55
проект документа, который требует проставления необходимых
удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего
регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати).
Далее представим оперограмму движения входящего документа ПАО
«Мегафон» на рисунке 8.
Процесс
Исполнители
1. Стадии прохождения документа
Секретарь
Генеральный директор
Сотрудник
2. Составление проекта документа
3. Оформление документа
4. Согласование документа
5. Подпись документа
6. Регистрация документа
7. Доведение до исполнителей
8. Визирование документа
9. Контроль исполнения документа
10. Подшивка в дело
Рисунок 8. Оперограмма движения входящих документов
В процессе обработки исходящей документации секретарь в ПАО
«Мегафон» осуществляет:
проверку соответствия установленным правилам оформления проекта
документа;
проверку на наличие удостоверяющих реквизитов;
проставление исходящего регистрационного индекса;
обработку документа для отправки.
В процесс обработки отправляемой корреспонденции входят:
сортировка;
вкладывание в конверты;
адресование;
сдача в отделение связи.
56
Принимая документы для отправки, секретарь проверяет:
правильность оформления документов (наличие подписи, даты,
регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и
соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
правильность адресования, наличие номера записи, если документ
отправлялся по факсу.
Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один
конверт. На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе
составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия
сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки. Далее представим
оперограмму движения исходящего документа в ПАО «Мегафон» на рисунке 9.
Процесс
Исполнители
Стадии прохождения
документа
Секретарь
Генеральный
директор
Сотрудник
Составление проекта
документа
Согласование документа
Оформление документа
Подпись документа
Регистрация документа
Отправка
Подшивка дел
Рисунок 9. Оперограмма движения исходящего документа
Обработка внутренних документов. К внутренним документам
относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и
оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление
57
черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование),
удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих
документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию,
рассмотрение руководством, передачу на исполнение).
Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые
определяются видовой принадлежностью документов:
проекты приказов обязательно визируются представителем
юридической службы;
протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и
визирования.
Передача документов входящих, исходящих и внутренних может
осуществляться:
фельдъегерской или курьерской связью;
секретарем;
с помощью технических средств.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними
документами такой же, как с исходящими:
составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа;
согласование проекта документа;
подписание документа руководителем;
регистрация документа.
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами
порядок операций такой же, как и с входящими документами:
передача документа исполнителю;
контроль исполнения документа;
исполнение документа;
проставление отметки об исполнении;
подшивка исполненного документа в дело.
58
Далее представим оперограмму движения внутренних документов ПАО
«Мегафон» на рисунке 10.
Схема прохождения
документа
Секретарь
Генеральный
директор
Сотрудник
Прием документа
Вскрытие
Сортировка
Регистрация
Рассмотрение руководством
Получение от руководства
рассмотренных документов
Фиксация резолюции
Постановка на контроль
Передача на исполнение
Исполнение
Снятие с документа
контроля
Подшивка документа в дело
Рисунок 10. Оперограмма движения внутренних документов
Документооборотом называется движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или. Такой
подход к определению базируется на акцентировании процесса движения
документов, их пути от одного структурного элемента организации до другого.
Данный путь включает в себя и ознакомление с документами, удержанием для
принятия решения, согласование и редактирование, регистрацию и контроль, а
так же подготовку к оправке.
Все документы предприятия можно разделить на две большие группы:
входящие - получаемые извне;
подготовленные в самой организации.
59
При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается
отдельно. Анализ документов происходит с различных сторон.
Анализ входящих документов ПАО «Мегафон» производится по
корреспондентам - авторам документов, от которых они были получены, при
этом выделяются:
вышестоящие инстанции, в том числе органы власти и управления (от
них идут руководящие документы, предписания, приказы);
от подведомственных предприятий;
от других предприятий, не находящихся в соподчиненной связи с
данным предприятием. Это могут быть клиенты, поставщики, частные лица,
присылающие письма, заявления, жалобы (обращения граждан).
Документы, созданные на предприятии, четко делятся на две группы:
1. внутренние, составленные для нужд самого предприятия, и
циркулирующие внутри него;
2. исходящие, предполагающие при создании отправку в другие
предприятия.
Все документы, создаваемые на предприятии, при анализе делятся на
инициативные, составленные исходя из потребности своего предприятия, и
разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ
на полученные запросы.
Хранение документов в ПАО «Мегафон» осуществляется
децентрализовано. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают,
а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще
или формируются с нарушением требований «Основных правил работы
ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются
произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками
хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.
В структуре организации до настоящего момента отсутствует архив.
