5
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ....................................................................................................................... 6
Глава 1. Теоретические основы изучения организации кадрового
документооборота ....................................................................................................... 9
1.1. Понятие, задачи и принципы кадрового документооборота ....................... 9
1.2. Нормативно-правовое регулирование организации кадрового
документооборота ................................................................................................. 18
1.3. Роль и функции кадровой службы в организации кадрового
документооборота ................................................................................................. 25
Глава 2. Оценка и анализ организации кадрового документооборота ПАО
«МЕГАФОН» ............................................................................................................. 30
2.1. Организационно-экономическая характеристика ПАО «МЕГАФОН».... 30
2.2. Анализ состава, структуры кадров и особенностей организации
работы кадровой службы ПАО «МЕГАФОН» .................................................. 38
2.3. Анализ особенностей организации кадрового документооборота
ПАО «МЕГАФОН» ............................................................................................... 42
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота
ПАО «МЕГАФОН» ................................................................................................... 64
3.1. Разработка мероприятий по улучшению кадрового
документооборота ПАО «МЕГАФОН» .............................................................. 64
3.2. Оценка экономической эффективности оптимизации кадрового
документооборота ПАО «МЕГАФОН» .............................................................. 75
Заключение ................................................................................................................ 80
Список использованных источников ...................................................................... 82
Приложение А ........................................................................................................... 87
Приложение Б .......................................................................................................... 102
Приложение В .......................................................................................................... 103
Приложение Г .......................................................................................................... 105
6
ВВЕДЕНИЕ
В современном обществе потребления постоянное совершенствование
управления организацией является важнейшим условием ее развития в любой
сфере. Появление новых приемов, средств и методов ведения деятельности
заставляют предприятия «держать руку на пульсе» и вносить соответствующие
коррективы в процессы управления организацией.
Совершенствование управления выступает необходимым элементом
развития любого учреждения. Однако осуществлять совершенствование
управления можно разным способом – с использованием опыта (эмпирическим
подходом) или при решении наиболее острых проблем, явно тормозящих
развитие, то есть истинно только то, что даёт практически полезный результат
(прагматическим подходом). Но максимальный эффект может обеспечить лишь
научный подход, предполагающий изучение объективных тенденций развития,
исследование факторов и причин появления проблем, обнаружение «слабых
сигналов» изменений обстановки, их сравнения между собой.
Актуальность темы исследования состоит в том, что вопросам трудовых
отношений посвящается все больше внимания, развивается трудовое
законодательство, повышаются требования к верному оформлению
документации по управлению персоналом для организаций всех форм
собственности. Но ситуация с документационным обеспечением управления
персоналом еще требует совершенствования.
Степень изученности темы.
При написании выпускной квалификационной работы нами были
использованы публикации В.И. Андреевой, Н.А, Антоновой, А.Б. Барихина,
Л.М. Вяловой, О.И. Захаркиной, Е.В. Караваевой.
В работе М.В. Кирсановой рассмотрены вопросы организации
современной системы документационного обеспечения управления
1
.
1
Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство [Текст]: Учебное пособие / М.В. Кирсанова. - М.: НИЦ
ИНФРА-М, 2016. - 312 c.
7
В работе органов социальной защиты большую часть документационной
работы составляют вопросы организации работы с обращениями граждан.
Данные аспекты были рассмотрены в работах И.Е. Попова
2
Проблемы документационного обеспечения управленческой
деятельности нашли свое отражение в работах Е.А. Юшина, Е.В. Караваевой
3
.
Целью данной работы является анализ организации работы кадровой
службы организации и разработка рекомендаций по совершенствованию
кадрового документооборота в ПАО «Мегафон».
Задачи работы:
рассмотреть теоретические и методические основы деятельности
кадровой службы;
дать организационно-экономическую характеристику ПАО
«Мегафон»;
провести анализ состояния кадрового документооборота ПАО
«Мегафон»;
разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота;
провести оценку экономической эффективности разработанных
мероприятий.
Объектом исследования является ПАО «Мегафон».
