55
Этап 4
Выдача трудовой книжки
работнику
Внесение записи о выдаче трудовой книжки работнику
в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним
Ознакомление работника под роспись с записью о
выдаче трудовой книжки в Книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним
Этап 5
Оформление личной
карточки работника
Заполнение раздела XI «Основание прекращения
трудового договора (увольнения)» личной карточки
формы Т-2
Ознакомление работника под роспись с записью личной
карточке
Ознакомление работника под роспись с записями,
сделанными в личной карточке
Направление личной карточки в дело
Профессиональная деятельность работников ООО «ЭкоКомСтрой»
определяется и таким документом системы кадровой документации, как
табель учета рабочего времени.
Табель учета рабочего времени является еще одним документом
взаимодействия отдела кадров и бухгалтерии, он создается в
автоматизированной системе и применяется для учета времени, фактически
отработанного и (или) неотработанного каждым работником компании, для
контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего
времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты
труда, а также для составления статистической отчетности по труду. В табеле
учета рабочего времени делаются обязательные отметки о неявках на работу,
причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени
или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по
инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности
рабочего времени и др.
Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и
используемой в деятельности отдела кадров ООО «ЭкоКомСтрой», а также
хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:
Книга учета приказов;
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
56
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и
вкладышей к ним;
Журнал регистрации командировочных удостоверений и т.п.
Данные формы учета документов (путем их сплошной регистрации)
являются в компании еще одним примером бумажного делопроизводства,
они фиксируют результаты действия автоматизированной системы,
позволяют установить регулируемый документопоток. Вместе с тем стоит
отметить, что журналы учета и регистрации ведутся и хранятся
непосредственно в кадровой службе.
Фрагмент книги учета приказов представлен в таблице 11.
Таблица 11
Фрагмент книги учета приказов ООО «ЭкоКомСтрой»
Дата
приказа
Рег.
номер
приказа
Краткое
содержание
приказа
Кем
подписан
приказ
Исполнител
ь
Кому
передан
приказ
Расписка в
получении
(подпись,
дата)
Отметка об
исполнении
и
направлени
и в дело
12.09.2016
106-К
О приеме
на работу
менеджера
Иванова
А.А.
директоро
м
Ковальская
Ю.А.
Бухгалтери
я
Сергачева
12.09.2016
В дело №
04-02
12.09.2016
Хранению также непосредственно в кадровой службе компании и под
ответственность ее сотрудников подлежат личные дела сотрудников,
трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для
осуществления деятельности отдела кадров. Все документы подлежат
ежегодной описи и архивному оформлению.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников компании, кроме
работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые
книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности сотрудников
кадрового отдела входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и
вкладышей к ним.
57
Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся
в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В
этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки
сотрудников, уволенных с работы.
Личные дела хранятся в помещении, относящемся к службе персонала,
в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в
алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).
Таким образом, перечень кадровых документов ООО «ЭкоКомСтрой»
представлен минимально необходимым набором документов,
обусловленным особенностями функционирования самой организации:
компания является торговой организацией. В связи с этим основной
объем документации, создаваемой в организации, относится к отделам
бухгалтерии и планирования, коммерческим структурам. Кадровая
документация имеет минимально необходимый состав, при этом часть
документов оформляется в автоматизированном режиме, что приводит к
постоянному взаимодействию службы персонала как источника кадровой
документации с бухгалтерией.
кадровая служба в ООО «ЭкоКомСтрой» является лаконично
структурированной, состава службы персонала достаточно для оптимального
функционирования кадрового делопроизводства - при условии наличия
четких должностных инструкций для каждого сотрудника отдела.
2.3. Система электронного документооборота
В процессе работы ООО «ЭкоКомСтрой», как и на любом
предприятии, можно традиционно выделить документы: входящие,
исходящие, внутренние.
Их соотношение представлено на рисунке 2.
58
Рис. 2. Процентное соотношение групп документов
Из данной диаграммы видно, что наибольшее количество документов –
входящие.
Объем документооборота отдела кадров с 2013 по 2016 гг. с разбивкой
на документопотоки представлен на рисунке 3.
Рис. 3. Объемы документооборота отдела кадров ООО «ЭкоКомСтрой» за
2013-2016 гг.
Как показывает график на протяжении последних четырех лет объем
документооборота отдела кадров остается относительно стабильным, хотя и
наблюдается незначительное увеличение входящей документации и
колебания в объеме исходящих документов. Объем внутреннего
документопотока практически неизменен.
Поступление входящих документов по кадрам происходит по каналам
почтовой, либо электронной связи. Отдельные документы могут
доставляться курьером или непосредственно отправителем.
59
Технологические операции по обработке входящих документов
являются типовыми (рисунок 4).
Исходящие документы по кадрам направляются от предприятия другим
юридическим и физическим лицам, например, письма, справки, отчеты и пр.
Схема работы с исходящими документами представлена на рисунке 5.
Рис. 4. Блок-схема обработки входящих документов отдела кадров
ООО «ЭкоКомСтрой»
Вскрытие конвертов и проверка вложений
Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)
Регистрация
Передача документов руководителю
Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации
Контроль исполнения документов
Исполнение документов
Подшивка документов в дело
Передача писем с
пометкой «Лично»
работникам предприятия
Приём конвертов, проверка правильности адресации
Рассмотрение документов руководителем
Передача документов
зам. директора, в
структурные
подразделения или
исполнителям
Передача документов исполнителю
60
Рис. 5. Блок-схема обработки исходящих документов кадровой
службы ООО «ЭкоКомСтрой»
Внутренние документы по кадрам издаются предприятием
исключительно для внутреннего пользования, например приказы по
движению кадров, протоколы, акты и т.д. Среди всего объема
документооборота внутренние документы составляют наименьшее
количество.
