15
Основным законодательным актом является ТК
16
. Большую роль в
регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами
играют: ГК, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п.
Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие
трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, - уставы и
положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и
др.).
Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью
оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только
отдельных документов, в то время, как на практике значительную часть
деятельности по документационному обеспечению организации занимает
работа с проектами и пакетами документов, необходимых для
документирования того или иного управленческого действия. Но подобные
содержательные расхождения не препятствуют использованию привычного и
устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов
обработки документов.
Соответственно, по масштабам движения документов можно выделить
документооборот конкретного должностного лица, структурного
подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом
филиалов, отрасли управления, государства в целом.
Но для нормативно-методической разработки необходимо выбрать
базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов, с
одной стороны, и достаточно простой для описания этих процессов – с другой.
Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в
частности Государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта
16
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 12.11.2019 // опубликован на
Официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru - 12.11.2019.
16
документооборот организации как юридически независимого,
самостоятельного управленческого элемента
17
.
Порядок движения документов в организации вторичен по отношению
к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том
числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не
значит, что система организации документооборота не поддается
самостоятельному регулированию и нормированию.
Документы необходимы в организации для
18
:
эффективной и упорядоченной деятельности;
формирования и документального фиксирования
организационных и управленческих решений;
обеспечения согласованности управленческой и
административной деятельности;
обеспечения непрерывной деятельности в условиях чрезвычайных
ситуаций;
соблюдения требований нормативно-правовых актов,
регулирующих сферу деятельности организации во всех ее появлениях;
защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов,
а также других заинтересованных лиц;
обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных
разбирательствах, связанных с деятельностью организации.
Документооборот – это движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
19
17
Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособие
/ М.И. Басаков - Ростов н/Д: Феникс, 2017. -С. 92.
18
Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А., Управление документами: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2017. –
С. 4.
19
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России,
1998. – С. 3.
17
Документооборот – это движение потоков документов: поступающих из
других организаций, отправляемых в другие организации, создаваемых и
используемых в организации.
20
Документооборот – это регламентированная совокупность
взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго
установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента
возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.
21
Для организации документооборота необходимо соблюдение правил, в
соответствии с которыми происходит движение документа в организации.
Организация документооборота включает такие операции с документами, как
их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение,
организация исполнения и отправка.
Общие принципы организации документооборота
22
:
оперативность движения документов, его целенаправленное
регулирование и оптимальное осуществление;
обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии
обработки основных категорий документов;
исключение инстанций прохождения и действий с документами,
не обусловленных деловой необходимостью.
Главное правило организации документооборота – оперативное
движение документов по наиболее короткому пути с минимальными
затратами времени и труда.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении
персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают
документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение,
20
Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие / Т.А. Быкова,
Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - М.: ИНФРА-М, 2016. -С. 72.
21
Смирнова Г.Н., Электронные системы управления документооборотом: учебное пособие, практикум по
дисциплине. – М.: Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2017. –
С. 15.
22
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкин Л.В., Делопроизводство: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2017. – С. 201, 203.
18
применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение
и другое).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты,
которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу
прав и обязанностей работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержит информацию,
обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе
с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от
правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение
определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или
иные права работника.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
пообразовать систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности
как для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры.
23
Рассмотрим классификацию кадровой документации.
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации
Кадровая информационно-документационная система включает в себя
следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы,
группы) документов (рисунок 1.)
24
:
23
Семенихин В.В., Кадровый документооборот. – М.: Эксмо, 2018. – С. 3.
24
Документирование управленческой деятельности: учебник и практикум для академического бакалавриата /
И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А . Машурцев. - М.: Издательство Юрайт, 2018. –с. 65.
19
законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную
документацию;
плановую документацию;
Рисунок 1 – Система кадровой документации
организационно-правовую документацию;
персональную документацию;
договорную документацию;
распорядительную документацию;
учетную кадровую документацию;
документацию по учету использования рабочего времени и
расчетов с персоналом по оплате труда;
отчетную и отчетно-справочную документацию.
