67
1) в приходном и расходном кассовом ордерах убрать реквизит
«структурное подразделение», поскольку внутри изучаемой организации
структурные подразделения не выделены;
2) в приходном кассовом ордере упростить реквизит «Кредит», а в
расходном кассовом ордере - реквизит «Дебет», убрав графы «код структурного
подразделения», «код аналитического учета» и «Код целевого назначения,
поскольку в ООО «Сервис-Кранспецавтоматика» не применяется система
кодирования структурных подразделений, аналитического учета и целевого
назначения прихода / расхода сумм по кассе.
Предлагаемое упрощение реквизитов позволит сократить трудоемкость
бухгалтерской работы и повысить степень корректности данных при
заполнении кассовых ордеров, устраняя возможность ошибочного занесения
данных в другую графу;
3) поскольку документы, отражаемые в строке «Приложение» (договоры,
акты, счета, приказы и др.) могут храниться отдельно от кассовых ордеров,
предлагается в формах обоих ордеров реквизит «Приложение» дополнить еще
одной строкой, в конце которой добавить реквизиты для отметок «оригинал» и
«копия».
К примеру, при получении наличности с расчетного счета или при
возврате неиспользованного аванса от подотчетного лица к приходному
кассовому ордеру будут приложены корешок чека или авансовый отчет,
соответственно, отметка будет стоять возле реквизита «оригинал».
В случае возмещения работником причиненного материального ущерба
либо при выдаче аванса под поставку материальных ценностей
соответствующая отметка будет стоять возле реквизита «копия».
Применение таких несложных дополнительных реквизитов позволит
сократить затраты времени на проведение проверок кассового учета и, в целом,
будет способствовать усилению внутрихозяйственного контроля в ООО
«Сервис-Кранспецавтоматика».
68
Таким образом, на основе всего вышеизложенного, разработаем основные
рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета в ООО «Сервис-
Кранспецавтоматика». Также, предлагается внести следующие изменения в
организацию бухгалтерского и налогового учета предприятия:
исправление ошибок в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности
организации производить текущим периодом. Проводить ретроспективный
пересчет не нужно в любом случае. Так предусмотрено пунктом 9 ПБУ 22/2010
«Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»;
разработать более детальную учетную политику, позволяющую
отразить все особенности ведения бухгалтерского учета и налогообложения в
организации;
разработать график документооборота в организации;
отразить в отчете о финансовых результатах по строке 2460 сумму
уплаченных налогов при УСН;
в учетную политику организации добавить перечень доходов и
расходов, которые учитываются при формировании налоговой декларации и
отражаются в учете организации.
3.2. Рекомендации по совершенствованию документооборота в
организации
Руководству ООО «Сервис-Кранспецавтоматика» необходимо следить за
соотношением дебиторской и кредиторской задолженности. Значительное
преобладание дебиторской задолженности, которое выявлено в результате
проведенного анализа, создает угрозу финансовой устойчивости в ООО
«Сервис-Кранспецавтоматика».
Одним из главных рекомендаций является формирование графика
документооборота. Предлагается разработать график документооборота,
основным разделом которого должен стать раздел документооборота по
оформлению операций с поставщиками в ООО «Сервис-Кранспецавтоматика».
69
У ООО «Сервис-Кранспецавтоматика» бывали случаи, когда контрагент
не предоставляет первичные документы по совершенной операции. В
некоторых случая организация может вообще забыть по недостающие
документы, в особенности если операции были не значительными. Но без
данных документов организация не имеет право оформлять хозяйственные
операции в системе бухгалтерского учета. Если оформление подобных
операций не подкрепляется документами, то такую операцию можно признать
не законной, не действительной, а суммы по данной операции должны быть
исключены из системы бухгалтерского учета. Этот аспект для организации так
же является отрицательным и может оказать влияние на организацию системы
налогового учета.
В графике документооборота необходимо представить перечень
основных документов, которыми оформляются операции с поставщиками и
указать путь движения этих документов и сроки их предоставления в
бухгалтерию для обработки. Так же рекомендуется указать сроки и правила
хранения данных документов.
