14
Форма № Т-4 «Бланк унифицированной формы» имеет название
«Учетная карточка научного, научно-педагогического работника». Она и
указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 № 1.
Данную форму применяют для учета научных работников в научных,
научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и
других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере
образования, науки и технологии.
Заполняет карточку кадровая служба. В каждой карточке
проставляются номер и дата составления.
Ниже под этими реквизитами следуют общие сведения о работнике. Так
в таблице указывают:
структурное подразделение, где числится работник;
должность;
табельный номер;
первую букву фамилии (алфавит);
вид работы (основная или совместительство);
пол.
Сразу под таблицей указываются Ф. И. О., дата рождения работника и
информация о высшем образовании.
После этих сведений идет информация:
о послевузовском профессиональном образовании (с указанием
наименования организации (учреждения), в которой (котором) была
окончена аспирантура, адъюнктура или докторантура, даты ее окончания,
а также номера, серии и даты выдачи соответствующего удостоверения);
ученой степени (включая сведения об отрасли науки и специальности);
ученом звании.
15
Для заполнения формы используются данные из соответствующих
документов работников (диплома доктора наук, кандидата наук, аттестата
доцента и профессора и т. п.), а также сообщенные о себе работником.
Форма № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу»
[4] применяется при оформлении перевода работника из одного
подразделения организации в другое. Ее заполняет в двух экземплярах
работник отдела кадров. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой
передается в бухгалтерию организации. Распоряжение визирует начальник
отдела прежнего и нового мест работы и подписывает начальник
организации. На обратной стороне формы делают отметки о несданных
имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником
на прежнем месте работы.
Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на
другую работу в той же организации или в другую местность вместе с
организацией.
Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного
согласия работника, подписываются руководителем организации или
уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку.
В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник
принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, при
заполнении унифицированной формы N Т-5 "Приказ (распоряжение) о
переводе работника на другую работу" по строке "Основание" указываются
конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на
другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и
др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется. На
основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются
отметки в личной карточке работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС),
16
лицевом счете (форма N T-54 или N Т-54а), вносится соответствующая
запись в трудовую книжку.
Таблица 3
Норма времени на оформление перевода работника в другое
подразделение или на другую должность
Наименование операции:
оформление перевода
работника в другое
подразделение или на
другую должность
Единица
измерения
Норма времени, ч.
Одна запись
0,4
Форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»
применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов,
предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с
действующими актами и положениями, коллективным договором и графиком
отпусков. Заполняется в одном экземпляре. Ее подписывают руководитель
подразделения и руководитель организации.
Форма Т-6 и форма Т-6а применяются для оформления и учета
отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с
законодательством, коллективным договором, локальными нормативными
актами организации, трудовым договором.
Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им
на это лицом, подписываются руководителем организации или
уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На
основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются
отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете
(форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы,
причитающейся за отпуск, по форме N T-60 "Записка-расчет о предоставлении
отпуска работнику".
17
Таблица 4
Норма времени на оформление отпусков
Наименование
операции:
Единица измерения
Норма времени, ч.
Оформление отпусков
Один работник
0,12
Форма № Т-7 «График отпусков» является обязательным документом,
как для работодателя, так и для работника, фиксирует очередность
предоставления оплачиваемых отпусков.
Применяется для отражения сведений о времени распределения
ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных
подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков
- сводный график. При его составлении учитываются положения
действующего законодательства Российской Федерации, специфика
деятельности организации и пожелания работников.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и
утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это
лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа
(при наличии последнего) данной организации об очередности
предоставления оплачиваемых отпусков.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и
руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся
соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или
лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке,
установленном законодательством Российской Федерации, на основании
документа, составленного в произвольной форме [2].
18
Таблица 5
Норма времени на составление и корректировку графика
отпусков
Наименование
операции:
Единица измерения
Норма времени, ч.
Составление и
корректировка графика
отпусков
Один работник
0,1
Форму № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового
договора» заполняют в двух экземплярах при увольнении работника.
Распоряжение составляет работник отдела кадров, подписывают
руководитель подразделения и руководитель организации.
Основанием для возникновения и последующего оформления трудовых
отношений выступает трудовой договор (ст. 16 Трудового кодекса (ТК) РФ),
заключаемый между работодателем с одной стороны и работником с другой.
Но ведь действие этого документа не вечно. Трудовой договор (контракт)
может быть срочным, при заключении которого указывается срок его
действия. Работник может найти другую работу. Разрыв трудовых
отношений может произойти по инициативе непосредственно работодателя.
Во всех таких случаях разрыв трудовых отношений оформляется
приказом по предприятию. Это унифицированная форма Т-8, утвержденная
постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, где фиксируется данный
факт. В соответствии с общероссийским классификатором управленческой
документации документу присвоен код 0306001. При составлении приказа
работодатель в обязательном порядке должен руководствоваться
положениями статей главы 13 ТК РФ. Оформляется этот документ в
последний день работы наемного сотрудника. При этом ему должна быть в
обязательном порядке выплачена вся причитающаяся за период до
увольнения заработная плата, выходное пособие, компенсация за
19
неиспользованный отпуск, другие выплаты, положенные работнику в
соответствии с действующим законодательством (ТК РФ).
Таблица 6
Норма времени на оформление документов при увольнении
рабочих и служащих
Наименование
операции:
оформление
документов при
увольнении рабочих
и служащих
Единица измерения
Норма времени, ч.
Один увольняемый работник
0,55
Форма № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в
командировку».
