14
представляется возможным зафиксировать с помощью существующих типовых
форм. Кроме того, документы данной группы служат для составления
обобщающих сводок по ранее оформленным распорядительным и
исполнительным документам.
7
Несмотря на то, что единого перечня форм первичных документов на
текущий момент не существует, четкие требования к их содержанию
законодателем установлены. Ведь каждый такой документ должен
подтверждать факт имевшего место на предприятии хозяйственного события
(п. 1, 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а значит, отражать
основные характеристики такого события.
В п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ приведен список реквизитов, которые в
обязательном порядке должен содержать любой первичный документ,
независимо от того, к какой группе (из приведенных выше) он относится.
Таковыми реквизитами выступают:
Наименование. Любой документ должен содержать четкое и
корректное наименование. Документ без наименования может быть признан не
имеющим юридической силы.
Дата, когда соответствующий документ был оформлен компанией.
Сведения о компании-составителе (наименование, адрес фирмы).
Информация непосредственно о хозяйственном событии, которое
оформляется данным документом. В большинстве случаев содержание
хозяйственной операции понятно уже из названия документа, в теле же
документа приводится подробное описание события.
Числовые и денежные характеристики, измерители свершившейся
операции (к примеру, сколько единиц выпущенной продукции было
реализовано покупателю по договору поставки и на какую сумму).
Сведения о лице, которое составляло данный первичный документ, а
также подпись такого лица.
8
7
Воронина Л.И. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: Альфа-М, 2015. - 480 c.
8
Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции от 23.05.2016 г.)
15
Специалисту, который занимается составлением первичного документа,
важно помнить два основных момента:
Во-первых, составить такой документ необходимо либо
непосредственно в момент, когда хозяйственное событие имело место, либо
сразу после завершения такого события.
Во-вторых, составленный первичный документ такой специалист
обязан своевременно представить в бухгалтерское подразделение компании,
чтобы его сотрудники отразили совершенную операцию в учете.
Ведение первичного бухгалтерского учета в организации сопряжено для
бухгалтера с некоторыми аспектами. Первым из них выступает исправление
ошибок. При этом специалистам, составляющим первичные документы,
следует понимать, что самовольно в тексте таких документов исправлять
ничего нельзя (п. 4.1 положения о документах в бухучете, утвержденного
Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
Если все же требуется исправить документ, то любое исправление
производится по следующим правилам (ст. 4 положения № 105):
старое значение зачеркивается одной чертой, чтобы прежнее значение
осталось читабельным;
над зачеркнутым прописывается новое значение, а также
прописывается отметка «Исправлено»;
подписавшие документ лица ставят свои подписи под исправленными
значениями, после чего указывается дата исправления.
Вторым важным аспектом первичного бухучета является организация
документооборота. Как следует из ст. 5 положения № 105, документооборот
первичных документов в фирме организуется специальным графиком.
Под документооборотом понимается оформление собственных
первичных документов, передача их контрагентам, получение документов от
контрагентов, сдача документов в архив и другие движения документов.
16
В таком графике компании следует отразить, каким образом в каждом
подразделении фирмы первичные документы будут создаваться, проходить
проверку, а также обрабатываться (кто и в какие сроки будет этим заниматься).
Составляет указанный график главный бухгалтер, он же является
ответственным за то, как подразделения компании следуют графику.
Первичный бухгалтерский учет в компании подразумевает корректное
документальное оформление имевших место хозяйственных событий при
помощи первичных документов. Первичные документы у каждой компании, в
зависимости от специфики осуществляемой деятельности, могут быть разные.
Единых общеобязательных шаблонов для первичных документов
сегодня не существует. Вместе с тем любой первичный документ должен
содержать обязательные реквизиты, поименованные в ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Главному бухгалтеру необходимо выстроить рациональный график
документооборота, в котором будет указано, кто в каждом подразделении
ответственен за документальное оформление совершающихся хозяйственных
событий.
