65
определение соответствия наличия и потребностей производственных
и управленческих процессов в документационном обеспечении;
наличие и дальнейшая постановка целей документационного
обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);
определение функций документной системы исходя из поставленных
целей с учетом предъявленных требований.
Основной задачей при построении алгоритма оценки и
совершенствования документационного обеспечения управления является
увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе
управления находиться в равновесии.
Практика рационализации документоведения в аппарате управления
позволяет выделить основные этапы проектирования:
проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных
для проектирования;
анализ образцов внутренней документации и классификация
документов;
анализ существующего документооборота предприятия;
анализ существующего документоведения (практики работы с
документами, практики хранения документов, практики формирования дел,
соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);
анализ номенклатуры дел предприятия;
выявление недостатков в документационном обеспечении управления;
подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ;
разработка проекта рационализации документоведения и расчет
ожидаемой экономической эффективности от его внедрения;
внедрение.
Проведение каждого этапа требует применения определенных присущих
данному этапу методов.
На первом этапе, для разработки оптимальных рекомендаций, важно
получить максимально полное представление об объекте исследования на
66
текущий момент. С этой целью организуется предпроектное исследование, в
ходе которого проводится:
анализ функций, задач и структуры управления организации;
изучение организационно-нормативных материалов по
делопроизводству;
детальное изучение документов организации ( правильность
оформления и содержания);
анализ организации внутренней работы с документами;
изучение технологии прохождения документов;
анализ организации изготовления (набора) и копирования
документов;
анализ организации доставки (движения) документов;
анализ организации текущего хранения документов и сдачи в архив.
В работе по исследованию были использованы следующие методы:
монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное
наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор
метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой -
характером и условиями изучаемого рабочего времени.
Под монографическим методов понимается изучение и досконалльное
описание хозяйственной деятельности структурных элементов системы
управления. Основная сущность метода состоит в том, что все аспекты
документационного обеспечения управления тщательно и с многих сторон
анализируют на предприятии, после чего делают вывод от этого объекта к
более широкой области сходных объектов.
Обобщение - это определение общего понятия документационного
обеспечения управления, в котором находит отражение главное, основное,
характеризующее понятие документационного обеспечения управления.
Изучение документов - это один из основных общеобязательных
методов, с которого начинается исследование.
67
Необходимые для изучения при оргпроектировании документы можно
разделить на несколько групп.
К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы
о создании, задачах, функциях организации, законодательные акты, приказы,
устав и штатное расписание, которое позволяет сразу представить размеры
организации, документальные потоки их объем.
Особого внимания заслуживают нормативные и методические
материалы по организации документоведения: инструкция по
делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, методические
рекомендации по выполнению отдельных операций в работе с документами.
Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и
сведения, дающие материал о состоянии, технологии обработки документов в
организации.
Нормативная и методическая база для разработки инструкций и
положений:
квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих, утвержденный министерством труда и
социальным развитием РФ в 1998 году;
типовые положения и должностные инструкции.
Достоинство данных документов в наличии полного перечня
должностей, должностных обязанностей и навыков управленческого персонала
организации.
Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения
будут иметь определенный эффект:
сократятся сроки прохождения и исполнения документов;
исключится возможность потери документов;
оптимизируются процессы согласования документов;
обеспечится централизованное хранение текстов;
обеспечится контроль за прохождением документов в подразделениях
предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения;
68
наладится своевременное информирование сотрудников и
руководства о поступивших и создаваемых документах.
Таким образом, для любого предприятия вопросы постоянного
совершенствования документационного обеспечения управления являются
актуальными, т.к. данные процессы непосредственно влияют на качество и
своевременность принятия управленческих решений.
На основании проведенного анализа системы управления во второй
главе работы, нами были определены слабые области документационного
обеспечения предприятия.
Анализ процесса документационного обеспечения ПАО «Мегафон»
показал, что основными недостатками в данной области являются несистемный
характер выполнения данного процесса, деятельность не регламентирована, а
так же отсутствует ряд разработанных форм документов.
Основными направлениями совершенствования процесса
документационного обеспечения будут являться:
повышение квалификации специалиста, владеющего процессом;
приобретение специализированных программ, которые позволять
информационно обеспечить процесс;
разработка форм основных документов.
Существует потребность в разработке проекта совершенствования
документационного обеспечения управления предприятия. В первую очередь
данная потребность обоснована высокими требованиями к документообороту,
который не может быть обеспечен в условиях наличия нерегламентированного
процесса документационного обеспечения.
