15
основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых
документов:
распорядительные документы, документы, подтверждающие
трудовую деятельность работника;
информационно-расчетные документы для учета персональных
данных сотрудников;
официальная внутренняя переписка;
журналы (книги) учета и регистрации документов.
В настоящее время регламентация вопросов кадрового
делопроизводства на государственном уровне ведется в нескольких
направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка
нормативно-правовых и нормативно-методических документов.
Нормативно-правовую базу, регулирующую документирование
трудовой деятельности работников, составляют федеральные нормативные
акты, касающиеся трудового права работников 16, c. 116:
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
содержит нормы по трем категориям кадрового делопроизводства: состав
документов, сроки подготовки документов, функции кадровой службы.
Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-
ФЗ закрепляет перечень сведений, составляющих коммерческую
(служебную) тайну, примерный список сотрудников, имеющих доступ к ней
и степень их ответственности.
Федеральный закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ нормирует
правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль
доступа к персональным данным.
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №
152-ФЗ.
Постановление Правительства РФ от 11.11.2002 № 804 «О
Правилах разработки и утверждения типовых норм труда».
16
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О
трудовых книжках».
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек».
К нормативно-методическим документам относятся:
квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и служащих;
типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и
служащих предприятий, учреждений и организаций;
межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по
комплектованию и учету кадров;
инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях;
государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ),
типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти;
основные правила работы архивов организаций;
перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также
общероссийские классификаторы и ГОСТы.
В нормативные документы по кадрам конкретных организаций,
включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных
и ведомственных нормативных и методических документов, так и
специфические положения, применяемые в организациях. К таким
документам, прежде всего, относятся положения о службе кадров и
должностные инструкции работников. Локальные нормативные акты
работодателя составляют штатное расписание, правила внутреннего
трудового распорядка; положение о персональных данных работника;
17
графики сменности и отпусков; положения о персонале, о комиссии по
трудовым спорам, о структурных подразделениях и др. 11, c. 105.
До настоящего времени не нашли нормативного закрепления вопросы
документирования отношений:
по социальному партнерству, ведению коллективных переговоров,
заключению коллективных договоров и соглашений (в том числе при
урегулировании возникающих в ходе переговоров разногласий);
по разрешению трудовых споров (документирование процедуры
создания и организации деятельности комиссии по трудовым спорам,
оформление принятых комиссией решений).
Все кадровые документы на работников должны храниться в
специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время
прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы,
опечатываются или сдаются под охрану. Часть документов, образовавшихся
и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в
ведомственный архив. Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года
увольнения работника.
Стандарты формирования и оформления документов кадровой службы
носят не всегда обязательный характер для организаций, однако следование
им помогает систематизировать кадровую документацию, наладить
документооборот на предприятии, улучшить работу персонала.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации
является документирование трудовых правоотношений. В состав
документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы
различного функционального назначения: первичные учетные документы,
распорядительные, личные и т.д.
Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество
важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их
оформления, которая регламентируется различными законодательными и
18
нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой
кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)
Важность документов, оформленных кадровой службой, объясняется
тем, что они имеют социальное значение для общества в целом (оформление
пенсий, ветеранских льгот, пособий и пр.). Руководители организаций несут
персональную ответственность за надлежащее оформление кадровой
документации. Последствиями нарушения норм трудового законодательства
при неверном ведении кадрового делопроизводства могут стать проверки
трудовой и налоговой инспекции, наложение штрафов и судебные тяжбы с
работниками.
Таким образом, можно определить кадровый учет и делопроизводство
как целый комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и
внештатных сотрудников компании, с документооборотом трудовой
деятельности сотрудников, с расчетом и начислением заработной платы, с
ротаций кадров, обучением и многим другим [18, c. 276].
Этот механизм обязательно присутствует в любой компании,
независимо от организационно-правовой формы и штатной численности
организации, и включает в себя:
оформление приема и увольнения работников;
оформления отпусков, больничных и командировок;
оформление поощрений и наказаний;
оформление материальной ответственности работников;
обработка, использование и хранение персональных данных
работников;
ведение, учет и хранение трудовых книжек работников, кадровой
документации по основной деятельности компании [8, c. 106].
