15
Интересы целевых групп, а также знание внешней среды обусловливают
важность управления персоналом для компании. Это объясняет, по какой
причине специалистам по управлению персоналом нужно обращать больше
внимания на результаты для организации, а не на то, чем они сами занимаются
в текущей деятельности. Технологии и системы управления персоналом,
специалисты, а также ресурсы кадровой службы формируют суть функции
стратегического управления персоналом в организации.
Практический результат процесса стратегического управления – это
выбор и проработка стратегии. По нашему мнению, стратегия управления
персоналом считается важным направлением формирования
конкурентоспособного высокопрофессионального персонала к достижению
долгосрочных целей и осуществлению единой стратегии организации
12
.
Стратегия управления персоналом является путем достижения целей
компании, а также управления персоналом посредством развития
конкурентоспособных преимуществ в данной сфере.
Стратегия в сфере персонала должна оказывать поддержку: в
расширении возможностей компании (в сфере персонала) противодействовать
конкурентам на том или ином рынке; эффективном и рациональном
использовании во внешнем окружении всех своих сильных сторон; в усилении
конкурентных преимуществ организации посредством формирования условий к
эффективному использованию и развитию человеческого капитала, а также
всего трудового потенциала; в формировании опытного персонала;
полноценном раскрытии потенциала персонала к инновационному,
творческому развитию для достижения личных целей персонала, а также целей
всей организации.
Имеются современные подходы к созданию и осуществлению стратегии
управления персоналом. В таких условиях происходит изменение философии
управления, чем предопределен поиск наиболее новых стратегий управления
12
Васильцова, Л.И. Экономика управления персоналом : учебное пособие для студентов / Л. И. Васильцова,
Н. А. Александрова. - Екатеринбург: УрГУПС, 2016. – С. 45.
16
персоналом. Так, И. Ансофф выявил принципы управления, которые и по сей
день по мнению специалистов в сфере управления персоналом являются
самыми инновационными, а сам подход называет процессным. Указанные
принципы привлекли особое внимание теоретиков и практиков управления –
руководителей предприятий в Западной Европе, в США, в Японии, а затем и в
России. И. Ансофф выделил четыре стандартных типа организационных
решений, связанных со стратегией, внутренней политикой, программами и
стандартными процедурами. Последние три, по его мнению, создаются для
решения повторяющихся проблем или вопросов и, однажды
сформулированные, не требуют оригинальных решений постоянно. Это
означает, что процесс принятия решений можно легко делегировать.
Стратегические решения не повторяются, поскольку они всегда обращаются к
новым ситуациям и нуждаются в новых решениях
13
.
В начале 1980-ых гг. на Западе стал развиваться эволюционный подход.
В рамках указанной концепции, именно сложившиеся традиции и процедуры
принятия решений в любой компании, алгоритмы воздействия, а также
реагирования на то или иное изменение внешней и внутренней среды,
определяют облик организации, а также отличие конкурентоспособности одной
организации от другой.
Подход на основе соответствия стратегии, тем или иным фазам
жизненного цикла компании, означает необходимость сравнить стратегию
управления персоналом с некоторыми деловыми стратегиями, присущими
любой фазе жизненного цикла организации, а именно: зрелости, развития,
спада/угасания, трансформации/восстановления. Довольно очевидно, что
различные деловые стратегии, а, соответственно, стратегии управления
персоналом молодой развивающейся организации и организации, вступившей в
фазу трансформации, будут иметь значительное и заметное различие.
С середины 1990-ых гг. в ряде западных государств основное внимание
в теории и практике менеджмента обращается на конкретные проблемы
13
Баранов М.А. Управление персоналом в современных организациях // Социология. - 2018. - №6. - С. 41.
17
стратегического управления персоналом. Разрешение наиболее важных задач
кадровой политики, например: отбор, набор, подготовка, вознаграждение,
мотивация персонала в текущих условиях стало невозможным в рамках даже
таких подходов, которые имелись в середине прошлого десятилетия.