Предметом исследования является система кадрового документооборота
организации
Информационной базой исследования являются законодательно-
нормативные документы по вопросам делопроизводства, статьи
специализированных журналов, а также показатели деятельности ПАО
«Мегафон».
2
Попов, И.Е. О совершенствовании законодательства об обращениях граждан [Текст] / И.Е. Попов //
Российский юридический журнал. - 2013. - №2(71). - С. 143.
3
Документационное обеспечение управленческой деятельности: теория и практика: учебное пособие [Текст]
/ Е. А. Юшина, Е. В. Караваева, М. А. Макаркина. - Киров, 2015. - 196 с.
8
В качестве основных методов исследования применялись анализ
библиографических источников, систематизация материалов, их
структурирование, сравнение, анализ и другие методы исследования.
Теоретической основой для написания работы послужили работы
ученых, таких как Рогожин М.Ю., Кирсанова М.В., Караваева М.А. и др.
Поставленные цели и задачи работы определили логику, структуру и
содержание работы. Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения
и списка использованных источников и приложений.
В первой главе рассмотрены теоретические аспекты организации работы
с кадровыми документами, нормативно-правовая база кадрового
документооборота.
Во второй главе дана общая характеристика организации, проведен
анализ работы с кадровыми документами, выявлены недостатки существующей
системы работы с кадровыми документами.
В третьей главе разработаны направления оптимизации кадрового
документооборота в ПАО «Мегафон».
9
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие, задачи и принципы кадрового документооборота
Каждая организация является целостной системой хозяйствования. Одна
из ключевых подсистем состоит в управлении персоналом. За последние годы
все более важным смысловым значением обладают вопросы эффективности и
качества управления персоналом предприятия как фундаментального фактора
его устойчивого и стабильного развития. Опыт управления персоналом в
рамках одной организации, полученный в развитых государствах, конечно,
показывает все преимущества потенциала персонала, в т. ч. творческие,
организаторские, интеллектуальные и иные аспекты
4
.
Управление – непрерывный процесс планирования, организации,
мотивации и контроля, направленный на объект управления для достижения
основных целей организации.
Наиболее точно понятие управления персоналом раскрыто в
определении, которое было дано Кибановым А. Я. Управление персоналом -
это целенаправленная деятельность специалистов и руководителей
подразделений, руководящего состава организации, которая включает
разработку стратегии и концепции кадровой политики, методов и принципов
управления сотрудниками организации
5
. Управление персоналом состоит в
создании системы управления; разработке плана работы с персоналом;
планировании кадровой работы, определении потребности организации в
персонале и кадрового потенциала, проведении маркетинга.
В современных экономических условиях персонал представляет собой
стратегический фактор, определяющий будущее организации. Персонал - это
совокупность личностей, каждая из которых, в свою очередь, обладает
интеллектом, индивидуальностью, способностями к творчеству и
саморазвитию.
4
Кричевский Р.Л. Психология деловых отношений. - М.: Статут, 2018. – С. 121.
5
Кибанов, А.Я. Управление персоналом: учебное пособие / А. Я. Кибанов. - Москва : КноРус, 2016. – С. 96.
10
Рассмотрение персонала в виде человеческих ресурсов говорит:
1) об индивидуализации подхода к работникам в рамках единства их
интересов и интересов предприятия;
2) об осознании нехватки достаточно высококвалифицированных
кадров, о привлечении последних;
3) об отказе от представлений, что персонал является даровым благом,
не требующее расходов со стороны работодателей;
4) урегулирование и изучение групповых и личностных отношений,
кадрового потенциала, а также обеспечение требований психофизиологии,
процесс управления конфликтами и прочее
6
.
Управление персоналом является деятельностью, связанной с
руководством людьми (отдельные группы, работники, коллективы),
направленной на достижение конкретных целей предприятия, через
применение труда, таланта и опыта данных людей. Основное внимание
менеджеров по персоналу связано с организацией этого труда, а также с
удовлетворенностью от его исполнения.