Еще одним приложением к учетной политике необходимо утвердить
внутреннее положение по инвентаризации расчетов с поставщиками. Для
упрощения подобной инвентаризации так же будет актуально разделение
поставщиков на прямых и косвенных. К косвенным предполагается относить
тех поставщиков, которые оказывают услуги в области водоснабжения,
электроснабжения и т.п. Сверку с такими контрагентами проводить проще, так
как всегда можно запросить у них акты сверки, в которых ошибки минимальны
или сведены к нулю. При таких сверках остается только проверить
правильность указанных данных.
С прямыми поставщиками сверка может быть затруднительна, так как не
все контрагенты своевременно предоставляют документы и данные могут быть
попросту не занесены в программу 1С. Для таких контрагентов можно
предложить расширить сроки сверки и проводить ее не по итогам года, а два
раза в год. Это сократит объем работы на конец календарного года и повысит
70
качество информации.
Для поставщиков, которые своевременно не предоставляют документы
можно разработать специальную форму запроса недостающих данных. Такой
документ не является унифицированным и организация может разработать его
самостоятельно, при условии включения в донную форму таких реквизитов как
название организации, ИНН/КПП, наименование документа, порядковый
номер, дата, содержание документа, подпись должностного лица и печать.
Образец подобного документа можно приложить к учетной политике, а в
рамках учетной политики расписать порядок ее применения и значимость.
В таблице 13 приведены необходимые функции системы
документооборота для организаций. Мной были найдены наиболее
перспективные системы: DIRECTUM, Optima Workflow, Elma, PayDox.
Таблица 13
Сравнительная характеристика основных автоматизированных
систем документооборота
Функции
Directum
Optima
WorkFlow
ELMA
PayDox
1
2
3
4
5
Регистрация документа
+
+
+
+
Общий
документооборот
+
+
+
+
Разграничение прав
доступа
+
-
-
+
Хранение и поиск
документов
+
+
-
+
Аналитические отчеты
-
+
-
+
Поддержка
канцелярии и
делопроизводства
+
+
+
+
Информационная
безопасность
+
+
-
+
Работа с файлами
(электронными
документами)
+
+
+
+
Мобильное приложение
+
+
+
+
Стоимость
112 100р.
182 400р.
185 000 р.
149035 р.
Исходя из данных, представленных в таблице 13 видно, что для ООО
«Сервис-Кранспецавтоматика» оптимально использовать автоматизированную
систему документооборота «PayDox».
71
К основным затратам относятся приобретение информационной системы
и обучение персонала. Совокупность основных затрат на внедрение СЭД
«PayDox» приведена в таблице 14.
Таблица 14
Затраты на внедрение СЭД «PayDox»
№
Статья затрат
Стоимость за
единицу
Количество
Сумма, руб.
1
Приобретение
программы
149035
руб./шт.
1 шт.
149035
2
Обучение сотрудников
187,5 руб./ч.
6 ч.
1125
Итого:
–
–
150160
Основной статьей расходов на внедрение является приобретение
программного продукта. Затраты составляют 150160 рублей.
Обслуживанием программного продукта являются администраторы,
которые входят в штат сотрудников фирмы, поэтому затраты ограничиваются
обучением сотрудников продукта.
Стоимость обучения сотрудников составляет 1125 руб. Стоимость
внедрения СЭД «PayDox» составляет 150160 руб.
Таким образом, внедрение СЭД «PayDox» вызывает ряд преимуществ,
которые делятся на 2 группы.
В месяц предприятие закупает:
1) Канцелярские товары (стержни, карандаши, папки, файлы и т.д.) –
790 руб./мес.
2) Бумага – 12 пачек (Средний месячный расход бумаги 91%, что
составляет 10,92 пачек/мес.) – 2555,28 руб./мес. пачка бумаги стоит 234 руб.,
средний месячный расход на покупку бумаги составляет 10,92 * 234 =2555,28
руб./мес.
3) Расходные материалы для офисной техники – Бумага для факса –
10 шт.
4) Стоимость одного рулона составляет 69 руб./шт. Средний
месячный Расход на бумагу для факса 10*69=690 руб./мес.
5) Заправка картриджей. Стоимость заправки одного принтера – 490
72
руб.
