64
электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого
рабочего места корпоративной сети. Создание единой корпоративной
информационной системы позволило бы сократить время на передачу,
согласование и подписание документов. А так же уменьшение ошибок в
организации документооборота.
Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное
и документационно - информационное обеспечение указанных процессов.
Делопроизводственные функции формализованы и закреплены
соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и
нормативными документами, что создает основу их автоматизации с
использованием информационных компьютерных технологий. Реализация
этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной
деятельности и как следствие, - управления организацией.
Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих
целей в области работы с документами [14] :
- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с
последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству
организации или в ее структурные подразделения;
- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации
номенклатурой дел;
- осуществление контроля за исполнением поручений;
- поиск документов.
Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства
преследует следующие цели [15] :
- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли
интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой
работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
65
- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на
различных участках работы с ним;
- повышение оперативности и качества работы документами;
- упорядочение документооборота.
В области контроля над исполнительской дисциплиной [16] :
- обеспечение контроля исполнения;
- обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в
подразделениях организации с момента их получения до завершения
исполнения;
- обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного
исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии
исполнения и месте нахождения любого документа.
В области организации доступа к информации:
- обеспечение централизованного хранения текстов документов,
подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов
с возможностью организации логического связывания документов,
относящихся к одному вопросу;
- обеспечение оперативного поиска документов.
Т.о., внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства
предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий,
решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения
единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и
производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем
электронного делопроизводства достигается повышение оперативности
управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы
роста для укрепления позиций на рынке.
Также можно предложить разработать имеющий доказательственную
силу для судов, удобный и практичный правовой механизм организации
66
электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее
деятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий
разработку пакета следующих основных документов:
1. Типового соглашения об электронном документообороте с контрагентами.
Используется в качестве самостоятельного соглашения или части общего
коммерческого договора для придания юридической силы как документам и
действиям, уже переданным и произведенным с использованием средств
электронной связи, т.е. за прошлый период, так и для формирования
договорных отношений в будущем.[17]
2. Регламента электронного документооборота в компании.
Определяет технологию осуществления электронного документооборота
внутри компании с учетом особенностей ее организации и деятельности.[18]
3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих
средства электронной связи в электронном документообороте.
Регулирует права, обязательства и ответственность, должностных лиц
компании, осуществляющих электронный документооборот с ее
контрагентами.
Применение юридической системы электронного документооборота
компании позволит построить безрисковую систему документооборота и
электронного сообщениях с контрагентами компании, урегулировать не
имеющие доказательственной силы сложившиеся отношения по сделкам и
другим коммерческим операциям, обеспечить гарантии защиты интересов
компании в формируемых отношениях и положительного разрешения споров
[19].
67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Деятельность любого предприятия отражается в документах. Для того
чтобы улучшить качество работы предприятия, необходимо оптимизировать
ее документооборот, что позволит снизить текущие затраты и операционные
расходы, повысить качество обслуживания, управляемость предприятием. Это
позволит ускорить принятие управленческих решений, следовательно,
повысит привлекательность предприятия для клиентов.
Проведенный анализ организации документооборота в ООО «ЛВЗ
«Саранский» позволил сделать ряд выводов об имеющихся недостатках и
способах их решения в делопроизводстве предприятия:
1. недостатки организации делопроизводства;
2. отсутствие положения (регламента) об экспертной комиссии;
3. отсутствие электронной подписи при пересылке документов;
4. необходимость совершенствования системы электронного
документооборота.
Что касается экспертной комиссии, то в связи с тем, что в ООО «ЛВЗ
«Саранский»создана комиссия по проведению экспертизы ценности
документов, необходимо разработать положение, которое бы
регламентировало ее деятельность. Этого будет достаточно для устранения
недостатка. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен
составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства,
утверждаться Генеральным директором ООО «ЛВЗ «Саранский».
Что касается отсутствия электронной подписи при пересылке
документов, то здесь необходимо внедрить использование единой технологии
создания эффективных средств криптографической защиты информации, и
решающей задачи конфидициальности информации, что позволит
предприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и
68
утери информации. Методы криптографического преобразования
конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от
несанкционированного доступа в процессе хранения и обработки в
информационных системах, передачу конфиденциальной информации по
каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности
передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на
носителях в зашифрованном виде.
Что касается необходимости совершенствования системы электронного
документооборота, то в данном случае это приведет не только к ускорению
документооборота, возможности пользования различными работниками
дополнительных преимуществ, но и к устранению недостатков в организации
делопроизводства и устранению существующих ошибок.
Использование системы электронного документооборота позволяет
организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном
виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов,
упрощает доступ к информационным ресурсам и сокращает временные
затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.
В данной дипломной работе был рассмотрен на примере ООО «ЛВЗ
«Саранский» экономический эффект от внедрения системы электронного
документооборота на базе Lotus Notes, а также определен срок окупаемости от
использования электронного документооборота.
Расчеты позволяют сделать следующие выводы: общая экономия
времени сотрудников составила примерно 7.5 процентов от их полного
рабочего времени, общая экономия рабочего времени на поиск документов
составила примерно 12 процентов ускорение бизнес-процессов составило 10-
30 процентов экономии рабочего времени, общая оценка экономии
трудозатратсоставила около 20 процентов.
69
Таким образом, за счет автоматизации работ резко сократилось время
взаимодействия сотрудников на бестолковые разъяснения что, кому и когда
сделать, затем на повторное согласование этих действий (сейчас поручения в
электронном виде), а также произошло ускорение движения
информационного потока за счет автоматизации процессов регистрации,
наложения резолюции, направления на ознакомление, согласование
документов, анализа деятельности по отдельным направлениями и т.п.
Вывод - однозначно повысилась эффективность деятельности, как
отдельного сотрудника, так и организации в целом.Уменьшились затраты
организации на хранение документов за счет их сокращения на бумажных
носителях.
Также, для улучшения работы предприятия, можно предложить
разработать удобный и практичный правовой механизм организации
электронного документооборота в компании, имеющий доказательственную
силу для судов, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных с этим
дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих
основных документов:
1. Типового соглашения об электронном документообороте с
контрагентами.
2. Регламента электронного документооборота в компании.
3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих
средства электронной связи в электронном документообороте.
70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Основная литература:
1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие:8-е изд., перераб.
И доп. – М: Интел-Синтез, 2008, 340с.
2. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда
и его оплаты» http://lawru.info
3. Коломиец А.И. Управление персоналом. М.: ИПИ, 2013.
4. Образцы – МУ Отдел образования http://docme.ru
5. "Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях" (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от
20.06.1974 N 162) (ред. от 19.10.1990)
6. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых
книжках" (с изменениями и дополнениями).
7. Саранский Ликеро Водочный завод официальный сайт. Ivzsaransk.ru
Дополнительная литература:
8. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. Практикум. - М.:
Инфра - М, 2008. 347 с.
9. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы
(На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994.
10. Делопроизводство (организация и технологии документационного
обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА.
Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – с. 118
11. Делопроизводство (организация и технологии документационного
обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА.
Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – с. 120