35
на самом деле существенно отнимал времени у кадровиков.
Также необходимо отметить, что шкафы с личными делами сотрудников
были расставлены только по организациям (и работающие, и уволенные вместе
в одном месте).
5. Трудовые договоры с сотрудниками при оформлении собирались и
подписывались только на следующий день у его руководителя, потом уже
раздавались непосредственным руководителям для подписания у самих
сотрудников и передачи им их экземпляра.
При этом экземпляр организации ООО «Союз» должен быть возвращен
обратно на хранение в кадровую службу. Очень часто на практике трудовые
договоры терялись – они не поступали к работникам, что вызывало
существенно их недовольство, либо не возвращались в отдел кадров, что
является существенным нарушением кадрового делопроизводства и трудового
законодательства в целом.
6. Процесс заполнения записей в рудовые книжки довольно трудоемок,
так как он не допускает исправлений, требует высокого уровня внимания и
полной сосредоточенности.
7. Заявления сотрудников на отпуск (не в графике) и различного рода
справки, а также запросы на их получение от сотрудников из отдела кадров
поступали практически каждый день. После оформления непосредственные
руководители в отдел кадров приходили выяснять, оформлены ли отпуска на их
сотрудников, а также постоянно предъявляли претензии кадровикам по
несвоевременному оформлению отпусков сотрудников.
8. Заявления сотрудников оформлялись работниками на листах бумаги.
Стоит отметить, что производственному рабочему персоналу довольно трудно
самим писать письменные заявления. Именно по этой причине заявления
оформлялись неверно, с постоянными уточнениями от рабочих, медленно.
Это в свою очередь вызывало недовольство как самих работников,
которые писали полностью тексты заявлений, так и сотрудников отдела кадров;
были зафиксированы случаи серьезных конфликтов на этой основе в ООО
36
«Союз».
9. В кадровой работе применялась стандартная единая анкета для
оформления на работу для рабочих, и для работников управленческого звена
(т.е. в ней надо было указывать различную информацию типа опыта
предыдущей работы, образования, своих компетенций, самооценок,
мотивационных установок, профессиональных и жизненных целей и задач).
Понятно, что заполнение такой анкеты у сотрудника управленческого
звена не занимало много времени и усилий, чего нельзя сказать о рабочем
персонале, который вполне справедливо негодовал по поводу заполнения такой
анкеты. Сотрудники отдела кадров опять-таки нервничали, но не могли не взять
с сотрудника рядового уровня данную анкету, объясняя о том, то порядок для
всех один.
10. Направления на работу и бланк согласие на обработку персональных
данных заполнялось на отдельных листах, рабочие постоянно путались,
документы терялись при этом также систематически.
11. Информацию об источниках подбора (т.е. вопрос кадровика «Откуда
Вы узнали о вакансии?») нового работника специалисты кадровой службы
выясняли у него устно.
При этом очень часто новый работник затруднялся в подобном
объяснении, а специалисты кадровой службы просто забывали об информации.
В аспекте анализа работы кадрового делопроизводства стоит также
отметить, что на данный момент к основным социальным гарантиям, которые
предоставляются каждому работнику анализируемой организации, относятся:
1. Оплата листков временной нетрудоспособности (больничных листов);
2. Предоставление очередного оплачиваемого отпуска;
3. Декретный отпуск;
4. Обязательное социальное страхование (отчисления в пенсионный фонд,
а также уплата подоходного налога);
5. Обязательное медицинское страхование;
6. Возмещение расходов, связанных с командировками сотрудников.
37
Кроме этого, применяется компенсационный социальный пакет, который
включает в себя меры, направленные на возврат работнику личных средств,
затрачиваемых им в процессе исполнения работы (оплата расходов на
мобильную связь; компенсация расходов при использовании личного
автотранспорта; возврат части или 100% затрат на обучение и др.).
Прием, перевод, основание и порядок увольнения работников
регулируются действующим Трудовым кодексом РФ, а также локально-
нормативными актами.
