7
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 8
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ...................................................... 11
1.1 Понятие кадрового документооборота в организации и его
нормативно – правовая база .............................................................................. 11
1.2 Структура документационного обеспечения управления персоналом
……………………………………………………………………………21
1.3 Необходимость внедрения электронного кадрового документооборота
организации ........................................................................................................ 28
Глава 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ООО «МОЗЕР» ...................................................................................................... 41
2.1 Организационно – экономическая характеристика ООО «Мозер» ..... 41
2.2 Организация системы управления персоналом ..................................... 46
2.3 Особенности организации кадрового документооборота .................... 61
Глава 3. РАЗРАБОТКА НАПРАВЛЕНИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «МОЗЕР» ............................ 69
3.1. Мероприятия по совершенствованию кадрового документооборота в
ООО «Мозер» ..................................................................................................... 69
3.2 Социально – экономическая эффективность от предложенных
мероприятий ....................................................................................................... 78
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 83
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ........................................... 87
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………………
8
ВВЕДЕНИЕ
В любой организации, независимо от сферы ее деятельности и правовой
формы, необходим документооборот, регулирующий трудовую деятельность
персонала. Кадровые документы отражают и фиксируют все этапы кадрового
процесса в организации, поэтому своевременность и правильность
управленческих решений будет зависеть от того, насколько
квалифицированно они приняты.
В системе управления персоналом вопросы кадрового делопроизводства
особенно актуальны. Это обусловлено тем, что сотрудникам кадровой службы
необходимо работать с большим объемом информации и соблюдать
требования законодательства, локальные нормативные акты и т.п.
Работа с кадровыми документами требует правильной организации и
регламентации, обеспечения сохранности и контроля исполнения. Каждый
день огромное количество вопросов, связанных с кадровыми документами,
приходится решать сотрудникам служб управления персоналом: начиная с
регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, далее с
согласованием, подписанием, отправкой, формированием их в дела,
определением сроков их хранения и заканчивая передачей их в архив или
уничтожением.
В целом процесс документооборота представляет собой движение
документов на предприятии с момента их получения или создания до
завершения исполнения или отправки. Правильно организованный кадровый
документооборот способствует оперативному прохождению документов в
аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных
лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в
целом.
При этом значительная часть документооборота и делопроизводства
связана с персоналом организаций, так как вся профессиональная и трудовая
деятельность человека, его стаж, квалификация, различные компетенции,
9
категории и разряды должны быть зафиксированы во множественных
документах, например, в трудовой книжке, в штатном расписании и т.п., что в
свою очередь связано с системой оплаты труда и начислением заработной
платы, пенсий, выплатой страховых, больничных и иных выплат. Поэтому
реалии жизни диктуют современной организации определенные требования в
сфере кадрового документооборота, а все работники являются участниками
единого делопроизводственного процесса, т.к. документ, оформленный
надлежащим образом, обеспечивает оперативность работы, бесперебойность
производственных процессов и своевременность принятия управленческих
решений.
Целью выпускной квалификационной работы является исследование
организации кадрового документооборота организации и разработка
направлений по его оптимизации.
Для достижения цели работы, необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить понятие кадрового документооборота в организации и его
нормативно – правовую базу;
2. Охарактеризовать структуру документационного обеспечения
управления персоналом;
3. Рассмотреть необходимость внедрения электронного
кадрового документооборота организации;
4. Дать организационно – экономическую характеристику
организации;
5. Оценить систему управления персоналом в организации;
6. Проанализировать особенности организации кадрового
документооборота организации;
7. Разработать мероприятия по совершенствованию кадрового
документооборота в организации.
8. Провести оценку социально – экономической эффективности от
предложенных мероприятий.
10
Предмет исследования – кадровый документооборот и
делопроизводство.
Объект исследования – ООО «Мозер», осуществляющее ресторанную
деятельность в г. Архангельск.
Методологическая база исследования включает сравнительный анализ,
анализ причинно-следственных связей, методы научной классификации,
метод наблюдения, методы дедукции.
11
Глава 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Понятие кадрового документооборота в организации и его
нормативно – правовая база
Наряду с ведением текущей документации фирмы или организации,
согласно действующему законодательству, ведется и кадровый
документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению
персоналом.
Документооборот - это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на
хранение
1
.
Кадровый документооборот – совокупность всех элементов
деятельности, документирующая трудовые отношения, включая не только
документацию, но и схему движения документооборота, специалистов, а
также используемые технологии
2
.
Документационное обеспечение управления персоналом
предусматривает создание условий для работы с документами, доступ к
которым осуществляется в системе кадрового делопроизводства, в рамках
полного цикла обработки и движения документов с момента их создания
работниками кадровой службы управления (или получения ими) до
завершения исполнения и передачи в другие подразделения организации.
Кадровая документация – совокупность форм (документов), отражающих
наличие и движение персонала.
Кадровый документооборот представляет собой организацию работы с
документами, которые находятся в обращении в системе управления
персоналом. Его основой считается делопроизводство, которое, в свою
1
Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности : учеб. пособие / А.А.