Главные компоненты удовлетворенности:
1) заинтересованности в материальном отношении (социальная сфера,
зарплата);
2) Условия труда (комфорт на рабочем месте, эргономика);
3) Перспективность и карьера;
4) Заинтересованность работать.
Цели управления персоналом – побудить работников развивать свои
способности к более интенсивному и продуктивному труду (управленец должен
именно направлять усилия подчиненных, оказывать помощь в раскрытии их
способностей). Управление человеческими ресурсами выступает как одна из
характеристик, при помощи которой определяют надежность управления
организации.
6
Казначевская Г. Б. Менеджмент. - Ростов-н-Дону: Феникс, 2018. – С. 212.
11
Система управления персоналом - одна из самых важных составляющих
в системе менеджмента. Известно, что от того, насколько действенно налажена
работа с персоналом, в существенной мере зависит качество людских ресурсов,
их вклад в достижение цели организации, а также качество всей
предпринимательской деятельности
7
.
Основная цель системы управления персоналом организации кроется в
том, чтобы обеспечить предприятие высококачественными профессионалами, а
следовательно:
1) привлечь персонал (человеческие ресурсы), которые необходимы для
достижения намеченной цели;
2) предоставить компенсацию в виде вознаграждения за труд, расходы
времени, интеллект, энергию, вносимых персоналом в совокупный рабочий
процесс к достижению целей, поставленных предприятием;
3) оценить участие каждого работника в достижении намеченных целей;
4) благоприятствовать обеспечению условий конкурентоспособности, а
также долгосрочного развития субъекта хозяйствования за счет урегулирования
отношений между нанимателем и сотрудниками в пределах стратегии
предприятия;
5) подготовить персонал к приведению его умений и навыков в
соответствие с задачами организации.
На сегодняшний день управление персоналом всё так же остается
проблемным направлением в общей системе управления. Например,
руководящий состав чаще всего обращает своё внимание на управление
производством, нюансы маркетинга, финансовые вопросы. Тем самым они
упускают из виду управление человеческими ресурсами.
Прежде всего, отметим, что существуют разные подходы к управлению
персоналом. Вместе с тем основное их отличие основано на
7
Индюхова А.Н. Роль и место отдела кадров при слиянии и поглощении компаний // Современные научные
исследования и инновации. – 2018. №1.
12
дифференцированном отношении к персоналу как к объекту управления.
Существуют следующие подходы
8
:
1) Первый фундаментальный подход (К. Маркс и Ф. Тейлор) состоит в
том, что работники не считаются отдельными личностями, а как объект
управления определяется труд как функция персонала.
2) Второй подход подразумевает признание персонала предприятия, как
независимого объекта управления. В рамках данного подхода в управлении
персоналом имеются такие концепции:
рассматривание всех работников по занимаемым ими должностям и
исполняемым ролям;
управление человеческими ресурсами, основой которого является
фактическое смещение фокуса с занимаемой должности собственно на
личность в качестве самостоятельного объекта на предприятии.
3) Третий подход говорит о том, что коллектив предприятия является
достаточно сложным капиталом или ресурсом в системе управления
предприятием. На данной стадии развития данных теорий они отождествляются
с менеджментом всего бизнеса, в котором каждого сотрудника определяют как
источника конкурентного преимущества предприятия.
У каждого данного подхода есть ряд весомых преимуществ. Но,
несмотря на это, они не формируют необходимых условий к максимальному
использованию потенциала работников предприятия. Для данного подхода
характерно одностороннее разрешение проблем, которое не мешает их
устранению, а также недопущению повторного возникновения.
Так как персонал это наиболее изменчивый фактор, то требуется
исследование принципиально другого подхода, смысл которого заключаться
будет в эффективном применении и профессиональном развитии. Указанный
подход определяет необходимость создания некоторых социальных условий,
когда человеческие ресурсы используются наиболее эффективно.
8
Дуванова Е.А., Дикарева И.А. Виды и формы стимулирования труда // Экономика и менеджмент
инновационных технологий. – 2018. – № 2.