При найме на работу трудовые отношения оформляются в письменном
виде трудовым договором. Работник должен быть обязательно под роспись
ознакомлен со своими трудовыми обязанностями, условиями труда на рабочем
месте, режимом труда и отдыха, коллективным договором, Уставом, системой
оплаты труда, установленными льготами, правилами внутреннего трудового
распорядка. Условия трудового договора, снижающие уровень прав и гарантий
работника, и противоречащие трудовому законодательству и коллективному
договору, являются недействительными и не могут применяться.
При анализе использования фонда рабочего времени ООО «Союз»
опирается на то положение, что увеличение производительности труда
находится в прямой зависимости от использования рабочего времени.
Снижение потерь рабочего времени и нерациональных его затрат закономерно
приводит к росту производительности труда без дополнительных мероприятий
и затрат.
Целью анализа использования рабочего времени в данной организации
является выявление целесообразности использования рабочего времени, при
котором есть возможность выявить недостатки в его использовании, определить
их причины и разработать предложения по рациональному использованию.
Результаты анализа фонда рабочего времени в анализируемой организации
отражены в Таблице 2.
38
Таблица 2
Анализ фонда рабочего времени кадрового состава
Виды затрат времени
Условные
обозначен
ия
Числовые
значения
показателей
Условия
выполнения
КАЛЕНДАРНЫЙ фонд
рабочего времени
Ф кал.
1988
1973
Нерабочие дни – всего,
В
126
134
в том числе:
а) еженедельные дни
отдыха
110
118
б) праздничные дни
16
16
НОМИНАЛЬНЫЙ фонд
рабочего времени
Ф ном.
ТФВ
1862
1839
Плановые невыходы на
работу, дни – всего,
Н
271
240
в том числе:
а) очередные
ежегодные отпуска
140
140
б) дни болезни
80
64
в) отпуска в связи с
родами
15
0
ПОЛЕЗНЫЙ фонд
рабочего времени, дни
Ф пол.
1591
1599
Плановая
продолжительность
рабочего дня, час.
П пл.
10
8
Плановые
внутрисменные потери,
всего:
П
385
303
Средняя
продолжительность
смены, час
П ср.
9
8
На основе данных Таблицы 2 можно сделать вывод о том, что уровень
потерь рабочего времени и процент непроизводительного использования
рабочего времени персонала ООО «Союз» не является критичным.
Движение рабочей силы представляет собой изменение численности
работников в результате приема на работу, увольнения, перевода на другую
должность на предприятии.
Причины движения рабочей силы в ООО «Союз» довольно разнообразны:
вступление в трудоспособный возраст и уход на пенсию; призыв в армию и
окончание военной службы; перемена местожительства, трудоустройство
вблизи от места проживания; получение профессионального образования и
39
трудоустройство по специальности; неудовлетворенность уровнем оплаты
труда, условиями труда (режим работы, тяжелые условия, сложные отношения в
коллективе) и др.
Для изучения движения рабочей силы в ООО «Союз» сотрудники Отдела
кадров ведут учет на базе первичной документации (заявления, приказы) и
определяют абсолютные показатели, называемые оборотом по приему и
оборотом по выбытию.
Данные по движению рабочей силы за период 2016-2018 гг. представлены
в Таблице 3.
Таблица 3
Результаты по движению рабочей силы
Показатели
2016
2017
2018
Коэффициент выбытия
0,18
0,18
0,22
Коэффициент прибытия
0,21
0,25
0,31
Коэффициент замещения
0,84
0,76
0,71
Коэффициент постоянства
0,81
0,83
0,84
Коэффициент текучести кадров
0,16
0,18
0,22
Постоянные кадры, длительно работающие на предприятии,
совершенствуют квалификацию, осваивают смежные профессии, быстро
ориентируются в любой нетипичной ситуации, создают определенную деловую
атмосферу в коллективе, обеспечивают стабильный уровень
производительности труда.
Следует отметить, что для более детального изучения причин текучести
кадров необходимо проводить социологические исследования с целью изучения
происходящих изменений в качественном составе рабочих, руководителей,
специалистов, т.е. в их квалификации, стаже, образовании, возрасте, семейном
положении, и т.д.