9
1.3 Требования к первичным учетным документам и условиям их хранения
Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным
документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Не
допускается принимать к бухгалтерскому учету документы, которыми
оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе
лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются
(ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402ФЗ):
наименование документа;
дата составления документа;
9
Бакаев А.С. Некоторые вопросы бухгалтерского учёта // Бухгалтерский учёт – № 3, 2015. – С.6-8.
17
наименование компании, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
натуральное и (или) денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т.
п.);
должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за
ее оформление, их подписи и Ф.И.О. (иные данные, позволяющие
идентифицировать работников).
Форму первичного документа утверждает руководитель организации (ч.
4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402ФЗ), но есть документы,
которые компания обязана составлять только по типовым формам. Это прежде
всего кассовая и платежная первичка.
10
Их перечень приведен в таблице 1.
Таблица 1
Документы, которые надо составлять по унифицированным
формам
Документ
Основание
Приходный кассовый ордер (форма
№ КО-1)
П. 4.1 Указания Банка России от 11 марта
2014 г. № 3210-У, информация Минфина
России № ПЗ-10/2012 о вступлении в
силу Федерального закона от 6 декабря
2011 г. № 402-ФЗ
Расходный кассовый ордер (форма №
КО-2)
Кассовая книга (форма № КО-4)
Книга учета принятых и выданных
кассиром денежных средств (форма
№ КО-5)
Расчетно-платежная ведомость
(форма № Т-49) и платежная
ведомость (форма № Т-53)
Платежное поручение и другие
расчетные банковские документы
Положение Банка России от 19 июня 2012 г.
№ 383-П
Документ
Основание
Документы по учету денежных
расчетов с населением с
применением контрольно-кассовых
машин (формы № КМ-1, КМ-2, КМ-
3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-
9)
Постановление Госкомстата России от 25
декабря 1998 г. № 132, письмо ФНС России
от 23 июня 2014 г. № ЕД-4-2/11941
Транспортная накладная
Постановление Правительства РФ от 15
апреля 2011 г. № 272, письмо Минфина
России от 28 января 2013 г. № 03-03-
06/1/36
10
Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции от 23.05.2016 г.).
18
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и
(или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч.
5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Печать. Печать не входит в число тех реквизитов, которые должны быть
в каждом первичном документе. Это следует из пункта 2 статьи 9 Федерального
закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Но она дополнительно подтверждает
подлинность бумаг. Кроме того, ее обязательно ставить, если в самом бланке
для этого отведено место.
Скажем, контрагент составил товарную накладную по
унифицированной форме № ТОРГ-12. В этом случае печать нужна - она
предусмотрена в типовом бланке. Или другая ситуация. Поставщик выписал
первичку в свободной форме, но в ней значится реквизит «М.П.». Такой
документ также надо заверить печатью. Иначе возможны претензии
налоговиков к расходам и вычетам НДС по приобретенным товарам.
С 7 апреля 2015 года ООО и АО получили право работать без круглой
печати (Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Нужно проверить,
предусмотрена ли в уставе формулировка об использовании печати. Ведь в
законе сказано, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе
компании (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст.
2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). В уставах компаний
сведения о печати, как правило, уже прописаны. Поэтому, если компания будет
использовать печать, устав изменять не нужно.
Если же таких данных в уставе нет, а компания использует печать, то
надо дополнить этот документ. Изменения в уставе утверждают учредители. В
инспекцию нужно сдать:
заявление по форме № Р13001 с заполненными разделом 1 и листом
М;
протокол собрания учредителей о внесении изменений в устав;
19
новую редакцию устава или изменения в устав в двух экземплярах;
платежку на уплату госпошлины в размере 800 руб. ( п. 1 ст. 17
Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Хотя если компания не
передаст платежное поручение, инспекторы могут сами запросить данные об
оплате в Государственной информационной системе о государственных и
муниципальных платежах.
В законе не установлены сроки, в которые компании должны изменить
устав. Однако не стоит затягивать корректировку этого документа. Так как на
некоторых документах нужно ставить печать. Проверяющие могут посчитать,
что это требование не выполняется, если компания использует печать, сведения
о которой не приведены в уставе.