Современная концепция стратегического управления человеческими ресурсами
базируется на прогнозах развития компании и ее окружения
14
.
Мы уже знаем, что стратегия управления персоналом входит в число
функциональных стратегий организации. Руководствуясь процессным
подходом и основываясь на «классических» стадиях процесса стратегического
управления, которые изложены в трудах А.Дж. Стрикленда, А.А. Томпсона,
О.С. Виханского и пр. авторов, показана схема стадий процесса создания,
выбора и осуществления стратегии управления персоналом (Приложение 1).
Смысл указанной схемы заключается в том, чтобы определить этапы
создания кадровой стратегии компании. Ключевые этапы:
1. Предварительный. Сопоставляются цели управления персоналом в
сочетании с миссией, стратегическими целями компании.
2. Первый этап – стратегический анализ в сфере управления персоналом.
Состоит из анализа внутренних и внешних факторов, оказывающих влияние на
управление персоналом (государственная социально-экономическая политика,
трудовой рынок, стиль управления, принципы кадровой политики,
организационная культура, структура персонала, методы управления
персоналом и пр.).
2. Второй этап – создание стратегических альтернатив –
функциональных стратегий управления персоналом. Определяются требования
к соответствующим процессам и пр.
3. Третий этап – выбор стратегии управления персоналом как
функциональной стратегии компании. Оценка временных рамок реализации,
рисков внедрения, ресурсов для реализации, а также компетентности персонала
кадрового отдела.
14
Анцупов А.А. Конфликтология. - М.: Знание, 2016. – С. 156.
18
4. Четвертый этап – осуществление стратегии. Составляют план
реализации, определяют ответственных лиц, контролируют реализацию, гибко
изменяют стратегию.
Таким образом, управление персоналом должно пониматься в качестве
совокупности множества методов, способов, процедур, а также технологий
работы с кадрами, задействованными в том или ином субъекте
хозяйствования
15
.
К сфере управления персоналом относятся нижеследующие
составляющие: выявление текущей картины, отражающей реальные
потребности компании в найме работников; планирование состава кадров;
отбор и набор сотрудников; дальнейший найм; стимулирование сотрудников;
адаптация новых сотрудников к текущим условиям; оценка действий
работников; обучение, повышение квалификации; нормирование труда и пр.
1.2. Нормативно-правовое регулирование организации кадрового
документооборота
В настоящее время регламентация вопросов кадрового
документооборота на государственном уровне ведется в нескольких
направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка
нормативно-правовых и нормативно-методических документов.
В качестве исходного правового акта, который определяет
государственную политику в области документационного, информационного
обмена, выступает Конституция РФ
16
. В Основном Законе прописано о том, что
каждый граждан имеет право свободно получать, искать, передавать, а также
производить и распространять информацию любым законным способом (статья
29 пункт 4.4.). Данное положение развивается в важном правовом акте – ФЗ
15
Анцупов А.А. Конфликтология. - М.: Знание, 2016. – С. 126.
16
Конституция Российской Федерации [Текст]: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года (в
ред. от 21.07.2014 г.) // Российская газета. - 2008. - 31 декабря.
19
«Об информации, информационных технологиях, а также о защите
информации» от 27 июля 2006 года №149
17
.
В указанном Законе имеется множество основополагающих положений
в плане документационного обеспечения управления. Законом определены
порядки обязательного документирования информации, перевода ее в
информационные ресурсы; сформулирована требуемая терминология
(документированная информация, информация и так далее).
ФЗ «Об архивном деле»
18
характеризуется тем, что он имеет статус
федерального. Следовательно, вопросы комплектования, применения, учета и
хранения архивных документов проработаны детально. Законом особенно
выделяется норма работы с документами так называемого личного состава с
теми, что зафиксировали правоотношение между работодателями и
гражданами. Важный момент – специальная статья, в которой детально описана
самая болезненная проблема отечественного архивного дела: как поступать с
архивными документами при ликвидации или при реорганизации юридических
лиц – вне зависимости от формы собственности.