Отдельные
данные
комплексы
данные
документов
данные
в
данные
крупных
данные
организациях
данные
обычно
данные
имеют
данные
целевую
данные
принадлежность
данные
различным
данные
структурным
данные
подразделениям
данные
–
данные
не
данные
только
данные
кадровой
данные
службе
данные
(службе
данные
персонала).
данные
Это
данные
объясняется
данные
исторически
данные
сложившимся
данные
распределением
данные
между
данные
ними
данные
функций
данные
ведения
данные
кадровой
данные
работы.
данные
Так,
данные
юридический
данные
отдел
данные
(юрисконсульт)
данные
систематизирует
данные
и
данные
контролирует
данные
исполнение
данные
законодательных
данные
актов,
данные
нормативной
данные
документации
данные
по
данные
труду
данные
и
данные
Система
кадровой
документ
ации
Законода
тельные
акты
договорн
ая
информа
ция
отчетная
информа
ция
учетная
кадровая
документ
ация
персонал
ьная
документ
ация
организа
ционно-
плановая
документ
ация
Планова
я
документ
ация
20
социальным
данные
вопросам.
данные
Плановой
данные
и
данные
отчетной
данные
документацией
данные
по
данные
труду
данные
и
данные
кадрам
данные
занимаются
данные
плановые
данные
(планово-экономические,
данные
планово-финансовые
данные
и
данные
другие
данные
подобные)
данные
подразделения.
данные
В
данные
бухгалтерии
данные
обрабатывается
данные
учетная
данные
и
данные
отчетная
данные
бухгалтерская
данные
документация
данные
по
данные
учету
данные
рабочего
данные
времени
данные
и
данные
расчетов
данные
с
данные
персоналом
данные
по
данные
оплате
данные
труда
25
.
В
данные
основе
данные
информационно-документационной
данные
системы
данные
с
данные
учетом
данные
ее
данные
особого
данные
правового
данные
значения
данные
лежат
данные
Конституция
данные
и
данные
законодательные
данные
акты,
данные
которые
данные
устанавливают
данные
принципы
данные
и
данные
формы
данные
взаимоотношений
данные
граждан
данные
с
данные
учреждениями,
данные
организациями
данные
и
данные
предприятиями,
данные
работодателей
данные
и
данные
работников,
данные
диктуют
данные
порядок
данные
документирования
данные
этих
данные
взаимоотношений.
Основным
данные
законодательным
данные
актом
данные
является
данные
ТК
26
.
данные
Большую
данные
роль
данные
в
данные
регулировании
данные
различных
данные
отношений
данные
граждан
данные
с
данные
учреждениями
данные
и
данные
фирмами
данные
играют:
данные
ГК,
данные
информационное,
данные
налоговое,
данные
пенсионное
данные
законодательство
данные
и
данные
т.п.
данные
Здесь
данные
же
данные
следует
данные
отметить
данные
нормативно-правовые
данные
документы,
данные
регулирующие
данные
трудовые
данные
правоотношения
данные
в
данные
специфических
данные
отраслях
данные
экономики, —
данные
уставы
данные
и
данные
положения
данные
о
данные
дисциплине
данные
(на
данные
железнодорожном
данные
транспорте,
данные
в
данные
пароходствах
данные
и
данные
др.)
данные
27
.
Нормативная
данные
и
данные
нормативно-справочная
данные
документация
данные
издается
данные
различными
данные
ветвями
данные
власти,
данные
органами
данные
субъектов
данные
РФ,
данные
детализирует
данные
и
данные
регламентирует
данные
единообразную
данные
практику
данные
применения
данные
норм
данные
права,
данные
например:
данные
Инструкция
данные
о
данные
порядке
данные
ведения
данные
трудовых
данные
книжек
данные
на
данные
предприятиях,
данные
в
данные
учреждениях
данные
и
данные
организациях,
данные
Тарифно-квалификационные
данные
характеристики
данные
общеотраслевых
данные
должностей
данные
служащих
данные
и
данные
общеотраслевых
данные
профессий
данные
рабочих,
данные
Единая
данные
тарифная
данные
сетка
данные
для
данные
служащих
данные
государственных
данные
организаций
данные
и
данные
т.д.
данные
25
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство: (традиц. и автоматизир. технологии) / Т.В. Кузнецова, С.Л.
Кузнецов. - М.: Интел-синтез АПР, 2016. – с. 71.