Схематически элементы проекта управления документационного
обеспечения ПАО «Мегафон» представим на рисунке 11.
69
Рисунок 11. Элементы реализации проекта документационного
обеспечения
ПАО «Мегафон»
Цель разработки проекта – обеспечение процесса документационного
обеспечения ПАО «Мегафон».
Задачи:
регламентация процесса документационного обеспечения;
обеспечение хозяйственной деятельности необходимыми
документами;
обучение персонала.
Инструменты реализации стратегии:
обучение;
внедрение форм документов;
информационное обеспечение с помощью специальных программ.
Команда проекта разработки стратегии:
Цель разработки проекта – обеспечение процесса
документационного обеспечения ПАО «Мегафон»
Задачи:
- регламентация процесса документационного обеспечения;
- обеспечение хозяйственной деятельности необходимыми
документами;
- обучение персонала.
Инструменты реализации
стратегии:
- обучение;
- внедрение форм
документов;
- информационное
обеспечение с помощью
специальных программ.
Команда проекта разработки
стратегии:
- секретарь-
делопроизводитель
(необходимо ввести
должность);
- руководители
подразделений.
70
секретарь-делопроизводитель (необходимо ввести должность);
руководители подразделений.
Для реализации проекта управления документационных обеспечением
предлагаем реализовать следующие мероприятия (рисунок 12).
Рисунок 12. Разработка проекта документационного
обеспечения ПАО «Мегафон»
Ранее, в ходе анализа было определено, что в ПАО «Мегафон»
документооборотом занимается секретарь. Для предприятия небольших
Разработка проекта
совершенствования
документационного обеспечения
ПАО "Мегафон"
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ
МЕРОПРИЯТИЯ
Внедрение должности
секретаря-
делопроизводителя
Совершенствование
управления
документационным
обеспечением
Определение потребности
в управлении
документационным
обеспечением
Разработка докуметов
Разработка регламента
документооборота
ПОВЫШЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ
КОМПЕТЕНЦИИ ОТВЕТСТВЕННОГО
ЛИЦА
Повышение
квалификации
секретаря-
делопроизводителя
Обучение ответственных
лиц внутри организации
ИНФОРМАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Приобретение и
внедрение в
деятельности ПО
Делопроизводитель
3.0
Установка
программы
КонсультантПлюс
71
размеров такая практика является стандартной и в целом во введении
отдельного подразделения документационного обеспечения нет.
Работа с документами является трудоемким процессом. Для
квалифицированной обработки документов сотрудники должны обладать
комплексом определенных знаний. Если работник не умеет составлять,
обрабатывать и хранить документы, в процессе работы у него неминуемо
возникнут различные трудности, а документы не будут соответствовать
требованиям ГОСТа. Поиск документов на рабочем месте сотрудника или в
местах хранения документов будет крайне затруднительным, что не позволит
организовать эффективную работу структурного подразделения. Оперативный
подбор документов, их квалифицированная обработка и хранение – залог
успешной работы любого подразделения документационного обеспечения
управления.
Предлагаем переименовать должность секретаря в секретаря-
делопроизводителя с изменением должностных обязанностей. Так же
необходимо будет увеличить заработную плату секретаря на 25 %.
В ходе реализации проекта были разработаны следующее документы,
представленные в таблице 9.
Таблица 9
Разработанные документы для документационного обеспечения
управления ПАО «Мегафон»
Наименование
разработанного
документа
Содержание
Расположение
Инструкция по
документацион
ному
обеспечению
управления
1.Общие положения
2. Состав документации
3. Правила оформления документов
4. Подготовка и оформление отдельных видов
документов
5. Организация документооборота и
исполнения документов
6. Контроль и исполнения документов
7. Изготовление и использование печатей и
штампов
8. Организация документов в делопроизводстве
9. Порядок передачи документов на хранение в
архив
Приложение А
72
Продолжение таблицы 9
Наименование
разработанного
документа
Содержание
Расположение
Приказ о
разработке
номенклатуры
дел
Приложение Б
Номенклатура
дел
01. Секретариат
Приказы по основной деятельности
Протоколы общих собраний сотрудников
Организационные документы (устав,
учредительный договор)
02. Отдел кадров
Положение об отделе кадров
Штатное расписание
Должностные инструкции работников
Приказы по личному составу
Личные карточки работников
Книга учета трудовых книжек
Табели учета рабочего времени
Графики предоставления отпусков
Приложение В
Должностная
инструкция
секретаря-
делопроизводит
еля
1.Общие положения
2. Функциональные обязанности
3. Права
4. Ответственность и оценка деятельности
Приложение Г
Процесс документационного обеспечения не может быть обеспечен без
разработки регламентирующих документов.