Допустим, в компании решили отказаться от печати. Вместо этого
можно использовать электронные документы, специальные бланки или
голографические печати. Тогда сведения о печати необходимо исключить из
устава. В инспекцию нужно сдать те же документы, что при дополнении устава.
Если компания не скорректирует устав, то проверяющие и контрагенты
вправе требовать проставлять печать на документах. Кроме того, стоит
оформить приказ руководителя, в котором указано, что компания не использует
печать с такой-то даты. Но при этом избавляться от печати не обязательно.
Печать можно оставить, например, чтобы исправлять ошибки в старых
документах.
11
Стоимостные и количественные показатели. В первичном документе
необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель
одновременно. Достаточно привести один из них ( подп. 5 ч. 2 ст. 9
Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Но пользоваться этой
возможностью надо с осторожностью.
Скажем, в акте для услуг можно привести лишь их стоимость.
Указывать единицу измерения не обязательно. Но чтобы избежать каких-либо
11
Кушнаренко Т.В. Ценообразование и бухучет в ЖКХ. – Феникс, 2017. – 480 с.
20
придирок, безопаснее максимально понятно обозначить в акте, какие услуги
оказаны.
В других ситуациях в первичной документации удобно указывать только
натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу
материалов внутри компании.
12
Как утверждать первичную документацию. Чтобы утвердить формы
первичных документов, их нужно привести в приложении к учетной политике.
Это предусмотрено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Это касается как унифицированных
форм, разработанных Госкомстатом России, так и самостоятельно
разработанных компанией бланков.
В самостоятельно разработанной первичной документации
необязательно ставить надпись «Утверждено руководителем». Ведь такого
реквизита нет в перечне обязательных (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6
декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Необязательно требовать от контрагента учетную политику, чтобы
убедиться, что он передал компании именно утвержденную форму своего
первичного документа. Главное убедиться, что в документе есть все
необходимые данные.
13
Факсимильные подписи. Подпись ответственного сотрудника это
обязательный реквизит первичного документа. О том, что эта подпись может
быть факсимильной, в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ не
сказано. Так что безопаснее учитывать позицию налоговиков, которые уже
давно считают, что на первичных документах не должно быть факсимиле. Об
этом сказано в письме ФНС России от 23 сентября 2008 г. № 3-1-11/469, и с тех
пор позиция налоговой службы на этот счет не изменилась. Судьи высказывают
такое же мнение (постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. №
4134/11).
12
Карпова Т.П. Бухгалтерский учет: упражнения, тесты, решения и ответы: Учебное пособие. - М.: Вузовский учебник, 2015. - 328 c.
13
Ладутько Н.И. Бухгалтерский учет в промышленности: учеб.пособие. – М.:Книжный дом, 2012. – 688 с.
21
Если контрагент ставит факсимиле и отказывается выдать первичку по
всем правилам, то в этом случае наиболее безопасный вариант - не учитывать
расходы по таким сделкам.
Если же цена вопроса велика и вы готовы судиться с налоговиками, хотя
бы проследите, чтобы договоренность об использовании факсимиле была
зафиксирована в контракте. Или в дополнительном соглашении к нему (п. 2 ст.
160 ГК РФ). Возможно, тогда судьи учтут наличие такого соглашения с
контрагентом и примут решение в пользу вашей компании.
Валюта, в которой составлен документ. Любой первичный документ
надо составлять в рублях. Писать стоимость лишь в иностранной валюте или в
условных единицах недопустимо. Речь идет о ситуации, когда сумма по
договору выражена в иностранной валюте или у. е., а расчеты компании ведут в
рублях.
Любые объекты бухучета, в том числе хозяйственные операции, активы,
обязательства, надо оценивать в рублях ( ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 6
декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Но не запрещено добавлять в первичную документацию
дополнительные графы. В них можно вписать стоимость в условных единицах
или в иностранной валюте. Если же в документе будут суммы только в
условных единицах, налоговые инспекторы наверняка снимут расходы и
вычеты НДС.
