8
Пересмотр должностных инструкций исполнителей, изменение их с
учетом требований руководителя Учреждения, расширение функциональных
обязанностей исполнителей (при совмещении участков учета) позволит
наиболее рационально использовать рабочее время и трудовые ресурсы. Это
благотворно скажется на результате учетного процесса и позволит сэкономить
средства на оплату труда.
Формирование структурных подразделений с учетом психологической
совместимости сотрудников предоставит возможность создать благоприятный
рабочий микроклимат коллектива и избежать крупных конфликтов в будущем.
Необходимо наладить связи с другими подразделениями компании.
Поставщики первичной учетной информации (сотрудники других отделов) и
пользователи информации (руководитель Учреждения) смогут более оперативно
решать проблемные вопросы, правильно взаимодействуя по всей указанной
иерархической цепочке.
Необходимо разработать внутренний локальный акт. Это позволит
эффективно взаимодействовать с другими структурными подразделениями.
Данный документ должен описывать всю многогранность учетных взаимосвязей
внутри Учреждения. Впоследствии данный локальный акт позволит каждому
сотруднику осознать важность его действий в общем учетном процессе. Поэтому
его необходимо внедрить в повседневный трудовой процесс и осуществлять
постоянный контроль его исполнения.
Рассмотрим более подробно мероприятия по автоматизации и
компьютеризации учетного процесса.
Компьютеризация учетного процесса позволяет:
обрабатывать огромные объемные информации;
осуществлять необходимые операции нажатием одной клавиши, в
результате чего уменьшится риск возникновения учетных ошибок, снизятся
временные затраты отдела бухгалтерского отдела;
формировать всевозможные отчеты;
производить анализ информации;
9
наладить взаимодействие по получению и обмену информации,
используя системы автоматизированных рабочих мест;
оперативно использовать учетную информацию на всех этапах
управления.
Чтобы автоматизация и компьютеризация способствовали
совершенствованию учетного процесса, недостаточно закупить мощную
компьютерную технику и запустить учетную программу. Необходимо
обеспечить постоянное повышение компьютерной грамотности персонала. В
данном случае рекомендуется дополнительно ввести в штат Учреждения
программиста со знанием основ бухгалтерского учета.
Необходимая профессиональная компетенция работников, их умение
формулировать задачи своего должностного участка помогут программисту
скорректировать существующие модули под специфику работы Учреждения,
что в свою очередь позволит максимально эффективно использовать имеющееся
программное оборудование для осуществления задач бухгалтерского учета.
Таким образом, основные рекомендации по оптимизации организации
учета в Учреждении заключаются в унифицировании и стандартизации
процесса документирования с учетом требований автоматизированной
обработки, выбора оптимальной периодичности их составления. Сокращение
затрат времени и труда на сбор, регистрацию, накопление, хранение, обработку
и передачу информации в условиях автоматизации достигается благодаря
широкому применению новейших технических средств непосредственно в
процессе совершенствования хозяйственных операций.
Современные программные продукты, компьютерные средства и
специально разработанные методики регистрации первичной информации
позволяют осуществлять сбор исходных данных, минуя стадию выписки
бумажного документа.
Дополнительно необходимо усовершенствовать процесс планирования и
расходования бюджетных средств согласно запланированным суммам. Это
10
приведет к сокращению в течение года потребностей в дополнительных
бюджетных ассигнованиях в течение года.
3.2. Направления совершенствования порядка проведения и оценки
результатов финансового контроля средств учреждения
Тема организации внутреннего контроля очень актуальна, так как
является важной составной частью всего бухгалтерского учета казенного
учреждения. Необходимо правильно отражать все бюджетные поступления и их
расходования в бухгалтерском учете, правильно распорядиться этими
средствами. Важно также контролировать эти процессы для своевременного
выявления ошибок.
Система внутреннего контроля способствует совершенствованию
учетного процесса. Она является основным средством для организованного,
упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной
деятельности.
Функционирование системы внутреннего контроля базируется на
систематическом, регулярном контроле за совершаемыми хозяйственными
операциями. Проверяются первичные учетные документы, соблюдение
нормативно-правовых актов. Контролируется соответствие текущих показателей
по отношению к плановым показателям. Ведется учет и контролируется
сохранность имущества учреждения.
Рассмотрим основные принципы внутреннего контроля (таблице 22):
Таблица 22
Принципы внутреннего контроля
Соблюдение в Учреждении
Федеральных законов,
Постановлений и Распоряжений
Правительства Российской
Федерации;
Установление соответствия проводимых
финансовых операций
законодательству;
Исполнение приказов и
распоряжений руководителя
Учреждения;
Точность и полнота документации
бухгалтерского учета, предотвращение
ошибок и искажений в учете;
Организация учета и обеспечение
сохранности имущества в
Учреждении;
Изучение причин недостатков и
нарушений в финансово-хозяйственной
деятельности, принятие действенных
мер к их устранению;
11
Продолжение таблицы 22
Установление соответствия
осуществляемых операций
регламентам, полномочиям
сотрудников;
Изучение опыта практического
применения в Учреждении действующих
распоряжений.