Для обеспечения процесса документационного обеспечения ПАО
«Мегафон» в первую очередь, после утверждения должностного лица,
ответственного за процесс, необходимо утвердить должностные инструкции
для секретаря-делопроизводителя, в которых будут прописаны
функциональные обязанности, права и ответственность, а так же порядок
оценки деятельности.
Еще одним важным направлением совершенствования
документационного обеспечения является повышение квалификации секретаря-
делопроизводителя.
В таблице 10 приведем предлагаемые курсы по делопроизводству. Все
организаторы курсов, аккредитованные компании, работающие на территории
г. Тула более 3-х лет.
73
Таблица 10
Сравнительная таблица курсов делопроизводства в г.Тула
Организатор курсов
Название курсов
Продолжительность
курсов, ак. часов
Цена за
обучение,
руб.
Учебно-
информационный
центр
«Академический»
Современное кадровое
делопроизводство – 10
занятий
40
4000
Бизнес–школа
«Академика»
Делопроизводство и
кадровый учет. 4
теоретических, 2
практических занятия и
экзамен
36
4000
Учебный центр
«Результат»
Современное
делопроизводство+1С:
Кадры
24
3000
Центр
программирования
«ИнитГраф»
Делопроизводство. 5
уроков и 2
практических работы
28
4000
Тульский
региональный
институт трудовых
отношений
Документовед
2,5 мес.
8500
Из таблицы 10 видно, что цена за обучение существенно различается у
различных организаторов. Соответственно наиболее целесообразно для
руководства ПАО «Мегафон» выбрать средний Мегафон. Преимуществом
бизнес-школы «Академика» является то, что они готовы адаптировать
имеющийся тренинг под запросы конкретной группы обучения, а так же
используют практические занятия в обучении, которые позволяют лучше
запомнить усвоенные знания.
Бизнес-школа «Академика» работает по методике, основанной на
сочетании глубокой теоретической подготовки и приобретении широких
практических навыков по изучаемому предмету. Вы получаете именно те
знания, которые будут нужны в реальной практической работе. Основная
деятельность Бизнес–школы «Академика» – обучение практическим навыкам
профессиональной деятельности. Обучив за 23 года своего существования
более 27 000 человек, школа накопила достаточный опыт проведения курсов
профессиональной подготовки.
74
В таблице 11 представлена программа обучения «Делопроизводство» в
бизнес-школе «Академика».
Таблица 11
Программа обучения «Делопроизводство»
Направление
обучения
Тематика
Содержание
Теоретическое
занятие
Функции и задачи
секретаря (офис-
менеджера),
администратора
Функции и задачи секретаря (офис-
менеджера), администратора.
Обязанности, права, профессиональные
и личные качества секретаря (офис-
менеджера), администратора.
Планирование рабочего времени, режим
труда и отдыха секретаря.
Теоретическое
занятие
Организация работы
приемной (офиса)
Телефонное обслуживание. Работа с
факсимильной связью. Оформление
телефонограмм. Этика переговоров по
телефону. Организация личного приема
посетителей руководителем.
Теоретическое
занятие
Основные документы
управления
Основные документы управления.
Понятие, виды, назначение.
Оформление приказа, акта, протокола,
писем.
Практическое
занятие по
составлению
документов
Составление
документов
Принцип поиска документов.
Копирование документов для кадрового
документооборота. Набор документов по
образцам: создание папок с
вложениями, создание документа,
задание параметров поля, шаблон
документа.
Организация
документооборота.
Деловая этика
Организация документооборота
(составление номенклатуры дел,
инструкция по делопроизводству,
архивное хранение документов).
Организация архива.
Понятие трудовых
отношений
Трудовой кодекс РФ, стороны трудовых
отношений, коллективный договор,
трудовой договор (отличие от договора
подряда), правила внутреннего
трудового распорядка, трудовая книжка.
Взаимодействие с Трудовой инспекцией.
Пенсионным фондом, ФОМС, воинский
учет. Медицинские осмотры. Льготы и
социальные гарантии отдельным
категориям работников. Трудовые
споры. Порядок обращения в суд. Сроки
исковой давности.