27
организации. Основные (организационно-распорядительные) документы
делятся на соответствующие группы (см. табл. 5)
11
.
Таблица 5
Организационно-распорядительные документы
Наименование
Содержание
Организационная документация
Устав, учредит, договор, должности,
регламенты.
Распорядительная
документация
Решения, распоряжения, приказы.
Документы по личному составу
Приём, перевод, увольнение.
Трудовые контракты, договора
Документ, закрепляющий юридическую
связь работника и работодателя. Основной
разновидностью является договор на не-
определенный срок.
Финансово-бухгалтерская
документация
Расчетные счета, документы по безналич-
ным расчетным операциям, доверенности,
приемные квитанции, авансовые отчеты
Информационно-справочная
документация
Доклады, письма.
Личная документация
Заявления, биографии.
Нормативные документы
вышестоящих органов
Федеральные законы, постановления Пра-
вительства, приказы министерств.
Коммерческие контракты.
Реализационные, посреднические, догово-
ры, содействующие торговле; организаци-
онные.
В настоящее время регулирование системы кадрового учета на
государственном уровне ведется по нескольким направлениям:
а) законодательное регулирование;
б) стандартизация;
в) разработка нормативно-правовых и нормативных документов.
Законы Российской Федерации имеют высшую юридическую силу. Знание
и учет требований трудового законодательства необходимы в процессе
создания, исполнения и применения разработанных на предприятии
документов местного нормативного характера.
11
Павловская, О. Ю. Правовое обеспечение кадрового делопроизводства : учебное пособие для
вузов / О. Ю. Павловская. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. — с.102
28
1.3 Необходимость внедрения электронного кадрового
документооборота организации
Не смотря на общую тенденцию цифровизации процессов в экономике,
не сегодняшний день большая часть кадровой документации оформляется на
бумажных носителях. Это, в первую очередь, обусловлено отсутствием четкой
регламентации в законодательстве процесса формирования, обработки
хранения документов, связанных с трудовой деятельностью персонала, в
электронной форме.
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об
информации, информационных технологиях и о защите информации"
электронным документом признается информация, сформированная в виде
документа, и представленная в электронном виде. По общему правилу,
юридической силой обладают только электронные документы, подписанные
квалифицированной электронной подписью, которые, в свою очередь, могут
применяться в любых правоотношениях наравне с документами,
оформленными в бумажном виде и подписанными собственноручной
подписью.
Оформление и применение электронных кадровых документов
действующим законодательством прямо предусмотрено только в отдельных
случаях:
При оформлении и осуществлении трудовых правоотношений с
дистанционным работником.
Трудовым законодательством предусмотрена возможность обмена
между работодателем и работником, осуществляющим трудовую
деятельность дистанционно, электронными документами, подписанными
усиленной квалифицированной подписью. Так, например, дистанционный
работник вправе в электронной форме заключать трудовой договор,
ознакамливаться с локальными актами работодателя, представлять какие-либо
заявления и обращения. Одновременно с этим, работодатель вправе не только
29
оформлять указанные документы в электронном виде, но обрабатывать и
хранить их путем формирования электронного архива
12
.
2. Работодатель вправе информировать персонал о структуре заработной
платы путем осуществления рассылки расчетных листков посредством
электронной почты.
В соответствии с трудовым законодательством на работодателя
возложена обязанность при осуществлении выплаты заработной платы
извещать персонал о размере и структуре заработной платы, начисленной
работнику за соответствующий период, произведенных удержаниях, а также
сумме денежных средств, подлежащих выплате работнику.
Рассылка расчетных листков работникам может осуществляться
работодателем в электронном виде посредством электронной связи только в
том случае, если соответствующая норма закреплена в трудовом и / или
коллективном соглашении, локальном акте работодателя
13
.
При заключении трудового договора отдельные документы работник
вправе предоставлять работодателю в электронном виде.
Трудовым кодексом установлен общий перечень документов,
предоставление которого работодатель вправе требовать от работника при
заключении трудового договора (паспорт, документ об образовании и др.). До
недавнего времени при оформлении трудовых отношений все документы
предоставлялись персоналом на бумажных носителях.