Часть дел хранится в структурных подразделениях, часть у секретаря. В
организации для хранения документов используется отдельный кабинет,
60
который не соответствует правилам хранения документов, документы хранятся
в шкафах и столах, за сохранность документов в делах отвечает секретарь. На
предприятии не используют типовой перечень документов со сроками
хранения. Номенклатура дел не составлена.
Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация
архивного хранения документов.
Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учетных
данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания
документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов
регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести
поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.
Система хранения документов - это совокупность средств, способов и
приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и
использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения
документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и
«дело».
Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень
заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации,
расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их
хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному
вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или
иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.
За время существования ПАО «Мегафон» не было составлено ни одной
номенклатуры дел.
В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы,
картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех
структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения,
независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа
фиксации документной информации.
61
В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов,
документы которых служат правовым основанием для подтверждения
полномочий организации или прекращения ее деятельности, например
ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела,
которые поступают правопреемникам из других организаций для их
продолжения.
Формируют и хранят дела в ПАО «Мегафон» в структурных
подразделениях по месту образования документов.
Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие
внутренние документы формируются и хранятся у руководства.
Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется
по хронологии. Документы собираются по месяцам.
Бухгалтерия отправляет в структурные подразделения сведения о
затратах на производство по элементам, сведения о выполнении
производственных показателей и прочие сведения.
Структурные подразделения в свою очередь передают отчеты
выполнения плана работ в натуральных измерителях и отчеты о состоянии
незавершенного производства и другие документы необходимые для ведения
бухгалтерского учета, а также контроля за производственной деятельностью.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются
в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилии.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, квитанции, накладные и другая
подобная документация располагается в порядке последовательности их
номеров.
Возможность изъятия документов принадлежит исключительно органам
дознания, предварительному следствию, прокуратуре, органам налоговой
инспекции и полиции. При изъятии оформляется протокол, копия которого
вручают под расписку ответственному должностному лицу предприятия..
Дела размещаются в шкафах и сейфах. Выдача дел в другие организации
производится лишь с разрешения руководителя организации.
62
Таким образом, в ПАО «Мегафон» документационным обеспечением
занимается только секретарь, поэтому документирование ведется неаккуратно,
документы часто теряются, 10% рабочего времени тратится на их поиск,
допускаются ошибки при оформлении документов, документы отправляются с
опозданием, перед отправкой документов правильность их проверяется не
всегда. Такая ситуация объясняется тем, что в ПАО «Мегафон»
ответственность за четкое и правильное ведение делопроизводства никто не
несет, отсутствует важный документы по организации делопроизводства, а
именно должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, номенклатура
дел и инструкция по делопроизводству, документы не имеют четко
обозначенного графика, вследствие этого теряются. имеет место дублирование
и параллелизм функций. Также секретарь обязан контролировать сроки
исполнения документов и снятие с контроля, организовывать работу по
формированию и хранению дел, вести номенклатуру дел, как в бумажном виде,
так и в электронном. Из этого можно сделать вывод, что в ПАО «Мегафон» не
всегда соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении
делопроизводства.
Выводы по главе 2
Существующая в организации система документационного обеспечения
управления не является оптимальной для работников, не побуждает их к
эффективной деятельности и не создает для нее соответствующих условий.
Все существующие недостатки необходимо устранить, поскольку только
упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и
полноценную информацию для принятия верных решений и исключает
возможность утраты документов и информации. Для этого требуется
разработка документов регламентирующая документационное обеспечение,
совершенствования документационного обеспечения управления.
63
Анализ процесса документационного обеспечения ПАО «Мегафон»
показал, что основными недостатками в данной области являются несистемный
характер выполнения данного процесса, деятельность не регламентирована, а
так же отсутствует ряд разработанных форм документов.
64
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПАО «МЕГАФОН»
3.1. Разработка мероприятий по улучшению кадрового документооборота
ПАО «МЕГАФОН»
Основной целью совершенствования документационного обеспечения
управления является установление единых принципов работы с документами на
всех уровнях управления, организация документооборота предприятия,
повышение качества документов, создание условий для эффективного
применения прогрессивных технических средств и технологий сбора,
обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы
аппарата управления.
Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по
обработке информации для совершенствования качества управления,
существует серьезная задача - совершенствование работы по подготовке и
обработке документной информации, путем создания механизма
документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ).
Для решения этой задачи необходимо руководствоваться
существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и
рекомендациями специалистов.
В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных
международных стандартах, необходима методическая основа, учитывающая
данные требования к построению документационного обеспечения управления.
В связи с этим первым этапом совершенствования документационного
обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе
которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все
составляющие процесса совершенствования системы.
Основными задачами при оценке и совершенствовании ДОУ являются:
повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов в организации;
уменьшение трудоемкости обработки документов;