Как мы выяснили ранее, в Государственном казенном учреждении
«Инженерная служба района Орехово-Борисово Южное» комиссия для
проведения внутреннего финансового контроля создана. Важно выстроить
четкую, понятную систему внутреннего финансового контроля, несмотря на то,
что санкции за отсутствие системы такого контроля законодательством прямо
не установлены.
Полномочиями по проведению финансового контроля в
Государственном казенном учреждении «Инженерная служба района Орехово-
Борисово Южное» наделен главный бухгалтер. Эти полномочия прописаны в
его Должностной инструкции.
Основными нарушениями при проведении внутренних проверок в
Государственном казенном учреждении «Инженерная служба района Орехово-
Борисово Южное» являются: технические ошибки, невнимательность.
Можно с уверенностью сказать, что в Учреждении внутренний контроль
организован на достаточном уровне. Руководство Учреждения делает все
возможное для быстрого устранения недочетов и улучшения контроля за
расходованием средств, выделенным из федерального бюджета.
Для совершенствования порядка проведения финансового контроля в
Учреждении, можно рекомендовать выделить отдельных сотрудников, чтобы
создать ревизионную группу. Для этого необходимо разработать и утвердить
внутренние нормативные акты, которые определят порядок работы ревизионной
группы, обозначат обязанности ответственных сотрудников. Если эти функции
будут возложены на одного сотрудника, можно составить общее положение и
внести дополнения в Должностные инструкции. В том случае, если
контролирующие функции смогут выполнять специалисты из разных
подразделений, то в Положения об этих отделах нужно внести соответствующие
изменения, равно как и в Должностные инструкции сотрудников. В ситуации,
12
если контроль будет вести отдельная группа, потребуется еще и Положение об
отделе внутреннего контроля. В любом случае новые документы должны быть
утверждены приказом руководителя учреждения, внесены поправки в Учетную
политику. Потребуется дополнительная профессиональная подготовка данных
сотрудников, и повышение их квалификации на систематической основе.
Необходимо будет направить их на обучение, что потребует дополнительных
финансовых затрат.
На основе вышеизложенного очевидно, что в настоящее время
ощущается острая необходимость в разработке единой концепции развития
внутреннего контроля в казенных учреждениях. Необходимо сформулировать
основные принципы и подходы к осуществлению внутреннего контроля в
учреждениях.
Необходимо законодательно закрепить осуществление внутреннего
контроля и аудита путем внесения соответствующих изменений в статьи 158,
159, 161, раздел IX и понятийный аппарат Бюджетного кодекса Российской
Федерации, разработать и утвердить соответствующие стандарты внутреннего
аудита в казенных учреждениях, разработать методические рекомендации по
осуществлению внутреннего контроля и многое другое.
Если рассматривать практику мирового опыта, то налаживание системы
внутреннего контроля и аудита является прямым путем к повышению
эффективности использования государственных ресурсов. Данные мероприятия
безусловно послужат повышению благосостояния страны и ее граждан.
3.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий
В разделах 3.1 и 3.2 были предложены мероприятия по оптимизации
организации учета и совершенствованию порядка проведения и оценки
результатов финансового контроля средств Учреждения.
Для того чтобы дать оценку эффективности данных мероприятий,
рассмотрим более подробно результаты, к которым приведет их внедрение, а
также финансовые средства, необходимые для их осуществления (таблица 23):
13
Таблица 23
Затраты на внедрение рекомендованных мероприятий
Рекомендованные
мероприятия
Кол-во
сотрудников
Затраты на внедрение
мероприятия
Повышение квалификации
сотрудников бухгалтерского
отдела
3
Стоимость обучающих курсов
2000 руб. 1 раз в 6 месяцев
Введение должности штатного
программиста со знанием
бухгалтерского учета
1
Оклад 20000 руб/мес
Страховые взносы-30,2% от
оклада
Введение в полном объеме
программы «1С: Предприятие
8.3»
-
Покупка программного
обеспечения-10800 руб.;
Стоимость обследования
предприятия и внедрения
компьютерных программ – 25
часов по 250 руб./час
Премирование сотрудников за
совмещение обязанностей
1
Сумма премии 10% от оклада
по 2500 руб./мес
Обучение сотрудника отдела
кадров для проведения
тестирования при приеме на
работу
1
Стоимость курсов по
психологии 1500 руб.
Создание ревизионной группы
для проведения финансового
контроля
1
Бесплатно
Общая сумма затрат на внедрение рекомендованных мероприятий
составляет:
3*2000*2+20000*12+20000*30,2%*12+10800+25*250+2500*12+1500=
=366780 руб. в год, следовательно, ежемесячные затраты составят:
366780/12=30565 руб.