Упомянутый ранее ФЗ регулирует отношения в области организации
комплектования, хранения, учета и применения документов Архивного фонда
РФ, прочих архивных документов, вне зависимости от форм собственности,
отношения в области управления архивным делом в РФ в интересах общества,
граждан и государства.
Закон «О языках народов Российской Федерации» (ст. 16) определяет
обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском
языке.
19
Федеральный закон «Об основах социального обслуживания граждан в
Российской Федерации». Настоящий ФЗ устанавливает правовые,
17
Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон от 27.07.2006 N
149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) // «Российская газета», N 165,29.07.2006.
18
Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) //
«Собрание законодательства РФ», 25.10.2004, N 43, ст. 4169.
19
О языках народов Российской Федерации: закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 (ред. от 12.03.2014) //
«Ведомости СНД и ВС РСФСР», 12.12.1991, N 50, ст. 1740.
20
организационные и экономические основы социального обслуживания граждан
в Российской Федерации; полномочия федеральных органов государственной
власти и полномочия органов государственной власти субъектов Российской
Федерации в сфере социального обслуживания граждан; права и обязанности
получателей социальных услуг; права и обязанности поставщиков социальных
услуг.
20
Федеральный закон «Об электронной подписи регулирует отношения в
области использования электронных подписей при совершении гражданско-
правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг,
исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении
иных юридически значимых действий
21
.
ГОСТ Р ИСО 15489 - 1 - 2007 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования» (далее - ГОСТ Р ИСО 15489 - 1 - 2007).
22
В ГОСТе Р ИСО 15489 - 1
- 2007 имеется следующее определение понятия «регистрация»: присвоение
документу уникального идентификатора при введении его в системы. Кроме
прочего, имеется отдельная глава, которая посвящается регистрации
документов. В Главе №9 прописано, что в системе управления документами,
которая осуществляет процессы регистрации:
регистрация документа осуществляется при включении его в систему
управления документами;
до момента окончания регистрации документа нельзя предпринимать
определенных действий, которые оказывают на него воздействие;
главное назначение регистрации – обеспечить доказательство того,
что документ создан, а также включен в систему управления документами;
дополнительное назначение – упрощенный поиск документа. Регистрация
20
Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации: федер. закон от 28.12.2013
№442-ФЗ (в ред. от 07.03.2018 )// «Российская газета», N 295, 30.12.2013.
21
Об электронной подписи [Текст]: федер. закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ (в ред. от 23.06.2016 г.) //
Собрание законодательства РФ. – 2011. - № 15. - Ст. 2036.
22
ГОСТ Р ИСО 15489 -1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования. - Введ. 2007-01-01.- М.: Стандартинформ, 2007. - С. 11.
21
предусматривает краткое описание документа, создание метаданных о
документе, присвоение идентификатора, уникального в той или иной системе
управления документами;
регистрация формализует включение документа в соответствующую
систему. Документы могут регистрироваться в системе управления
документами не только централизовано, но и децентрализовано. В электронной
среде системы управления документами могут проектироваться так, чтобы
можно было регистрировать документ за счет автоматических процессов,
которые не требуют вмешательства сотрудника службы управления
документами.
Контроль движения, применения документов в системе
предусматривается ради достижения следующих целей:
обеспечение легкого поиска документа;
для идентификации невыполнения требуемых действий;
предотвращение утраты документов;
мониторинг применения системы для ее защиты, сохранения в ней
информации; для сохранения контрольных записей о производственных
операциях (учитывая включение в систему, регистрацию, индексирование,
классификацию, хранение, использование, доступ и применение);
сохранение идентификационной способности, чтобы понять, в
процессе каких операций возникли некоторые документы при объединении или
при миграции систем.
