5
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение ............................................................................................................... 6
Глава 1. Теоретико-методологические организации кадрового
документооборота ............................................................................................... 9
1.1.Понятие и значение документооборота ...................................................... 9
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации .................................................................................................... 13
1.3. Организация кадровой деятельности ....................................................... 20
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации ....................................................................................................... 35
2.1. Анализ деятельности предприятия .......................................................... 35
2.2. Кадровый документооборот в организации ............................................ 48
2.3. Система электронного документооборота .............................................. 57
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации ............................. 62
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота
организации ....................................................................................................... 62
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации .................................................................... 68
Заключение ........................................................................................................ 75
Список использованных источников .............................................................. 77
6
Введение
Актуальность темы исследования.
В современном обществе потребления постоянное совершенствование
управления организацией является важнейшим условием ее развития в
любой сфере. Появление новых приемов, средств и методов ведения
деятельности заставляют предприятия «держать руку на пульсе» и вносить
соответствующие коррективы в процессы управления компанией.
Совершенствование управления - необходимый элемент развития
любой организации. Но совершенствовать управление можно по-разному -
используя опыт (эмпирический подход) или решая наиболее острые
проблемы, которые явно тормозят развитие, т.е. истинным считается только
то, что даёт практически полезные результаты (прагматический подход).
Однако наибольший эффект может дать только научный подход, который
подразумевает исследование объективных тенденций развития, анализ
причин и факторов возникновения проблем, распознавание «слабых
сигналов» изменения обстановки, их сравнения между собой.
Руководство крупных и средних компаний начинает отчётливо
понимать, что без специально обученных специалистов и мотивированных
работников добиться хороших результатов в бизнесе весьма сложно. В итоге
стала отслеживаться тенденция повышения статуса специально
подготовленных и грамотных специалистов, отвечающих за персонал -
службы управления персоналом.
В любой организации, в том числе и коммерческой, необходима
налаженная четкая работа с документами, так как управление находится в
зависимости от качества и достоверности, своевременности приема и
передачи данных, точной постановки справочно-информационной службы,
четкой организации поиска, хранения и применения документов.
В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой
руководитель сталкивается с вопросами организации труда, управления
7
трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Все
управленческие действия в сфере взаимоотношений работников и
работодателей, касающиеся персонала, должны документироваться в
обязательном порядке вне зависимости от организационно-правовой формы
предприятия по единым, общепринятым правилам. Насколько
профессионально выстроена данная система зависит успех управленческой
деятельности в целом. Следует также учитывать, что, подавляющее
большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую
высокой социальной значимостью для работников.
Актуальность темы исследования состоит в том, что вопросам
трудовых отношений посвящается все больше внимания, развивается
трудовое законодательство, повышаются требования к верному оформлению
документации по управлению персоналом для организаций всех форм
собственности. Но ситуация с документационным обеспечением управления
персоналом еще требует совершенствования.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка
рекомендаций по совершенствованию организации кадровой работы на
малом предприятии (на примере ООО «ЭкоКомСтрой»).
Задачи работы:
рассмотреть теоретические и методические основы кадрового
делопроизводства;
дать организационно-экономическую характеристику ООО
«ЭкоКомСтрой»;
оценить организацию кадрового делопроизводства в ООО
«ЭкоКомСтрой»;
провести анализ проблем кадрового делопроизводства ООО
«ЭкоКомСтрой»;
разработать рекомендации по совершенствованию системы
кадровой работы в организации;
8
провести оценку экономической эффективности разработанных
мероприятий.
Предметом исследования является система кадрового
делопроизводства.
Объектом исследования является ООО «ЭкоКомСтрой».
Информационной базой исследования являются законодательно-
нормативные документы по вопросам делопроизводства, статьи
специализированных журналов, а также показатели деятельности ООО
«ЭкоКомСтрой».
В качестве основных методов исследования применялись анализ
библиографических источников, систематизация материалов, их
структурирование, сравнение, анализ и другие методы исследования.
Теоретической основой для написания контрольной работы послужили
работы ученых, таких как Рогожин М.Ю., Кирсанова М.В., Караваева М.А. и
др.
