65
отсутствием общедоступной информации по временному назначению
исполняющих обязанностей руководителей и ключевых сотрудников.
Также в организации выявлены ошибки хранения кадровых
документов и оформления дел, такие как неправильное оформление обложки
дел, отсутствие внутренней описи дел, отсутствие нумерации страниц в
кадровом деле, неправильная подшивка дел.
Пути решения проблемы по хранению и уничтожение кадровых
документов в деятельности ООО «ЭкоКомСтрой» состоит в следующем:
проведение лекций и аттестаций по проблемам подготовки и
передачи кадровой документации предприятий на хранение в архив;
проведение проверок соблюдения норм и правил передачи
кадровых документов предприятий на хранение в архив;
увеличения количества плановых проверок;
создание мини-стендов, карточек-напоминаний с правилами и
рекомендациями подготовки и передачи кадровой документации
предприятий на хранение в архив.
Таким образом, проведенный анализ показывает, что в компании есть
документация, охватывающая практически все процессы управления
персоналом. Важно отметить, что в компании есть документы, которые
относятся к обязательным - Правила внутреннего трудового распорядка,
Положение об оплате труда, личные карточки сотрудников.
Также недостатками документационного обеспечения управления
персоналом в организации являются отсутствие систематизации по целевому
назначению, видам и срокам хранения, многие документы уже неактуальны,
во многих папках отсутствует реестр. При изучении трудовых книжек
сотрудников были найдены ошибки в заполнении.
Причинами отсутствия четкой системы хранения документации могут
быть:
отсутствие сотрудника, отвечающего за регистрацию, хранение и
распространение документов;
66
текучесть кадров, влияние которой на организацию
документационного обеспечения заключается в том, что сотрудники
увольняются, и система документационного оборота не поддерживается,
также прерывается контроль выполнения исполнения нормативных актов;
отсутствие единого стандарта оформления долгосрочных
нормативных документов, таких как Положения, Регламенты, а также
краткосрочны; нет шаблона создания служебных записок, информационных
писем.
Для решения данных проблем предлагаются следующие рекомендации:
для каждой из папок сделать реестр документов. Создание реестра
позволит упорядочить документы, обеспечит их быстрый поиск.
использовать перечень документов, необходимых для ведения
кадрового делопроизводства.
провести обучение сотрудников. Для этого можно пригласить
специалиста со стороны, который будет проводить дополнительные курсы
для персонала.
утвердить в организации единые стандарты оформления
документов в виде шаблонов. Создание единых шаблонов позволит
придерживаться единого оформления документов, не будет необходимости
по-новому переоформлять документы, что в свою очередь снизит временные
затраты сотрудников.
для хранения документов и удобства их переработки сформировать
систему ведения электронного архива и дополнить его документами
прошлых годов.
В любой организации систематически проходят процедуры, связанные
с документооборотом, которые нуждаются в постоянном контроле. Если
определить какие составные части кадрового документооборота необходимо
проверять, то значимую роль будут иметь такие характеристики и
показатели, как:
численность сотрудников в организации;
67
количество командировок;
количество сотрудников, обучающихся без отрыва от производства;
количество структурных подразделений;
предоставление льгот инвалидам, работающим родителям с
малолетними детьми, пенсионерам и др.
Каждая из процедур и этапов деятельности управления персоналом
должны попадать под внутренний контроль. Чтобы осуществить внутренний
контроль по всем существующим этапам документооборота, следует
установить процедуру проверки. При проведении проверки, для начала
рекомендуется проверить порядок:
приема, перевода и так же увольнения работников;
учета рабочего времени;
направления сотрудников в командировки;
предоставление для сотрудников отпусков и так далее.
Должностные лица, с возложенными на них обязанностями по
организации внутреннего контроля управления персоналом, должны изучать
материалы проведенных проверок внешних контролирующих органов и на
их основе принимать меры к своевременному улучшению качества контроля
и его эффективности.
Важно не просто осуществлять контроль оформления уже прошедших
событий, а проводить анализ и устранять риски, которые появляются при
оформлении документов управления персоналом. Должностные лица, на
которых возложена обязанность по проведению внутреннего кадрового
контроля, обязаны нести ответственность за:
разглашение профессиональной тайны, и также персональных
данных сотрудников;
обеспечение сохранности полученных документов;
несоблюдение засекреченной информации, которая составляет
коммерческую тайну компании.
68
В заключении необходимо отметить, что данные советы подходят
практически для всех коммерческих организаций. Для лучшего понимания
как реализовать это на практике требуется большее количество исследований
и примеров совершенствования документационного обеспечения управления
персоналом в уже созданных коммерческих организациях. Видение
положительных и отрицательных сторон на примере других организаций
поможет учесть определенные ошибки и улучшить документационное
обеспечение управления персоналом.