К числу разрабатываемых кадровой службой документов относятся:
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об оплате труда;
положение о коммерческой тайне;
19
положение о премировании и иных поощрениях;
положение о защите персональных данных;
положение о командировках;
положение о конфиденциальности;
положение об отпусках;
положение о порядке пользования мобильной связью;
инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
положение о структурных подразделениях;
должностные инструкции и т.д.
Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства
включает в себя:
подготовку документов для приема на работу: разработку трудовых
договоров, должностной инструкции, приказов, заполнение трудовых
книжек, карточек Т-2 и пр.;
составление локальных нормативных документов-положений,
регламентов, инструкций в том числе: Положения об оплате труда, Правил
внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале, Положения о
материальной ответственности работников, Положения о коммерческой
тайне, Положения о персональных данных работника и пр.; организация
делопроизводства в области разработки и составления локально-
нормативных документов;
разработку и ведение кадровой документации: трудовых договоров,
должностных инструкций, штатного расписания и пр.;
разработка инструкций и правил по охране труда;
оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым
кодексом РФ;
консультирование по трудовым вопросам при ликвидации или
реорганизации компании.
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в
настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных
20
форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5
января 2004 г № 1.
Таким образом, трудовые правоотношения работодателя
(государственной организации, собственника предприятия) и работника в
Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской
Федерации (ТК РФ). Необходимые функции по управлению личным
составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные
подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их
выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по
персоналу) или в порядке совместительства – секретарь руководителя
организации, иногда главный бухгалтер. Все этапы трудового цикла от
приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы
собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность
взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой
деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие
особенности, называют документацией по личному составу (персоналу,
кадрам).
1.3. Организация кадровой деятельности
Управление – непрерывный процесс планирования, организации,
мотивации и контроля, или это особая деятельность, которая направлена на
объект управления для достижения основных целей организации.
Некоторые авторы в определении понятия «управление персоналом»
оперируют методами и целью, с помощью которой можно данной цели
достигнуть (Кибанов А.Я., Федорова Н.В.), т.е. акцентируют наше внимание
на организационной стороне управления. Другие же в определении
акцентируют наше внимание на содержательную часть, которая отражает
функциональную сторону управления (Аширов Д.А., Веснин В.Р., Маслов
Е.В.).
21
Наиболее точно понятие управления персоналом раскрыто в
определении, которое было дано Кибановым А. Я. [18]
Управление персоналом это целенаправленная деятельность
специалистов и руководителей подразделений, руководящего состава
организации, системы управления персоналом, которая включает разработку
стратегии и концепции кадровой политики, методов и принципов управления
сотрудниками организации. Управление персоналом состоит в создании
системы управления; разработке плана работы с персоналом; планировании
кадровой работы, определении потребности организации в персонале и
кадрового потенциала, проведении маркетинга [18].
На сегодняшний день персонал представляет собой стратегический
фактор, определяющий будущее организации. Персонал это совокупность
личностей, каждая из которых, в свою очередь, обладает интеллектом,
индивидуальностью, способностями к творчеству и саморазвитию.
Рассмотрение персонала в качестве человеческих ресурсов означает:
1) индивидуализацию подхода к работникам в пределах общности их
интересов и интересов фирмы;
2) осознание дефицита достаточно высококвалифицированных кадров,
привлечение последних;
3) отказ от представлений, что персонал это даровое благо, не
требующее расходов со стороны работодателей;
4) регулирование и анализ личностных и групповых отношений,
кадрового потенциала, обеспечение требований психофизиологии,
управление конфликтами и проч. [8]
Управление персоналом это деятельность связанная с руководством
людьми (отдельными группами, работниками, коллективами), которая
направлена на достижение определенных целей организации, путем
применения труда, таланта и опыта этих людей. Главное внимание
менеджеров по персоналу связывается с организацией данного труда и с
удовлетворенностью от его выполнения.
22
Главными компонентами удовлетворенности являются:
1) заинтересованность в материальном плане (социальная сфера,
заработная плата);
2) Условия труда (удобство рабочего места, эргономика);
3) Карьера и перспективность;
4) Заинтересованность в работе.