Схема работы с внутренними документами в отделе кадров
ООО »ЭкоКомСтрой» представлена на рисунке 6
Составление проекта исходящего документа
Согласование проекта документа
Регистрация документа в журнале
Простановка номера на документе
Проверка правильности адресации
Отправка документа адресату
Проверка правильности оформления проекта документа
Подписание руководителем
Подшивка копии документа в дело
61
Рис. 6. Схема организации работы с внутренними
документами отдела кадров
Изучив основные положения номенклатуры дел кадровой службы ООО
«ЭкоКомСтрой», можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в
целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются
кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы.
Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов,
которые эти документы регламентируют.
Составление проекта внутреннего документа
Согласование проекта документа
Проверка правильности оформления проекта документа
Подписание руководителем
Регистрация документа в журнале
Постановка номера на документе
Снятие документа с контроля
Подшивка документа в дело
62
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации
В Российской Федерации определена ответственность за ошибочное
оформление трудовых отношений. Согласно Трудовому кодексу
должностные лица, неверно оформляющие кадровую документацию, могут
быть привлечены к различного вида ответственности: материальной,
дисциплинарной, гражданско-правовой, административной и даже
уголовной.
Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также
могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как
нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть
привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в
случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в
трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству
формулировки причины увольнения) работник лишился возможности
трудиться, то есть устроиться на новое место работы. Правильность ведения
кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и
иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права,
контролируются Госархивом и Рострудинспекцией, которые проводят
периодические плановые и внеплановые проверки.
На основании проведенного анализа выявлено, что в процессе
документирования деятельности компании создаются разные виды
документов. При проведении анализа документов, подтверждающих
трудовую деятельность работников, были изучены кадровые документы, а
именно трудовые книжки сотрудников, личные дела сотрудников, в состав
которых входят трудовые договора сотрудников, заявления, персональные
63
данные сотрудника, приказы по личному составу. Отметим, что в трудовые
книжки на всех штатных сотрудников в наличии.
Поток распорядительной документации в компании небольшой
(приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).
Рассмотрим ошибки документационного обеспечения управления
кадрами в ООО «ЭкоКомСтрой» и пути совершенствования кадрового
делопроизводства.
Первой ошибкой можно назвать отсутствие единых шаблонов
используемых документов
В связи с этим, сотрудники тратят время на поиск необходимого
шаблона и правил его заполнения. На практике кадровикам гораздо проще
написать документ, имея нужный пример и шаблон под рукой. Затрачивается
время на дополнительную обработку документов, сделанных не по шаблону.
Например, в документах, созданных в свободной форме, сложно быстро
уловить нужную информацию, а если дело касается переписки, то бланк
письма влияет на имидж компании.
Для того, чтобы исправить ситуацию, необходимо собрать воедино
существующие или создать новые формы часто используемых документов,
выложить в общедоступное место для сотрудников компании (электронный
сетевой ресурс), проинформировать всех сотрудников, где искать формы
документов и запретить использовать другие разновидности, поручить
ответственным сотрудникам контроль над использованием форм и
оформлением документов. Формы используемых документов можно
утвердить в «Альбоме форм документов», который обычно оформляется как
приложение к инструкции по делопроизводству.
Вторая ошибка - отсутствие нужных документов.
Во-первых, отсутствие документов в ситуациях, требующих
письменного подтверждения фактов или событий. Например, если договор
подписывается не руководителем предприятия, а другим сотрудником, то
необходимо наличие доверенности на право подписи документа. Без
64
доверенности договор не будет иметь юридической силы. Во-вторых, потеря
документов. Если документов много и они выдаются исполнителям на руки
без отметок в журнале выдачи или в какой-либо учётной системе, то поиск
подлинника документа может превратиться в большую проблему.
Также в ООО «ЭкоКомСтрой» отсутствует Положение о персональных
данных, необходимо его оформить и ознакомить сотрудников. Пример
Положения о персональных данных приведен в приложении 4.
Третья группа ошибок - ошибки оформления содержания документа.
Первое распространённое нарушение - «некачественное» содержание
документов. При написании организационно-распорядительного документа
необходимо не только выражаться чётко и ясно, чтобы не возникало двояких
толкований, но и всесторонне проработать оформляемый вопрос. Например,
изучить все уже изданные в организации нормативные акты, касающиеся
этого вопроса. Иначе могут возникнуть противоречия или дублирование
информации в указаниях, утрата юридической силы документа, ошибки
понимания и общая дезориентация сотрудников.
Второе нарушение - неверное определение вида документа. Путают
приказы и распоряжения, положения и инструкции, докладные и
объяснительные записки и прочее. Если документ попал не в свою группу, то
возможно у него принципиально изменятся условия и сроки хранения. Из-за
этой ошибки иногда образуются ситуации, когда один и тот же документ
получает разные названия и числится в организации как разные документы.
Такие ошибки выявлять и исправлять сложнее всего. В инструкции по
делопроизводству должны быть оговорены основные используемые виды
документов, правила их оформления и порядок согласования, а также
ответственность сотрудников.
Кроме рассмотренных, существует ещё ряд ошибок в
делопроизводстве, которые связаны с оформлением бумаг, отсутствием
прозрачности в согласованиях, движением документов в организации,