На сегодняшний день, после внесения ряда изменений в трудовое
законодательство, в форме электронного документа работником могут быть
предоставлены несколько документов:
- сведения о трудовой деятельности, содержащие информацию о
трудовом стаже работника;
- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального
12
Жигайлова А.А., Иванова Е.В. Электронный документооборот как форма современного
делопроизводства // Гуманитарный трактат. - 2018. - № 29. - С. 138–140
13
Ефимова, В.А. Применение информационных технологий в кадровом делопроизводстве / В.А.
Ефимова // Вестник Пензенского государственного университета. - 2018. - № 4 (24). - С. 80-82.
30
(персонифицированного) учета (ранее именуемый – СНИЛС),
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования либо о прекращении уголовного преследования по
реабилитирующим основаниям, предоставляемую отдельными работниками,
по должностям которых установлены соответствующие ограничения
(государственные служащие, педагоги, медицинские работники и др.)
14
.
В целях повышения эффективности кадровой работы, уменьшения
трудозатрат специалистов по персоналу на ведение кадрового
делопроизводства, многими предприятиями и учреждениями с большой
штатной численностью делаются самостоятельные попытки упрощения и
минимизации кадрового делопроизводства. Не редко, с целью оптимизации
работы организации автоматизируют процесс подготовки документов по
личному составу, однако, ни каждый программный комплекс технически
может обеспечить формирование документации, отвечающей требованиям
законодательства.
Расширение применяемых цифровых технологий в различных сферах
экономики диктует определенные условия, при которых текущее положение в
организации кадрового делопроизводства не соответствует нуждам
экономики. При этом, как показывает статистика, оформленные в
электронном виде кадровые документы компаний, использующих кадровый
электронный документооборот, в 80% случаев суды и контролирующие
органы принимают в качестве юридически значимых доказательств
15
.
Как подтверждается судебной практикой по трудовым спорам, суды,
несмотря на отсутствие законодательного регулирования вопросов кадрового
электронного документооборота, принимают в качестве доказательств письма
и заявления, направленные по электронной почте как работодателем, так и
14
Губина, Ж.В. Автоматизация путём внедрения в организации системы электронного
документооборота / Ж.В. Губина // Молодой ученый. - 2019. - № 23 (261). - С. 247-248.
15
Голованова, А.В. К вопросу об организации электронного документооборота //
Управление образованием: теория и практика. - 2019. - № 1 (33). - С. 26-36. 3.
31
работниками, в том числе, касающихся трудоустройства, увольнения,
организации работы.
Основным неоднозначным аргументом необходимости возможного
перевода кадровой документации в электронный вид, закрепленного на
законодательском уровне, является то, что при организации автоматизации
компаниями кадрового делопроизводства 53 % из подготовленных в
электронной форме документов дублируются на бумаге; 40 % - частично
дублируются и только 7% документов оформляются только в электронном
виде
16
.
70% компаний урегулировали процедуру электронного взаимодействия
между работником и работодателем в локальном нормативном акте. Из них
35% разработали комплексный локальный нормативный акт, включающий в
себя наиболее типичные положения (права и обязанности работника и
работодателя, процедуру идентификации сторон, защиту персональных
данных, доступ к хранению электронных документов). В 50% случаев
компании оставляют неурегулированным вопрос, касающийся
предоставления доступа к системе хранения электронных кадровых
документов.
93% компаний используют для кадрового электронного
документооборота простую электронную подпись. Из них 80% компаний
применяют
исключительно простую электронную подпись. 7% компаний уже
полностью готовы отказаться от дублирования электронных кадровых
документов бумажными и не используют при этом квалифицированную
электронную подпись, а подписывают документы простой электронной
подписью.
Создание условий применения электронного кадрового
документооборота является на сегодняшний день приоритетной задачей
16
Голубева, Е.С. Внедрение системы электронного документооборота в организации //
Современные гуманитарные исследования. - 2018. - № 1 (56). - С. 17-18.