26
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.10.2018)// "Российская газета",
N 256, 31.12.2001.
27
Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета,
организация работы. - 2-е изд.,доп. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2018.– с. 29.
21
Субъекты
данные
Федерации
данные
издают
данные
свои
данные
документы,
данные
не
данные
противоречащие
данные
нормам
данные
российского
данные
законодательства
28
.
Формирование
данные
информационной
данные
части
данные
кадровых
данные
документов
данные
и
данные
их
данные
формы
данные
основывается
данные
на
данные
общероссийских
данные
классификаторах
данные
технико-экономической
данные
и
данные
социальной
данные
информации,
данные
а
данные
также
данные
УСД.
Комплекс
данные
плановой
данные
документации
данные
включает
данные
в
данные
себя
данные
документы
данные
перспективного
данные
и
данные
текущего
данные
прогнозирования
данные
и
данные
планирования
данные
в
данные
части
данные
комплектования
данные
кадрами
данные
организаций
данные
и
данные
фирм,
данные
численного
данные
состава
данные
различных
данные
категорий
данные
рабочих
данные
и
данные
служащих,
данные
нормирования
данные
труда,
данные
повышения
данные
квалификации
данные
рабочих
данные
и
данные
служащих
данные
и
данные
т.п.
Плановые
данные
документы
данные
составляются
данные
совместно
данные
сотрудниками
данные
планово-
экономического
данные
управления
данные
(отдела),
данные
управления
данные
(отдела)
данные
кадров
данные
и
данные
других
данные
заинтересованных
данные
функциональных
данные
отделов.
данные
Программы
данные
и
данные
планы
данные
обычно
данные
подписываются
данные
руководителем
данные
планово-финансового
данные
подразделения
данные
и
данные
утверждаются
данные
первым
данные
руководителем
данные
организации.
Технологическая
данные
цепочка
данные
процедуры
данные
составления
данные
плановых
данные
документов
данные
в
данные
обобщенном
данные
виде
данные
включает
данные
в
данные
себя
29
:
сбор,
данные
обобщение
данные
и
данные
анализ
данные
отчетных
данные
экономических
данные
показателей
данные
в
данные
сфере
данные
кадрового
данные
обеспечения
данные
организации
данные
за
данные
предыдущий
данные
и
данные
текущий
данные
периоды
данные
времени;
выработку
данные
концепции
данные
предполагаемого
данные
развития
данные
деятельности
данные
организации
данные
и
данные
проектирования
данные
новых
данные
направлений
данные
работы
данные
в
данные
последующие
данные
годы,
данные
совершенствования
данные
технической
данные
и
данные
технологической
данные
сферы
данные
обеспечения
данные
направлений
данные
деятельности,
данные
роста
данные
финансовых
данные
возможностей,
данные
размеров
данные
прибыли
данные
и
данные
состояния
данные
рынка
данные
продукции
данные
и
данные
услуг;
прогнозирование
данные
динамики
данные
изменения
данные
должностного
данные
состава
данные
работников
данные
организации
данные
в
данные
разрезе
данные
специальностей,
данные
профессий,
данные
квалификации;
28
Андреев С.В. Кадровое делопроизводство: Практическое пособие. - 2-е изд. ,перераб и доп. - М.: Альфа-
Пресс, 2016. – с. 29.
29
Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для прикладного
бакалавриата / И. Н. Кузнецов. - М.: Издательство Юрайт, 2018. – с. 75.
22
проектирование
данные
динамики
данные
роста
данные
или
данные
уменьшения
данные
потребности
данные
по
данные
каждой
данные
должности,
данные
рабочему
данные
месту;
определение
данные
источников
данные
пополнения
данные
работниками
данные
по
данные
каждой
данные
должностной
данные
категории
данные
и
данные
динамики
данные
удовлетворения
данные
потребности;
расчет
данные
числа
данные
сокращаемых
данные
работников
данные
по
данные
должностям
данные
и
данные
определение
данные
перспектив
данные
их
данные
трудоустройства;
расчет
данные
возможностей
данные
роста
данные
материального
данные
обеспечения
данные
труда
данные
работников
данные
но
данные
должностям;
расчет
данные
возможностей
данные
совершенствования
данные
социальной
данные
и
данные
инфраструктуры
данные
организации;
разработку
данные
проектов
данные
программ
данные
развития
данные
и
данные
реализующих
данные
их
данные
долгосрочных
данные
и
данные
текущих
данные
планов;
согласование,
данные
подписание
данные
и
данные
утверждение
данные
программ
данные
и
данные
планов;
детализацию
данные
программ
данные
и
данные
планов
данные
по
данные
направлениям
данные
деятельности
данные
организации,
данные
структурным
данные
подразделениям
данные
и
данные
филиалам;
текущее
данные
корректирование
данные
программ
данные
и
данные
планов
данные
с
данные
учетом
данные
реальных
данные
условий
данные
деятельности
данные
организации.
