Диплом: Организация системы бюджетирования на предприятии ООО "Технологии безопасности", страницы 61-70

До 20 числа второго месяца составляются, скорректированные

бюджеты на третий месяц 1 квартала, 2 квартал с помесячной разбивкой и на

II-4 кварталы в целом Подведение итогов второго месяца I квартала

осуществится до 10 числа текущего квартала.

Подведение итогов за истекший период осуществляется до 10 числа

текущего периода, при корректировке бюджетов данные о фактическом

исполнении бюджета предоставляются в те же сроки - до 10 числа.

V. Организация финансового планирования и бюджетного контроля.

В связи с отсутствием на предприятии специального подразделения,

занимающегося финансовым планированием, возложить исполнение

обязанностей на специально выделенную трупу сотрудников из работников

планово-экономического отдела и бухгалтерии во взаимодействии со

службами предприятия, которые должны предоставлять информацию,

необходимую для составления бюджетов. Бюджетная группа составляет

бюджеты и корректирует их внутри бюджетного периода. Бухгалтерия

отвечает за подготовку отчетов о выполнении бюджетов и предоставляет

необходимые данные для рассмотрения.

Любое планирование основывается на анализе фактических данных,

т.е. на бухгалтерской информации. По идее, здесь в простых случаях может

хватить энтузиазма работников и возможностей электронных таблиц

(например, Microsoft Excel) для составления плана. Тем самым можно в

принципе решить одну из главных задач бюджетирования – формирование

бюджета. Именно такой способ и применяется на данный момент в ООО

«Технологии безопасности».

Но при этом варианте другая, не менее важная задача сопоставления

плана с фактом и анализа отклонений представляется весьма

затруднительной. Да и возможности корректировки такого бюджета весьма

ограничены (равно как и анализ чувствительности показателей). Большей

частью такого бюджетирования становятся множественные и скрупулезные

расчеты разнообразных показателей, а также поиск неизбежных ошибок, так

как электронная таблица не сможет даже подсказать, где они возможны.

Другим важным моментом является безопасность информации. Ведь

бюджет, составленный на краткосрочный или долгосрочный период,

представляет собой коммерческую тайну. Обеспечить ее защиту в

электронных таблицах затруднительно.

Таким образом, такое бюджетирование не слишком то выгодно для

предприятия и часто расходы превышают экономический эффект.

Выход из сложившейся ситуации заключается в использовании для

бюджетирования специального программного продукта, обладающего

достаточной гибкостью для надстройки под конкретное предприятие.

Несмотря на различные отраслевые и другие особенности, процесс

бюджетирования на самых разных предприятиях обладает определенными

общими правилами, которые позволяют создать программный продукт его

автоматизации, регулирующий все необходимые функции и настраиваемые

для каждого предприятия. Эти принципы заключаются, в первую очередь, в

методе моделирования деятельности предприятия и в функциональном

подходе к бюджетированию.

Модель – ядро всей системы автоматизации бюджетирования, которое

определяет все потенциальные возможности системы и накладывает ряд

непреодолимых ограничений на пользователя. Так, например, набор

связанных электронных таблиц Excel тоже модель, естественными

ограничениями которой являются число таблиц, их формат и связи между

клетками.

Функциональный подход к бюджетированию заключается в

следующем. Любое предприятие в каждый период можно представить

набором определенных характеристик, таких, как объем продаж продукции,

нормы переменных затрат, остаток денежных средств на расчетном счете и

т.д. Причем эти характеристики могут быть связаны сложными

отношениями.

Подобные соотношения (или связи) заранее неизвестны, а значит,

входят в модель предприятия и, так или иначе, вводятся пользователем.

Функциональный подход к бюджетированию позволяет легко описать все

связи. Для этого необходимо представить плановые характеристики

предприятия как результат определенной деятельности предприятия, как

части его процессов. При этом данные процессы можно формировать с

разной степенью детализации. Например, все цикл товарооборота продукта

можно представить одним процессом, а можно разбить на отдельные стадии.

Ясно, что в первом случае не будет никакой возможности получить

информацию о том, что происходит внутри этого процесса.

Таким образом, в рамках функционального подхода запрещено

планировать характеристики, не связанные ни с каким процессом.

