17
О минимальном размере оплаты труда. Федеральный закон от 19.06.2000
N 82-ФЗ
О материальной ответственности:
Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых
работниками, с которыми работодатель может заключать письменные
договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной
ответственности, а также типовые формы договоров утвержденные
Постановлением Минтруда от 31.12.2002 N 85
Об архивной работе:
Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125-
ФЗ от 22.10.2004
Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения ,
утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Основные Правила работы архивов организаций одобренные решением
Коллегии Росархива от 06.02.2002
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в органах государственной власти, органах местного
самоуправления и организациях утвержденные приказом Минкультуры
России от 31.03.2015 N 526
Инструкция по применению Перечня типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков их хранения, утвержденная Приказом Росархива от
20.12.2019 N 237
О должностных обязанностях:
18
Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих утвержденный Постановлением Минтруда
от 21.08.1998 N 37
О воинском учёте в организации:
Положение о воинском учете утв. Постановлением Правительства РФ от
27.11.2006 N 719
Методические рекомендации по ведению воинского учета в
организациях
О работниках, занятых на тяжёлых работах, работах с вредными :и (или)
опасными условиями труда, имеющих особый характер работы
Инструкция о порядке применения списка производств, цехов,
профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает
право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день. утв.
Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по
вопросам труда и заработной платы и Президиума Всесоюзного Центрального
Совета Профессиональных Союзов от 21.11.1975 N 273/П-20
Положение об особенностях режима рабочего времени и времени
отдыха работников связи, имеющих особый характер работы. Приказ
Минсвязи РФ от 08.09.2003 N 112
Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или
опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается
применение труда женщин. Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 N
162
Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными и опасными
условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда
лиц моложе восемнадцати лет. Постановление Правительства РФ от
25.02.2000 N 163
О вахтовой работе:
19
Основные положения о вахтовом методе организации работ. Утв.
постановлением от 31.12.1987 N 794/33-82 Минздрава СССР и Секретариатом
ВЦСПС
О работе женщин, лиц с семейными обязанностями
Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или
опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается
применение труда женщин. Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 N
162
Порядок и условия назначения и выплаты государственных пособий
гражданам, имеющим детей. утв. Приказом Министерства здравоохранения и
социального развития Российской Федерации от 23.12.2009 N 1012н
Положение об исчислении среднего заработка (дохода, денежного
довольствия) при назначении пособия по беременности и родам и
ежемесячного пособия по уходу за ребенком отдельным категориям граждан
утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.12.2009 N
1100
О государственных пособиях гражданам, имеющим детей. Федеральный
закон от 19.05.1995 N 81-ФЗ
О дополнительных мерах по социальной защите беременных женщин и
женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, уволенных в связи с ликвидацией
организации. Указ Президента РФ от 05.11.1992 N 1335
Порядок предоставления отпуска работникам, усыновившим ребенка.
Постановление Правительства РФ от 11.10.2001 N 719
Гигиенические рекомендации к рациональному трудоустройству
беременных женщин" утв. Госкомсанэпиднадзором России 21.12.1993,
Минздравом России 23.12.1993
СанПиН 2.2.0.555-96. 2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к
условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы" утв. Постановлением
Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.10.1996 N 32
О несовершеннолетних работниках:
20
Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными и опасными
условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда
лиц моложе восемнадцати лет. Постановление Правительства РФ от
25.02.2000 N 163
О работниках районов Крайнего севера и приравненных местностей:
О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и
проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-I
Разъяснение О порядке установления и исчисления трудового стажа для
получения процентных надбавок к заработной плате лицам, работающим в
районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах
Дальнего Востока, Красноярского края, Иркутско утв. Постановлением
Минтруда РФ от 16.05.1994 N 37
О работниках – иностранцах:
Об организации медицинского освидетельствования иностранных
граждан и лиц без гражданства. Постановление от 14.12.2007 N 86
Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и
благополучия человека, Главного государственного санитарного врача РФ
Профсоюзные организации в трудовых отношениях: О
профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности. Федеральный
закон РФ от 12.01.1996 N 10-ФЗ
Охрана труда: О специальной оценке условий труда. Федеральный закон
от 28.12.2013 N 426-ФЗ.
Основными задачами трудового законодательства являются создание
необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования
интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также
правового регулирования трудовых отношений и других отношений,
непосредственно связанных с ними. Таким образом, чтобы правильно
организовать кадровый документооборот, необходимо иметь полный пакет
21
законодательно-правовых актов и руководствоваться ими при оформлении
трудовых отношений.
