64
документов, а можно взять за основу действующие в настоящее время
унифицированные формы, исключив множество ненужных в данной
конкретной организации реквизитов. Все поступающие документы от
контрагентов, в том числе отличающиеся от привычных унифицированных
форм, необходимо будет проверять на наличие обязательных реквизитов. С
01.01.2013 документ будет считаться соответствующим требованиям
законодательства РФ только в случае соответствия его критериям,
установленным ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
В результате рассмотренных изменений и проведенного исследования
действующей системы учета материально-производственных запасов ООО
«Леал-Д» предлагается оптимизировать документооборот по учету материалов,
которые предприятие получает централизованно или закупает. Для этого
необходимо отказаться от неиспользуемых первичных документов и лишних
данных в применяемых формах по учету материально-производственных
запасов.
Долгое время, чтобы вести безупречный учет поступающих материалов,
бухгалтеру ООО «Леал-Д» приходилось использовать много разных
унифицированных форм первичных документов. Вот лишь некоторые из них:
приходный ордер, требование-накладная, акт о приемке материалов (формы №
М-4, М-7, М-11). Все эти бланки утверждены постановлением Госкомстата
России от 30 октября 1997 г. № 71а и предприятие было обязано применять их
до 1 января 2013 года.
С 1 января 2013 года в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете»
№402-ФЗ от большей части унифицированных форм можно отказаться и
разработать свои формы, утвердив их приказом руководителя или в учетной
политике.
Удобнее всего разработать собственные бланки первичных документов
не с нуля, а взяв за основу унифицированные. Достаточно убрать из них
лишние графы и добавить действительно нужные. Так как большинство
унифицированных форм по учету материалов слишком громоздкие. Возьмем
65
форму приходного ордера № М-4. Из нее можно исключить сведения о номере
паспорта. Эту строку заполняют только при учете таких материалов, как
драгоценные камни и металлы. Данные о наименовании страховой компании,
номер платежного документа, в коде единицы измерения тоже ставят редко.
В таблице 1 сгруппированы те унифицированные формы, которые можно
взять за основу при разработке собственных первичных документов. Главное
оставить в документах обязательные реквизиты, перечисленные пункте 2
статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Первый документ требовалось составить, если сотрудники компании не
выявили расхождений между данными в документах поставщика и принятыми
материалами. А второй документ нужен был, чтобы принять к учету
материалы, если по ним нет документов от поставщика или есть какие-то
расхождения (по количеству, ассортименту). Теперь для всех этих случаев
можно использовать приходный ордер. Лучше взять форму № М-4, при
необходимости адаптировав ее. В этой унифицированной форме отражают как
количество принятых материалов, так и данные, указанные в документах
поставщика, и значит, если есть расхождения, то это будет понятно из
приходного ордера. Поэтому в составлении акта нет необходимости.
Таблица 1.
Формы первичных документов, на основе которых
предлагается разработать новые бланки
Унифицированная
форма
Для какого события нужен документ
Какие графы можно
исключить
Приходный ордер
по форме № М-4
Предприятие принимает материалы
поставщика на склад, и они
отражаются на счете 10
«Материалы»
«Код измерения»;
«Название страховой
компании»; «Номер
платежного
документа»; «Номер
паспорта»
Акт о приемке
материалов по
форме № М-7
Компания принимает материалы на
склад, и они отражаются на счете 10
«Материалы». При этом есть
расхождения между документами
поставщика и фактическим
количеством (ассортиментом) товара
«Время начала и
окончания приемки»;
«Название страховой
компании»; «Дата
отправки продукции»;
«Дата и номер
телефонограммы о
вызове отправителя
(заготовителя)»;
«Количество мест или
66
вид упаковки»; «Код
единицы измерения»;
«Сорт»; «Номер
паспорта»
Лимитно-
заборная карта
по форме № М-8
Материалы отпускаются со склада в
производство и списываются их со
счета 10 «Материалы» на счета
затрат 20, 23, 25, 26 и т.д. Стоимость
материалов признается в составе
налоговых расходов, если в
компании установлены лимиты
отпуска материалов в производство
«Код единицы
измерения»;
«Подпись лица,
установившего лимит»
Требование-
накладная по
форме № М-11
Компания передает материалы из
одного подразделения в другое.
Например, со склада в головной
офис. На основании документа
списываются ценности со счета 10
«Материалы» на счета затрат 20, 23,
25, 26 и т.д. Признаются их
стоимость в налоговых расходах.
