5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ..................................................................................... 12
1.1. Понятие и значение документооборота ....................................................... 12
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации ...................... 18
1.3. Организация кадровой деятельности ........................................................... 31
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» .......................................................................... 42
2.1. Общая характеристика деятельности ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» .... 42
2.2. Практика организации кадрового документооборота в ФГБОУ ВО «МГТУ
«Станкин» .............................................................................................................. 47
2.3. Использование системы электронного документооборота ....................... 58
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» 65
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота ФГБОУ ВО
«МГТУ «Станкин» ................................................................................................ 65
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин» и оценка их эффективности .......................... 68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 80
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ........................................... 84
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 89
6
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования обусловлена тем, что первостепенное
значение приобретает решение многоаспектной проблемы документооборота,
при помощи которого регламентированные и упорядоченные процессы
документирования, организации документов и документооборота
приобретают характер базовых информационных технологий. Однако
недостаточность гарантий подлинности электронных документов в
глобальных и национальных информационных ресурсах и связанные с этим
правовые казусы зачастую приводят к сомнениям в необходимости
компьютеризации ДОУ.
Под документооборотом понимают правила, по которым продвигаются
подписанные решения внутри предприятия или учреждения от момента их
поступления до архивного хранения. Основой этого понятия является
получение документа, его рассмотрение, передача исполнительным органам,
проведение организационных мероприятий по исполнению, удостоверение,
оформление, отправка на хранение. Это процесс, который учитывает
инстанции движения документа вместе со скоростью его передвижения по
этим инстанциям.
Документооборот - это процесс, который необходимо соотносить с
информационной деятельностью управленческого аппарата, с
документированием каждого отдельного решения, хранением вновь
поступивших документов. Официальный документ, делопроизводство и
документооборот выполняют функции своеобразных информационных
фильтров, обеспечивая минимизацию синтаксических, семантических и
прагматических ошибок при работе с документами, тем самым повышая
качество и эффективность систем управления социально-экономическими
объектами и государством в целом.
Основы документооборота отмечают необходимость регистрации
каждого документа, проходящего через тот или иной участок в течение
7
деятельности. Грамотность специалиста заключается в целесообразном
распределении всех документов, своевременной их регистрации в рабочих
документах, а также в рациональной группировке информации по
разработанной схеме. В настоящее время проводится много семинаров,
раскрывающих главные приемы и секреты данной деятельности. Особой
популярностью пользуются основы кадрового делопроизводства, ведь сфера
учета сотрудников и претендентов на должность отличается большим
объемом документов.
В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и
конкурентной экономики документированная информация составляет основу
управления, его эффективность в значительной степени базируется на
производстве и потреблении информации. В современном обществе
информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом
социальной и политической жизни общества. Качество информации
определяет качество управления. В современных условиях для повышения
качества управления необходимо уделять достаточное внимание
совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение
всегда базируется на информации, носителем которой является документ на
различных основах.
Основными документами управления ДОУ можно назвать:
конституцию РФ, гражданский кодекс РФ, ФЗ «Об общих принципах
организации местного самоуправления в Российской Федерации», ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации», постановление правительства РФ
«О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов
исполнительной власти», Приказ Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения» и др. Степень научной
разработанности.
8
Система документационного обеспечения управления становилась
базой исследования во многих научных исследованиях. Все исследования мы
разделили на два уровня. На первом уровне были выявлены научные труды,
которые рассматривали общие вопросы правовой и нормативно-методической
базы документационного обеспечения управления.
Они рассматриваются в работах Т.В. Кузнецовой, С.Л. Кузнецова, Е.А.
Кошелевой, А.Н. Соковой, А.Ю. Чуковенкова и др. авторов. Работы Т.В.
Кузнецовой и А.Ю. Чуковенкова посвящены обзору и изменениям
законодательно-правовой и нормативно-методической базы по
документационному обеспечению управления
1
.
Работы Е.А. Кошелевой подробно освещают законодательные и
нормативные акты по вопросам хранения и использования документов
2
.
Следует также отметить ряд работ, которые посвящены анализу нормативного
регулирования документационного обеспечения управления на
государственном уровне. Данному вопросу посвящены статьи В.Ф. Янковой
3
,
Н.А. Храмцовской
4
.
Именно эти авторы провели достаточно серьезный анализ сравнительно
новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти, с определением их значения и статуса в современном управлении
документами. По мимо всего прочего, важно учесть, что терминологической
основой нормативно-методических документов является ГОСТ Р 51141-98. В
частности, этой основой является определение термина документ
5
.
На втором уровне вопросами документационного обеспечения
управления занимались: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, А.Б. Барихина, А.Н.
1
Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству //
Секретарское дело. 2016. № 1. С. 3, Кузнецова Т.В. Нормативно-методические акты, определяющие порядок
документирования и работы с документами // Делопроизводство. 2017. № 4. С. 10-15;
2
Кошелева Е.А. Законодательные и нормативные акты по хранению и использованию документов //
Секретарь-референт. 2018. № 8. С. 46-48.
3
Янковая В.Ф. О новых Правилах делопроизводства // Делопроизводство и документооборот на предприятии.
2018. № 8. С. 6-13.
4
Храмцовская В.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста // Делопроизводство
и документооборот на предприятии. 2018. № 8. С. 14-23.
5
ГОСТы по документационному обеспечению (в соответствии с Федеральным за- коном «О техническом
регулировании». М., 2016. С. 36-48.
9
Белова, Ю.М. Демина, С.Л. Кузнецова, Е.В. Пахомов и др. В частности, в
работах В.И. Андреевой
6
, И.Ю. Байкова
7
, А.Б. Бархина
8
рассматриваются
особенности подготовки и оформления документов, особенности составления
отдельных документов, документы, содержащие коммерческую тайну,
организация работы, систематизация и хранение. Ю.М. Демина рассматривала
особенности подготовки служебных документов
9
.
В работах С.Л. Кузнецова были рассмотрены правила делопроизводства
для федеральных органов, а так же был сделан перечень документов для
организаций всех форм собственности
10
. В исследовании Е.В. Пахомова был
проведен анализ систем электронного документооборота в органах
муниципального управления
11
.
Эмпирической базой исследования явились нормативно-правовые акты
в сфере кадрового делопроизводства и управления документооборотом.
Основными документами управления ДОУ можно назвать: Конституцию РФ,
гражданский кодекс РФ, ФЗ «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации», ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации», постановление правительства РФ «О Типовом
регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной
власти», Приказ Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения» и др. Таким образом, обзор
6
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина
Ивановна Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Кнорус, 2016. - 296 с.
7
Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство : как организовать работу с документами / И.Ю.
Байкова. – М.: Эксмо, 2016. - 287 с.
8
Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот: [практическое пособие : подготовка и оформление
документов, особенности составления отдельных документов, документы, содержащие коммерческую тайну,
организация работы, систематизация и хранение] / А.Б. Барихин. - 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Кн. мир, 2018.
- 415 с.
9
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2016.- 256 с.
10
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский
дом МЭИ, 2016. – 232 с., Кузнецов С.Л. Перечни документов для организаций всех форм собственности. –
2016. - N 2. – с. 38-41., Кузнецов С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только.
Электронные технологии. – 2016. - N 1. – с. 48-52.
11
Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального
управления//Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2016 Т. 133. № 8. С. 188-194.
10
литературы по проблеме организации работы с документами показал, что все
исследователи данной проблемы видят необходимость в создании системы
документооборота или системы управления документированной
информацией в каждом учреждении.
Таким образом, выявив степень изученности темы, можно сделать вывод
о том, что в большей степени работы авторов носят теоретический характер,
нежели практический.
Объект исследования: кадровый документооборот в ФГБОУ ВО «МГТУ
«Станкин».
Предмет исследования: процесс совершенствования кадрового
документооборота ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин».
Цель исследования: рассмотреть организацию кадрового
документооборота в ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин», на основе выявленных
проблем разработать предложения по оптимизации ДОУ в профессиональном
образовательном учреждении.
Задачи исследования:
1. Изучить теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота.
2. Провести анализ и оценку кадрового документооборота на примере
профессионального образовательного учреждения ФГБОУ ВО «МГТУ
«Станкин».
3. Разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере профессионального
образовательного учреждения ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин».