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
в организации
В ходе анализа, выполненного во второй главе, было установлено, что
в ООО «ЭкоКомСтрой» имеют место случаи медленного и некачественного
принятия решений в условиях больших объемов имеющейся информации.
Между тем информация – это основа в процессе управления. Если
правильно управлять сбором, обработкой и передачей информации то в
целом повысится эффективность деятельности организации.
Развитие ООО «ЭкоКомСтрой» влечет увеличение объемов работы, а
значит и объемов перерабатываемой управленческой информации.
Увеличение объемов информации в свою очередь вызывает
необходимость повышения качества и скорости ее обработки.
Для повышения эффективности управления предлагается для
создаваемой службы управления персоналом ООО «ЭкоКомСтрой»
приобрести программное обеспечение по управлению человеческими
ресурсами «БОСС-Кадровик», общая характеристика которой приведена на
рисунке 7.
69
Рис. 7. Автоматизированная система управления человеческими ресурсами
«БОСС-Кадровик»: задачи и цели внедрения
Рассмотрим данную систему управления более подробно.
Система БОСС-Кадровик относятся к классу систем управления
персоналом. Функции этой автоматизированной информационной системы с
точки зрения учета и планирования, разрешают проводить эффективную
политику управления кадрами в организации.
К функциональным возможностям «БОСС-Кадровик» относятся:
основание и ведение корпоративной структуры компании любой
сложности;
ведение и планирование организационной структуры компании;
Автоматизированная информационная система «БОСС-
Кадровик»
- это информационная система, способная оптимизировать процесс управления
кадрами и вывести его на новую качественную степень.
Задачи автоматизированной информационной системы:
- планирование структурной организации, штатных расписаний и кадровой
политики;
- оперативный учет движения кадров;
- административный документооборот по персоналу и учету труда;
- планирование фонда рабочего времени и анализ его использования;
- учет труда и расчет заработной платы;
- учет и разнесение расходов на оплату труда персонала в общей номенклатуре
расходов компании
Цель внедрения: оптимизация процесса управления кадрами и выведение его на
новый качественный уровень
70
ведение и планирование штатного расписания структурных
подразделений компании, поддержка работы с окладами, часовыми ставками
и тарифной сеткой.
Ключевые задачи модуля «Учет кадров» - ведение всей учетной работы
по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по
приему, переведению, сокращению работников, а также по подготовке и
учету приказов, основанию различных перечней и отчетных документов,
причем число последних не ограничено.
Служба управления персоналом ООО «ЭкоКомСтрой» может получить
любой документ по любой информации, введенной в базу данных.
Для просмотра организационной структуры можно пользоваться
сервисной программой – «Графическое представление структуры
предприятия». Эта программа назначена для вывода на печать графического
показа структуры компании.
Ключевые задачи модуля «Учет кадров» – ведение всей учетной
работы по персоналу с помощью автоматизированного исполнения операций
по приему, переводу, сокращению работников, а также по подготовке и учету
приказов, основанию различных перечней и отчетных документов, причем
число последних не ограничено.
Пользователи могут получать произвольные отчеты по любой
информации, введенной в базу данных.
Информация об отпусках, больничных и льготах персонала, вводится в
модуль «Учет кадров», она является исходной для точного и оперативного
расчета заработной платы сотрудников филиала.
Этот модуль подготовлен для начальников, инспекторов отделов
кадров и менеджеров по персоналу.
Благодаря программному обеспечению по управлению человеческими
ресурсами «БОСС-Кадровик», служба управления персоналом ООО
«ЭкоКомСтрой» имеет такие возможности:
1. Развитие и ведение нормативно-справочной информации.
71
2. Ведение полной информации о персонале, включая найм и
сокращение работников на работу, передвижение по службе, замещение,
соединение, личные карточки. Так же введение трудовых книжек, стаж,
оформление отпусков и больничных листов, командировок, учет поощрений,
взысканий, подарков, страховых услуг, данных о военнообязанных.
Для более подробной классификации персонала можно заводить
дополнительные атрибуты:
1. Автоматическое создание приказов, которые связаны с главными
мероприятиями по найму, сокращению и переводу работника. Внешний вид
печатного документа настраивается соответственно по предложенному
шаблону.
2. Развитие различных справок и выходных документов.
3. Подготовка и исследование разнородной информации и
статистических данных.
Обработанное время за месяц по каждому сотруднику и по каждому
типу отработанного времени суммируется и передается в модуль «Расчет
заработной платы» в качестве исходных данных для начисления заработной
платы.