Если в требовании-накладной не
указано, где будут использоваться
материалы, то потребуется еще и акт
на списание
«Код единицы
измерения»;
«Количество
затребуемых
материалов»
Накладная на
отпуск
материалов на
сторону по форме
№ М-15
Компания передает материалы в
подразделения за ее пределами. На
основании документа ценности
списываются со счета 10
«Материалы» на счета затрат 20, 25
и т.д., а также учитываются их
стоимость в налоговых расходах.
Если в накладной не указано, где
используются материалы,
потребуется еще акт на списание
«Код единицы
измерения»;
«Количество
затребуемых
материалов»;
«Вид деятельности
структурных
подразделений,
которые отпускают и
получают
материалы»; «Учетная
ед. выпуска
продукции»
В приходный ордер необходимо добавить графы, где сотрудник на складе
напишет пояснения по расхождениям. Эта информация поможет составить
продавцу претензию.
Отпуск материалов со склада раньше надо было оформлять одним из трех
документов: лимитно-заборной картой, накладной на отпуск материалов на
сторону или требованием-накладной.
По сути, все перечисленные унифицированные документы
предназначены для одной и той же операции – когда передают материалы со
67
склада другому подразделению компании. В частности, по лимитно-заборной
карте отпускали материалы, для которых предусмотрены лимиты. На
основании требования-накладной передавали материалы, для которых лимитов
нет. И наконец, накладная на отпуск на сторону нужна, чтобы отразить
перемещение материалов в обособленное подразделение компании.
Теперь имеется возможность разработать единый документ, для этого
необходимо включить строки, где будут отражаться лимиты (если они есть в
компании). А также данные об обособленном подразделении, в которое
передают материалы.
Предлагаемый единый документ, по которому будут отпускаться
материалы со склада представлен на рисунке 4.
Для некоторых операций по учету материалов бухгалтерии и раньше
предприятиям приходилось разрабатывать собственные бланки.
Унифицированных форм попросту не было. Рассмотрим два наиболее важных
документа, которые понадобятся предприятию для учета материально-
производственных запасов. Это такие первичные документы, как акт на
списание материалов и акт на списание изношенной спецодежды.
Акт на списание материалов необходим, чтобы списать подобные
ценности на расходы в бухгалтерском и налоговом учете. Правда, он нужен
лишь в том случае, если в документах на отпуск материалов со склада
(например, в требовании-накладной) не указано назначение. То есть не
расшифровано, как израсходовали ценности. И если в случае с материалами,
предназначенными для производства, выполнения работ и оказания услуг такая
ситуация происходит редко, то с офисными материально-производственными
запасами это обычное дело.
68
! – этим знаком обозначены реквизиты, которые обязательно должны
быть в первичном документе
Рис. 4. Предлагаемый единый документ, на отпуск материалов
со склада
Акт на списание изношенной спецодежды – применяется для оформления
списания морально устаревшей, изношенной и негодной для дальнейшего
использования спецодежды. Вообще по учету таких материалов утверждена
лишь одна унифицированная форма. Это ведомость на выдачу спецодежды
работникам по форме № МБ-7. На основании такого документа стоимость
выданной спецодежды списывают в бухгалтерском и налогом учете.
Причем, если спецодежду учли в качестве материально-
производственных запасов, то расходы на ее приобретение можно списывать
равномерно в течение срока носки или единовременно. В последнем случае
спецодежду продолжают отражать за балансом. А для того чтобы списать уже
выданную и изношенную форму, никакого документа не предусмотрено и акт
составляется в произвольном виде.
Таким образом, для дальнейшей разработки форм первичной
документации в ООО «Леал-Д» необходимо провести ревизию тех
унифицированных первичных бланков, которые оформлялись раньше и
убедиться, что в них есть все обязательные реквизиты. А именно: название
документа и содержание операции, единица измерения, должность, фамилия и
инициалы сотрудников, ответственных за оформление первичных документов и
ООО «Завод Леал-Д» !
НАКЛАДНАЯ НА ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ СО СКЛАДА !
№ 14 ! от 28.01.2016 !
Материальные ценности
Наименова
ние
единицы
измерения !
Количество !
Цена
без
НДС,
руб.
коп.
Сумма
без
НДС,
руб.
коп.
Наименование
!
Номенклатурны
й номер
отпущено
!
лимит,
если
есть
Гайка 14х1,5
14011
Шт.
105
150
2,50
262,50
Отпустил __Кладовщик__! ____Склад_______ __________! ___В.А. Петров_____!
(должность) (подразделение) (подпись) (фамилия, инициалы)
Получил _Бригадир! _____Бригада № 1_____ __________! __В.О. Иванов______!
