75
Продолжение таблицы 11
Направление
обучения
Тематика
Содержание
Практическое
задание
Оформление приказов
и кадровых документов
Порядок приема на работу,
испытательный срок (оформление
трудового договора, издание приказа,
запись в трудовой книжке).
Личные дела работников. Полис
медицинского страхования. Порядок
увольнения по инициативе работника и
работодателя (издание приказа, запись в
трудовой книжке), перевод на другую
работу (замещение отсутствующего
работника, изменение трудового
договора). Особенности увольнения при
сокращении штата и численности
работников. Учет, ведение и хранение
трудовых книжек (нормативные
документы).
Оформление командировок (служебное
задание, издание приказа,
командировочное удостоверение).
Оформление отпусков (очередных,
учебных, по беременности и родам, по
уходу за ребенком и др.), график
отпусков.
Учет рабочего времени (оформление
табеля), оплата труда (штатное
расписание), основание издания
приказов о премировании, доплат и др.
выплат.
Экзамен
-
Тестирование и проверка правильности
оформления документов
По окончании курсов во всех консультационных центрах выдают
свидетельство установленного образца.
3.2. Оценка экономической эффективности оптимизации кадрового
документооборота ПАО «МЕГАФОН»
Далее в таблице 12 представлены затраты на приобретение
программного продукта «Делопроизводство, версия 3.2 компании-разработчика
«Софт-Трейд».
76
Таблица 12
Затраты на приобретение программного продукта
«Делопроизводство, версия 3.2 компании-разработчика «Софт-
Трейд»
Компоненты системы
Стоимость, руб.
Неисключительные права на программный комплекс
«Делопроизводство 3.0», базовый комплект на 3
пользователя.
12 000
Дополнительная лицензия к ПК «Делопроизводство 3.0»
1 000
Компонента «Сканирование документов»
2 500
Компонента «Шаблоны и СТП»
2 500
Компонента «Секретарь-референт»
4 000
Установка, настройка, краткое обучение
1 500
Итого
23500
Активное внедрение информационные технологий в сферу
делопроизводства и документационного обеспечения управления является
характерной чертой современных российских предприятий. Внедрению и
эксплуатации средств информационных технологий предшествует обязательная
работа по оптимизация системы документационного обеспечения управления.
Эффективность реализации мероприятий, направленных на оптимизацию
документационного обеспечения управления, во многом определяет успех
дальнейшего применения информационных технологий в деятельности
предприятия.
Основой реализации процедуры оптимизации являются сведения,
полученные в ходе работ по детальному анализу реального текущего состояния
системы документационного обеспечения ПАО «Мегафон».
Основными целями процесса анализа состояния документационного
обеспечения управления ПАО «Мегафон» являются:
оптимизация движения документов;
сокращение трудозатрат и времени на подготовку и обработку
документов;
создание условий для автоматизации делопроизводства;
77
повышение качества управленческих решений и скорости их
исполнения.
Достижение поставленных целей, в конечном итоге, способствует
повышению эффективности реализации процессов деятельности предприятия,
функционирования управленческого аппарата и предприятия в целом.
Таким образом, стоимость приобретения ПО составляет 23500 руб.
Лицензия не ограниченная по времени, ежегодного обновления не требуется.
Далее в таблице 13 представим расчет экономии на затратах на обучение
секретаря-делопроизводителя и внедрение ПО.
Таблица 13
Затраты на обучение секретаря-делопроизводителя и внедрение
ПО
Название мероприятия и категории
персонала, для которых оно проводится
Время,
затрачиваемое для
проведения и
обработки данных,
дни
Общая
стоимость,
руб.
Курсы «Делопроизводство»
36
4000
Итого 25 % от годовой з/п в размере 20000
руб/мес.
-
60000
ПО «Делопроизводство»
3
23500
ПО «Консультант Плюс»
1
14000
Итого разовые затраты
27500
Итого ежегодные затраты
74000
В разовые затраты входит приобретение ПО «Делопроизводство» и
курсы «Делопроизводство» для секретаря-делопроизводителя. Сумма разовых
затрат составить 27500 руб.
В ежегодные затраты входит увеличение заработной платы секретаря-
делопроизводителя в связи с расширением должностных обязанностей и ПО
«Консультант-Плюс», лицензию на которого нужно продлевать каждый год.
