25
Таблица 17
Бухгалтерские записи операций по расчетам за услуги
Способ
оплаты
Хозяйственная операция
По дебету
счета
По кредиту
счета
Оплата работ
по факту
оказания
услуг
Поступили документы за
оказание транспортных услуг
(Поставщик услуг
Индивидуальный
Предприниматель)
140120222
130222736
Перечислено за оказанные
услуги
130222836
130405222
Оплата услуг
по
предоплате
Перечислен аванс поставщику за
услуги связи
120621564
130405221
Поступили документы за услуги
связи
140120221
130221734
Зачет аванса за услуги связи
130221834
120621664
За отчетный год формируется бюджетная отчетность, учитывая события
после отчетной даты. Данный документ составляется на основании
аналитического и синтетического учета. Бюджетное законодательство и
вышестоящие организации устанавливают формы, объемы и сроки,
необходимые для отчетности. Обстоятельства, послужившие причиной
отражения в отчетности событий после отчетной даты, указываются в текстовой
части пояснительной записки.
2.3. Особенности и порядок проведения финансового контроля в
учреждении
Согласно Бюджетному Кодексу Российской Федерации,
законодательные и исполнительные органы государственной власти
осуществляют финансовый контроль, а экономические субъекты обязаны
осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни
учреждения.
Внутренний финансовый контроль - непрерывное, сплошное и системное
наблюдение за финансовой деятельностью всех подразделений для выявления
резервов роста, обеспечения сохранности денежных и 0щзматериальных
ресурсов, выявление и устранение причин и условий, вызывающих потери. Он
26
проводится в пределах установленной компетенции функциональными
службами учреждения: бухгалтерской, финансовой, юридической и другими.
В бюджетном бухгалтерском учете Государственного казенного
учреждения «Инженерная служба района Орехово-Борисово Южное»
практикуется три вида контроля: предварительный, текущий, последующий.
Порядок организации и проведения внутреннего финансового контроля в
Учреждении закреплены в Положении об учетной политике.
В Учреждении предварительный контроль осуществляется до
совершения финансовых операций на стадии установления, рассмотрения и
утверждения бюджетных смет, заключения контрактов и договоров,
соглашений и других документов, в том числе при санкционировании операций.
Для этого юридической службой Учреждения проводится проверка законности
проектов заключаемых контрактов, а бухгалтерской службой проводится
проверка экономической целесообразности заключения контрактов. Так же
перед утверждением бюджетных смет главным бухгалтером проводится
проверка расчетов потребности в денежных средствах, включаемых в план
закупок, на основании поступивших заявок от подразделений Учреждения. Если
потребность обоснована, то она включается в бюджетную смету.
Дополнительно, в рамках предварительного контроля, выявляется
соответствие объемов выделенных средств и принятию бюджетных
обязательств (п.3.10 Положения об учетной политике). То есть сумма
заключенных договоров не может быть больше размера выделенных лимитов.
Все заключаемые договора проходят проверку и визирование юридической и
бухгалтерской службой Учреждения.
Текущий контроль в Учреждении осуществляется в процедурах учетной
регистрации хозяйственных фактов и проведения инвентаризации
материальных и других ценностей. Анализируются оперативные данные по
текущей отчетности об исполнении бюджетных обязательств. Проводится
проверка соответствия остатков средств на лицевых счетах в отделении
федерального казначейства с остатками, выведенными в регистрах бюджетного
27
учета. Данные мероприятия производятся по мере поступления выписок с
лицевых счетов в отделении федерального казначейства.
К текущему контролю можно отнести и инвентаризацию, как метод
фактического контроля. Инвентаризация имущества и обязательств (в том числе
числящихся на забалансовых счетах) проводится раз в год перед составлением
годовой отчетности, а также в иных случаях, предусмотренных
законодательством.
Для проведения инвентаризации руководителем Учреждения издается
приказ о проведении инвентаризации основных средств. В приказе обязательно
указывается дата начала проведения инвентаризации и дата ее окончания, место
проведения и причина проведения; определяется комиссия для проведения
инвентаризации. В состав комиссии входят:
председатель комиссии - заместитель руководителя Учреждения;
члены комиссии - главный экономист (материально ответственное
лицо), заведующий сектором работы с управляющими компаниями, и ведущий
экономист.
При проведении инвентаризации основных средств проверяется их
наличие. Также учитываются другие характеристики: внешнее состояние,
работоспособность, инвентарные номера.
Все выявленные данные заносятся членами комиссии в
инвентаризационную ведомость.
После завершения обхода комиссия сверяет данные инвентаризационной
ведомости с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.
Если имеются расхождения, то они заносятся в сличительную ведомость.