13
После анализа разных подходов к содержательно-сущностной
характеристике процесса управления персоналом может быть дано
нижеследующее определение. Управление персоналом должно пониматься в
качестве совокупности методов, способов, технологий, а также процедур
работы с кадрами, используемых на определенном предприятии
9
.
Таким образом, одна из фундаментальных функций, присущих процессу
управления персоналом – это его развитие. Объясняется это значительным
усилением важности человеческого фактора в процессе производства на
данный момент. Требуется реальная оценка рациональности осуществления
инвестиций предприятия в рабочую силу, требуется абсолютно иной подход к
принятию окончательных управленческих решений.
В управлении кадрами проходят значительные изменения. Взамен
общепринятой практики кадровой работы, нацеленной на фактическое
потребление рабочей силы, все более актуальными становятся модели
управления, предполагающие следующее
10
:
применение комплекса программ, связанных со стимулированием
персонала при существенном увеличении полномочий в принятии
окончательных решений;
создание реальных условий к фактическому расширению своих
знаний, профессиональному самосовершенствованию, повышению
квалификации на принципе постоянства;
гибкое применение человеческих ресурсов, улучшение творческой и
организаторской активности персонала;
формирование новых моральных ценностей, с которыми выражает
согласие весь персонал предприятия и пр.
Соответственно, важной ролью обладает необходимость фокусирования
на управлении персоналом, поскольку указанное направление – это основной
фактор стабильного развития предприятия.
9
Казначевская Г. Б. Менеджмент. - Ростов-н-Дону: Феникс, 2018. – С. 264.
10
Головкин И.В. Проблема управления трудовыми ресурсами предприятия в условиях жесткой конкуренции
// Экономика и менеджмент инновационных технологий. – 2016. – № 11
14
По словам Д. Ульриха и У. Брокбэнка, концепция ценности управления
персоналом формируется из 5 составных частей стратегического управления
персоналом (таблица 1): целевые группы (аудитории), внешние условия
предпринимательства, системы и технологии управления персоналом,
специалисты по управлению персоналом, ресурс службы управления
персоналом
11
.
Таблица 1
Цели и задачи управления персоналом для создания конкурентного
преимущества организации
Составляющие компоненты
конкурентных преимуществ
управления персоналом
(цели)
Задачи управления персоналом в целях
формирования конкурентного преимущества
Знание внешней среды
(экономика, технологии,
демография, глобализация)
Исследование влияний внешней среды на систему
управления персоналом. Распределение и
адаптация ресурсов.
Реализация интересов
целевых аудиторий
(клиентов, инвесторов,
персонала и менеджеров)
Создать рыночную ценность дня инвесторов за счет
управления персоналом. Расширять клиентскую
базу за счет налаживания тесного контакта с
целевыми клиентами. Помогать линейным
руководителям реализовывать стратегию
наращиванием организационных возможностей.
Создание систем и
технологий управления
персоналом
Управлять бизнес-процессами, которые связаны с
персоналом в интересах создания конкурентного
преимущества. Управлять процессами, которые
имеют связь с управлением результатами работы
для создания конкурентных преимущества.
Управлять процессами, которые имеют связь с
информацией создания конкурентных преимуществ.
Управлять процессами, которые имеют связь с
организацией работы для создания конкурентных
преимуществ.
Развитие ресурсов службы
управления персоналом
Четкий процесс стратегического планирования в
целях осуществления инвестиций в управление
персоналом по бизнес-целям субъекта
хозяйствования. Создать политику и стратегию
управления персоналом согласно бизнес-стратегии
субъекта хозяйствования.
Профессионализм в
управлении персоналом
(роли, развитие и
компетенции специалистов
по управлению персоналом)
Точно распределять обязанности и роли в службе
управления персоналом. Развивать способности
сотрудников данной службы показывать
собственные компетенции. Инвестировать в них,
чтобы обеспечить им требуемое обучение и
развитие.
11
Головкин И.В. Проблема управления трудовыми ресурсами предприятия в условиях жесткой конкуренции
// Экономика и менеджмент инновационных технологий. – 2016. – № 11