Среднее количество принтеров на предприятии, нуждающихся в заправке
картриджей– 10 шт./мес.
Затраты на заправку картриджей составляют 1470 руб./мес. (10 * 490 =
4900 руб./мес.)
Итого в месяц расходуется: 790 + 2555,28 + 690 + 4900 = 8935,28 руб.
Оценим стоимость выигранного рабочего времени.
Сотрудники фирмы тратят на оформление отчетности и поиск
информации 68% рабочего времени.
При использовании СЭД «PayDox»:
экономия времени на поиск необходимой информации (тратятся не
часы, а секунды или минуты);
отсутствие ожидания готовой отчетности (документы доступны
сотрудникам, имеющим право доступа);
экономия времени на передачу отчетности;
повышение уровня работоспособности сотрудников.
Средний процент экономии времени на оформление и передачу
отчетности, а также на поиск необходимой информации – 34%. Исходя из этого
использование «PayDox» позволяет сэкономить – (68% *34%)/100% = 23,12%
рабочего времени.
Оценим ежемесячные затраты на одного сотрудника, работающего с СЭД
«PayDox». Получаем сумму общей ежемесячной заработной платы: 12000 +
1000 + 3000 + 1800 = 17800 руб.
Принимая во внимание, что внедрение информационной системы
«PayDox» позволяет сэкономить 23,12% рабочего времени сотрудника,
рассчитаем ежемесячный экономический эффект от уменьшения количества
времени, затраченного на работу с системой (23140 * 0,2312 = 5349,97 руб.).
Так как с системой будут работать 4 человека, ежемесячный
экономический эффект составит 5349,97 * 4 = 21399,87 руб. Исходя из этого,
можно сделать вывод, что штат сотрудников необходимо сократить (на 1 чел.).
73
Суммируем стоимость сокращения расходов на покупку расходных
материалов в офис (5022,28 руб.) и на рабочее время (21399,87 руб.) и получим
суммарный объем годовой экономической эффективности от внедрения ИС «Д
PayDox»: (8935,28 + 21399,87) * 12 = 364021,8 руб.
Рассчитаем срок окупаемости продукта по формуле (3.1):
Т
= К / П, (3.1),
где К – единовременные капитальные затраты при внедрении;
П – годовая экономия, руб.
В нашем случае К = 149 035,18 руб., П = 364021,8 руб.
Подставляя данные значения в формулу (3.1), получаем:
Т = 149 035,18 / 364021,8 = 0,4.
Умножим на 365 дней в году и получим срок окупаемости продукта в 146
дней.
Таким образом, внедрение ИС «PayDox» окупится через 146 дней. На
основании приведенных расчетов можно сделать вывод о том, что за счет
снижения трудоемкости, устранения издержек на покупку расходных
материалов ИС может значительно повысить эффективность деятельности
предприятия и обеспечить значительную экономию средств.
74
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Исходя из проведенного исследования можно сделать вывод, субъекты
предпринимательства отличаются от крупных предприятий и организаций
только размерами и объемами своей деятельности, которая выражается в
объемах получаемой выручки доходов, в количестве сотрудников и в объеме
чистой прибыли. Исследуя особенности субъектов предпринимательства
выявлено, что данные организации и индивидуальные предприниматели, в
отличие от крупных предприятий, мобильны и не имеют таких высоких
долговых обязательств. Изучив бухгалтерский учет субъектов
предпринимательства, автором исследования установлено, что хозяйственных
операций у субъектов предпринимательства гораздо меньше, чем у крупных
предприятий, следовательно, субъекты предпринимательства не используют
некоторые счета в бухгалтерском учете. На законодательном уровне
установлено, что данные субъекты предпринимательства имеют возможность
вести упрощенный бухгалтерский учет, но только в случаях, если это не
нарушает законодательства. Следовательно, ведение упрощенного
бухгалтерского учета позволяет использовать только те счета, которые
необходимы субъектам предпринимательства для отражения своих финансово-
хозяйственных операций. Также, анализ показал, что субъекты
предпринимательства имеют право формировать упрощенную бухгалтерскую
отчетность, а индивидуальные предприниматели имеют право предоставлять в
налоговые органы только справку о доходах, не формируя бухгалтерскую
отчетность. Анализ налоговых режимов позволил сделать вывод, что
налоговый режим субъекты предпринимательства выбирают сами, исходя из
сферы деятельности и законодательства РФ.
