4
Содержание
Стр.
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. Теоретико-методологические организации кадрового
документооборота
1.1.Понятие и значение документооборота
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
1.3. Организация кадровой деятельности
ГЛАВА 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации
2.1. Анализ деятельности предприятия
2.2. Кадровый документооборот в организации
2.3. Система электронного документооборота
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации ООО «ЛВЗ
«Саранский»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота
организации
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЯ
6
8
8
11
35
38
38
42
53
59
59
60
68
71
73
5
ВВЕДЕНИЕ
Управление предприятием требует создания определенных
управленческих документов. Отсутствие соответствующих документов не
дает возможности решения задач планирования и формирования
финансирования, отчетности, бухгалтерского учета и др.
Эффективность деятельности предприятий зависит и от его персонала.
Наличие ответственных, исполнительных и квалифицированных сотрудников
определяет успех предприятия вне зависимости от рода ее деятельности.
Кадровый документооборот зачастую служит базовым доказательством факта
деятельности предприятия.
Актуальность данной дипломной работы заключается в том, что в
современном обществе организация кадрового документооборота является
довольно ответственным моментом деятельности любого предприятия. При
этом поддержка порядка в кадровом учете является важнейшей обязанностью
предприятия.
Цельнаписания выпускной квалификационной работы -показать на
примере конкретной компании ООО «ЛВЗ «Саранский», что можно ожидать
от внедрения системы электронного документооборота и как оценить
эффективность работы предприятия от ее внедрения.
Предметом дипломного исследования является организация процесса
документооборота на примере ведущего предприятия завода ООО «ЛВЗ
«Саранский», входящего в состав ОАО «Комбината Магнезит».
Объектом исследования являются основные правила организации
документооборота на ООО «ЛВЗ «Саранский».
В соответствии с поставленной целью, предметом и объектом
исследования были определены следующие задачи:
изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;
6
рассмотреть процесс документооборота на предприятии;
описать организацию документооборота.
Практическая значимость результатов дипломной работы состоит в том,
что разработанные рекомендации могут быть использованы руководством
предприятия с целью улучшения кадровой работы с персоналом.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из
введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и
приложений.
7
Глава 1. Теоретико-методологические организации кадрового
документооборота
1.1 Понятие и значение документооборота
Документооборот – непрерывное движение документов в организации
с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и
(или) направления в дело. [1]
Организация документооборота – это правила, в соответствии с
которыми происходит движение документов на предприятии.
Процесс документирования принимаемого управленческого решения
содержит следующие составляющие:
информационную поддержку решения;
документирование решения;
контроль за его выполнением.
Каждая операция сопровождается перемещением документа в
управленческом аппарате из одного структурного подразделения, передачей
от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям.
Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции
оказывают влияние на процесс управления предприятия в целом.
Специалистами разработаны принципы организации движения
документооборота:
оперативность движения;
единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
однократность операций одинакового целевого назначения;
исключение лишних инстанций.
Главное правило документооборота – оперативное движение
документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени
и труда.
8
Документооборот предприятия можно разбить на этапы:
1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию –
это получение, проверка целостности конвертов, направление либо
адресатам, либо на рассмотрение руководителя. Вся корреспонденция
вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой «лично»;
2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного
обеспечения. При оценке поступившего документа учитывается:
важность его содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
общественное положение лица, автора документа, место учреждения –
отправителя в структуре управления;
реальная срочность исполнения документа;
вид документа.
3. Рациональное движение документов – оптимизация и сокращение
документопотоков, разработка технологических инструкций с
определением схем последовательности этапов подготовки документов;
4. Обработка исполненных и отправляемых документов.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
маршруты движения документов;
периодичность (стадии документооборота);
направленность движения.
Переработка растущего объема документации требует
совершенствования технологии делопроизводства. Эффективная технология
делопроизводства позволяет рационально построить документооборот.