Сумма ежегодных затрат составляет 74000 руб.
В таблице 14 представлены затраты на приобретение программного
продукта «Делопроизводство, версия 3.2 компании-разработчика «Софт-Трейд»
и другие мероприятия.
78
Таблица 14
Затраты на разработанные мероприятия и внедрение ПО
Название мероприятия
Количество дней для
внедрения
мероприятия
Общая
стоимость,
руб.
Совершенствование системы контроля
исполнения документов
10
5000
Составление номенклатуры дел
15
3000
ПО «Делопроизводство, версия 3.2
компании-разработчика «Софт-Трейд»
10
23500
Обучение секретаря
30
74000
Итого затраты
В результате использования программного продукта
«Делопроизводство, версия 3.2 компании-разработчика «Софт-Трейд»
систематизируется и дисциплинируется пользователей. При необходимости
всегда можно оперативно найти нужный документ, проконтролировать
исполнение входящих и исходящих документов.
Таблица 15
Нормы времени продолжительностей работ до и после внедрения
программы
Наименование работ
Норма времени
на единицу
производимых
вручную работ,
до внедрения
программы
Норма времени на
единицу
производимых
вручную работ,
после внедрения
программы
Повышение
производительн
ости труда (%)
Работа с входящей
корреспонденцией;
4,5
3,29
36,7
Работа с исходящей
корреспонденцией;
0,230
0,166
38,5
Автоматизация работы с
документами для
гос.закупок, в том числе
документы для
аукционов;
20,69
17,13
28
Работа с обращениями
граждан
35,56
26,97
31,8
Работа с кадровыми
документами.
24
17,50
37,1
79
Развитие ПАО «Мегафон» влечет увеличение объемов работы, а значит
и объемов перерабатываемой управленческой информации.
Выводы по главе 3
Основными направлениями совершенствования процесса кадрового
документооборота будут являться:
повышение квалификации специалиста, владеющего процессом;
приобретение специализированных программ, которые позволять
информационно обеспечить процесс;
разработка форм основных документов.
Существует потребность в разработке проекта совершенствования
документационного обеспечения управления предприятия. В первую очередь
данная потребность обоснована высокими требованиями к документообороту,
который не может быть обеспечен в условиях наличия нерегламентированного
процесса документационного обеспечения.
В разовые затраты входит приобретение программного обеспечения
«Делопроизводство» и курсы «Делопроизводство» для секретаря-
делопроизводителя. Сумма разовых затрат составить 27500 руб.
В ежегодные затраты входит увеличение заработной платы секретаря-
делопроизводителя в связи с расширением должностных обязанностей и
программное обеспечение «Консультант-Плюс», лицензию на которого нужно
продлевать каждый год. Сумма ежегодных затрат составляет 74000 руб.
80
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В работе были рассмотрены различные аспекты документационного
обеспечения управления. В любой организации, в том числе и коммерческой,
необходима налаженная четкая работа с документами, так как управление
находится в зависимости от качества и достоверности, своевременности приема
и передачи данных, точной постановки справочно-информационной службы,
четкой организации поиска, хранения и применения документов. Вопросам
трудовых отношений посвящается все больше внимания, развивается трудовое
законодательство, повышаются требования к верному оформлению
документации по управлению персоналом для организаций всех форм
собственности.
Документационное обеспечение управления персоналом (ДОУП) –
представляет собой деятельность, обеспечивающую составление и оформление
официальных кадровых документов, а также их обработку и хранение.
Документационное обеспечение сферы управления персоналом имеет значение
в документационном обеспечении управления организацией в целом, так как
правовая основа организации работы с документами повышает качество,
надежность и оперативность управления организацией.
На основании проведенного анализа системы управления во второй
главе работы, нами были определены слабые области документационного
обеспечения кадровой службы предприятия. Анализ процесса
документационного обеспечения ПАО «Мегафон» показал, что основными
недостатками в данной области являются несистемный характер выполнения
данного процесса, деятельность не регламентирована, а так же отсутствует ряд
разработанных форм документов.
Основными направлениями совершенствования процесса кадрового
документооборота будут являться:
повышение квалификации специалиста, владеющего процессом;
81
приобретение специализированных программ, которые позволять
информационно обеспечить процесс;
разработка форм основных документов.