1.2 Структура документационного обеспечения управления
персоналом
Работники кадровых служб в процессе своей деятельности
разрабатывают, готовят, оформляют различные документы. С точки зрения
обязательности в кадровой деятельности различают три группы документов
(рис. 2, табл. 1,2):
- обязательные документы, в отношении которых законом установлено
требование об их обязательном присутствии у работодателя, их обязательном
принятии, заключении, регистрации, подписании;
- документы, которые становятся обязательными при определенных
обстоятельствах;
- факультативные документы
К обязательным документам относят правила внутреннего трудового
распорядка, трудовые договоры, трудовые книжки, табель учёта рабочего
времени, личные карточки, штатное расписание, график отпусков (см. табл.
1)
6
.
К документам, которые становятся обязательными при определенных
обстоятельствах относят коллективный договор, положение об оплате труда и
премировании, положение об аттестации, положение о коммерческой тайне,
график сменности (при наличии сменной работы), договоры о полной
материальной ответственности, личные дела работников, другие локальные
нормативные акты (см. табл. 2)
7
.
6
Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учебное пособие /
Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и
доп. — Москва : ИНФРА-М, 2020. — с. 87
7
Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления персоналом : учеб. пособие / Р .Е. Булат.
— М. : ИНФРА-М, 2019. — с. 105
22
Таблица 1
Обязательные документы в кадровом документообороте
Наименование
Содержание
Внутренний
трудовой
регламент
обязательный нормативный документ, который разрабатывается
и утверждается работодателем. Согласно ст.189 ТК РФ правила
внутреннего распорядка должны содержать: порядок приема и
увольнения работников; основные права, обязанности и
ответственность работников и работодателя; режим работы;
время отдыха; меры поощрения и дисциплинарного взыскания;
иные вопросы трудовых отношений.
Трудовой
договор
это соглашение между работодателем и работником,
заключенного в письменной форме. Трудовой договор
предусматривает взаимные права и обязанности работодателя и
работника, соответственно. В соответствии с трудовым
договором работник обязуется надлежащим образом выполнять
работу, отвечающую его квалификации, а работодатель
обязуется предоставлять работу работнику, обеспечивать нор-
мальные условия труда, своевременно и в полном объеме
выплачивать заработную плату.
Трудовая
книжка
это основной документ о трудовой деятельности и трудовом
стаже. В этом документе работодателями фиксируются
наименования организаций, в которых работал гражданин,
основания его увольнений, поощрения и прочие важные
события.
Форма трудовой книжки, а также порядок включения в нее
сведений регулируются законодательством РФ.
Табель учёта
рабочего
времени
предназначен для внесения сведений о фактически
отработанном сотрудниками организаций времени.
Личная
карточка
работника
это документ, который заводит кадровая служба на каждого
сотрудника при его трудоустройстве. Выдастся работником
кадровой службы на всех лиц, принятых на работу по
трудовому договору, и ведется в течение всего периода их
работы у конкретного работодателя. Персональная карта
собирает всю информацию о работнике, которая необходима
работодателю.
Штатное
расписание
нормативный организационно-распорядительный документ
организации, с помощью которого составляется структура,
утверждается штатный состав и численность предприятий с
указанием размера заработной платы в зависимости от
занимаемой должности. Штатное расписание содержит перечень
структурных подразделений, наименование должностей,
специальностей, профессий с указанием квалификации, а также
сведения о количестве штатных единиц.
График
отпусков
является локальным нормативным актом, определяющим
порядок
предоставления отпусков. График отпусков утверждается
руководителем предприятия. График отпусков предоставляет
информацию о времени оплачиваемого отпуска работникам всех
подразделений организации на предстоящий календарный год в
разбивке по месяцам. График отпусков является обязательным
как для работодателя, так и для работника.
23
Таблица 2
Документы, становящиеся обязательными при определённых
обстоятельствах
Наименование
Содержание
Коллективный
договор
правовой акт, регулирующий социально-трудовые
отношения в организации или у индивидуального
предпринимателя и заключенный работниками и
работодателем в лице их представителей.
Положение об
оплате труда
локальное положение, утверждаемое руководителем
организации. Основной целью положения о заработной
плате является описание механизмов, используемых при
организации расчета и выплаты заработной платы.
Положение о
порядке
аттестации
работников
документ, разработанный работодателем для оценки уровня
квалификации своих работников.
Положение о
коммерческой
тайне
нормативный акт, устанавливающий состав обязанностей
сотрудников по се неразглашению, а также определяющий
механизмы ответственности работников за невыполнение
этих обязанностей.
График
сменности
(при наличии
сменной
работы)
это документ, регулирующий вопросы начала и окончания
работы, вид смены (дневная, ночная и т.д.),
продолжительности перерывов для отдыха и питания.
Сменный график представляет собой работу в 2, 3 или 4
смены.
Договоры о
полной
материальной
ответствен-
ности
письменные договоры о полной индивидуальной или
коллективной (бригадной) материальной ответственности,
т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в
полном размере за недостачу вверенного работникам
имущества, заключаются с работниками, достигшими
возраста восемнадцати лет и непосредственно
обслуживающими или использующими денежные, товарные
ценности и иное имущество.