Таким образом, проведенный анализ работы кадрового делопроизводства
с позиции технологического процесса позволил руководителю отдела кадров
выявить определенные проблемы и задачи, которые требовали своего
40
разрешения для оптимизации временных затрат и в общем для повышения
качества работы кадровой структуры.
Полученные выводы по результатам анализа реализации кадрового
делопроизводства в отделе кадров ООО «Союз» мы будем анализировать сразу
с возможными мероприятиями по решению данных проблем. Обсуждение
такого подхода было предложено руководителем отдела кадров организации и
представляется нами оптимальным.
1. Одновременно в отделе кадров принимались или увольнялись довольно
большое количество человек, было шумно, кадровики допускали ошибки.
В качестве возможного решения предлагаем установить часы приема для
оформления новых сотрудников, часы приема для выдачи справок, часы приема
– для увольнений сотрудников.
Таким образом, мы предлагаем проводить специализацию работ по
кадровому делопроизводству с целью того, чтобы сотрудники не отвлекались
постоянно по мелочам на разноплановые виды работ, т.е. девиз данного
предложения таков – «в определенную единицу рабочего времени –
определенная кадровая операция».
2. Кадровики постоянно отвлекались от ввода персональных данных, т.к.
занимались ксерокопированием необходимых документов при оформлении
сотрудников.
Здесь возможно внедрение такой меры как назначение «дежурного»,
который будет в строго установленные и заранее зарегламентированные
временные отрезки осуществлять копирование документов, чтобы остальные
кадровики не отвлекались на данную операцию.
Таким образом, мы здесь также предлагаем вариант специализации
кадровой работы, когда за одну единицу времени выполняется строго один
какой-либо вид работы. Кроме этого, было предложение от самих кадровиков о
том, чтобы сами новые сотрудники приходили на оформление с уже
отксерокопированными документами либо делали ксерокс сами в отделе
кадров.
41
3. Трудовые книжки и личные дела сотрудников не структурированы.
Было принято решение установить по пятницам (два раза в месяц) в отделе
кадров архивный день. В этот день кадровая служба не выдает никаких справок,
нет также ни переводов, приемов и увольнений.
В день архива сотрудники кадровой службы занимаются наведение
порядка в документах по учету кадров, раскладывают документ и личные дела,
а также периодически формируют архив по всем требованиям номенклатуры
дел. Опять-таки и в данном мероприятии мы можем видеть принцип одного
дела в одну единицу времени, что позволяет более оптимально структурировать
всю кадровую работу кадровиков.
4. Несгораемые шкафы с трудовыми книжками и остальными кадровыми
документами находились в соседнем помещении.
Эту проблему также можно оказалась решить, поменяв архив на более
просторное помещение рядом с кадровой службой.
5. Сложности с подписанием трудовых договоров. Были установлены
часы приема и сотрудники, недавно оформленные на работу, сами приходили
пописывать документы, что существенно сократило время подписания.
6. В отношении процесса занесения записей в трудовые книжки было
принято решение заказать штампы с различными унифицированными данными,
что существенно сократить временные затраты кадровика.
7. По поводу ежедневного поступления заявлений от сотрудников и
запросов на различные справки руководителем кадровой службы также были
установлены часы приема.
8. По поводу личного написания сотрудником полного текста заявления
были разработаны и утверждены шаблоны заявлений, куда каждый сотрудник
будет вписывать только свои личные данные и ставить подпись.
9. В отношении единой анкеты и для управленцев, и для рабочих было
принято решение также разработать отдельные виды анкет для каждого
кластера должностей.
Так, для управленцев она осталась прежней, а для сотрудников
42
производственного линейного сектора значительно упрощена, что также
сократит временные затраты и самих сотрудников, и кадровиков.
10. По поводу источника подбора (т.е. вопрос кадровика «Откуда Вы
узнали о вакансии?») нового работника – данный параметр был
непосредственно внесен в анкету, сотрудник указывал письменно, а кадровики
вносили в реестр статистки информации по подбору.