В ходе реализации исследования были разработаны основные
документы:
инструкция по документационному обеспечению управления;
приказ о разработке номенклатуры дел;
номенклатура дел;
должностная инструкция секретаря-делопроизводителя.
Существует потребность в разработке проекта совершенствования
документационного обеспечения управления предприятия. В первую очередь
данная потребность обоснована высокими требованиями к документообороту,
который не может быть обеспечен в условиях наличия нерегламентированного
процесса документационного обеспечения.
В разовые затраты входит приобретение программного обеспечения
«Делопроизводство» и курсы «Делопроизводство» для секретаря-
делопроизводителя. Сумма разовых затрат составить 27500 руб.
В ежегодные затраты входит увеличение заработной платы секретаря-
делопроизводителя в связи с расширением должностных обязанностей и
программное обеспечение «Консультант-Плюс», лицензию на которого нужно
продлевать каждый год. Сумма ежегодных затрат составляет 74000 руб.
82
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Российской Федерации [Текст]: принята всенародным
голосованием 12 декабря 1993 года (в ред. от 21.07.2014 г.) // Российская газета.
- 2008. - 31 декабря.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) [Текст]:
федер. закон от 18.12.2006 № 51-ФЗ (в ред. от 23.05.2018 г.) // Российская
газета. - 2011. - 8 декабря.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]:
федер. закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 03.07.2016) - Режим доступа:
http://www.consultant.ru.
4. Об электронной подписи [Текст]: федер. закон от 06 апреля 2011 г. №
63-ФЗ (в ред. от 23.06.2016 г.) // Собрание законодательства РФ. – 2011. - № 15.
- Ст. 2036.
5. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от
22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) // «Собрание законодательства РФ»,
25.10.2004, N 43, ст. 4169.
6. Об информации, информационных технологиях и о защите
информации: федер. закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) //
«Российская газета», N 165,29.07.2006.
7. Об основах социального обслуживания граждан в Российской
Федерации: федер. закон от 28.12.2013 №442-ФЗ (в ред. от 07.03.2018 )//
«Российская газета», N 295, 30.12.2013.
8. О языках народов Российской Федерации: закон РФ от 25.10.1991 N
1807-1 (ред. от 12.03.2014) // «Ведомости СНД и ВС РСФСР», 12.12.1991, N 50,
ст. 1740.
9. ГОСТ Р ИСО 15489 -1-2007. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования. - Введ. 2007-01-01.- М.: Стандартинформ, 2007. - 31 с. 11.
83
10. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст] /
В.И. Андреева. – М.: Кнорус, 2013. – 296 с.
11. Антонова, Н. А. Правотворчество муниципальных органов и его
значение в осуществлении функций местного самоуправления в России [Текст]
/ Н.А. Антонова // Конституционное и муниципальное право. - 2008. - № 7. - С.
36-39.
12. Анцупов А.А. Конфликтология. - М.: Знание, 2016. – С. 126.
13. Баранов М.А. Управление персоналом в современных организациях //
Социология. - 2018. - №6. - С. 41.
14. Барихин, А. Б. Кадровое делопроизводство [Текст] / А. Б. Барихин. -
М.: Книжный мир, 2009. - 192 с.
15. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления
(делопроизводство) [Текст]: Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова,
Л.В. Санкина. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 304 c.
16. Васильева, Т. График отпусков: работа над ошибками [Текст] / Т.
Васильева // Кадровое дело. - 2012. - № 9. - С. 64-70.
17. Васильцова, Л.И. Экономика управления персоналом : учебное
пособие для студентов / Л. И. Васильцова, Н. А. Александрова. - Екатеринбург:
УрГУПС, 2016. – С. 45.
18. Вялова, Л. М Порядок работы с обращениями граждан [Текст] / Л. М.
Вялова. - М.: Книжный мир, 2004. - 96 с.
19. Вялова, Л. М. Кадровое делопроизводство [Текст] / Л. М. Вялова. - М.:
Книжный мир, 2014. - 224 с.
20. Галайда, Л. Е. Правила внутреннего трудового распорядка: разбираем
типичные ошибки [Электронный ресурс] / Л. Е. Галайда. - Режим доступа:
URL: http://www.kadrovik.ru/modules
21. Головкин И.В. Проблема управления трудовыми ресурсами
предприятия в условиях жесткой конкуренции // Экономика и менеджмент
инновационных технологий. – 2016. – № 11