Цель управления персоналом – это побуждение работников к развитию
своих способностей для более интенсивного и продуктивного труда
(руководитель должен не приказывать своим подчиненным, а направлять их
усилия, помогать раскрытию их способностей).
Управление человеческими ресурсами является одной из
характеристик, с помощью, которой определяется надежность управления
предприятия.
Система управления персоналом является одной из важнейших
составляющих в системе менеджмента. Не секрет, что от того, насколько
эффективно поставлена работа с персоналом, в значительной степени зависит
качество людских ресурсов, их вклад в достижение целей предприятия и
качество всей предпринимательской деятельности.
Основной целью системы управления персоналом предприятия
является обеспечение предприятия высококачественными профессионалами,
а значит [19]:
1) привлечение персонала (человеческих ресурсов), который
необходим для достижения поставленной цели;
2) предоставление компенсации в виде вознаграждения за труд,
затраты времени, интеллект, энергию, которые вносятся персоналом в общий
рабочий процесс для достижения целей, поставленных предприятия;
3) оценка участия каждого работника в достижении поставленных
целей;
23
4) способствование обеспечению условий конкурентоспособности и
долгосрочного развития предприятия благодаря регулированию отношений
между нанимателем и персоналом в рамках стратегии предприятия;
5) подготовка персонала для приведения его умений и навыков в
соответствие с задачами предприятия.
Цель кадровой политики - обеспечение оптимального баланса
процессов обновления и сохранения численности и качественного состава
персонала в соответствии с потребностями самой организации, требованиями
действующего законодательства и состоянием рынка труда.
Кадровая политика не всегда четко обозначена и представлена в виде
документа, однако, независимо от степени выраженности, она существует в
каждой организации.
Начинается с выявления потенциальных возможностей в сфере
управления людьми и с определения тех направлений работы с персоналом,
которые должны быть усилены для успешной реализации организационной
стратегии.
На формирование и развитие кадровой политики влияют внешние и
внутренние факторы.
Управление персоналом предприятия является многогранным
процессом, который включает в себя следующие блоки:
1) формирование персонала, его развитие и использование;
2) мотивация поведения работников и результатов труда;
3) правовое обеспечение системы управления персоналом.
Процесс управления персоналом включает выполнение следующих
функций:
1) Планирование ресурсов: разрабатывание плана для удовлетворения
потребностей в человеческих ресурсах, который могут возникнуть в
будущем;
2) Набор персонала: формирование резерва потенциальных
кандидатов по всем имеющимся должностям;
24
3) Отбор: отбор лучших из резерва, который создан в ходе набора и
оценка кандидатов на рабочие места;
4) Определение льгот и заработной платы: разрабатывание структуры
льгот и заработной платы для того, чтобы привлечь, нанять и сохранить
служащих;
5) Профессиональная ориентация и адаптация: введение работников в
организацию, выработка понимания того, какой труд получает заслуженные
оценки и что ожидает организация от принятых сотрудников;
6) Обучение: создание программ, обучающих трудовым навыкам,
требующимся для выполнения работ;
7) Оценка трудовой деятельности: создание различных методик для
оценки качества и эффективности трудовой деятельности и доведения ее до
работников;
8) Понижение, повышение, увольнение, перевод: формирование
методов для перемещения работников на другие должности с большей или
меньшей степенью ответственностью, совершенствования
профессионального опыта посредством перевода на другие участники работы
или должности, а также процедуры прекращения договоров найма.
9) Управление продвижением по службе, подготовка руководящих
кадров: формирование программ, которые направлены на повышение
эффективности труда и развитие способностей руководящих кадров [21].
Определение потребностей в персонале это одно из наиболее важных
направлений маркетинга персонала, которое позволяет установить на
определенный период времени количественный и качественный состав
персонала.
Качественной потребностью является потребность по профессиям,
категориям, специальностям, уровню требований к персоналу в отношении
классификации. Ее расчёт осуществляется исходя из:
1) требований к рабочим и должностным местам, которые записаны в
должностных инструкциях или описаниях рабочих мест;