Для выявления особенностей ведения бухгалтерского учета и
налогообложения субъектов предпринимательства был проведен анализ ООО
«Сервис-Кранспецавтоматика», осуществляющая свою деятельность по
ремонту машин и оборудования.
75
Изучит организацию учета в ООО «Сервис-Кранспецавтоматика» были
выявлены некоторые особенности.
Во-первых, ООО «Сервис-Кранспецавтоматика» ведет бухгалтерский
учет и формирует бухгалтерскую отчетность в упрощенном порядке, т.е.
организация вправе не применять следующие бухгалтерские стандарты: ПБУ
8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные
активы»; ПБУ 11/2008 «Информация о связанных сторонах»; ПБУ 12/2010
«Информация по сегментам»; ПБУ 16/02 «Информация по прекращаемой
деятельности».
Во-вторых, для ведения бухгалтерского учета ООО «Сервис-
Кранспецавтоматика» сократил количество синтетических счетов, в частности,
в рабочем плане счетов бухгалтерского учета применяются: для учета затрат,
связанных с производством и продажей продукции (работ, услуг), — счет
26«Общехозяйственные расходы» ; для учета денежных средств в банках —
счет 51 «Расчетные счета» (вместо счетов 52 «Валютные счета», 55
«Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»); для учета дебиторской
и кредиторской задолженности — счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и
кредиторами» (вместо счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73
«Расчеты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчеты с учредителями»,
79 «Внутрихозяйственные расчеты»).
В-третьих, существенной ошибкой признается лишь ошибки,
составляющая 5% от общей суммы статьи бухгалтерской отчетности.
Исправление ошибок происходит после утверждения бухгалтерской
отчетности.
В-четвертых, ООО «Сервис-Кранспецавтоматика» ведет бухгалтерский
учет методом начисления.
В-пятых, управленческие расходы, накопленные на счете
26«Общехозяйственные расходы» в качестве условно-постоянных ежемесячно
списываются в дебет счета 90 «Продажи», субсчет 90.8 «Управленческие
расходы» в полной сумме.
76
В-шестых, в ООО «Сервис-Кранспецавтоматика» применяется УСН
«доходы, уменьшенные на сумму расходов» 10%. Особенностью организации
является и то, что на основе НК РФ страховые взносы платятся только в ПФРФ
в размере 20% (а не 22%), остальные виды страховых взносов (например, ФСС,
ФФОМС) не производиться, так же при УСН не платиться налог на прибыль
(юридические лица), НДС, налог на имущество. Следовательно, по счету 68
«Расчеты по налогам и сборам» отражена операции по начислению НДФЛ и
сам налог при упрощенной системе налогообложения.
Проведенный анализ особенностей организации бухгалтерского учета и
налогообложения позволил выявить слабые стороны в организации
бухгалтерского учета и налогообложения: существенной ошибкой в
бухгалтерском учете организации считается только та ошибка, которая
составляет 5% от строки бухгалтерской отчетности; исправление ошибок
происходит после утверждения бухгалтерской отчетности, следовательно,
данные бухгалтерской отчетности могут быть искажены, что нарушает принцип
достоверности; проводится ретроспективный пересчет; учетная политика
организации сжатая и не позволяет отразить все особенности ведения
налогового и бухгалтерского учета в организации; график документооборота в
организации отсутствует; при анализе строк бухгалтерской отчетности было
выявлено, что уплата налога УСН «доходы, уменьшенные на сумму расходов»
10% не отражены в отчете о финансовых результатах при формировании
чистой прибыли, что также влияет на достоверность информации в отчетности;
в учетной политике организации отсутствует перечень доходов и расходов,
которые учитываются при формировании налоговой декларации и отражаются
в учете организации; в учетной политики для целей налогообложения
отсутствует раздел, указывающий, что организация применяет УСН «доходы,
уменьшенные на сумму расходов» 10%.
Также, предлагается внести следующие изменения в организацию
бухгалтерского и налогового учета предприятия: исправление ошибок в
бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности организации производить