65
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота ФГБОУ ВО
«МГТУ «Станкин»
Анализ организации документооборота в ФГБОУ ВО «МГТУ
«Станкин», который был проведен ранее, позволяет сделать ряд выводов об
имеющихся недостатках и недочетах при движении документов в
образовательной организации. Основные проблемы и недостатки
документооборота образовательной организации указаны на рисунке 10:
Рисунок 10 – Совокупность недостатков в документообороте
В ходе проведенного во второй главе анализа нами установлено, что
организация кадрового документооборота в ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин»
осуществляется на достаточно высоком уровне, между тем выявлен ряд
недостатков: в организации кадровых процедур при увольнении и
перемещении сотрудника не соответствует инструкции по кадровому
документообороту. Кроме того, требует доработки График кадрового
документооборота.
66
В настоящий момент оформление документации при приеме,
увольнении, перемещении персонала осуществляется в соответствии со
схемой представленной на рисунке 8, однако более целесообразной и верной
является следующие схемы 11-13.
Рисунок 11 – Оформление документации при приеме сотрудника
На рисунке 11 представлена схема оформления документации при
приеме сотрудника, в данном случае не требуется визирование документов
руководителем. Схема остается неизменной.
Рисунок 12 – Оформление документации при увольнении
сотрудника
На рисунке 12 представлена схема оформления документации при
увольнении при этом заявление рассматривает и визирует непосредственный
Рассмотрение
заявления
Специалист
ОКД УП ДУД
заявление
- запись в трудовую
книжку
- формирование
личного дела
- составление личной
карточки
- воинский учет
Приказ
Оформление
документов
ТК
Рассмотрение и
визирование
заявления
Непосредстве
нный
руководитель
заявление
- запись в трудовую
книжку
- формирование
личного дела
- составление личной
карточки
- воинский учет
Приказ
Оформление
Документов
Специалист
ОКД УП ДУД
ТК
67
руководитель сотрудника, что соответствует нормативно-правовым
требованиям.
Рисунок 13 – Оформление документации при перемещении
персонала
На рисунке 13 представлена схема оформления документации при
переводе сотрудника из одного подразделения в другое (или перевод с
должности на должность). При этом необходимо согласование кадрового
перемещения как с текущим непосредственным руководителем, так и с
руководителем подразделения куда осуществляется перевод. Необходимо
отметить, что согласование и визирование должно пройти до начала
оформления кадрового перемещения, а само перемещение должно
осуществляться только при наличии двух виз на заявлении. Таким образом,
разработанные схемы кадрового документооборота позволяют
оптимизировать кадровые процедуры.
Кроме того, во второй главе дипломной работы установлено что график
кадрового документооборота требует доработки. График кадрового
документооборота представлен в Приложении 2.
Анализ представленного графика кадрового документооборота
позволяет выявить следующие недостатки: целесообразно добавить в график
пункт 10. Порядок оформления расходов на оплату труда в соответствии с
Трудовым кодексом в котором отразить порядок оформления расходов на
Рассмотрение
Заявления и
визирование
Непосредстве
нный
руководитель
заявление
Оформление перевода
Приказ
Согласование и
визирование
руководитель
подразделения
куда переводят
ТК
Оформление
Документов
Специалист УК
68
оплату труда в соответствии с ТК РФ. Кроме того, существующий в настоящий
момент пункт 10 в Графике содержит устаревшую информацию, ссылаясь на
Постановление Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. N 26 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты», которое утратило силу в связи с принятием Постановления
Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Однако необходимо отметить, что с 1 января 2013 года формы
первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных
форм первичной учетной документации, не являются обязательными к
применению. Вместе с тем обязательными к применению остаются формы
документов, используемых в качестве первичных учетных документов,
установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании
других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация
Минфина России N ПЗ-10/2012). Таким образом, целесообразно изменить
пункт 10 Графика и обновить данные об унифицированных формах.
Необходимо отметить, что нами разработаны меры по устранению всех
выявленных недостатков, между тем, как было установлено во второй главе
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» активно развивает систему автоматизации
управленческих процессов. Кроме того, анализ объема кадрового
документооборота говорит о целесообразности дальнейшего развития и
внедрения более современных систем автоматизации на базе 1С.
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» и оценка их эффективности
Для повышения эффективности документооборота компании и
устранения выявленных недостатков в существующем порядке организации
делопроизводства ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» нами разработаны
следующие мероприятия: изменение схемы движения кадровых документов,
69
внедрение автоматизированной системы 1С: Система электронного
документооборота «Документооборот» в Отделе кадрового делопроизводства
управления персоналом Департамента управления делами.