Поставленные цели и задачи работы определили логику, структуру и
содержание работы. Выпускная квалификационная работа включает в себя 75
страниц, состоит из введения, трех глав, заключения и списка
использованной литературы.
9
Глава 1. Теоретико-методологические организации кадрового
документооборота
1.1.Понятие и значение документооборота
Кадровое делопроизводство является одной из самых молодых
отраслей делопроизводства. Его истоки восходят к XV веку, то есть к
появлению первых органов управления - приказов. До этого времени
общество было не настолько совершенно. Многие факторы «тормозили»
нашу страну - феодальная раздробленность, нашествие монголо-татар,
многочисленные войны. Ко времени правления Ивана Грозного Российское
государство практически приобрело свою целостность и было готово к
осуществлению крупных реформ. Одной из них была реформа
государственного управления.
С появлением Разрядного приказа отрасль кадрового делопроизводства
того периода выходит на новый уровень развития. Начинается учет
служилого населения, что может говорить о неком контроле государства за
ним. Функций у Разрядного приказа было много: он повышал или понижал в
чине служилых людей, увеличивал или уменьшал их жалованье, а также
руководил военными походами, ведал содержанием войска, руководил
постройкой крепостей и пограничных городов, ведал их населением и
землями, организовывал пограничную службу, назначал наместников,
волостелей, воевод, послов, судей приказов, проводил суд над нерадивыми
чиновниками, не оправдавшими доверия, разбирал местнические дела [22, c.
47]. Записывали прием на службу в специальных книгах, получивших
название разрядных. В них можно реконструировать личный состав
начальствующих должностных лиц таможенной и кабацкой администрации,
установить сведения об их местожительстве и социальном статусе, а также
установить размеры и структуру денежных отчислений, производившихся на
различные казенные нужды [21, c. 58]. Эта информация очень важна в
10
современное время, так как в ней четко прослеживается система учета кадров
того времени.
Постепенный процесс развития общества привел к изменению системы
кадрового делопроизводства. В XVIII веке благодаря Петру I появляются
новые органы управления, а вместе с ними и новые виды документов.
Например, офицерский состав становится ведом Военной коллегией. А на
каждого служащего начинают заводить так называемые «сказки». Они не
имели установленной формы, начинались с даты и имени подателя и имели
регистрационные номера [21, c. 58]. Таким образом, можно констатировать,
что данные Гуманитарные и общественные науки: опыт, проблемы и
перспективы документы уже начинают отдаленно напоминать современные
виды как присутствием реквизитов, так и своей принадлежностью к
фиксированию трудовых отношений. Благодаря появлению мануфактур
появляются рабочие, которых тоже стало необходимо учитывать. Для
удобства работодатели с ними заключали «контракт», утверждаемый
Мануфактур-коллегией. Она же следила за соблюдением его условий.
В XIX веке наше общество выходит на новый уровень развития:
происходит постепенное увеличение фабрик, заводов, совершенствуется
система государственного управления, с отменой крепостного права
увеличивается количество рабочей силы. В связи с чем, возникает
необходимость не только вести четкий учет работников, но и регулировать
их взаимоотношения с работодателями. Эти цели должно было
реализовывать фабричное законодательство. Благодаря ряду принятых
положений и законов появилось понятие «трудовой договор», были
регламентированы права и обязанности рабочих, работодателей, установлен
минимальный размер почасовой оплаты труда, выплата компенсаций. Таким
образом, можно заметить, что в данном столетии кадровое делопроизводство
приобретает четко выраженный характер по сравнению с предыдущими
веками. Органом, следившим за соблюдением фабричного законодательства,
утверждением договоров найма, форм расчетных книжек, правил
11
внутреннего распорядка и т.д., в те времена была Фабричная инспекция.
Учетом чиновником занималась Собственная Его Величества Канцелярия, а
именно, ее I отделение. В ее функции входило составление указов,
подготовка законоположений, устанавливающих четкий правовой порядок
приема на государственную службу и прохождения ее, увольнением
чиновников [23, c. 77].
Итак, можно сделать вывод, что периодом зарождения кадрового
делопроизводства является XV век. В те времена вели учет только служилых
людей, но с развитием общества в целом, появлением мануфактур стали
учитывать и рабочих. Следовательно, для этих целей создавались и
специальные учреждения: приказы, коллегии, канцелярии, фабричная
инспекция, которые занимались кадровой политикой. С течением времени
менялись названия документов, оформляющих работников, их содержание.