Также совместно с руководителем отдела кадров мы разработали и начали
внедрять в работу аспекты регламентации кадровой службы. Рассмотрим
вкратце их далее. В регламенте по приемы был четко обозначен список
документов для трудоустройства. Было четко зарегламентировано, что без
данных документов прием на работу невозможен.
Были установлены для сотрудника отдела кадров следующие сроки
оформления документов:
1. Оформление приема на работу - в день получения документов (согласно
рекомендательного письма)
2. Увольнение – в последний день работы сотрудника
3. Отпуск трудовой – за две недели до начала трудового отпуска
4. Отпуск без сохранения заработной платы – в течение дня после
получения информации.
Ответственное лицо в качестве сотрудника отдела кадров обязано
проверить наличие документов для приема на работу. В случае отсутствия
одного из выше указанных документов ответственное лицо обязано сообщить
об этом руководителю отдела кадров, и только после согласования с ним –
принимать решение по поводу недостающих документов.
По поводу порядка увольнения сотрудника по собственному желанию
была разработана и утверждена справочная информация руководителю и
увольняющемуся сотруднику.
Суть ее состоит в том, что увольняющийся сотрудник обязан отработать
две недели со дня подачи заявления (по согласованию с руководителем и
отделом кадров – можно уволить текущим днем). При этом начало отсчета –
43
следующий день за днем подачи заявления; бланк заявления выдает специалист
отдела кадров.
Последовательность увольнения в данном регламенте такова. Сотрудник
устно сообщает руководителю, что он прекращает работу в компании.
Руководитель должен направить его в отдел кадров для написания
заявления об увольнении; специалист отдела кадров обязан выдать работнику
бланк заявления на увольнение. Работник обязан собственноручно заполнить
бланк заявления, а кадровик - зарегистрировать заявление в журнале учета
регистрации заявлений датой текущего рабочего дня.
Также была установлена процедура действий руководителя и сотрудника
отдела кадров при длительном отсутствии сотрудника. Стоит отметить, что
кроме регламентов и распределения ответственности, были введены и
штрафные санкции для должностных лиц ООО «Союз».
Также была составлены схемы основных бизнес-процессов в оформлении
трудовых отношений (увольнение, прием, кадровые перемещения, отпуска), где
отражалась последовательность работы всех отделов, принимающих участие в
этих процессах.
Проекты регламентов были согласованы с заинтересованными отделами и
с руководством.
В заключении данной главы сделаем следующие выводы:
1. В ООО «Союз» основная цель организации системы кадрового
документооборота – полностью соблюдать трудовое законодательство при
оформлении трудовых отношений при оптимально низких затратах.
2. В результате «фотографии рабочего дня» сотрудников отдела кадров их
руководителем были выявлены неоптимальные кадровые операции и
процедуры, которые существенно понижали результативность использования
рабочего времени.
3. Предлагаем проводить специализацию работ по кадровому
делопроизводству с целью того, чтобы сотрудники не отвлекались постоянно по
мелочам на разноплановые виды работ.
44
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «СОЮЗ»
3.1 Пути совершенствования кадрового документооборота в ООО «Союз»
В качестве предложений по совершенствованию кадрового
делопроизводства нами совместно с руководителем отдела кадров ООО «Союз»
были выведены в процессе кадрового аудита и фотографии рабочего дня
кадровиков следующие нормы временных затрат на основные кадровые
операции. Следует отметить, что подобный хронометраж времени существенно
поможет структурировать и сделать прозрачной работу кадровой службы ООО
«Союз».
Основные виды кадровых операций и временные затраты на них мы
отразили в Таблице 4.
Таблица 4
Основные виды кадровых операций и временные затраты
Кадровая операция
Затраты времени, в
минутах
Отчетность в Центр занятости (вакансии и
квотирование)
120
Проверка корпоративного табеля
(юридическое лицо с численностью 100
чел.)
480
Проведение отпусков без сохранения
заработной платы (из расчета 1 отпуск)
10
Проверка табеля в 1С
120
Сверка ежегодных отпусков согласно
корпоративного списка
15
Проведение ежегодных отпусков (из
расчета 1 отпуск)
10
Запись в трудовые книжки
5
Прием сотрудника
45-60