Кроме прочего, имеется глава, которая посвящена хранению
документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» (далее - ГОСТ Р 7.0.8 - 2013). В ГОСТ Р 7.0.8. - 2013
даются определения: регистрация документов, регистрационный номер
документа, контроль исполнения документов, оперативное хранение
документов.
22
Нормативно-правовую базу, регулирующую документирование
трудовой деятельности работников, составляют федеральные нормативные
акты, касающиеся трудового права работников:
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
содержит нормы по трем категориям кадрового документооборота: состав
документов, сроки подготовки документов, функции кадровой службы.
Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98- ФЗ
закрепляет перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную)
тайну, примерный список сотрудников, имеющих доступ к ней и степень их
ответственности.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях
и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ нормирует правила обработки
и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к
персональным данным.
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-
ФЗ.
Постановление Правительства РФ от 11.11.2002 № 804 «О Правилах
разработки и утверждения типовых норм труда».
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых
книжках».
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек».
К нормативно-методическим документам относятся:
квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и служащих;
типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и
служащих предприятий, учреждений и организаций;
межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по
комплектованию и учету кадров;
23
инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях;
Правила организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в органах государственной власти, органах местного
самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России
от 31.03.2016 № 526);
перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также
общероссийские классификаторы и ГОСТы.
В нормативные документы по кадрам конкретных организаций,
включают как общие нормативные положения, которые извлечены из
федеральных и ведомственных методических и нормативных документов, так и
специфические положения, которые применяются в организациях. В число
таких документов, в первую очередь, входят положения о службе кадров, а
также должностные инструкции сотрудников. Локальные нормативные акты
работодателя формируют правила внутреннего трудового распорядка, штатное
расписание; положение о персональных сведениях сотрудника; графики
отпусков и сменности; положения по персоналу, о комиссии по трудовому
спору, о структурных подразделениях и др.
По-прежнему нормативно не закрепились вопросы документирования
отношений:
по социальному партнерству, ведению коллективных переговоров,
заключению коллективных договоров и соглашений (в том числе при
урегулировании возникающих в ходе переговоров разногласий);
по разрешению трудовых споров (документирование процедуры
создания и организации деятельности комиссии по трудовым спорам,
оформление принятых комиссией решений).
Несмотря на то что Правила говорят о том, что «организации вправе
(выделено авт.) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе
24
их деятельности архивных документов…», это право при ближайшем
рассмотрении превращается в самую настоящую обязанность.
Во-первых, если есть организация, то есть и работники, а значит,
полный набор документов по личному составу для каждого из них.
Во-вторых, если есть организация, то есть и ее налоговый учет,
представленный также бумажными или электронными документами.
В-третьих, хотя бы все перечисленные документы должны храниться в
течение установленных сроков. Источники сроков хранения – специальные
перечни. Срок хранения личных дел составляет 50 лет с года увольнения
работника.
Одна из важнейших функций кадровой службы учреждения -
документировать трудовые правоотношения. К составу документации, которая
оформляется в кадровой службе, относятся документы разного
функционального предназначения: первичная учетная документация,
распорядительная, личная и т.д.
Служба кадров осуществляет обработку и использование огромного
количества важных документов, в связи с чем работники должны знать
правильность их оформления, которую регламентируют различные
законодательные и нормативные акты, инструкции РФ (Трудовой кодекс РФ,
Постановления Госкомстата РФ и пр.)
Таким образом, можно определить кадровый учет и делопроизводство
как целый комплекс процессов и методов по учету внештатных и штатных
сотрудников организации, документообороту трудовой деятельности
сотрудников, расчету и начислению зарплаты, ротации кадров, обучению и
многому другому.
Данный механизм в обязательном порядке присутствует в любой фирме,
вне зависимости от ОПФ и штатной численности учреждения, и состоит из:
оформления приема и увольнения сотрудников;
оформления отпусков, командировок и больничных;
оформления поощрений и наказаний;