Выявленные недостатки в документообороте могут быть устранены
путем полной автоматизации документирования деятельности предприятия.
При этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить «1С: Система
электронного документооборота «Документооборот», что позволит вести
раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной
деятельности, при этом каждому виду документов будет присваиваться своя
нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет
проходить без ошибок и гораздо быстрее. Произойдет интеграция всех
участников процесса кадрового документооборота и управления персоналом
на базе платформы 1С, что обеспечит повышение эффективности обмена
документами, скорость обработки информации и принятия управленческих
решений.
Данное мероприятие представляет собой установку электронной
системы кадрового документооборота на базе программы «1С: Зарплата и
управление персоналом» - модуля «1С: Документооборот». Внедрение этого
мероприятия позволит осуществлять более оперативный обмен необходимой
документацией между сотрудниками и отделом персонала. «1С:
Документооборот» позволит Отдел кадрового делопроизводства управления
персоналом Департамента управления делами:
1. вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями
законодательства;
2. учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение
работников): прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или
внешнему совместительству по трудовому договору); управление контролем
уникальности табельных номеров сотрудников; кадровый перевод, перевод к
другому работодателю, переход с совместительства на основную работу и
наоборот; перенос остатков отпусков при переводе сотрудников между
70
организациями в пределах одной информационной базы; прием на работу по
договору ГПХ и возможность аккордного и поэтапного закрытия договоров
актами выполненных работ; изменение графика работы без кадрового
перевода; перемещение между территориями с различными условиями труда;
назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с рабочим
местом, на котором выполняется работа; увольнение сотрудника с
окончательным расчетом непосредственно при увольнении; возможность
группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с
выводом на печать соответствующих документов.
Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях,
когда необходимо быстро оформить документы большому количеству
работников (например, при реорганизации или открытии нового
предприятия/подразделения); регистрация в программе увеличения трудовых
обязанностей сотрудника в документах «Прием сотрудника на внутреннее
совместительство», «Совмещение должностей», «Замещение
отсутствующего», «Назначение подработки», «Расширение зоны
обслуживания»;
3. вести учет персональных данных работников: ведение личных дел в
информационной базе; возможность хранения файлов фотографий,
сканированных копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
формирование личных карточек работников по форме Т-2;
4. вести учет персональных данных работников: ведение личных дел в
информационной базе; возможность хранения файлов фотографий,
сканированных копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
формирование личных карточек работников по форме Т-2; проводить анализ
кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного
управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести
кадров, статистика кадров);
5. осуществлять воинский учет: учет всех категорий сотрудников,
подлежащих воинскому учету; учет сотрудников, пребывающих в запасе; учет
71
бронирования граждан на период мобилизации и на военное время; учет
должностей, относящихся к летно-подъемному составу и к плавсоставу;
подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек учета для
военных комиссариатов;
6. осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного
фонда РФ: учет стажа (учитываемого и не учитываемого при расчете пенсии);
ведение списков, занятых на вредных профессиях; учет стажа, дающего право
на досрочную пенсию;
7. формировать декларации соответствия условий труда
государственным нормативам по результатам спец оценки;
8. вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска: учет основного
ежегодного отпуска (28 календарных дней) и основного ежегодного
удлиненного отпуска различной продолжительности для отдельных категорий
сотрудников; дополнительные отпуска; учебные отпуска; расчет остатков
неиспользованных ежегодных основных и дополнительных отпусков;
оценочные обязательства (резервы) по отпускам;
9. вести учет рабочего времени: возможность ведения нескольких
производственных календарей: основного и региональных; настройка любых
графиков работы, в том числе многосменных, с суммированным учетом
рабочего времени, графиков неполного рабочего времени; использование
нескольких видов планового времени; регистрация отклонений от графика:
оплачиваемых и неоплачиваемых невыходов на рабочее место (отпуска,
отгулы, болезни, командировки и т. п.), работы за пределами норм по графику
(в выходные и праздники, сверхурочная работа и переработки при
суммированном учете рабочего времени); анализ эффективности
использования и потерь рабочего времени;
10. вести штатное расписание: хранение истории утверждения штатного
расписания и возможность анализа планового штатного расписания; учет
фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность оценки перерасхода
и экономии ФОТ; контроль соблюдения штатного расписания, возможность
72
сопоставить его с фактически занятыми позициями; формирование штатной
расстановки; наличие регламентированной формы отчета Т-3; возможность
создания отдельных позиций штатного расписания для одноименных
должностей в одном подразделении при разных условиях труда (вредность,
график работы, продолжительность отпуска и т. д.); возможность установки
категорий, разрядов, классов для описания позиции штатного расписания;
возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо диапазона
значений так называемой «вилки оклада и надбавок»; указание для
подразделений даты формирования и расформирования, отключение
расформированных подразделений при просмотре справочника;
фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и исключения
из него, что дает возможность отбора должностей только действующего
штатного расписания при работе со справочником; использование совокупной
тарифной ставки.