Основными нарушениями, выявленными при проведении внутренних
проверок в Государственном казенном учреждении «Инженерная служба
района Орехово-Борисово Южное» являются: технические ошибки,
невнимательность. Основная проблема, возникающая в связи с этим, это
перерасход средств на оплату сверхурочной работы сотрудников, вызванной
необходимостью устранения допущенных недочетов в работе.
Начисления на оплату труда в 2018 году увеличились на 82 050,99 рубля.
В основном это связано с индексацией заработной платы, но также и с
увеличением часов сверхурочной работы из-за необходимости исправления
допущенных ошибок. В среднем переработка составляет 3 рабочих дня в месяц,
14
что при средней заработной плате сотрудника бухгалтерского отдела 25000
рублей, составляет:
25000/21*3=3571,42 руб. в месяц или
3571,42*12=42857,15 руб. в год
Благодаря возможному перераспределению трудовых обязанностей
сотрудников в результате проведенной оптимизации, становится возможным
совмещение обязанностей, что также позволит высвободить средства.
На текущий момент затраты на зарплату одного сотрудника
бухгалтерского отдела, с учетом страховых взносов, составляют:
(25000+25000*30,2%)*12=390600 в год.
В результате тщательного подбора персонала, путем психологического
тестирования при приеме на работу, станет возможным удержание кадров. Как
следствие, снизятся затраты на обучение вновь прибывших сотрудников, что на
данный момент составляет:
1500*3*2=9000 руб. в год, где:
1500 руб. - ежемесячная доплата сотруднику за наставничество;
3 - количество месяцев наставничества;
2 - количество вновь принятых сотрудников за год.
Кроме того, Учреждение несет ежемесячные расходы по оплате услуг
консультационной компьютерной службы в размере 10000 руб., что в год
составляет:
10000*12=120000 руб.
Таким образом, затраты без оптимизации составляют:
42857,15+390600+9000+120000=561857,15 руб. в год,
что на 195077,15 руб. больше затрат, которые будут необходимы для реализации
рекомендованных мероприятий.
На основании всего вышеперечисленного очевидно, что все
предложенные мероприятия, направленные на совершенствование организации
учета и контроля в Учреждении, можно считать экономически обоснованными и
эффективными. Внедрение предложенных мероприятий по оптимизации
15
бухгалтерского учета значительно сэкономит средства, а также исключит из
рабочего процесса лишние и малоэффективные операции.
5
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, в результате проведенного исследования были
рассмотрены и проанализированы теоретические и правовые основы учета и
контроля в казенных учреждениях. Были изучены особенности организации
бухгалтерского учета и контроля в казенном учреждении на примере
Государственного казенного учреждения «Инженерная служба района Орехово-
Борисово Южное» для выявления направления экономически эффективного
совершенствования бухгалтерского учета и финансового контроля.
В ходе работы были решены следующие задачи:
изучена сущность и особенности бухгалтерского учета казенных
учреждений;
рассмотрен с теоретической точки зрения финансовый контроль в
казенных учреждениях;
проанализировано нормативное регулирование учета и контроля
казенных учреждений;
дана характеристика деятельности Государственного казенного
учреждения «Инженерная служба района Орехово-Борисово Южное» с
организационной и экономической точки зрения, проанализированы показатели в
динамике за три года;
проанализирована организация бухгалтерского учета в Учреждении;
рассмотрены особенности и порядок проведения финансового
контроля;
определены направления совершенствования финансового учета и
контроля и их экономическая эффективность.
В ходе работы были предложены мероприятия по оптимизации
организации учета и совершенствованию порядка проведения и оценки
результатов финансового контроля.
Основные рекомендации по оптимизации организации учета в
Учреждении связаны с корректировкой должностных инструкций сотрудников
6
бухгалтерского отдела, формированием бухгалтерских подразделений с учетом
психологической совместимости сотрудников. Также необходимо повысить
квалификацию персонала в сфере работы с профессиональными программами,
ввести в штат программиста со знанием основ бухгалтерского учета.
Рекомендации для совершенствования порядка проведения и оценки
результатов финансового контроля в Государственном казенном учреждении
«Инженерная служба района Орехово-Борисово Южное» заключаются в
создании отдельной ревизионной группы. Для этого потребуется подготовка
данных работников (или работника) и повышение их (его) квалификации на
систематической основе. Все это позволит более эффективно использовать
бюджетные средства по целевому назначению.
Произведенные расчеты затрат на внедрение рекомендованных
мероприятий, таких как: повышение квалификации сотрудников
бухгалтерского отдела, введение должности штатного программиста со знанием
основ бухгалтерского учета, введение в полном объеме программы «1С:
Предприятие 8.3», премирование сотрудников за совмещение обязанностей,
обучение сотрудника отдела кадров для проведения тестирования при приеме
на работу, создание ревизионной группы для проведения финансового
контроля, показали свою эффективность.
Внедрение данных рекомендаций позволит усовершенствовать ведение
бухгалтерского учета и проведение финансового контроля в Государственном
казенном учреждении «Инженерная служба района Орехово-Борисово Южное»,
что положительно скажется на работе всего Учреждения.