Унифицированная форма приказа на командировку(форма Т-9) с 2015
года приобрела особое значение: с января отменены командировочные
удостоверения и служебные задания (подп. Е п. 2 Изменений
правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ
от 29.12.2014 № 1595), а с августа необязательным стало ведение учета
работников, выбывающих и прибывающих в командировки (п. 3 Изменений
правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ
от 29.07.2015 № 771).
Таким образом, количество обязательных документов, связанных с
командировками, сократилось до 2:
письменное распоряжение (приказ) руководителя фирмы или ИП, в
котором определяются цели, продолжительность и ориентировочные даты
начала и окончания командировки;
авансовый отчет с прилагаемыми к нему проездными документами,
документами на проживание и иными бумагами, подтверждающими
расходы, связанные с выполнением задания.
20
В форме Т-9 отражается следующая информация:
Название организации или ИП, код ОКПО.
Номер и дата приказа.
Ф. И. О. командируемого, его табельный номер, должность, при
необходимости — название подразделения, где он работает.
Место направления в командировку: страна, название населенного пункта,
наименование организации.
Количество дней командировки, даты ее начала и окончания.
Цель командировки (служебное задание) — обязательно должна быть
указана, т.к. от этого зависит учет произведенных на поездку затрат.
Например, расходы на поездку для осмотра оборудования, которое фирма
намеревается купить, должны увеличить стоимость этого оборудования.
Поездка для заключения договора с поставщиком основного сырья,
используемого в производстве, будет учтена как общехозяйственные
расходы, а сопровождение проданного товара — как коммерческие.
Источник средств, из которых будет оплачена командировка. Чаще всего,
это средства самой командирующей организации или ИП. Но допустим,
если в командировку от аудиторской фирмы едет аудитор, а расходы по
его поездке по условиям договора об аудите берет на себя проверяемая
организация, то источником средств будет указана эта организация. Этот
пункт также важен для бухгалтера, т. к., скажем, в приведенном примере
расходы по поездке аудитора не могут быть отнесены к затратам
командирующей фирмы, а должны учитываться как перевыставляемые
другому юрлицу.
Основание для командировки. Этот пункт может быть незаполненным,
если решение о поездке принято непосредственно руководителем фирмы
или ИП. Но если инициатором поездки явился сам командируемый или
21
руководитель подразделения, в котором он работает, то по этому поводу
сотрудники обычно обращаются к руководству фирмы со служебной
запиской, реквизиты которой и будут отражены в этой строке формы Т-9.
Должность и подпись (с расшифровкой) руководителя фирмы или ИП.
Подпись командируемого работника и дата ознакомления его с приказом.
Форма № Т-10 «Командировочное удостоверение».
Командировочное удостоверение - это документ, подтверждающий
пребывание работника в командировке. В каждом городе (пункте), куда
прибывает работник, в командировочном удостоверении делается запись о
времени прибытия и отбытия, заверенные подписью и печатью. До 2015 года
оформление командировочного удостоверения являлось обязательным,
унифицированная форма Т-10 утверждена Госкомстатом России от 05.01.2004
№1.
С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять
командировочное удостоверение и служебное задание работникам, которые
отправляются в командировку, так как требование об оформлении данных
документов отменено. Однако работодатели могут продолжать использовать
данные документы и далее, в частности, командировочные удостоверения
(например, по унифицированной форме Т-10), если приняли такое решение и
это отражено в учетной политике компании. Время нахождения работника в
командировке нужно обязательно отметить в табеле учета рабочего времени.
С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны оформлять
журналы учета командированных работников, однако могут продолжать
оформлять журналы в свободной, утвержденной самостоятельно форме.
Время командировки можно определить по проездным документам,
предоставленным работником работодателю по возвращению. Если ваш
сотрудник едет к месту командирования и возвращается на место работы на
22
автотранспорте (служебном или личном), то срок пребывания в рабочей
командировке необходимо указать в служебной записке. Если работник не
может предоставить проездные документы (по причине их отсутствия), то
срок нахождения в командировке работник должен подтвердить документами
по найму помещения для проживания.
Оформлять командировку работника необходимо в следующем
порядке:
1. Работодатель принимает решение о направлении работника в
командировку.
2. Оформляются все необходимые документы для отправления работника в
командировку и перечисляются деньги на командировочные расходы.
3. Когда работник возвращается из командировки, с ним производится
окончательный расчет.
Форма № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника».
Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1 утверждены
унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с
персоналом по оплате труда: № Т-12 «Табель учета рабочего времени и
расчета оплаты труда», № Т-13 «Табель учета рабочего времени», № Т-49
«Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «расчетная ведомость», № Т-53
«Платежная ведомость», № Т-53а «Журнал регистрации платежных
ведомостей», № Т-54 «Лицевой счет», № Т-54а «Лицевой счет (свт)», № т-60
«Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», № Т-61 «Записка-
расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником
(увольнении)», № Т-73 « Акт о приеме работ, выполненных по срочному
трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной
работы [2].
23
Таблица 7
Норма времени на запись в трудовую книжку (вкладыш)
сведений о работе, поощрений и награждений
Наименование операции:
Единица
измерения
Норма времени, ч.
Запись в трудовую книжку
сведений о работе, поощрений и
награждений
Одна запись
0,08
Форма № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и
расчета заработной платы» применяется для учета времени, фактически
отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для
контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего
времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты
труда, а также для составления статистической отчетности по труду.
При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с
персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет
рабочего времени" табеля по формe N Т-12 в качестве самостоятельного
документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда".
Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом,
подписываются руководителем структурного подразделения, работником
кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме
неполного рабочего времени или за пределами нормальной
продолжительности рабочего времени по инициативе работника или
работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.
производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом
(листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или
общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое,