54
Поскольку контрагенты зачастую присылают документацию со
значительным опозданием, и бухгалтерия вынуждена проводить операции по
учету на основании переданных по электронной почте сканированных копий
или ксерокопий документов.
Однако утеря первичной документации может быть обусловлена и
объективными причинами, в частности, форс-мажорными обстоятельствами
(пожар, наводнение и т.п.).
2. Факсимильная подпись первичных документов. Федеральный закон о
бухгалтерском учете обязывает при оформлении документации обеспечить
наличие подписей ответственных сотрудников. Кроме того, в Определении ВАС
РФ от 26.08.2013 года № ВАС-10799/13 содержится вывод о том, что
действующее российское законодательство не допускает оформления
бухгалтерских и налоговых документов с использованием факсимильной
подписи.
Претензии со стороны налоговой могут быть связаны не только с
наличием факсимильной подписи, но и с отсутствием расшифровок подписей
руководителя и главного бухгалтера организации, одинаковой подписью при
указании разных фамилий и иными факторами, которые могут вызвать
сомнения в достоверности подписей должностных лиц.
Несмотря на большой перечень ограничений применение факсимильной
подписи все же допустимо. Организации могут ее использовать при подписании
договоров, а также приложений и дополнительных соглашений к ним в случаях
и в порядке, предусмотренных российским законодательством или при условии
согласования сторонами в тексте договора возможности такого способа его
подписания.
Также аналогом собственноручной подписи можно оформлять
документы, не влекущие финансовых последствий (письма, приглашения,
поздравления).
3. Некоторые первичные документы имеют признаки фальсификации.
Несмотря на то, что достоверно установить факт подделки невозможно без
55
проведения соответствующих экспертиз, существуют признаки, при наличии
которых проверяющие могут усомниться (либо сделать вывод) в подлинности
документа.
Подозрения о недостоверности документации:
наличие орфографических и арифметических ошибок;
очевидное механическое воздействие на документ;
дописывание текста документа;
различие цвета и качества листов одного документа;
наличие записей, написанных карандашом.
Безусловно, все вышеперечисленные признаки не могут
свидетельствовать однозначно о фальсификации документа. Вполне возможно
данный порядок заполнения был связан с объективными причинами.
Тем не менее, с высокой степенью вероятности налоговая инспекция
обратит более пристальное внимание на подобные документы, посчитав их
оформленными ненадлежащим образом.
4. Исправление ошибок в первичных документах. По общему правилу,
если бухгалтер обнаружит ошибку в первичном документе, он может ее
исправить. Например, при установлении некорректно указанной суммы, она
может быть отредактирована путем перечеркивания и указания верного
показателя.
При этом не следует забывать о заверении исправления. Для этого нужно
проставить в документе дату внесения исправительной записи, а также внести
оговорку «Исправлено» и проставить подпись ответственного за корректировку
сотрудника и ее расшифровку. Использование корректора, помарки и подчистки
не допустимы.
Указанные правила не распространяются на кассовые документы.
Исправление данной документации запрещено законодательством. При
допущении ошибки в кассовом документе он уничтожается и оформляется
новый.
56
В ООО «РОС» ошибки исправляются неправильно.
5. Кроме перечисленных проблем, привлечь внимание налоговых
органов могут следующие ошибки:
отсутствие даты составления документа;
некорректное указание наименования организации;
отсутствие расшифровки факта хозяйственной деятельности;
применение нетиповой и неутвержденной приказом формы
документа;
подписание документа неуполномоченным лицом и другие.
3.2 Направления улучшения организации первичного учетав ООО «РОС»
Все указанные в пункте 3.1 ошибки говорят не только проблемах в
первичном учете, они говорят о проблемах в целом в системе бухгалтерского
учета в ООО «РОС». Поэтому нельзя улучшать только первичный учет,
требуется совершенствование всего учета.
Совершенствование бухгалтерского учета в ООО «РОС»-многогранный,
систематический и целенаправленный процесс. В его составе можно выделить
несколько важных этапов:
выстраивание и совершенствование структуры службы бухучета;
детальная проработка положений учетной политики и поддержание ее
актуальной версии;
внедрение современных технологий обработки учетной информации;
контроль за безусловным и своевременным выполнением графика
документооборота;
анализ и оценка применяемой системы учета, проработка возможности
применения наиболее рациональной и эффективной ее формы в рамках
действующего законодательства;
построение и улучшение СВК (системы внутреннего контроля);
57
иные этапы (в зависимости от устанавливаемых руководством задач,
масштабов и структуры фирмы, специфики ее деятельности и др.).