Данный способ моделирования деятельности предприятия достаточно

эффективен, так как множество возможных характеристик значительно

больше множества процессов, т.е. многие совсем разные на первый взгляд

характеристики сходны по оказываемому влиянию (действию) на другие

характеристики. К тому же функциональный метод позволяет назначить

процесс (а значит, и человека), ответственный за определенное изменение

той или иной характеристики, что позволяет контролировать планирование

деятельности предприятия на более высоком уровне.

Минимальные требования, предъявляемые к системе автоматизации

бюджетирования, следующие:

- обеспечение информационной безопасности;

- наличие открытого интерфейса (возможности интеграции);

- стандартные требования;

- функциональные возможности (OLAP).

Итак, будущее, конечно, за автоматизированными системами

бюджетирования, которые уже достаточно активно внедряются на многих

российских предприятиях. Хотя это все-таки доступно пока не всем в

основном из-за значительных первоначальных материальных затрат.

Таким образом, в организации ООО «Технологии безопасности» уже

существует устойчивая система бюджетирования, но в то же время она имеет

достаточно много слабых мест, которые необходимо решить, в том числе и

путем внедрения автоматизированной системы.

Рассчитаем необходимые затраты для совершенствования

бюджетирования и внедрения новых его элементов.

Как уже было сказано, бюджетированием будет заниматься

бухгалтерия. Для этого одному из работников бухгалтерии путем

перераспределения обязанностей будет вменена обязанность по

бюджетированию. Для этого необходимо обучить работника цены на

обучение колеблются от 5 до 20 тысяч. Кроме того, необходим программный

продукт для ведения учета. Цена на программные продукты колеблются от

20 до 50 тысяч. Таким образом, внедрение системы бюджетирования

обойдется ООО «Технологии безопасности» минимально в 25 тысяч,

максимально в 70 тысяч рублей.

Кроме того, необходимо усиление контроля за исполнением бюджетов.

Контроль за исполнением бюджета должен осуществляться постоянно,

поэтому различают предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль проводится до начала выполнения

действий по претворению намеченных целей организации. Его задача -

установить, могут ли возникнуть какие-либо трудности, препятствующие

выполнению этих планов.

Данный вид контроля осуществляется в процессе формирования

бюджетов: когда предполагаемые результаты могут быть далеки от

требуемых, когда рассматриваются различные варианты действий. В ходе

предварительного контроля даются оценки ожидаемых продаж и выпуска

продукции, рассматриваются необходимые для этого материальные,

трудовые, финансовые и инвестиционные ресурсы.

Основными средствами проведения предварительного контроля

является соблюдение определенных правил и процедур, которые существуют

на предприятии при формировании системы бюджетов.

В результате предварительного контроля количественные и

качественные показатели всех бюджетов должны быть увязаны между собой.

Текущий бюджетный контроль осуществляется непосредственно в ходе

исполнения бюджета. Его задача заключается в сопоставлении фактических

и бюджетных показателей, выявлении отклонений и осуществлении

корректирующих действий.

Текущий контроль базируется на обратной связи через систему учета.

Он позволяет оценить достигнутые результаты по исполнению бюджета на

определенном этапе его реализации.

Таким образом, суть текущего контроля состоит в согласовании

подразделениями всех платежей у определенного круга специалистов,

которые проверяют основание платежа, экономическую обоснованность

применяемых цен, расценок или тарифов, корректность условий договора,

подтверждают предстоящие расходы подразделения соответствующей

статьей утвержденного бюджета.

Организационной формой результатов текущего и заключительного

контроля являются отчеты по исполнению бюджета, которые сводят

информацию по планированию и фактическому выполнению бюджетных

показателей.

Итоговый контроль затратных статей бюджета осуществляется по

окончании каждого бюджетного периода. При этом наиболее оптимальным

является внутреннее деление годового бюджета на месячные.

В таких отчетах должны отражаться три вида информации:

1) о фактических результатах;

2) о планируемых показателях;

3) данные об отклонениях между фактическими и бюджетными

показателями, сопровождающиеся пояснениями.