После проведения осмотра основных средств и составления описей
оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств. При его
заполнении указывается состав комиссии, материально ответственное лицо,
дата начала и завершения проведения инвентаризации, номера и даты
ведомостей и актов. В акте делаются отметки о результатах проведенной
работы, прикладываются ведомости и, при наличии, сличительные описи. Если
28
выявлены расхождения, то дополнительно прикладываются объяснительные
записки материально ответственных сотрудников. В ситуации, когда комиссией
не выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными,
в акте о результатах инвентаризации делается запись об отсутствии таковых.
В соответствии с Приказом Учреждения от 04.12.2017 № 46 проведена
инвентаризация в период с 04.12.2017г. по 19.12.2017г. В ходе данной проверки
была сформирована комиссия, в состав которой входили сотрудники
экономического отдела. Председателем комиссии был заместитель
руководителя Учреждения. Производилась инвентаризация нефинансовых
активов, находящихся на ответственном хранении у главного экономиста. По
результатам проверки расхождений между данными бухгалтерского учета и
фактическим наличием не выявлено, составлен «Акт №1 о результатах
инвентаризации» (рисунок 5).
Последующий контроль в Учреждении осуществляется после
совершения финансовых операций. Проходят ревизии, проверки финансово-
хозяйственной деятельности, отчетности о непосредственных результатах
использования бюджетных средств в рамках муниципальных программ,
государственных контрактов и гражданско-правовых договоров.
Данный вид контроля необходим на стадии обобщения и экономического
анализа учетной и отчетной информации для определения законности,
экономической эффективности хозяйственных фактов за отчетный период. На
этой стадии контроля составляются и подписываются акты сверки с
контрагентами. Проверяются полученные Учреждением товары, работы, услуги
на соответствие перечню оплаченных товаров, работ, услуг. Например, по
договору, заключенному Учреждением на поставку канцелярских товаров для
нужд Учреждения, была произведена предоплата на основании выставленного
поставщиком счета. При получении товаров, материально ответственное лицо
проверяет перечень оплаченных позиций на соответствие позициям в товарной
накладной.
29
Рисунок 5. Акт №1 о результатах инвентаризации в
Государственном казенном учреждении «Инженерная служба
района Орехово-Борисово Южное»
В процессе проведения проверки заполняется Журнал учета результатов
внутреннего финансового контроля. В нем отражены итоги контрольных
процедур, проведенных в рамках внутреннего финансового контроля. Также
описываются: выявленные нарушения и/или недостатки в системе
бухгалтерского учета и отчетности; причины их возникновения; предполагаемые
меры по устранению нарушений и недостатков (рисунок 6).
30
Рисунок 6. Журнал учета результатов внутреннего
финансового контроля
На основании Поручения префекта Южного административного округа
города Москвы, Распоряжения префектуры Южного административного округа
от 23.03.2016г. № 01-41-144 «О проведении внеплановой проверки»,
префектурой Южного административного округа в 2016 году была проведена
проверка в отношении Государственного казенного учреждения «Инженерная
служба района Орехово-Борисово Южное». Внеплановая проверка была
проведена на предмет администрирования начисления платежей за социальный
наем жилых помещений, эффективности ведения претензионно-исковой работы
с должниками за период с 01.01.2015г. по 31.12.2015г.
Проверка проводилась в период с 28.03.2016г. по 28.06.2016г.
По результатам проверки были даны рекомендации по устранению
нарушений:
1) Внести изменения в Учетную политику с определением первичных
документов для начисления администрируемых доходов.
2) Привести в соответствие начисления и поступления по
администрируемым доходам за 2015 год в 2016 году.
31
3) Усилить контроль за своевременным и достоверным начислением
доходов и правильным отражением задолженности по нанимателям в
бухгалтерском учете и отчетности.
4) Провести инвентаризацию дебиторской задолженности по оплате за
социальный наем.
Данные рекомендации по устранению нарушений были учтены,
проведены соответствующие мероприятия по их устранению:
внесены сведения в части первичных документов, прилагаемых к
выписке из лицевого счета администратора доходов (платежные поручения);
по результатам сверки с Государственным казенным учреждением
«Городской центр жилищных субсидий» обороты по поступлениям и
начислениям администрируемых доходов скорректированы;
проведена инвентаризация дебиторской задолженности по оплате за
социальный наем.
5
ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ В УЧРЕЖДЕНИИ
3.1. Рекомендации по оптимизации организации учета в учреждении
От организации бухгалтерского учета зависит эффективность
управления, а также результативность контроля над производимыми
хозяйственными операциями в учреждении. Достоверные и своевременно
предоставляемые бухгалтерские данные помогают руководителям принимать
взвешенные решения и эффективно использовать выделенные бюджетные
средства.
