77
задача 2 – ознакомление сотрудников с графиком отпусков
(ответственный – кадровый работник, отметка – исполнено);
задача 3 – издание приказа (ответственный – кадровый работник,
отметка – исполнено);
задача 4 – расчет отпускных выплат и составление справки-расчета
(ответственный – бухгалтер, отметка – выполнена).
Следующей рекомендацией, направленной на оптимизацию отдела
кадров ООО «Мозер», является возможность организации кадрового аудита в
рамках используемого софта.
Кадровый аудит – это процесс, направленный на выявление следующих
моментов:
– имеются ли в наличии все необходимые документы по каждому
кадровому процессу в соответствии с действующим законодательством;
– оформлены и заверены ли данные документы соответствующим
образом;
– в какие сроки оформлены и заверены данные документы.
Для формирования эффективной системы кадрового документооборота
кадровый аудит со стороны начальника отдела кадров ООО «Мозер»
рекомендуется проводить в следующих случаях:
– при смене положений законодательства;
– при увольнении работника отдела кадров;
– при угрозе проверки (невыплата своевременно отпускных,
компенсаций и иные случаи, когда риск возникновения внеплановой проверки
со стороны инспектирующих органов можно оценить, как высокий);
– при смене руководства компании;
– при значительных изменениях в текущей деятельности компании
(сокращение сотрудников, закрытие филиала или обособленного
подразделения, ликвидация).
Представим алгоритм кадрового аудита для ООО «Мозер». Первый шаг
– создание исходной информации по проведению кадрового аудита. В
78
программе осуществляется формирование Положения о проведении
кадрового аудита, которое содержит цели, сроки проведения, периодичность
аудита и условия, в которых внутренний кадровый аудит является
необходимым.
Второй шаг – определение этапов (элементов) проверки, например,
анализируются наличие и правильность оформления документов по каждому
сотруднику, отдельно по каждому этапу трудовой деятельности (прием,
перевод, если он имел место, отпуск, увольнение и т. п.).
В программе данная мера может быть реализована путем проставления
галочки напротив каждого документа, который должен быть согласно
программе внутреннего аудита, а также отметки, соответствует ли его
оформление требованиям законодательства и локальных нормативных актов.
Третий шаг – оформление результатов внутреннего аудита – на
основании обработки введённых ранее данных автоматически формируется
отчет о проведении аудита, в котором указаны выявленные недостатки и
ошибки.
Таким образом, для оптимизации кадрового документооборота ООО
«Мозер» предлагается:
1. Внедрение полного электронного документооборота.
2. Внедрение возможности контроля исполнения поручений.
3. Проведение кадрового аудита.
3.2 Социально – экономическая эффективность от предложенных
мероприятий
Внедрение системы электронного кадрового документооборота
поможет сотрудникам ООО «Мозер» более эффективно распределять свое
время на работу с документами, избегая возникающих с ними проблем.
Эффектом от внедрения предложенных рекомендаций в деятельность
ООО «Мозер» является:
79
- прямой экономический эффект за счет экономии материальных и
трудовых затрат на работу с документацией;
- эффект за счет упрощения деятельности, связанной с работой с
документами;
- эффект за счет сокращения времени, которое тратится на оформление
документов;
- эффект от организации всеобъемлющего контроля за ходом движения,
оформления и исполнения документов.
Статьи расходов, необходимые для внедрения системы электронного
кадрового документооборота, представлены в таблице 18.
Таблица 18
Расходы, необходимые ООО «Мозер» для внедрения системы
электронного кадрового документооборота
Статья расходов
Стоимость, руб.
Клиентская лицензия на 3 рабочих места
57000
Годовое обслуживание программы
18 000
Работа по внедрению системы
11 656
Общая стоимость
86 656
Стоимость работ по внедрению системы включает в себя настройку ПО
на каждом компьютере, создание отдельной учетной записи для каждого
сотрудника организации, а также проведение обучения сотрудников работе в
данной программе.
После рассмотрения части расходов, переходим к части расчета
экономической эффективности. Представим результаты оценки экспертов
роста производительности труда. В рамках исследования был проведен опрос
четырех руководителей ООО «Мозер» для получения их экспертного мнения
об изменениях в уровне производительности труда работников после
внедрения рекомендуемых мероприятий.
Результаты опроса представлены в виде сводной таблицы по итогам
анализа экспертного мнения руководителей ООО «Мозер» по всем
предложенным мероприятиям (таблица 19).
80
Таблица 19
Результаты экспертной оценки
Эксперт
Совершенствование схемы
движения кадрового
документооборота
Внедрение системы
электронного кадрового
документооборота
Начальник отдела
кадров
1,5
6,0
Коммерческий
директор
2,0
4,0
Генеральный
директор
2,5
4,5
Главный бухгалтер
2,0
5,5
Средняя
2,0
5,5
По данным таблицы видно, что каждому из мероприятий по
совершенствованию кадрового документооборота дали разные оценки.