Методы исследования. Данная работа базируется на следующих методах
исследования: анализ научной литературы по теме исследования,
описательный и аналитический методы, метод проектирования и
прогнозирования.
11
Новизна в данной работе состоит в том, что предложены мероприятия,
по совершенствованию кадрового документооборота в профессиональном
образовательном учреждении ФГБОУ ВО «МГТУ «Станкин».
Практическая значимость результатов исследования состоит в том, что
предложенные мероприятия могут быть использованы в практической
деятельности профессиональных образовательных учреждениях с целью
совершенствования кадрового ДОУ.
Так же результаты данного исследования могут быть полезны при
разработке инструкций по делопроизводству в системе профессионального
образования.
Структура работы. Исследование состоит из введения, трех глав,
заключения, списка использованной литературы и приложений.
12
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и значение документооборота
Кадры являются основой любой организации. Она живет и
функционирует только потому, что в ней есть люди, которые создают ее
продукт, формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них
зависит то, чем является организация.
Люди, работающие в организации, сильно отличаются друг от друга по
многим параметрам: пол, возраст, образование, семейное положение и т.д. Все
эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы
и поведение отдельного работника, так и на действие и поведение других
членов организации. Поэтому задача управления состоит в том, чтобы
способствовать развитию положительных результатов деятельности каждого
отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его
действий.
Персонал – это работники, выполняющие производственные или
управленческие операции и занятые переработкой предметов труда с
помощью средств труда. «Персонал – личный состав организации,
работающий по найму и обладающий определенными признаками». Термин
«персонал» объединяет все составные части трудового коллектива
предприятия
12
.
Известно, что труд является одним из важнейших факторов в жизни
человека, естественной его необходимости. Воздействуя на природу человек,
создает свою среду обитания, условия для жизни дальнейшего своего
развития.
Любой работодатель вне зависимости от того, юридическое или
физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности
всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми
12
Топчиева И.В. Документирование подготовки и проведения совещаний, их история и классификация / И.В.
Топчиева // Делопроизводство. - 2018. - № 4. - С. 34-45.
13
отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом
регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и
связанных с ними иных отношений является комплекс документов,
именуемый кадровой документацией.
Кадровая документация – совокупность форм (документов),
отражающих наличие и движение персонала
13
. Документированная
информация составляет основу управления. Информация фиксируется в
документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во
времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат
в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением,
обеспечивают юридической силой.
В деятельности службы управления персоналом делопроизводство
занимает значительный объем: прием на работу; перевод на другую работу;
предоставление отпуска; увольнение. Документальное оформление кадровых
процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от
масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.
Не все руководители уделяют должное внимание и значимость
документационному управлению. Часто об учете кадров и кадровой
документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой
приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник
обращается с иском в суд. Именно поэтому так важно установить правильное
ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых
отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом
заключается в создании условий для осуществления работы с документами,
обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла
обработки и движения документов с момента их создания работниками
13
Кондратьева Т.Н. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Т.Н. Кондратьева. - Тюмень:
Изд-во Тюм. гос. ун-та, 2018. -С. 83.
14
службы управления персоналом (или получения ими) до завершения
исполнения и передачи в другие подразделения организации.
Основными делопроизводственными функциями системы управления
персоналом являются
14
:
своевременная обработка поступающей и передаваемой
документации;
доведение документации до соответствующих работников
системы управления персоналом для исполнения;
печатание документов по кадровым вопросам;
регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
формирование дел в соответствии с номенклатурой,
утвержденной для данной организации;
копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
контроль за исполнением документов;
передача документации по вертикальным и горизонтальным
связям.
Современный уровень информатизации общества предопределяет
использование новейших технических, технологических, программных
средств в различных экономических информационных системах, в том числе
в системе управления персоналом. В основе информационно-
документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат
Конституция и законодательные акты, которые устанавливают принципы и
формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и
предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок
документирования этих взаимоотношений
15
.
14
Иритикова В. Методика работы с перечнями документов со сроками хранения / В. Иритикова //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2018. - № 9. - С. 9-14.
15
Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для прикладного
бакалавриата / И.Н. Кузнецов. - М.: Издательство Юрайт, 2018. – с. 75.