67
Рисунок 12 - Динамика удельного веса документации в
кадровом документообороте ООО «Мозер» за 2017 -2019 гг., %
Регистрация каждого документа происходит однократно, в специальных
бумажных журналах учета. Входящие документы подлежат регистрации в
день ее поступления в организацию, а внутренним и исходящим документам
номера присваиваются в день их подписания.
Каждому документу присваивается уникальный номер, по которому его
легко можно идентифицировать. Каждый номер несет в себе информацию о
структурном подразделении (2 первые буквы из названия подразделения),
дату документа, номер дела, который соответствует утвержденной
номенклатуре, а также порядковый номер, который указывается при
регистрации на определенную дату.
Если рассматривать процесс кадрового документооборота в целом по
предприятию, то он соответствует стандартам. Все документы оформляются в
должном виде и в установленный срок. Ознакомление сотрудников с
документами происходит оперативно. Качественная оценка кадрового
документооборота представлена в таблице 17.
23,76
26,23
26,21
22,77
24,18
22,65
53,47
49,59
51,13
0
10
20
30
40
50
60
2017 г. 2018 г. 2019 г.
Входящая Исходящая Внутренняя
68
Таблица 17
Качественная оценка кадрового документооборота ООО «Мозер»
Показатели
2017 г.
2018 г.
2019 г.
Количество фактов утраты или потери документов
0
1
2
Соблюдение требований, установленных
нормативными и методическими документами в
сфере документооборота
+
+
+
Количество нареканий на деятельность кадровой
службы со стороны руководства организации
3
2
4
Количество жалоб на работу и организацию
взаимодействия кадровой службы с другими
подразделениями со стороны сотрудников
организации
5
7
6
В связи с тем, что с каждым днем растет количество документов, то
зачастую документы не успевают своевременно доходить до отдела персонала
для их оформления, а менеджер по персоналу, в свою очередь, не обладает
достаточным количеством времени на обработку такого большого количества
информации. Это с приводит увеличению количества нареканий деятельности
кадровой службы как со стороны руководства, так и со стороны других
подразделений. Современный уровень развитию научно-технического
прогресса позволяет решить эту проблему посредством внедрения в
деятельность организации электронного документооборота. Это позволит
более оперативно и без лишних затрат обрабатывать поступающую
информацию. Таким образом, проведя анализ кадрового документооборота
ООО «Мозер» были выявлены проблемы, которые состоят в том, что с каждым
годом количество документов все больше увеличивается, и менеджер по
кадрам не имеет достаточного резерва времени на их обработку.
69
Глава 3. РАЗРАБОТКА НАПРАВЛЕНИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «МОЗЕР»
3.1. Мероприятия по совершенствованию кадрового документооборота в
ООО «Мозер»
В ходе проведения анализа системы управления персоналом, отдела
кадров и кадрового документооборота в ООО «Мозер» выявлены следующие
недостатки:
1. Значительный объем документооборота и недостаточность
времени менеджеру по кадрам на их обработку;
2. Рост нареканий к деятельности отдела кадров со стороны
руководства и других подразделений;
3. Увеличение количества потерянных кадровых документов.
Мероприятия, предлагаемые для оптимизации кадрового
документооборота показаны на рис. 13.
Рисунок 13 - Мероприятия, предлагаемые для оптимизации
кадрового документооборота ООО «Мозер»
Наличие электронных коммуникаций внутри организации рушат
границы между сотрудниками, позволяя им более оперативно устанавливать
контакт друг с другом. А обмен документами при этом обеспечивает
огромную экономию рабочего времени, которое тратится на изготовление,
движение и дальнейшее преобразование документа.
Направления по
оптимизации
кадрового
документооборота
Внедрение
электронного
документооборота
Проведение
кадрового аудита
Внедрение
возможности
контроля исполнения
поручений
70
Данное мероприятие представляет собой установку электронной
системы кадрового документооборота на базе программы «1С: Зарплата и
управление персоналом» - модуля «1С: Документооборот». Внедрение этого
мероприятия позволит осуществлять более оперативный обмен необходимой
документацией между сотрудниками и отделом кадров ООО «Мозер».