32
Правительства Российской Федерации, обусловленной необходимостью
поддержания уровня и развития рынка труда, совершенствования трудового
законодательства. Все это способствует росту производительности труда и
повышению конкурентоспособности экономики.
Поэтапный переход на обмен структурированными машиночитаемыми
документами взамен используемых графических образов документов
обеспечит совершенствование механизмов функционирования
межведомственного электронного документооборота, при этом, сохранив их
юридическую значимость.
Реализация комплекса мероприятий федерального уровня
национального проекта «Цифровая экономика Российской Федерации»
направлена, в том числе, на:
- создание условий применения электронного кадрового
документооборота, платформы цифровых сервисов для перевода деятельности
организации, документооборота в цифровой формат;
- построение цифровых способов взаимодействия органов
государственной власти и органов местного самоуправления с субъектами
хозяйствования, формирование комплекса взаимосвязанных документов;
- внедрение цифровой отчетности в интересах увеличения
эффективности взаимодействия государственных институтов с
предпринимательским и гражданским сообществом
17
.
В рамках реализации проекта по цифровизации экономики
Правительством выделены основные направления, касающиеся оптимизации
работы с кадровой документацией.
Первым из них является электронный обмен документами между
организациями и государственными структурами, в том числе предоставление
отчетов в виде электронных файлов.
17
Веретехина, С.В. Электронный документооборот как фактор социального управления в
современной организации // Материалы Афанасьевских чтений. - 2018. - № 12. - С. 31-34.
33
Сбор такого большого объема информации институтами государства в
электронном виде стал возможен благодаря созданию многофункциональных
автоматизированных систем, позволяющих без участия специалистов
проводить обработку собранных данных. Возможность формирования и
предоставления отчетности в электронной форме по телекоммуникационным
каналам связи (то есть через интернет) значительно облегчила работу не
только специалистов по персоналу и бухгалтеров, но и государственных
структур, осуществляющих сбор и обработку отчетных сведений.
С каждым годом перечень документов и отчетов, передача которых
возможна электронными каналами связи, расширяется.
На сегодняшний день в форме электронного документа работодателями
направляются бухгалтерская отчетность в Государственную налоговую
службу, персонифицированная отчетность о застрахованных лицах в
Пенсионный фонд Российской Федерации и др.
В 2017 года был осуществлен переход на электронные больничные
листы. При этом листки временной нетрудоспособности в бумажном виде не
были изъяты законодателем из обихода. Электронный документ листка
временной нетрудоспособности заверяется усиленной квалифицированной
электронной подписью и размещается в информационной системе Фонда
социального страхования – Единой интегрированной информационной
системе «Соцстрах».
Учреждения здравоохранения и организации-работодатели, путем
установки специального программного продукта, а также заключения
соглашения с Фондом социального страхования, производят оформление и
передачу информации о временной нетрудоспособности персонала в
электронном виде практически без участия работника. Таким же образом
происходит взаимодействие работодателя и фонда с целью начисления и
выплаты пособия.
Следующим шагом в сторону решительных изменений является
формирование сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде
34
- введение, так называемых, «электронных трудовых книжек». Так, с 1 января
2020 года вступили в силу изменения в отдельные нормативные акты,
внесенные следующими федеральными законами:
- Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений
в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о
трудовой деятельности в электронном виде»;
- Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений
в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в
системе обязательного пенсионного страхования»
18
.
В соответствии с указанными законами с 2020 года в отношении
каждого работника на лицевом счете в Пенсионном фонде Российской
Федерации будут формироваться сведения о трудовой деятельности (которые
ранее содержались в трудовой книжке работников). Одновременно с этим,
работник вправе продолжить внесение сведений о трудовом стаже в трудовую
книжку на бумажном носителе путем подачи соответствующего заявления
работодателю.
Данные о трудовом стаже в электронном виде на каждого работника
будут накапливаться и храниться в ПФР, независимо от того, принял работник
решение перейти на электронное ведение сведений о трудовой деятельности
или на него и далее будет вестись трудовая книжка в бумажном виде.