Далее в таблице 20 проведен расчет эффективности внедрения системы
электронного кадрового документооборота.
Таблица 20
Расчет эффективности внедрения системы электронного
кадрового документооборота для ООО «Мозер»
Показатель
Методика расчета
Расчет показателя
Рост производительности
труда, %
Средневзвешенная
оценка экспертов, ПТ
5,5
Производительность труда,
тыс. руб.
ПТ + 5,5%
714,68 * 5,5 % = 753,99
Выручка после внедрения
Вк = ПТ * Чр
753,99*19 = 14 325,76
Рост выручки, %
Вк + 5,5%
(14 326/13579) * 100 -
100
Условная экономия
численности работников,
чел.
Эч=Чр* ПТ/(100+ ПТ)
Эчр =19 * 5,5 /
(100+5,5) =104,5/105,5
= 0,99
Рост производительности
труда по предприятию, %
ПТпп=
(Эч*100)/(Чр-Эч)
ПТпп= (0,99*100)/(19-
0,99) =99/18,01 = 5,50
Условно-годовая экономия
поз/п, тыс. руб.
Эзп =Эч*Зср
Эзп =0,99* 31,25
=30,94
Условно-годовая экономия
по отчислениям на
социальные нужды, тыс.
руб.
Эсн =Эзп*Сот/100
Эсн =30,94 *30,2/100
=9,34
Затраты на
Проведение мероприятий
Таблица 18 Рэд
86,66
Экономическая
эффективность, тыс. руб.
Э = Вк / Рэд
Э = 14 325,76 / 86,66
=165,31
81
Расчет экономической эффективности показал, что в ходе реализации
данного мероприятия, рост производительности труда составит 5,5 процентов,
условно-годовая экономия численности работников – 0,99 человек;
экономическая эффективность – 165,31 тыс. руб.
Социальная эффективность от внедрения электронного
документооборота в ООО «Мозер»:
- появление возможности коллективной обработки документов, что
исключено при бумажном делопроизводстве;
- ускорение процесса поиска необходимой документации;
-усиление безопасности обрабатываемой информации;
- усиление безопасности и удобства хранения документации за счет
возможности их хранения в электронных облаках на защищенных серверах.
Важнейшим результатом внедрения системы электронного
документооборота является систематизация работы с документами,
оптимизация бизнес-процессов, уменьшение сроков принятия управленческих
решений и повышение эффективности работы ООО «Мозер». Электронная
система кадрового документооборота становится необходимым инструментом
для эффективного развития бизнеса на современном этапе развития
экономики.
Успешное внедрение системы электронного документооборота в ООО
«Мозер» позволит менеджеру по кадрам, в связи с уменьшением бумажной
работы, выполнять свою работу более оперативно, вследствие этого меньше
уставать и иметь гораздо больше времени на выполнение своих трудовых
обязанностей помимо организации кадрового документооборота.
Помимо всего вышеперечисленного одним из важнейших преимуществ
применения в своей деятельности системы электронного документооборота
является повышение уровня профессиональной подготовки персонала, что
влечет за собой рост амбиций сотрудников и развивается общая культура
использования современных информационных технологий.
82
Таким образом, внедрение системы электронного кадрового
документооборота дает реальный экономический эффект для ООО «Мозер»,
что позволит организации ежемесячно экономить средства, в связи с чем будет
увеличиваться размер ее прибыли.
83
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Кадровый документооборот является основой управления, ее
эффективность во многом основана на производстве и потреблении
информации. В современном обществе информация стала полноценным
ресурсом производства, важным элементом управления персоналом. Качество
кадровой информации определяет качество управления персоналом в
организации. В современных условиях для повышения эффективности
управления персоналом необходимо уделять достаточное внимание
улучшению работы с кадровым документооборотом.
Организация работы с кадровым документооборотом влияет на качество
работы аппарата управления, организацию и трудовую культуру
управленческих работников.
Объектом исследования в работе является ООО «Мозер»,
осуществляющее ресторанную деятельность в г. Архангельск.
Основными факторами конкурентоспособности ООО «Мозер»
являются: устойчивые и узнаваемые товарные знаки в основных
сегментах ресторанного рынка Архангельской области, жесткие стандарты
контроля качества обслуживания гостей, диверсификация ресторанного
бизнеса.
В 2019 г. к 2018 г. наблюдается снижение выручки от оказанных услуг и
реализации продукции на 4705 тыс. руб. (0,74%). Себестоимость за эти
периоды также снизилась на 3815 тыс. руб. (0,58%). При этом в чистой
прибыли заметен рост не зависимо от снижения выручки. Так, чистая прибыль
составила 546 тыс. руб., что на 516 тыс. руб. (18,2%), выше предыдущего года.
Затраты на 1 руб. реализации продукции составили в 2019 г. – 0,381 руб.,
что на 0,111 ниже за 2018 г. Прибыль от продаж составляет снижение на 890
тыс. руб. Рентабельность при этом возросла на 30%.