В работе бухгалтерского отдела можно выделить три основных
направления:
ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями
законодательства Российской Федерации;
ведение бухгалтерского учета для целей налогообложения;
ведение бухгалтерского учета для целей предоставления
управленческой отчетности.
Для каждого из этих направлений необходимо совершать несколько
видов работ, таких как: подготовка первичных документов, ввод данных в
бухгалтерские компьютерные программы, анализ этих данных и их обработка для
составления отчетов и прочее.
Рассмотрим наиболее часто возникающие проблемы, связанные с
недостаточной эффективностью работы бухгалтерского отдела, в таблице 18.
Таблица 18
Проблемы, вызываемые недостаточной эффективностью
работы бухгалтерского отдела
Несвоевременная подготовка отчетов
Невыполнение обязательств по текущим
договорам
Несвоевременный расчет и выплата
заработной платы
Задержки в перечислении налогов, и
прочее
Недостаточная «прозрачность»
информации в рамках деятельности
учреждения
Непродуктивное взаимодействие
отделов внутри учреждения
Загруженность сотрудников
бухгалтерского отдела
Повышенные затраты на ведение
бухгалтерского учета.
6
Низкая эффективность бухгалтерских процессов приводит к тому, что
учреждения сталкиваются с дополнительными расходами для устранения
последствий неверно произведенных расчетов.
Показатели качественной работы бухгалтерского отдела представлены в
таблице 19.
Таблица 19
Показатели качественной работы бухгалтерского отдела
Своевременное и точное выполнение
работ;
Оптимальный уровень затрат на
обеспечение деятельности
бухгалтерского отдела;
Оптимальный уровень загруженности
сотрудников отдела;
Минимальные временные затраты на
решение поставленных задач;
Быстрое реагирование и продуктивное
решение внеплановых задач;
Достаточное количество
квалифицированных сотрудников;
Продуктивное взаимодействие
отделов внутри учреждения;
Минимальное количество ошибок в
работе;
Налаженный документооборот;
Способность своевременно выявить и
оперативно исправить найденные
ошибки
Цели оптимизации бухгалтерских процессов зависят от того, какие
проблемные участки были обнаружены в ходе проведения анализа.
Рассмотрим основные этапы совершенствования бухгалтерского учета в
Учреждении (таблица 20):
Таблица 20
Основные этапы совершенствования бухгалтерского учета в
учреждении
Оптимизация бухгалтерского отдела;
Детальная проработка положений
учетной политики;
Внедрение современных технологий
обработки учетной информации;
Контроль за своевременным
выполнением графика
документооборота;
Анализ и оценка применяемой
системы учета, ее рационализация в
рамках действующего
законодательства;
Выстраивание эффективной системы
внутреннего контроля.
Совершенствование бухгалтерского учета в первую очередь направлено:
на устранение причин недостаточной оперативности и
несовершенства средств обработки учетной информации;
достижение оптимального баланса между потребностью
руководства Учреждения в необходимой информации и возможностями
7
бухгалтерского учета (полнота, своевременность и качество предоставляемой
учетной информации).
На основании раскрытых во второй главе особенностей организации
бухгалтерского учета бюджетных средств в Государственном казенном
учреждении «Инженерная Служба района Орехово-Борисово Южное», а также
согласно данным анализа исполнения бюджетной сметы за три года, можно
сделать следующие выводы:
бухгалтерский учет полностью автоматизирован;
не все хозяйственные операции обрабатываются с применением
пакета прикладных программ «1С: Предприятие 8.3»;
Поскольку бухгалтерский учет в Государственном казенном учреждении
«Инженерная Служба района Орехово-Борисово Южное» ведется в полном
соответствии с правилами организации учета в бюджетных учреждениях, то
предложения по оптимизации организации учета в Учреждении минимальны и
представлены в таблице 21.
Таблица 21
Мероприятия по оптимизации учета в Учреждении
Оптимизация
структуры службы,
осуществляющей
бухгалтерский
учет
Регулярный анализ работы отдела бухгалтерского отдела;
Пересмотр должностных инструкций исполнителей,
изменение их с учетом требований руководителя
Учреждения;
Проведение опроса работников бухгалтерского отдела для
выявления проблем учетного процесса;
Формирование подразделений с учетом психологической
совместимости сотрудников;
Расширение функциональных обязанностей исполнителей
(при совмещении участков учета);
Выстраивание эффективного взаимодействия с другими
подразделениями;
Автоматизация и
компьютеризация
учетного процесса
Повышение компьютерной грамотности сотрудников,
обучение работе с необходимыми программами;
Наличие в штате программистов со знанием основ
бухгалтерского учета
Избежать возможных ошибок поможет регулярный анализ работы
структурного подразделения. Необходимо своевременно вносить поправки в
организацию работы для улучшения процесса сбора и учета информации.