14
Хранение первичной документации, отчетности и регистров в течение
определенного промежутка времени – это требование действующего
законодательства.
Оно означает, что в пределах указанного срока должен быть обеспечен
доступ к документам и возможность их полноценного использования при
необходимости.
К группе первичных документов относятся:
14
Машинистова Г.Е. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Эксмо, 2015. – 416с.
22
первичная документация и регистры по всем направлениям учета – по
учету основных фондов, материальных запасов, оплате труда, и т.д. Причем, к
данной группе документов относятся формы, заполненные как на самом
предприятии, так и полученные им от поставщиков (подрядчиков и прочих
лиц);
отчетность. Эта группа документов включает в себя налоговые
декларации и расчеты, бухгалтерскую и статистическую отчетность, и расчеты
по взносам во внебюджетные фонды. Сюда также относятся аудиторские
заключения;
учетная политика и иные документы, которые содержат в себе
сведения об организации и порядке ведения кадрового, бухгалтерского и иного
учета на предприятии, включая средства для воспроизведения электронных
документов и проверки подлинности электронных подписей.
Хранить первичные документы необходимо:
для целей бухучета (статья 29, закон «О бухгалтерском учете» №402-
ФЗ) – не менее пяти лет с окончания отчетного года или года, в котором
указанные документы использовались последний раз;
для целей налогового учета (статья 23, Налоговый кодекс РФ) – на
срок не меньше 4х лет. При этом Кодексом могут быть установлены и более
длительные сроки хранения. Например, участник инвестиционного проекта
субъекта РФ обязан хранить все документы в течение 6-ти лет. А для
подтверждения суммы понесенного убытка – на весь срок, в течение которого с
его помощью уменьшается налоговая база и который может исчисляться не
одним – двумя годами.
Общий срок хранения любых бухгалтерских документов – не менее чем
пять лет. Но в ряде случаев он может быть и значительно больше. Сводная
таблица со сроками хранения представлена в приложении 1.
15
15
Кондратьева М.Н. Организация и управление жилищно-коммунальным хозяйством : учеб.пособие. – Ульяновск :УлГТУ, 2009. – 160 с.
23
Несмотря на то, что в таблице значительную часть составляют кадровые
документы, они являются неотъемлемой часть бухгалтерского учета. На их
основании происходит начисление оплаты труда и компенсационных выплат,
больничных листов и вознаграждений, а также налога на доходы, страховых
взносов и разнообразных пособий.
Чтобы организовать хранение документов, предприятие может:
либо обратиться к услугам специальной архивной организации;
либо создать собственный архив. Это разрешено ст.13 закона «Об
архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.04г.
Документы могут быть потеряны либо из-за стихийного бедствия, либо
в результате действий третьих лиц или собственных сотрудников. Но в любом
случае потребуется подтверждение факта утраты соответствующими органами.
Это могут быть правоохранительные структуры (если документы похищены),
или органы пожарного надзора (если документы сгорели), и т.д.
При обнаружении гибели или пропажи документации руководитель
организации своим приказом должен сформировать комиссию для выяснения
причин выявленного факта. Если это необходимо, то для участия в
расследовании могут быть приглашены представители охранной компании,
пожарной или следственной структуры.
По итогам внутреннего расследования составляется акт в произвольной
форме с изложением всех фактов. Данный акт становится оправданием
отсутствия документов в случае их запроса контролирующими органами.
Прежде чем уничтожить документацию потребуется проведение
экспертизы ее ценности. Для этой цели на предприятии приказом руководителя
создается постоянная комиссия. В нее должны входить специалисты, которые
способны дать квалифицированную оценку необходимости уничтожения тех
или иных документов.
Именно эта комиссия принимает решение по поводу уничтожения
документов, если по сроку их можно более не хранить. Их уничтожение