75
кадрового делопроизводства управления персоналом Департамента
управления делами ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» составит 116 656 рублей.
Стоимость работ по внедрению системы включает в себя настройку ПО
на каждом компьютере, создание отдельной учетной записи для каждого
сотрудника организации, а также проведение обучения сотрудников работе в
данной программе.
После рассмотрения части расходов переходим к части расчета
экономической эффективности. Прежде чем произвести расчет
эффективности проекта по совершенствованию кадрового документооборота
представим результаты оценки экспертов роста производительности труда. В
рамках исследования был проведен опрос четырех руководителей ФГБОУ ВО
«МГТУ «Станкин» для получения их экспертного мнения об изменениях в
уровне производительности труда работников после внедрения
рекомендуемых мероприятий. Результаты опроса представлены в виде
сводной таблицы по итогам анализа экспертного мнения руководителей
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» по всем предложенным мероприятиям
(таблица 6).
Таблица 6
Результаты экспертной оценки повышения эффективности
работы специалистов Отдела кадрового делопроизводства
управления персоналом Департамента управления делами ФГБОУ
ВО «МГТУ «Станкин» после реализации мероприятий, рост
производительности в %
Эксперт
Совершенствование
схемы движения
кадрового
документооборота
Внедрение
системы
электронного
кадрового
документооборота
Первый проректор
1,5
6
Начальник Департамента
управления делами
2
4
Руководитель отдела кадрового
делопроизводства
2,5
4,5
Главный бухгалтер
2
5,5
Среднее значение
2
5
По данным таблицы видно, что каждому из мероприятий по
совершенствованию кадрового документооборота дали разные оценки.
76
Проведем расчет эффективности первого мероприятия и представим
результаты в табличной форме (таблица 7).
Таблица 7
Расчет эффективности совершенствования схемы движения
кадрового документооборота
Показатель
Методика расчета
Значение
Рост производительности труда, %
Средневзвешенная
оценка экспертов
2
Условная экономия численности
работников, чел.
Эч=Чр* ПТ/ (100+
ПТ)
Эчр =45 * 2 /
(100+2)= 0,88
Условно-годовая экономия по з/п, тыс.
руб.
Эзп =Эч*Зср
Эзп
=0,88*131,04
=115,32
Условно-годовая экономия по
отчислениям на социальные нужды, тыс.
руб
Эсн =Эзп*Сот/100
Эсн
=115,32*30,2/
100 =34,83
Затраты на проведение мероприятия
0
0
Условно-годовая экономия по
мероприятию, тыс. руб
Эгод = Эзп+Эсн-
Зм1
Эгод
=115,32+34,83
=150,15
Проведенные расчеты экономической эффективности показывают, что
в результате совершенствования схемы движения кадрового
документооборота, рост производительности труда увеличится на 2 процента,
условно-годовая экономия численности работников – 0,88 человек, условно-
годовая экономия – 150,15 тысяч рублей.
Таким образом, ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» получает качественно
организованный кадровый документооборот, и как следствие, рост
производительности труда. Экономическая эффективность реализации
данного мероприятия составляет 150,15 тысяч рублей в год. При этом затраты
на реализацию мероприятия в данном расчете приняты равными нулю, так как
затраты времени персонала на реализацию изменений в графике
документооборота включены в прямые должностные обязанности персонала.
Далее проведем расчет эффективности второго предложенного нами
мероприятия – внедрение системы электронного кадрового
документооборота. Представим полученные нами данные в табличной форме
(таблица 7).
77
Таблица 7
Расчет эффективности внедрения системы электронного
кадрового документооборота
Показатель
Методика
расчета
Значение
Рост производительности труда, %
Средневзвешенная
оценка экспертов
5
Условная экономия численности
работников, чел.
Эч=Чр* ПТ/
(100+ ПТ)
Эчр =45 * 5,5 /
(100+5,5) =2,35
Условно-годовая экономия по з/п, тыс.
руб.