Раздорожный. — Москва : ИНФРА-М, 2018. — с. 5
2
Орловский, Ю.П. Кадровое делопроизводство / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая,
Ю.С. Корякина. – Москва: Контракт, 2018. – с. 8
12
очередь, представляет собой процесс, начинающийся с получения
информации до ее обработки и продолжающийся до момента формирования
работниками кадровой службы готовых документов и передачи их в другие
подразделения организации.
Основные функции кадрового документооборота отражены на рисунке
1.
Рисунок 1 – Функции кадрового документооборота организации
3
Технология документального обеспечения управления персоналом
регламентируется специальными нормативно-методическими актами. При
создании, регистрации и оформлении документов местных и нормативного
характера в организации любой формы собственности необходимо учитывать
положения трудового законодательства.
Основной нормативно-правовой документ, которым должен
руководствоваться в своей работе каждый кадровый сотрудник, — это
Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ) со всеми
внесенными в него изменениями и дополнениями
4
.
3
Управление персоналом: учебник для вузов / Е.А. Аксенова, Т.Ю. Базаров, Б.Л. Еремин и др. ; под ред. Т.Ю.
Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва :Юнити-Дана, 2017. – с. 99
4
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 12.11.2019)
13
Нормативная зала в области трудовых отношений в период
распространения новой коронавирусной инфекции COVID-2019:
Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней. Указ
Президента РФ от 25.03.2020 N 206
О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия
населения на территории Российской Федерации в связи с распространением
новой коронавирусной инфекции (COVID-19) Указ Президента РФ от
02.04.2020 N 239
О продлении действия мер по обеспечению санитарно-
эпидемиологического благополучия населения на территории Российской
Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции
(COVID-19). Указ Президента РФ от 28.04.2020 N 294
Об определении порядка продления действия мер по обеспечению
санитарно-эпидемиологического благополучия населения в субъектах
Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной
инфекции (COVID-19) Указ Президента РФ от 11.05.2020 N 316
О размерах минимальной и максимальной величин пособия по
безработице на 2020 год Постановление Правительства РФ от 27.03.2020 N 346
Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в
территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации
сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц Постановление
Правительства РФ от 26.04.2020 N 590
Временные правила оформления листков нетрудоспособности,
назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности в случае
карантина, утв. Постановлением Правительства РФ от 18.03.2020 N 294
Временные правила оформления листков нетрудоспособности,
назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности в случае
карантина застрахованным лицам в возрасте 65 лет и старше, утв.
Постановлением Правительства РФ от 01.04.2020 N 402
14
Временные правила представления работодателями информации о
ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным
предпринимателем, сокращении численности или штата работников
организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении
трудовых договоров, а также иных сведений о занятости в информационно-
аналитическую систему Общероссийская база вакансий "Работа в России",
утв. Постановлением Правительства РФ от 12.04.2020 N 486
Временные правила работы вахтовым методом, утв. Постановлением
Правительства РФ от 28.04.2020 N 601
Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей
работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат
гражданам, признанным в установленном порядке безработными, утв.
Постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 N 460
Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных
непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году, Постановление
Правительства РФ от 19.06.2020 N 887
Профстандарт:
Профессиональный стандарт "Специалист по управлению персоналом"
утвержденный Приказом Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации от 06.10.2015 № 691н
В области приема на работу:
Правила сообщения работодателем о заключении трудового или
гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с
гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной
службы , перечень которых устанавливается нормативными правовыми
актами Российской Федерации", утвержденные Постановлением
Правительства РФ от 21.01.2015 N 29
5
По трудовым книжкам и кадровому делопроизводству:
5
Савельева Е.А. Регламентация и нормирование современных трудовых процессов : учебное
пособие / Е.А. Савельева. — Москва : ИНФРА-М, 2021. — с. 133
15
О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в
части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде
Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденные
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
Инструкция по заполнению трудовых книжек утвержденная
Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
унифицированная система организационно-распорядительной документации.
требования к оформлению документов взамен ГОСТа 6.30-2003 действует
ГОСТ Р 7.0.97-2016
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от
05.01.2004 №1
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности
зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных
сведений Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п
Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности,
предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений
о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда
Российской Федерации и порядка их заполнения Приказ Минтруда России от
20.01.2020 N 23н
Правила делопроизводства в государственных органах, органах
местного самоуправления, утвержденные Приказом Росархива от 22.05.2019
N 71
16
О персональных данных и коммерческой тайне работодателя
О персональных данных. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-
ФЗ. С последующими изменениями
О коммерческой тайне. Федеральный закон РФ от 29.07.2004 № 98-ФЗ
Об отпусках и других видах времени отдыха
Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ
СССР 30.04.1930
Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого
отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях,
финансируемых за счет средств федерального бюджета. Постановление
Правительства РФ от 11.12.2002 N 884
Постановление Правительства РФ о ежегодных основных удлиненных
оплачиваемых отпусках от 14.05.2015 N 466
О переносе выходных дней в 2020 году Постановление Правительства
РФ от 10.07.2019 N 875
О рабочем времени:
Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные
календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от
установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержденный
Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской
Федерации от 13.08.2009 N 588н
О командировках:
Положение об особенностях направления работников в служебные
командировки утвержденное Постановлением Правительства РФ от
13.10.2008 N 749
Об оплате труда, средней заработной плате
О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное
время. Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554
Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922