Поскольку бухучет - это непрерывный процесс сбора, регистрации,
систематизации и обобщения информации, совершенствование бухучета в ООО
«РОС» в первую очередь направлено:
на устранение причин недостаточной оперативности и несовершенства
средств обработки учетной информации;
достижение оптимального баланса между потребностью руководства
фирмы в необходимой информации и возможностями бухучета (необходимость
полноты, своевременности и качества учетной информации);
формирование посредством бухучета информации, позволяющей
пользователям принимать эффективные управленческие решения, и т. д.
Важными звеньями процесса совершенствования бухучета в ООО «РОС»
являются также:
выстраивание эффективного взаимодействия системы бухучета с
организацией производства, планированием и управлением;
использование современных достижений математики и кибернетики
для организации и улучшения системы бухучета.
Совершенствование структуры службы бухучета в ООО «РОС» - это
комплекс мероприятий, включающий:
регулярный анализ работы каждого структурного участка
бухгалтерской службы;
пересмотр должностных инструкций исполнителей, корректировка их с
учетом потребностей учетного процесса и запросов внутрифирменных
пользователей учетной информации;
проведение собеседований с работниками бухгалтерии с целью
выявления «узких» и проблемных зон учетного процесса;
58
подбор и корректировка функциональных обязанностей исполнителей
(при совмещении участков учета) с целью наиболее рационального
использования рабочего времени и трудовых ресурсов;
формирование внутри бухгалтерских подразделений с учетом
психологической совместимости сотрудников, что позволяет создать рабочий
микроклимат коллектива и избежать конфликтов;
осуществление связи с другими подразделениями компании,
являющимися как поставщиками первичной учетной информации
(менеджерами, мастерами и др.), так и линейным и высшим руководством
(пользователями информации) — это позволит оперативно решать проблемные
вопросы взаимодействия всей указанной иерархической цепочки;
иные мероприятия (в зависимости от структуры и масштабов
компании, разнообразия видов деятельности и др.).
Технический прогресс и переход к рыночным отношениям предъявляют
все более высокие требования к управлению экономикой, а вместе с тем и к
бухгалтерскому учету, являющемуся одним из поставщиков необходимой для
управления информации. Значение первичного учета состоит, прежде всего, в
том, чтобы собрать, измерить, зарегистрировать первичную информацию.
Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна
быть качественной и эффективной.
По результатам проведенных исследований автор предлагает следующие
пути совершенствования первичного учета в ООО «РОС»:
1. Создание графика документооборота к учетной политике и доведение
до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа.
Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной
политике,обратимсяк советскому Положению о документах и
документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в
1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят
соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в
59
отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно
руководствоваться советскими правилами.
Документооборот как таковой включает следующие действия с
первичной документацией:
создание;
получение от контрагентов и др.;
принятие к учету;
обработку;
передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к
учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный
бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение руководитель.
График можно утвердить как приложение к учетной политике либо
отдельный акт, на который дать отсылку в политике.
В первую очередь, график документооборота для учетной
политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия,
заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением,
логистикой, а также подотчетным лицам.
Соответствующие сотрудники должны создавать и отправлять
(передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя
желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной
политике. А в ней перечислить:
документы по его компетенции;
сроки;
отделы и службы, через которые должен пройти документ.
Кто, создал и подписал документ, тот и отвечает за:
соблюдение графика;
оперативное и правильное создание документов;
передачу документов вовремя в бухгалтерию;
60
их правдивость.
Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к
учетной политике лежит на главном бухгалтере.
Самая главная задача графика документооборота к учетной политике –
создать эффективный документооборот. То есть:
оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет
проходить первичный документ;
минимальный и максимальный период нахождения документа в
отделе.
Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать
внутренние процессы в компании.
Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а
какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже
немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им
дальнейший ход.