Эзп =Эч*Зср
Эзп =2,35*131,04
=307,94
Условно-годовая экономия по
отчислениям на социальные нужды,
тыс. руб
Эсн =Эзп*Сот/100
Эсн
=307,94*30,2/100
=93,0
Затраты на проведение мероприятия
Таблица 5
116,7
Условно-годовая экономия по
мероприятию, тыс. руб
Эгод = Эзп+Эсн-
Зм1
Эгод
=307,94+93,0-
116,66 =284,28
Расчет экономической эффективности показал, что в ходе реализации
данного мероприятия, рост производительности труда составит 5,5 процентов,
условно-годовая экономия численности работников – 2,35 человека, условно-
годовая экономия – 284,28 тысяч рублей.
Мероприятие было предложено с целью совершенствования кадрового
документооборота на предприятии. Представим рассчитанные нами
показатели экономической эффективности от предложенных мероприятий в
сводной таблице (таблица 8).
Таблица 8
Сводная таблица показателей экономической эффективности
рекомендуемых мероприятий
Мероприятие
Условное
высвобождение
работников,
чел.
Рост
производительности
труда, %
Условно
годовая
экономия,
тыс. руб.
Совершенствование
схемы движения
кадрового
документооборота
0,88
2
150,2
Внедрение системы
электронного
кадрового
документооборота
2,35
5,5
284,3
Итого:
3,23
7,5
434,4
78
Проведенные расчеты показывают, что в результате реализации
предложенных мероприятий общий рост производительности составит 7,5
процентов, условное высвобождение численности работников - 3,23 человек,
а условно- годовая экономия в целом составит 434,43 тысяч рублей, что
обеспечить оптимизацию затрат и сокращение расходной части бюджета
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин». Исходя из данных расчетов, внедрение в
деятельность компании электронной системы документооборота и
оптимизация схемы движения кадровых документов являются экономически
выгодными и целесообразным для реализации.
Выводы по главе
В третьей главе выпускной квалификационной работы осуществлён
анализ выявленных недостатков в системе кадрового документооборота
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» и предложены мероприятия по их устранению.
Для повышения эффективности документооборота компании и
устранения выявленных недостатков в существующем порядке организации
делопроизводства ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» нами разработаны
следующие мероприятия: изменение схемы движения кадровых документов и
внедрение автоматизированной системы 1С: Система электронного
документооборота «Документооборот» в Отделе кадрового делопроизводства
управления персоналом Департамента управления делами.
Данное мероприятие представляет собой установку электронной
системы кадрового документооборота на базе программы «1С: Зарплата и
управление персоналом» - модуля «1С: Документооборот».
В результате реализации внедрения предложенной системы
обеспечивается главная задача кадрового документооборота: построить
эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим
задачам руководства в полном соответствии с законодательством.
Модуль «1С: Документооборот» позволит всем сотрудникам ФГБОУ
ВО «МГТУ «Станкин» оставлять свои заявки на отпуск, на заказ справок и
другие различные просьбы, касающиеся их трудовой деятельности, в
79
программе, из которой заявка будет поступать непосредственно специалисту,
который занимается оформлением приказов.
Проведенные расчеты показывают, что в результате реализации
предложенных мероприятий общий рост производительности составит 7,5
процентов, условное высвобождение численности работников - 3,23 человек,
а условно- годовая экономия в целом составит 434,43 тысяч рублей, что
обеспечить оптимизацию затрат и сокращение расходной части бюджета
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин». Исходя из данных расчетов, внедрение в
деятельность компании электронной системы документооборота и
оптимизация схемы движения кадровых документов являются экономически
выгодными и целесообразным для реализации.
80
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В первой главе выпускной квалификационной работ
проанализированы понятие и задачи кадрового документооборота,
установлено, что основная функция кадровой документации это оформление
и закрепление трудовых отношений. Наглядным результатом
регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и
связанных с ними иных отношений работодателя и работника является
комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
Кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление (прием, перевод,
поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск,
увольнение и другое).
Основная задача кадровой документации - в придании большей
прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации
устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых
сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает
управляемость персонала.
В настоящий момент состав кадровой документации, а также порядок
ее составления и ведения достаточно жестко регламентирован как на уровне
государства так и локальных масштабах, что обусловлено значением кадровой
документации в трудовой и социальной жизни граждан.
Автоматизация кадрового документооборота выступает ведущим
способом организации кадрового документооборота и повышения его
эффективности в современных условиях.