Отчетность играет роль сигнальной системы, обеспечивающей аппарат

управления информацией об исполнении бюджета, поэтому она должна

соответствовать международным критериям качества, быть понятной.

Анализ план-фактных отклонений позволяет определить требующие

первоочередного внимания проблемные области хозяйственной

деятельности, выявить не предусмотренные в процессе разработки бюджетов

возможности, а также оценить деятельность каждого центра ответственности

организации (подразделения), ответственного за исполнение определенного

бюджета и его руководителей.

В процессе бюджетирования определяется прогнозное финансовое

состояние организации. Если финансовые показатели, исчисленные на

основе системы бюджетов (такие как ликвидность, прибыль, рентабельность

и др.), неудовлетворительны, то проводится анализ влияния на финансовое

состояние основных параметров бюджетов и заложенных в них нормативов

при их изменении.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящей выпускной квалификационной работе была исследована

проблема организации бюджетирования на предприятиях, рассмотрена

структура бюджетирования, в том числе цели и задачи бюджетирования,

виды бюджетов и их роль в принятии решений, специфика бюджетирования

в торговле и его организация на конкретном предприятии.

Строительная организация ООО «Технологии безопасности»,

занимающаяся монтажом инженерного оборудования зданий и сооружений,

строительством зданий и сооружений, подготовкой строительного участка

выступила в данной работе объектом исследования.

По итогам выполнения данной работы можно сделать следующие

выводы.

Во-первых, бюджетирование, как финансовое планирование,

необходимо для эффективного управления предприятием. В целях

прогнозирования показателей деятельности предприятия как в долгосрочном,

так и в краткосрочном периоде, бюджетирование предполагает разработки

планов-бюджетов. Одновременно с осуществлением таких разработок

требуется постоянная увязка как текущих (краткосрочных), так и

стратегических (долгосрочных) бюджетов.

Во-вторых, бюджетирование имеет свои отраслевые особенности, а

также оно зависит от множества факторов, присущих конкретной

организации. В этой связи зачастую предприятию необходимо не просто

выбрать одну из существующих моделей бюджетирования, но еще и

приспособить ее к специфике своей организации.

В-третьих, только при условии разработки целой совокупности

бюджетов, дополняющих друг друга, система бюджетирования может быть

рациональна и эффективна. Исключительно в этом случае возможно

планирование общей ситуации на предприятии в бюджетном периоде.

Рассмотренная в выпускной работе организация бюджетирования ООО

«Технологии безопасности» находится на стадии становления.

Финансовый анализ показал, что в 2015-16г.г. организация терпела

убытки. Как видно из анализа в 2016 году многие показатели деятельности,

такие как, чистая прибыль, коэффициенты ликвидности, рентабельности

снизились. Это связано с наступившим кризисом и снижением спроса

продукции. То есть в условиях нестабильности и дальнейшей

неопределенности экономической ситуации ООО «Технологии

безопасности», на мой взгляд, необходимо правильное организованное

бюджетирование.

В настоящий момент в ООО «Технологии безопасности» существует

система бюджетирования. Как и во многих предприятиях составляются

бюджет продаж, бюджет закупок и запасов, бюджет административно-

управленческих расходов, бюджет расчетов с поставщиками и покупателями.

Указанные бюджеты позволяют эффективно планировать различные

показатели деятельности данного предприятия. В то же время план-фактный

анализ показывает, что запланированные значения далеко не всегда

совпадают с фактическими, а значит, система бюджетирования требует

некоторых преобразований.

Проведенный анализ показал ряд недостатков в системе

бюджетирования ООО «Технологии безопасности». Во-первых, система эта

формальна: нет никаких документов, регулирующих систему

бюджетирования, не выделены центры финансовой ответственности,

составленные бюджеты не корректируются по мере необходимости,

бюджеты не всегда доводятся до исполняющих лиц, кроме того, система

бюджетирования не автоматизирована, что затрудняет ее ведение.

Любое планирование основывается на анализе фактических данных,

т.е. на бухгалтерской информации. По идее, здесь в простых случаях может

хватить энтузиазма работников и возможностей электронных таблиц

(например, Microsoft Excel) для составления плана. Тем самым можно в

принципе решить одну из главных задач бюджетирования – формирование