Следует отметить, что к XIX веку сформировалась уже наиболее четкая
система кадрового учета, которая впоследствии оказала влияние на
современное кадровое делопроизводство
Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) -
это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись
информации на различных носителях по установленным правилам) и
организацию работы с официальными документами.
Документационное обеспечение управления персоналом –
представляет собой деятельность, обеспечивающую составление и
оформление официальных кадровых документов, а также их обработку и
хранение. Документационное обеспечение сферы управления персоналом
имеет значение в документационном обеспечении управления организацией
в целом, так как правовая основа организации работы с документами
повышает качество, надежность и оперативность управления организацией
[9, c. 65].
Ведение документации управления персоналом в организации
позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях
12
работодателя и работников с помощью четкой регламентации их прав и
обязанностей. Например, должностные инструкции регламентируют, чем
конкретно должен заниматься каждый работник, его права, обязанности,
ответственность. Создаются организационно-правовые основы трудовой
деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны,
кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой –
направляют его для недопущения игнорирования требований трудового
законодательства.
Информация, содержащаяся в документах организации, имеет большое
значение для функционирования организации в целом. Кадровая
документация имеет свои особенности, так как она связана не только с
деятельностью организации, но и охватывает большинство сфер
деятельности общества в целом.
Развитие современного общества диктует новые правила и аспекты
поведения субъектов социальной среды, их взаимоотношений и
взаимодействий. Одним из параметров оценки функционирования субъекта в
социуме является его трудовая деятельность, профессиональная занятость в
той или иной сфере, реализация как специалиста определенной области
деятельности. Трудовые отношения становятся сегодня системой
взаимосвязанных показателей как на уровне финансового материала, так и в
плане нормативного и документационного обеспечения. Современное
трудовое законодательство РФ подчеркнуло большую роль кадровой
документации в системе общественных отношений, придав ей статус
правовых документов. Кадровую документацию теперь приходится вести
всем работодателям, независимо от формы организации и численности
трудового коллектива [6, c. 36].
Необходимо отметить, что Трудовой кодекс РФ к числу основных
задач трудового законодательства относит создание необходимых правовых
условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов
государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том
13
числе отношений по организации труда и управлению трудом. Таким
образом, Трудовой кодекс указывает, что организация труда, управление
персоналом должны основываться на принципах социального партнерства,
согласованности интересов работников и работодателей.
Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или
физическое это лицо, «в процессе осуществления хозяйственной
деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда,
управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и
регламентированием этих процессов; наглядным результатом
регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и
связанных с ними иных отношений работодателя и работника является
комплекс документов, именуемый кадровой документацией».
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Кадровая документация – это совокупность взаимосвязанных
документов, используемых кадровой службой организации [7, c. 65].
Кадровая документация представляет собой «комплекс документации,
обеспечивающий планирование (плановые расчеты по численности, оплате
труда и т.п.), сбор статистических данных о персонале (сведения о
численности, балансе рабочего времени, производительности труда),
социальную гарантию (пенсии, пособия, льготы) и организацию
деятельности персонала в целом на предприятии».
Иными словами кадровая документация является, по сути, системой
документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности
самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и
отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Отметим, что кадровая документация – это часть общих понятий, таких
как делопроизводство и кадровое делопроизводство.
14
Исходя из этого, еще раз следует подчеркнуть, что в соответствии с
данным определением кадровое делопроизводство - это более узкое понятие,
подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются
кадровых вопросов.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры конкретного работодателя;
построить комплексную систему управления персоналом,
отвечающую стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности
как для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры 14, c. 49.
По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых
документов 12:
документы по учету личного состава работников, основная часть
которых входит в состав унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением
Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты»;
документы, связанные с осуществлением функций по управлению
персоналом и организацией труда. В «Общероссийском классификаторе
управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением
Госстандарта Российской Федерации от 30.12.1993 № 299 (далее ОКУД) эти
документы получили название «документация по организационно-
нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют
и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по