Модуль «Расчет заработной платы» назначен для автоматизации
процедуры расчета заработной платы работников компании, развития на базе
проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического
развития проводок, отображающих на бухгалтерских счетах компании
расходы на оплату труда работников.
Предлагаемый пакет информационного обеспечения позолит также
реализовать следующие функции:
1. Основание и ведение нормативно-справочной информации, нужной
для расчета заработной платы.
2. Развитие и ведение информационных справочников по
сотрудникам.
72
3. Группирование работников, для которых будет рассчитываться
заработная плата.
4. Учет отработанного времени для расчета зарплаты некоторыми
методами:
применение планового графика по режиму работы;
на базе табеля, сформированного в одуле «Табельный учет»;
на основе суммарного табеля, развитого в модуле «Расчет
заработной платы»;
вручную.
Основным назначением модуля «Учет в ПФР» является автоматизация
персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах и
формирование отчетности для Пенсионного фонда.
Главным направлением модуля «Администратор системы» является
настройка работы модулей и системы разграничения доступа.
Функции этой системы:
1. Позволяет назначать глобальные настройки работы всех модулей.
Например, метод учета отработанного времени, настройка плана счетов и т.д.
2. Настройка шаблонов для приказов и документов.
3. Настройка распределенной работы.
Этот модуль «АРМ руководителя» подготовлен для начальников
высшего и среднего звена.
Основным назначением модуля является работа с консолидированной
информацией по персоналу всех фирм, входящих в состав холдинга.
Возможности модуля во многом аналогичны модулю «Учет кадров»,
т.е. можно просматривать любые кадровые данные по персоналу, с тем лишь
отличием, что возможен одновременный доступ к персоналу нескольких
фирм холдинга.
HR Management – контур системы «БОСС-Кадровик», адаптированной
к сегодняшним требованиям отечественного рынка, является эффективным
73
инструментом службы управления персоналом современного российского
предприятия.
Все критерии HRM-контура обращены в единой базе требований,
которая является фундаментом управления всеми кадровыми процессами
компании.
HR Management-контур дает возможность автоматизировать такие
процессы управления персоналом:
1. Подбор персонала.
2. Привлечение внешних соискателей.
3. Аудит внутренних резервов: сравнение профиля сотрудника с
требованиями к вакантным должностям, а также между собой.
4. Аттестация персонала, предполагающая назначенные кадровые
операции: рост, снижение в должности, изменение степени оплаты, перевод
на иную должность, включение в кадровый резерв и т.п.
5. Обучение и повышение квалификации, профессиональная
переподготовка.
Нужно отметить, что во всех случаях проведения обучения HR
Management-контур разрешает не только составлять план мероприятий, но и
планировать их стоимость, нужные ресурсы и иные условия.
Присутствие базы требований дает возможность исследовать целый
ряд аспектов работы сотрудников и принять соответствующие
управленческие решения: ранжирование описаний должностей и профилей
сотрудников и обоснование уровней оплаты труда.
В целом, использование данной системы в ООО «ЭкоКомСтрой» будет
содействовать результативному ведению кадрового документооборота,
выполнению всех учетных кадровых процедур, быстрому получению любой
отчетности по персоналу, улучшению процедуры оперативного расчета
зарплаты, тем самым, увеличивая результативность всей информационной
системы в целом.
74
Рассчитаем затраты на внедрение и реализацию системы «Босс-
Кадровик» по следующему алгоритму:
1. Стоимость внедрения системы:
SB=S
1
+S
2
+S
3
+S
4
(1)
где S
1
– дополнительное техническое обеспечение;
S
2
– лицензии;
S
3
– работы и услуги по проекту внедрения (консалтинг по процессам,
составление технического задания, адаптация программного средства, пуско-
наладочные работы, обучение специалистов и работников, консультации);
S
4
– набор персонала на время проекта и /или дополнительная
мотивация существующего состава.
SB= 30000+17560+43000+5000=95560 руб.
2. Стоимость сопровождения на последующий год эксплуатации:
SC=S
5
+S
6
+S
7
+S
8
(2)
где S
5
– периодическое обновление технического оснащения;
S
6
– лицензионное сопровождение;
S
7
– работы и услуги по сопровождению и развитию;
S
8
– набор персонала на время сопровождения и/или дополнительная
мотивация существующего состава.
SC= 4000+7560+7000+5000=23560 руб.
3. Суммарные затраты:
TCO=SB+SC (3)
TCO=95560+23560=119120 руб.
Опыт показывает, что внедрение автоматизированной кадровой
системы «Босс-Кадровик» позволяет сократить трудозатраты на организацию
работы службы управления персоналом на 30-45%.