«1С: Зарплата и управление персоналом 8» позволит отделу кадров:
1. вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями
законодательства;
2. учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение
работников):
-прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или
внешнему совместительству по трудовому договору);
- управление контролем уникальности табельных номеров сотрудников;
- кадровый перевод, перевод к другому работодателю, переход с
совместительства на основную работу и наоборот;
- перенос остатков отпусков при переводе сотрудников между
организациями в пределах одной информационной базы;
- прием на работу по договору ГПХ и возможность аккордного и
поэтапного закрытия договоров актами выполненных работ;
- изменение графика работы без кадрового перевода;
- перемещение между территориями с различными условиями труда;
- назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с
рабочим местом, на котором выполняется работа;
- увольнение сотрудника с окончательным расчетом непосредственно
при увольнении;
- возможность группового оформления приема, перемещения и
увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов.
- регистрация в программе увеличения трудовых обязанностей
сотрудника в документах «Прием сотрудника на внутреннее
совместительство», «Совмещение должностей», «Замещение
71
отсутствующего», «Назначение подработки», «Расширение зоны
обслуживания»;
3. вести учет персональных данных работников:
- ведение личных дел в информационной базе;
- возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий
документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
- формирование личных карточек работников по форме Т-2;
4. вести учет персональных данных работников:
ведение личных дел в информационной базе;
возможность хранения файлов фотографий, сканированных
копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
формирование личных карточек работников по форме Т-2;
проводить анализ кадрового состава во всех разрезах,
необходимых для эффективного управления (средняя численность
сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров);
5. осуществлять воинский учет: учет всех категорий сотрудников,
подлежащих воинскому учету;
- учет сотрудников, пребывающих в запасе;
-учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время;
- подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек учета для
военных комиссариатов;
6. осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного
фонда РФ:
- учет стажа (учитываемого и не учитываемого при расчете пенсии);
- ведение списков, занятых на вредных профессиях;
- учет стажа, дающего право на досрочную пенсию;
7. формировать декларации соответствия условий труда
государственным нормативам по результатам спец оценки;
8. вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска:
72
- учет основного ежегодного отпуска (28 календарных дней) и основного
ежегодного удлиненного отпуска различной продолжительности для
отдельных категорий сотрудников;
- дополнительные отпуска;
- учебные отпуска;
- расчет остатков неиспользованных ежегодных основных и
дополнительных отпусков;
- оценочные обязательства (резервы) по отпускам;
9. вести учет рабочего времени:
- возможность ведения нескольких производственных календарей:
основного и региональных;
- настройка любых графиков работы, в том числе многосменных, с
суммированным учетом рабочего времени, графиков неполного рабочего
времени;
- использование нескольких видов планового времени;
- регистрация отклонений от графика: оплачиваемых и неоплачиваемых
невыходов на рабочее место (отпуска, отгулы, болезни, командировки и т. п.),
работы за пределами норм по графику (в выходные и праздники, сверхурочная
работа и переработки при суммированном учете рабочего времени);
- анализ эффективности использования и потерь рабочего времени;
10.вести штатное расписание:
- хранение истории утверждения штатного расписания и возможность
анализа планового штатного расписания;
- учет фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность
оценки перерасхода и экономии ФОТ;
- контроль соблюдения штатного расписания, возможность сопоставить
его с фактически занятыми позициями;
- формирование штатной расстановки;
- наличие регламентированной формы отчета Т-3;
- возможность создания отдельных позиций штатного расписания
73
для одноименных должностей в одном подразделении при разных условиях
труда (вредность, график работы, продолжительность отпуска и т. д.);
- возможность установки категорий, разрядов, классов для описания
позиции штатного расписания;
- возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо
диапазона значений так называемой «вилки оклада и надбавок»;
- указание для подразделений даты формирования и расформирования,
отключение расформированных подразделений при просмотре справочника;
Фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и
исключения из него, что дает возможность отбора должностей только
действующего штатного расписания при работе со справочником;
использование совокупной тарифной ставки.
Возможности при внедрении программы «1С: Зарплата и
управление персоналом 8.3 » для ООО «Мозер» показаны на рисунке 14.