Как следствие указанных изменений, с 2020 года у всех работодателей
появилась обязанность по представлению в Пенсионный фонд Российской
Федерации сведений о трудовой деятельности работников. Сведения
подаются в виде отчета по форме СЗВ-ТД, которая утверждена
постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от
25.12.2019 № 730п [17].
В течение 2020 года указанный отчет необходимо предоставлять в
Пенсионный фонд ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за
18
Павловская, О. Ю. Правовое обеспечение кадрового делопроизводства : учебное пособие для
вузов / О. Ю. Павловская. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. — с.212
35
отчетным. При этом заполнять форму необходимо только на тот персонал, по
которым в отчетном месяце имели место кадровые изменения (прием,
увольнение, перевод) или же на работников, которые подали заявление о
форме ведения трудовой книжки. Если форма СЗВ-ТД подается на работника
впервые, то помимо имевшего место кадрового мероприятия (информации о
заявлении о выборе формы трудовой книжки) необходимо также указать
сведения о его деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. В отчет
подлежат включению сведения о последнем кадровом мероприятии в
отношении этого работника, которое имело место на 1 января 2020 г.
С 2021 года правила представления формы изменятся. Отчет СЗВ-ТД
необходимо будет сдавать значительно чаще - не позднее следующего
рабочего дня после издания приказа о приеме на работу работника или при его
увольнении Информацию о переводах, а также о поданных работниками
заявлениях о форме ведения трудовой книжки в будущем году также
необходимо будет сдавать ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца,
следующего за отчетным месяцем. Работодатели, численность персонала
которых составляет 25 человек и более, представляют сведения о трудовой
деятельности работников в электронном виде. Для тех работодателей, которые
не подключены к электронному документообороту, ПФР разработал
специальный сервис для формирования отчетности в электронном виде,
доступ к которому предоставляется работодателям на безвозмездной основе.
Для граждан, которые будут впервые устраиваться на работу после 01 января
2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут и для них уже
отсутствует возможности выбора между бумажной и электронной трудовой
книжкой. Вся информация об их трудовой деятельности будет вестись
исключительно в электронном виде
19
.
Переход на электронные трудовые книжки - довольно революционный
шаг как для государственных органов, так и для организаций и специалистов
19
Пожникова, Н.М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и
делопроизводство»: Учебное пособие / Н.М. Пожникова. - Москва:Academia, 2019. - 208 c.
36
по персоналу, который нельзя назвать легким. В связи с этим следует
отметить, что для обеспечения перехода на электронные трудовые книжки как
представителям работодателя, так и представителям Пенсионного Фонда
необходимо будет наладить работу в этом направлении. Вместе с тем, такое
нововведение призвано избавить кадровые службы от лишней работы, а также
упростить процесс оформления трудовых правоотношений и снизить
издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных
трудовых книжек. Законодателем изначально планировалось ограничить
период пользования бумажными трудовыми книжками, но согласно
внесенным в окончательную редакцию законопроекта поправок, конечный
срок использования трудовых книжек в бумажном виде не установлен. В связи
с этим сложно прогнозировать достижение максимального результата таких
нововведений и готовности работников перейти на новый формат ведения
сведений об их трудовой деятельности. Конечно, положительный результат от
введения электронных трудовых книжек очевиден. Однако, оптимизации
одного процесса не является достаточной для того, чтобы снизить ежедневную
рутинную нагрузку специалистов кадровых служб, связанную с обработкой
значительного количества документов (трудовые договоры, приказы,
распоряжения, заявления, должностные инструкции, графики и т.д.) и
реализации однообразных процессов
20
.
Расходы по ведению электронных документов, касающихся трудовых
отношений с работниками, в том числе по приобретению и использованию
электронной подписи работника, возложены на работодателя. Отсутствие у
работника электронной подписи не может служить основанием для отказа в
заключении с ним трудового договора. Также прописано право работников
обращаться к работодателю (в письменной форме или в установленном
работодателем порядке через информационную систему работодателя либо по
адресу электронной почты работодателя) с заявлением о направлении или
выдаче электронных документов, касающихся трудовых отношений.
20
Хозерова Е. Электронный кадровый документооборот // Хозяйство и право. 2018. № 5 (496). С. 123–128