К факультативным (необязательным)документам относят положения о
структурных подразделениях, должностные инструкции.
С точки зрения движения документов различают входящие, исходящие,
внутренние документы. Входящий документ (поступающий документ) -
документ, полученный учреждением. Исходящий документ (отправленный
документ) - официальный документ, отправленный из учреждения.
Внутренний документ-это официальный документ, который не выходит за
рамки организации, его подготовившей. Каждый информационный поток
имеет особенности обработки, на которые влияет выбор формы организации
работы с документами (централизованный, децентрализованный,
24
смешанный). По целевой принадлежности выделяют две большие группы
кадровых документов:
- документы по учету личного состава работников;
- документы, связанные с осуществлением функций по управлению
персоналом и организацией труда.
Рисунок 2 - Структура документов делопроизводства
8
К документам по учету личного состава работников относят различные
приказы и распоряжения (см. табл. 3)
9
.
8
Гугуева, Т. А. Конфиденциальное делопроизводство / Т. А. Гугуева. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва :
ИНФРА-М, 2021. – с. 35
9
Журавлева, И. В. Кадровику — все о приказах, кадровых и некадровых: практич. пособие / И.В. Журавлева,
М.В. Журавлева. — Москва : ИНФРА-М, 2020. — С. 141
25
Таблица 3
Документы по учёту личного состава работников
Наименование
Содержание
Приказ
(распоряжение) о
приеме работника
на работу
Применяются для оформления и учета принимаемых
на работу работников по трудовому договору.
Указываются наименование структурного
подразделения, должность (специальность, профес-
сия), срок испытания, если работнику
устанавливается испытание при приеме на работу, а
также условия приема на работу и характер
предстоящей работы (по совместительству, в
порядке перевода из другой организации, для
замещения временно отсутствующего работника,
для выполнения определенной работы и др.).
Личная карточка
работника
Применяется для полного и всестороннего учёта
персонала в организациях. Первая и вторая
страницы содержат общие сведения о сотруднике и
заполняются при его принятии на работу; третья и
четвертая - заполняются в процессе работы.
Приказ
(распоряжение) о
переводе работника
на другую работу
Перевод на другую работу - это постоянное или
временное изменение трудовой функции работника
при продолжении трудовой деятельности у того же
работодателя. Он представляет собой бланк, в
который вносят все необходимые сведения о со-
труднике, его прежнем и новом месте работы и
основании смены должности.
Приказ
(распоряжение) о
предоставлении
отпуска работнику
Ответственным за составления бланка является
уполномоченный работник кадровой службы.
Приказ на отпуск сопровождается следующими
документами: заявление о предоставлении отпуска,
график отпусков по предприятию, записка-расчет
График отпусков
это локальный нормативный акт, который
определяет порядок предоставления отпусков.
Приказ
(распоряжение) о
прекращении
действия трудового
договора
(контракта) с
работником
Применяется для оформления и учета увольнения
работников).
Приказ
(распоряжение) о
направлении работ-
ника в
командировку
Применяется для оформления и учета направления
работников) в командировку(и).
Приказ
(распоряжение) о
поощрении
работника
Применяется для оформления и учета поощрений за
успехи в работе.
26
Вторая группа состоит из документов, связанных с реализацией
функций управления персоналом и организацией труда: внутренний трудовой
регламент, положение о структурном подразделении, должностная
инструкция, структура и штатное расписание (см. табл. 4)
10
.
Таблица 4
Документы, связанные с осуществлением функций по
управлению персоналом и организацией труда
Наименован
ие
Содержание
Положение
о
структурном
подразделен
ии
является локальным нормативным актом, который
определяет: порядок создания (формирования)
подразделения; правовой статус подразделения в структуре
организации; структура блока: задачи, функции, права,
обязанности и ответственность подразделения; порядок
взаимодействия подразделений с другими структурными
подразделениями предприятия.
Должностна
я
инструкция
это внутренний организационно-распорядительный документ,
содержащий конкретный перечень обязанностей работника, с
учетом особенностей организации производства, труда и
управления, его прав и обязанностей, а также
квалификационных требований на занимаемую должность.
Должностная инструкция выполняет задачи: установление
квалификационных требований для конкретной должности,
выполняемой работы (образование, опыт работы, наличие
специализированной подготовки и т. доопределение
должностных обязанностей работника (круг ведения, объем
работ, сферы ответственности работника и т. д
);установление пределов ответственности работников. Таким
образом, основная цель должностной инструкции -
определить для работника его обязанности, права и
обязанности.
Внутренний
трудовой
регламент
См. табл. 1.
Штатное
расписание
См. табл. 1.
В системе документационного обеспечения применяется понятие
организационно-распорядительной документации (ОРД). Это совокупность
документов, в которой закреплены функции, задачи, цели, а также права и
обязанности сотрудников и менеджеров по выполнению конкретных
действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности
10
Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. - M.: Интел-Синтез, 2019. – с.
205