К
данные
плановой
данные
документации
данные
относятся:
данные
структура
данные
и
данные
штатная
данные
численность
данные
предприятия;
данные
штатное
данные
расписание;
данные
график
данные
отпусков
данные
рабочих
данные
и
данные
служащих;
данные
программы
данные
и
данные
планы
данные
расширения
данные
или
данные
сокращения
данные
числа
данные
сотрудников,
данные
изменения
данные
их
данные
квалификационного
данные
состава
данные
и
данные
соответствующие
данные
документы-
обоснования
данные
(докладные
данные
записки,
данные
заключения,
данные
справки
данные
и
данные
др.).
данные
Указанные
данные
документы
данные
должны
данные
составляться
данные
в
данные
полном
данные
соответствии
данные
с
данные
утвержденными
данные
программами
данные
и
данные
планами
данные
развития
данные
кадрового
данные
обеспечения
данные
деятельности
данные
организации
30
.
Комплекс
данные
организационно-правовой
данные
документации
данные
по
данные
кадрам
данные
регламентирует
данные
порядок
данные
построения
данные
и
данные
функционирования
данные
системы
данные
управления
данные
персоналом
данные
в
данные
конкретном
данные
учреждении,
данные
организации,
данные
предприятии
данные
или
данные
фирме.
30
Манохин В.М. Служба и служащий в РФ: Правовое регулирование. – М., 2017. – С. 61.
23
В
данные
комплекс
данные
входят:
данные
Правила
данные
внутреннего
данные
трудового
данные
распорядка
данные
или
данные
Положение
данные
о
данные
персонале,
данные
Положение
данные
об
данные
отделе
данные
(управлении)
данные
кадров,
данные
Положение
данные
о
данные
службе
данные
персонала,
данные
положения
данные
о
данные
структурных
данные
подразделениях
данные
организации,
данные
должностные
данные
инструкции
данные
сотрудников
данные
организации,
данные
в
данные
том
данные
числе
данные
сотрудников
данные
отдела
данные
кадров,
данные
приказы
данные
(схемы,
данные
матрицы)
данные
разграничения
данные
полномочий
данные
между
данные
руководителями
данные
организации,
данные
различные
данные
положения,
данные
технологические
данные
инструкции,
данные
правила,
данные
методики,
данные
памятки
данные
по
данные
организации,
данные
контролю
данные
и
данные
анализу
данные
работы
данные
персонала,
данные
разнообразные
данные
методики
данные
по
данные
проведению
данные
собеседований,
данные
тестированию,
данные
аттестации
данные
и
данные
анкетированию
данные
претендентов
данные
на
данные
вакантные
данные
должности
данные
и
данные
работающего
данные
персонала
данные
и
данные
другие
данные
документы.
данные
Другие
данные
организационно-правовые
данные
документы
данные
могут
данные
иметь
данные
упрощенную
данные
методику
данные
составления
данные
и
данные
основываться
данные
на
данные
аналогах,
данные
используемых
данные
в
данные
других
данные
организациях.