Как выглядит график документооборота для учетной политики,
принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и
даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для
любого документа:
создание;
проверка;
обработка, занесение в базу;
передача в архив.
2. Издание распорядительной документации по определению круга лиц,
отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих
право подписи первичных документов.
Приказ о праве подписи первичных документов может потребоваться
фирме в силу требований законодательства РФ о бухгалтерском учете.
61
Минфин РФ в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, комментируя
положения закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, высказал мнение о
том, что руководитель хозяйствующего субъекта обязан утверждать перечни
лиц, которые наделены правом подписи первичных учетных документов.
Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-
ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права
относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от
21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее. В прежнем законе, регулирующем
бухгалтерский учет, содержалось прямое требование об утверждении
руководителем фирмы перечня лиц, имеющих право ставить подпись на
первичной документации.
Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом
соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике в
российских организациях распространено закрепление данных полномочий
посредством издания руководством:
приказа на право подписи первичной документации конкретным
лицом или перечнем лиц;
доверенности на право подписи первичной документации.
Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных
документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие
первого источника распространяется только на сотрудников компании, второго
– на любых лиц, указанных руководителем фирмы в документе.
Выбор приказа в качестве нормативного источника, удостоверяющего
передачу права на подпись первичной документации, будет оптимальным в тех
случаях, если предполагается подписание только внутрикорпоративных
документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения
безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними
полномочиями сторонних лиц.
В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и
затем передать за пределы компании – например, сопроводительные документы
62
на перевозимый груз или счет-фактуру, то в этом случае может понадобиться
доверенность.
Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:
персональные данные уполномоченного лица;
перечень конкретных разновидностей документов, которые
уполномоченное лицо вправе подписывать.
Также в обоих случаях руководителем фирмы удостоверяется образец
подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в
отдельной графе приказа или доверенности.
Рекомендуемый образец приказа онаделением правом подписи для ООО
«РОС» представлен в приложении 4.
3. Контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью
оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера,
производящего обработку документа, этой функции через должностные
инструкции и установление ответственности за её несоблюдение).
Надо отметить, что должные инструкции рядовых бухгалтеров в ООО
«РОС» отсутствуют.
Должностная инструкция - документ, составление которого не
предусмотрено ТК РФ, однако установлено рядом других федеральных
нормативных актов.
Когда составление должностной инструкции необязательно, она может
формироваться работодателем как локальный нормативный акт, дополняющий
трудовой договор с наемным сотрудником, в целях:
официального закрепления квалификационных требований к
кандидатам на трудоустройство;
установления прав и обязанностей сотрудника, с которыми он,
подписывая документ, выражает согласие;
детальной регламентации трудовых функций сотрудника для
повышения эффективности его работы.
63
Предполагается, что каждая из отмеченных целей утверждения
инструкции будет находить отражение в ее содержании. Вопрос в том, чтобы
обеспечить наполнение документа корректными и актуальными
формулировками. Одним из источников данных, которые могут быть
использованы при составлении соответствующих формулировок, может быть
профессиональный стандарт, утвержденный для позиции, по которой
разрабатывается должностная инструкция.
Собственно, назначение профстандарта заключается в установлении
требований к квалификации сотрудника, необходимой для выполнения им
работы по той или иной профессии. Профстандарты обязательны к
применению, если это прямо предписано ТК РФ или иным федеральным
нормативным актом. Но даже если это не так, то характеристики квалификации,
отраженные в профессиональном стандарте, должны задействоваться
работодателями в качестве основы при определении внутрикорпоративных
требований к квалификации сотрудников — с учетом их трудовых функций,
используемых технологий производства, системы менеджмента (ст. 195.3 ТК
РФ).
Таким образом, положения ТК РФ фактически предписывают
работодателям формировать должностные инструкции (если таковые
используются как источники требований к квалификации), на основе
профстандартов.
Определять перечни трудовых функций работника, фиксируемых в
должностной инструкции, работодатели должны на основе профстандартов для
соответствующей должности (либо, если это установлено федеральным
законодательством, - в полном соответствии с профстандартом). Решение
данной задачи облегчается тем, что современные профессиональные стандарты
во многих случаях содержат все необходимые сведения для заполнения
разделов «Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права»
должностных инструкций.