которые подтверждают трудовую биографию сотрудника
(цель данных документов состоит в том, чтобы максимально точно
отобразить имеющийся у человека его трудовой стаж).
8) Информационно-расчетные документы (они ведутся отделом кадров с
целью учета персональных данных работников, для закрепления той
информации, которая связанна с их трудовой деятельностью).
11
Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск/ Л.М. Вялова. - Справочник кадровика. 2005. -
№6.С. 64.
23
Кроме в настоящее время в кадровых службах действуют
унифицированные формы по учету кадров, ведение которых обязательно для
всех организаций, которые осуществляют свою деятельность на территории РФ,
вне зависимости от формы собственности:
1. трудовой договор;
2. приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
3. личная карточка работника;
4. штатное расписание;
5. приказ (распоряжение) о переводе работника на другую
работу(Приложение 3);
6. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
7. график отпусков;
8. приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового
договора с работником (увольнении);
9. приказ (распоряжение) о направлении в командировку и др.
В общем аспекте все кадровое делопроизводство организации
представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, которые
обеспечивают движение документов на предприятии с момента их
формирования либо поступления и до завершения своего выполнения, либо
отправки. Практически в каждой современной организации ведение кадрового
делопроизводства подразумевает под собой один из довольно важных и
сложных участков работы. В общем плане, вся кадровая документация – это
целостная многоаспектная система, которая результативна в том случае, если
все ее элементы согласованы между собой.
Таким образом, в заключении данной главы сделаем следующие выводы:
1. Задачи, которые стоят перед службой персонала и специфика кадрового
делопроизводства, определяются по большому счету стадией развития самой
организации.
24
2. Кадровые документы представляют собой целый комплекс
взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции
организации и юридических лиц, входящих в ее состав.
3. Практически в каждой современной организации ведение кадрового
делопроизводства подразумевает под собой один из довольно важных и
сложных участков работы. В общем плане, вся кадровая документация – это
целостная многоаспектная система, которая результативна в том случае, если
все ее элементы согласованы между собой.