Таким образом, в результате реализации предложенных мероприятий
достигается устранение всех выявленных недостатков в организации
кадрового документооборота в ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин», повышение
прозрачности системы управления учреждением и кадрами, сокращении
затрат времени на ведение кадрового документооборота и обмена
информацией между подразделениями учреждения, занятыми в бизнес-
процессе управления кадрами и кадрового документооборота.
В результате реализации внедрения предложенной системы
обеспечивается главная задача кадрового документооборота: построить
эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим
задачам руководства в полном соответствии с законодательством.
Преимущества внедрения 1С: Система электронного документооборота
«Документооборот» в Отделе кадрового делопроизводства управления
персоналом Департамента управления делами для отдельных участников
процесса представлены на рисунке 14.
73
Рисунок 14 - Преимущества внедрения 1С: Система электронного
документооборота «Документооборот» в Отделе кадрового
делопроизводства управления персоналом Департамента
управления делами для отдельных участников процесса
Модуль «1С: Документооборот» позволит всем сотрудникам ФГБОУ
ВО «МГТУ «Станкин» оставлять свои заявки на отпуск, на заказ справок и
другие различные просьбы, касающиеся их трудовой деятельности, в
программе, из которой заявка будет поступать непосредственно специалисту,
который занимается оформлением приказов.
Этот процесс позволит миновать бумажную волокиту, которая присуща
этому процессу, а также позволит систематизировать работу менеджера по
персоналу, который не будет «зарываться» в бумагах, которые могут
Преимущества внедрения 1С в ОКД УП
ДУД
Для руководства
- снизить временные затраты на
выполнение кадровой работы; -
своевременно получать достоверную
информацию; - анализировать
информацию о кадровом составе,
использовании рабочего времени и фонда
оплаты труда для принятия
управленческих решений.
Для кадровой службы
- вести кадровый документооборот в
соответствии с требованиями
законодательства; - учитывать движение
кадров (прием, перевод, увольнение
работников); - вести учет персональных
данных работников; - проводить анализ
кадрового состава во всех разрезах,
необходимых для эффективного
управления; - осуществлять воинский учет;
- осуществлять персонифицированный учет
для органов Пенсионного фонда РФ; -
формировать декларации соответствия
условий труда государственным
нормативам по результатам спецоценки; -
вести учет прав на ежегодные
оплачиваемые отпуска; - вести учет
рабочего времени; - вести штатное
расписание.
Для бухгалтерии
производить в строгом соответствии с
законодательством автоматический расчет
заработной платы, оплаты неявок и других
начислений; - осуществлять расчет
страховых взносов, персонифицированный
учет для ПФР и представлять
регламентированную отчетность в ПФР и
ФСС; - производить расчет НДФЛ и
формирование сведений о доходах 2-НДФЛ
дляпредставления в ИФНС и для выдачи
сотрудникам.
74
затеряться. Все заявки будут централизованно располагаться в программе,
исключая возможность быть незамеченной специалистом отдела кадрового
документооборота, т.к. все неоформленные заявки выделены жирным
шрифтом.
Так же работа в этой программе позволит дисциплинировать
сотрудников, поскольку не вовремя поданные заявки не будут
обрабатываться. Например, заявки на ежегодный оплачиваемый отпуск.
В соответствии со ст. 122 «Порядок предоставления ежегодных
оплачиваемых отпусков», ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть
оплачен за 3 дня до его начала. Так как все документы в организации проходят
довольно длинную цепочку одобрений и согласований, то применение
электронной системы документооборота позволит организовать этот процесс
более рационально.
Это позволит более оперативно обрабатывать поступающую
информацию и выполнять работу быстрее, чем обычно, экономя при этом не
только рабочее время сотрудников отдела кадрового документооборота, но и
средства ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин».
Для расчета предполагаемой экономической эффективности для начала
необходимо рассчитать все расходы на внедрение системы. Статьи расходов,
необходимые для внедрения системы электронного кадрового
документооборота, представлены в таблице 5.
Таблица 5
Расходы, необходимые для внедрения системы электронного
кадрового документооборота
Наименование затрат
Стоимость,
руб.
Клиентская лицензия на 5 рабочих мест
87 000
Годовое обслуживание программы
18 000
Работа по внедрению системы
11 656
Всего
116 656
Таким образом, совокупные затраты на внедрение системы 1С:
Система электронного документооборота «Документооборот» в Отделе