Согласно проведенного анализа можно сделать вывод, что положение
дел на ООО «Мозер» является неудовлетворительным, так как снизился объем
84
продаж. В связи с тем, что темп роста себестоимости продукции значительно
ниже темпа роста выручки продукции можно говорить об вероятности
увеличения цены на реализованную продукции.
Организационная структура имеет линейно – функциональный тип.
У генерального директора в подчинении находятся главный бухгалтер,
старший повар, коммерческий директор, руководитель отдела кадров. Каждый
из них осуществляет управление соответствующими цехами или отделами.
По производственной структуре данного ресторана это предприятие
относится к предприятию с полным циклом производства (от получения сырья
до готовой продукции).
Руководство отделом кадров осуществляет руководитель отдела кадров,
который прямо подчинен генеральному директору.
Деятельность по управлению персоналом в ООО «Мозер» осуществляет
отдел кадров, согласно Положения об отделе кадров. Численность персонала
отдела кадров составляет 3 человека. Специалист по кадрам и инженер по
охране труда подчиняются непосредственно руководителю отдела кадров.
Один из инженеров по охране труда работает на ½ ставки, остальные
работники на полную ставку.
В организационной структуре руководитель отдела кадров прямо
подчинён генеральному директору.
Среднесписочная численность персонала организации в 2019 г. по
сравнению с 2018 г. увеличилась на 1 человека за счет категории рабочих.
Численность рабочих в 2019 г. составила 14 чел. Наибольший удельный вес в
структуре персонала ООО «Мозер» имеют рабочие. Их удельный вес в 2019 г.
составил 73,68%, а в 2018 г. – 72,22%.
Наибольший удельный вес в составе персонала организации имеют
работники возрастной группы 25-35 лет. Их удельный вес в 2019 г.
увеличивается с 44,44% до 47,37%. По абсолютному значению численность
персонала возрастом 25-35 лет увеличилась на 1 чел.
Наибольшая часть персонала ООО «Мозер» имеют средне –специальное
85
образование, их численность составляет 11 чел. в 2018-2019 гг. По удельному
весу данной категории персонала наблюдается снижение с 61,11% до 57,89%.
В связи со спецификой производственной деятельности ООО «Мозер»
наибольшую долю персонала организации составляют мужчины. Их удельный
вес в 2019 г. составил 68,42%, однако численность их неизменна – 13 чел.
В ООО «Мозер» наблюдается текучесть кадров, так же отмечается
тенденция к его росту. Наблюдается увеличение коэффициента оборота по
выбытию на 0,10, соответственно на 0,04 снижается коэффициент постоянства
кадров организации. Коэффициент стабильности кадров показывает высокие
значения, это говорит о том, что состав персонала на предприятии стабилен.
Коэффициент постоянства кадров увеличивается в 2019 г. на 0,02, что говорит
о незначительном сокращении степени постоянства состава персонала ООО
«Мозер».
Изучив способы и принципы ведения политики в области кадров ООО
«Мозер», можно сделать заключение, что политика в области кадров в
обществе ведется неполноценно, спонтанно, и не систематично.
Кадровым документооборотом в ООО «Мозер» занимаются 2 человека:
начальник отдела кадров и менеджер по кадрам, который и занимается
непосредственным документационным обеспечением: централизованно
регистрируют все входящие и исходящие документы, а также осуществляют
ознакомление сотрудников с созданными документами. Ответственным за
хранение всех видов документов является менеджер по кадрам.
На основании проведенного анализа заметна тенденция роста кадрового
документооборота ООО «Мозер». Объем документооборота в 2018 году по
сравнению с 2017 вырос на 20,79%, а в 2019 году по сравнению с 2018 годом
на 26,64%.
В ходе проведения анализа системы управления персоналом, отдела
кадров и кадрового документооборота в ООО «Мозер» выявлены следующие
недостатки:
86
4. Значительный объем документооборота и недостаточность
времени менеджеру по кадрам на их обработку;
5. Рост нареканий к деятельности отдела кадров со стороны
руководства и других подразделений;
6. Увеличение количества потерянных кадровых документов.
Для оптимизации кадрового документооборота ООО «Мозер»
предлагается:
1. Внедрение полного электронного документооборота.
2. Внедрение возможности контроля исполнения поручений.
3. Проведение кадрового аудита.
Расчет экономической эффективности показал, что в ходе реализации
данного мероприятия, рост производительности труда составит 5,5 процентов,
условно-годовая экономия численности работников – 0,99 человек;
экономическая эффективность – 165,31 тыс. руб.
Социальная эффективность от внедрения электронного
документооборота в ООО «Мозер»:
- появление возможности коллективной обработки документов, что
исключено при бумажном делопроизводстве;
- ускорение процесса поиска необходимой документации;
-усиление безопасности обрабатываемой информации;
- усиление безопасности и удобства хранения документации за счет
возможности их хранения в электронных облаках на защищенных серверах.