(должность) (подразделение) (подпись) (фамилия, инициалы)
69
за их исправления. Далее необходимо рассмотреть какие документы
необходимы, а какие можно исключить из оборота, тем самым разработав
новые бланки первичной документации более удобной для применения в ООО
«Леал-Д». В результате применение данного мероприятия значительно
упростит документальное оформление и ведение учета материально
производственных запасов на исследуемом предприятии.
70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Материалы представляют собой одну из составных частей имущества
хозяйствующего субъекта, необходимую для нормального осуществления и
расширения его деятельности.
Материалы обслуживают сферу производства и являются его
материальной основой. Они необходимы для обеспечения процесса
производства продукции, образования стоимости.
Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от
правильного определения потребности в материалах.
Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат,
улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы
предприятия. Завышение материалов ведет к замораживанию и омертвлению
ресурсов. Кроме всего прочего, это дорого обходится предприятию, поскольку
возникают дополнительные затраты на хранение и складирование, на уплату
налога на имущество.
Занижение материалов может привести к перебоям в производстве и
реализации продукции, к несвоевременному выполнению предприятием своих
обязательств. И в том и в другом случае следствием является неустойчивое
финансовое состояние, нерациональное использованием ресурсов, ведущее к
потере выгоды.
Бухгалтерский и оперативный учет товарно-материальных ценностей –
один из самых сложных участков, так как должен соответствовать и всем
потребностям предприятия, и своевременным нормативным и
методологическим требованиям.
Ответственность за экономное использование экономических ресурсов
повышается в том случае, когда организационная структура побуждает
предприятия эффективно функционировать, с тем чтобы избежать банкротства
или ликвидации. Работая в условиях рынка и конкуренции, собственник
вынужден постоянно анализировать выгодность приобретения и производства
71
различных видов средств, соизмерять затраты, вызванные не экономным
использованием ресурсов и потенциальную прибыль от их эффективного
использования.
В результате проделанной работы можно сделать вывод, что, изучение
действующей практики аналитического и синтетического учета материалов в
ООО «Леал-Д» показало, что учет в организации в целом соответствует
предъявленным требованиям действующего законодательства и нормативным
документам, а также принятой учетной политике.
В качестве мероприятий предприятию были предложены следующие
совершенствования действующей системы учета материально-
производственных запасов. Первым мероприятием является совершенствование
системы учета материалов на основе использования программы «1С:
Предприятие 8.3».
Предлагаемая программа, то «1С: Предприятие 8.3» полностью
автоматизирует ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии.
Позволяет работать с различными системами налогообложения (общей,
упрощенной, в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов
деятельности). Решает полный комплекс задач бухгалтерской службы:
˗ учет документов;
˗ ведение учета нескольких организаций — с отдельной
информационной базой по каждому предприятию;
˗ учет материально-производственных запасов в соответствии с ПБУ
5/01 «Учет материально-производственных запасов" и методическими
указаниями по его применению»;
˗ складской учет (количественный или количественно-суммовой);
˗ учет торговых операций;
˗ учет комиссионной торговли;
˗ учет агентских договоров;
˗ учет операций с тарой;
˗ учет банковских и кассовых операций;
72
˗ учет расчетов с контрагентами;
˗ учет основных средств и нематериальных активов;
˗ учет основного и вспомогательного производства;
˗ учет полуфабрикатов;
˗ учет косвенных расходов;
˗ учет НДС;
˗ персонифицированный учет, расчет зарплаты;
˗ закрытие месяца;
˗ формирование стандартных отчетов;
˗ формирование регламентированной отчетности.
Таким образом, применение данного мероприятия позволит максимально
автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет. Мгновенно и без ошибок
формировать регламентированную отчетность.
Вести учет в полном соответствии с действующим законодательством
РФ. Решить полный комплекс задач бухгалтерской службы, в том числе —
выписку первичных документов, учет продаж и т.п.
Следующим мероприятием является совершенствование системы учета
материально-производственных запасов на основе разработки первичной
документов. В результате рассмотренных изменений и проведенного
исследования действующей системы учета материально-производственных
запасов в ООО «Леал-Д» предлагается упростить документооборот по учету
материально-производственных запасов, которые предприятие получает
централизованно или закупает.
Для этого предприятию необходимо отказаться от ненужных первичных
документов и лишних данных в применяемых формах по учету материально-
производственных запасов.
Далее необходимо рассмотреть, какие документы необходимы, а какие
можно исключить из оборота, тем самым разработав новые бланки первичной
документации более удобной для применения в ООО «Леал-Д».
В мероприятии сформирован единый документ, по которому будут
73
отпускаться материалы со склада в ООО «Леал-Д», применение которого
значительно упростит документальное оформление и ведение учета
материально производственных запасов на исследуемом предприятии.