Технологическая
данные
цепочка
данные
процедуры
данные
составления
данные
организационно-
правовой
данные
документации
данные
в
данные
обобщенном
данные
виде
данные
включает
данные
в
данные
себя
31
:
сбор
данные
и
данные
изучение
данные
действующих
данные
законодательных
данные
и
данные
нормативных
данные
правовых
данные
актов,
данные
утвержденных
данные
типовых
данные
и
данные
примерных
данные
положений,
данные
инструкций,
данные
рекомендаций
данные
и
данные
методик,
данные
рапсе
данные
действовавших
данные
организационно-правовых
данные
документов;
сбор
данные
и
данные
изучение
данные
распорядительных
данные
документов
данные
организации,
данные
касающихся
данные
объекта
данные
регламентации
данные
(учредительные
данные
документы,
данные
приказы
данные
о
данные
создании
данные
структурных
данные
подразделений,
данные
штатное
данные
расписание
данные
и
данные
др.);
собеседование
данные
с
данные
руководством
данные
организации
данные
и
данные
основных
данные
структурных
данные
подразделений,
данные
ведущими
данные
специалистами,
данные
работниками
данные
по
данные
заранее
данные
разработанной
данные
схеме
данные
вопросов,
данные
с
данные
целью
данные
выяснения
данные
их
данные
мнения
данные
по
данные
поводу
данные
содержания
данные
будущего
данные
организационно-правового
данные
документа;
разработку
данные
концепции
данные
организационно-правового
данные
документа
данные
(назначение,
данные
структура,
данные
основные
данные
разделы,
данные
принципиальные
данные
положения
данные
и
данные
т.п.);
31
Ларин М.В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2016 / М.В. Ларин,
А.Н. Сокова – 2-е изд.– М.: МЦФЭР, 2016. – С. 58.
24
данные
согласование
данные
концепции
данные
с
данные
заинтересованными
данные
должностными
данные
лицами
данные
и
данные
работниками;
составление
данные
первого
данные
варианта
данные
организационно-правового
данные
документа,
данные
рассылку
данные
его
данные
в
данные
копиях
данные
заинтересованным
данные
должностным
данные
лицам
данные
и
данные
работникам,
данные
сбор
данные
замечаний,
данные
предложений
данные
и
данные
пожеланий;
обобщение
данные
и
данные
анализ
данные
полученных
данные
отзывов,
данные
составление
данные
окончательного
данные
варианта
данные
(проекта)
данные
организационно-правового
данные
документа;
согласование
данные
(визирование)
данные
проекта
данные
документа
данные
с
данные
заинтересованными
данные
должностными
данные
лицами
данные
и
данные
руководителями
данные
соответствующих
данные
функциональных
данные
структурных
данные
подразделений;
подписание,
данные
утверждение
данные
документа,
данные
рассылку
данные
его
данные
в
данные
структурные
данные
подразделения
данные
для
данные
изучения
данные
работниками
данные
и
данные
использования
данные
в
данные
работе;
данные
проставление
данные
на
данные
документе
данные
росписей
данные
работников
данные
об
данные
ознакомлении
данные
с
данные
документом;
контроль
данные
со
данные
стороны
данные
руководителей
данные
всех
данные
рангов
данные
за
данные
реализацией
данные
требований
данные
и
данные
правил,
данные
установленных
данные
организационно-правовым
данные
документом;
регулярное
данные
внесение
данные
изменений
данные
и
данные
дополнений
данные
в
данные
организационно-
правовой
данные
документ
данные
в
данные
соответствии
данные
с
данные
эволюцией
данные
направлений
данные
деятельности
данные
организации,
данные
структурных
данные
подразделений,
данные
методов
данные
управления,
данные
способов
данные
документирования
данные
и
данные
технологии
данные
производства.
Комплекс
данные
персональных
данные
документов
данные
служит
данные
инициативным
данные
условием
данные
возможности
данные
установления,
данные
ведения,
данные
изменения
данные
или
данные
прекращения
данные
трудовых
данные
правоотношений
данные
гражданина
данные
с
данные
учреждением,
данные
организацией
данные
или
данные
предприятием.
данные
Однако
данные
сам
данные
по
данные
себе
данные
факт
данные
их
данные
выдачи
данные
или
данные
наличия
данные
эти
данные
отношения
данные
не
данные
устанавливает.
Комплекс
данные
является
данные
сложным
данные
и
данные
включает
данные
в
данные
себя:
данные
документы,
данные
выданные
данные
гражданам
данные
соответствующими
данные
государственными
данные
органами,
данные
организациями
данные
и
данные
юридически
данные
подтверждающие
данные
те
данные
сведения,
данные
которые
данные
граждане
данные
сообщают
данные
о
данные
себе,
данные
об
данные
образовании,
данные