Во второй главе выпускной квалификационной работы выполнен
анализ организации кадрового документооборота на объекте исследования.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования «Московский государственный технологический
81
университет «СТАНКИН» является образовательной организацией высшего
образования, осуществляющей в качестве основной цели ее деятельности
образовательную деятельность по образовательным программам высшего
образования и научную деятельность, созданной для осуществления
образовательных, научных, социальных н иных функций некоммерческого
характера.
В ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» кадровой документацией занимается
Отдел кадрового делопроизводства управления персоналом Департамента
управления делами (ОКД УП ДУД) ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин».
Распределение функций по кадровому документообороту и
управлению персоналом требует взаимодействия между отдельными
подразделениями ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» в рамках единого процесса
кадрового обеспечения в учреждении, к числу таких подразделений относятся:
Отдел Управления персоналом; Юридический отдел; Бухгалтерия; Служба
охраны труда.
В параграфе подробно рассмотрены вопросы организации
документирования кадровых вопросов в ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин»,
таким образом, завершен анализ нормативных требований к кадровому
делопроизводству сотрудников ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин». Необходимо
отметить, что все кадровые процедуры ведутся в полном соответствии с
законодательством РФ.
Проведен анализ используемых системы электронного
документооборота. Определено, что в Отделе кадрового делопроизводства
управления персоналом Департамента управления делами используется
система Docsvision. Данная система позволяет автоматизировать большинство
кадровых процедур, обеспечить формирование кадровой документации,
однако не в полной мере обеспечивает эффективный обмен документами
между подразделениями ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин».
82
В третьей главе выпускной квалификационной работы осуществлён
анализ выявленных недостатков в системе кадрового документооборота
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» и предложены мероприятия по их устранению.
Для повышения эффективности документооборота компании и
устранения выявленных недостатков в существующем порядке организации
делопроизводства ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» нами разработаны
следующие мероприятия: изменение схемы движения кадровых документов и
внедрение автоматизированной системы 1С: Система электронного
документооборота «Документооборот» в Отделе кадрового делопроизводства
управления персоналом Департамента управления делами.
Данное мероприятие представляет собой установку электронной
системы кадрового документооборота на базе программы «1С: Зарплата и
управление персоналом» - модуля «1С: Документооборот».
В результате реализации внедрения предложенной системы
обеспечивается главная задача кадрового документооборота: построить
эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим
задачам руководства в полном соответствии с законодательством.
Модуль «1С: Документооборот» позволит всем сотрудникам ФГБОУ
ВО «МГТУ «Станкин» оставлять свои заявки на отпуск, на заказ справок и
другие различные просьбы, касающиеся их трудовой деятельности, в
программе, из которой заявка будет поступать непосредственно специалисту,
который занимается оформлением приказов.
Проведенные расчеты показывают, что в результате реализации
предложенных мероприятий общий рост производительности составит 7,5
процентов, условное высвобождение численности работников - 3,23 человек,
а условно- годовая экономия в целом составит 434,43 тысяч рублей, что
обеспечить оптимизацию затрат и сокращение расходной части бюджета
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин». Исходя из данных расчетов, внедрение в
деятельность компании электронной системы документооборота и
83
оптимизация схемы движения кадровых документов являются экономически
выгодными и целесообразным для реализации.
84
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным
голосованием 12.12.1993 // Собрание законодательства РФ, 03.03.2018, N 9, ст.
851.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 13.04.2018)// «Российская газета», N 256, 31.12.2001.
3. Кодекс Российской Федерации об административных
правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 12.11.2019)// «Российская
газета», N 256, 31.12.2001.
4. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от
30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 18.07.2019)// «Собрание законодательства РФ»,
05.12.1994, N 32, ст. 3301.
5. Федеральный закон от 27.07.2012 N 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013)
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
(01.015.2019)// «Российская газета», N 165, 29.07.2012.
6. Федеральный закон от 27.07.2012 N 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О
персональных данных»//»Собрание законодательства РФ», 31.07.2012, N 31 (1
ч.), ст. 3451.
7. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017)
«Об архивном деле в Российской Федерации»// «Собрание законодательства
РФ», 25.10.2004, N 43, ст. 4169.
8. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом
Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17
октября 2013 г. N 1185-ст)// [Электронный ресурс]: Информационно-правовая
система «Гарант» https://base.garant.ru/70650732/
9. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД.
Управление документами. Общие требования. Утв. приказом Федерального