Рисунок 14 - Возможности при внедрении программы «1С:
Зарплата и управление персоналом 8.3 » для ООО «Мозер»
74
Модуль «1С: Документооборот» программы «1С: Зарплата и управление
персоналом 8.3» позволит всем сотрудникам организации ООО «Мозер»
оставлять свои заявки на отпуск, на заказ справок и другие
различные просьбы, касающиеся их трудовой деятельности, в программе, из
которой заявка будет «прилетать» непосредственно специалисту, который
занимается оформлением приказов. Этот процесс позволит миновать
бумажную волокиту, которая присуща этому процессу, а также позволит
систематизировать работу менеджера по персоналу, который не будет
«зарываться» в бумагах, которые могут затеряться.
Все заявки будут централизованно располагаться в программе,
исключая возможность быть незамеченной менеджером по кадрам, т.к. все
неоформленные заявки выделены жирным шрифтом. Так же работа в этой
программе позволит дисциплинировать сотрудников, поскольку не вовремя
поданные заявки не будут обрабатываться. Например, заявки на ежегодный
оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 122 «Порядок предоставления
ежегодных оплачиваемых отпусков», ежегодный оплачиваемый отпуск
должен быть оплачен за 3 дня до его начала.
Так как все документы в организации проходят довольно длинную
цепочку одобрений и согласований, то применение электронной системы
документооборота позволит организовать этот процесс более рационально.
Это позволит более оперативно обрабатывать поступающую информацию и
выполнять работу быстрее, чем обычно, экономя при этом не только рабочее
время сотрудников отдела персонала, но и средства компании.
Применение электронной подписи в рамках «1С: Зарплата и управление
персоналом» позволит создать следующий алгоритм работы с кадрами: –
выполнение команды (например, «Начисление заработной платы»); –
формирование документов (например, расчетно-платежной ведомости); –
заверение электронными подписями генерального директора, главного
бухгалтера, начальника кадровой службы – придание документу юридической
силы; – хранение подписанного документа в системе 1С. Рассмотрим порядок
75
работы с кадровыми документами в рамках применения «1С: Зарплата и
управление персоналом» без модуля электронной подписи и с
предполагаемым модулем генерирования электронных подписей на рисунке
14 (на примере утверждения штатного расписания для ООО «Мозер»).
Рисунок 15 – Пример документирования кадрового процесса с
применением и без применения модуля генерирования
электронных подписей
Как показано на рис. 14, процесс документирования с применением
электронных подписей в рамках «1С: Зарплата и управление персоналом»
является более быстрым, следовательно, внедрение данного модуля может
позволить в значительной степени автоматизировать работу кадровой службы,
что выражается в следующих преимуществах:
– значительная экономия расходных материалов;
– повышение сохранности кадровых и расчетных документов;
– отсутствие необходимости вести бумажный архив.
76
Применение данного модуля позволяет повысить эффективность работы
отдела кадров ООО «Мозер» с кадровыми документами в рамках 1С, так как
он позволяет не только ускорить и упростить создание и заверение документа,
но и мгновенно находить и сортировать кадровые документы. Также
существенной недоработкой является отсутствие возможности
контролировать кадровые процессы, т.е. систематического контроля
правильности ведения кадровой документации – одна из ключевых
потребностей в работе отдела кадров.
С целью оптимизации кадрового документооборота ООО «Мозер»
рекомендуется внедрение возможности контроля исполнения поручений, а
также проведения кадрового аудита.
Рассмотрим первую из вышеупомянутых рекомендаций. Каждый
кадровый процесс в программе представляется в виде определенной
последовательности действий (задач). Ответственное лицо, работающее в
системе (менеджер по кадрам) ставит отметки напротив исполненной задачи.
Данная мера позволит:
– отображать порядок протекания каждого кадрового процесса в виде
наглядной инструкции действий для работников отдела кадров ООО «Мозер»
и бухгалтерии, что позволит повысить качество управления (снизит риск того,
что какой-либо шаг будет пропущен в процессе кадрового документирования);
– повысить контроль со стороны руководства за исполнением поручений
(должностных обязанностей) работников отдела кадров.
Рассмотрим пример порядка составления цепи задач на предоставлении
отпуска. Предоставление отпуска сотруднику сопровождается не только
составлением кадровой документации, но и осуществлением бухгалтерских
расчетов. Основными документами в данном кадровом процессе являются
приказ о предоставлении отпуска, график отпусков.
Алгоритм выглядит следующим образом:
задача 1 – составление графика отпусков (ответственный – кадровый
работник, отметка – исполнено);