9
Важным современным средством совершенствования
документооборота является компьютеризация операций составления и
обработки документов.
Сегодня автоматизация делопроизводства и документооборота является
одним из самых востребованных направлений. Выбор подходящей системы
автоматизации делопроизводства – это довольно сложная задача, т.к. каждое
предприятие имеет индивидуальные особенности своей деятельности,
которые такие системы должны учитывать. Поэтому разработкой и
внедрением их должны заниматься профессионалы.
Весь комплекс работ с документами, выполняют специальные службы
делопроизводства: управление делами, общие отделы, канцелярии,
секретариаты, экспедиции и т.д.
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление.
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты,
которые являются основанием корреспондирующих друг другу прав и
обязанностей работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержит информацию,
обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе
с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным.
Схема организации работы с документами представлена в Приложении 1.
10
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
В процессе возникновения и документального оформления трудовых
отношений образуется множество документов под общим названием
«кадровая документация».
По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых
документов:
документы по учету личного состава работников;
документы, связанные с осуществлением функций по управлению
персоналом и организацией труда.
В состав документации по личному составу входят различные виды
документов:
организационные (штатное расписание, правила внутреннего распорядка,
должностная инструкция);
распорядительные (по личному составу);
информационно-справочные (докладные, объяснительные, справки и т.д.);
документы, имеющие юридическую силу (трудовые книжки, личные
листки по учету кадров и т.д.).
Для учета личного состава используют унифицированные формы
первичной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от
5 января 2004г. №1.
Приказы по личному составу – это приказы об оформлении приема,
перевода и увольнения сотрудников. Особенность документов по личному
составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных
систем документации: организационно- распорядительной и первичной
учетной.
11
Приказ по личному составу – документ распорядительного действия,
подтверждающий наличие юридического факта возникновения (изменения,
прекращения и др.) трудового договора, и первичный учетный документ,
служащий основанием для создания других учетных документов. Рассмотрим
некоторые из них.
Форма №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу»
составляется организацией при принятии в штат нового сотрудника.
Существуют типовые формы приказа – форма Т-1 и Т-1а. Первой удобно
воспользоваться при приеме одного работника, второй при приеме нескольких
работников [2].
Заполняет в одном экземпляре работник отдела кадров или лицо,
ответственное за прием, на каждого члена трудового коллектива.
Руководитель подразделения организации, куда принимают работника, дает
заключение о возможности приема: на обратной стороне приказа
(распоряжения) проставляют сведения о том, в качестве кого может быть
принят на работу нанимающийся (по какому разряду или с каким окладом, с
указанием испытательного срока).
Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника, которому
устанавливается оклад, визируется в соответствующей службе организации
для подтверждения оклада, установленного по штатному расписанию. С
распоряжением, подписанным руководителем организации, работника
знакомят под расписку.
12
Таблица 1
Норма времени на оформление документов при приеме на работу
рабочих и служащих
Наименование
операции: оформление
приема на работу
Единица
измерения
Норма
времени,ч
Номер
нормы
рабочих
Один работник,
принимаемый на
работу
0,5
1
служащих
0,8
2
Форма №Т-2 «Личная карточка» содержит все сведения о сотруднике,
ее заполняют и ведут в одном экземпляре на работников организации всех
категорий.
Личная карточка сотрудника является обязательным документом,
составляемым при приеме на работу.
Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-
правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.
Как правило, указанный документ составляется по унифицированной
форме:
Т-2 – для сотрудников большинства ИП и ООО.
Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих.
Т-4 – для научных и научно-педагогических сотрудников.
Организация вправе самостоятельно разработать форму личной
карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная
карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок
хранения указанного документа – 75 лет.
Основания для заполнения формы Т-2 Личная карточка заполняется
сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:
приказ о приеме на работу;
документ, удостоверяющего личность;
трудовая книжка;
13
СНИЛС;
ИНН;
военный билет;
диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию,
профессиональные знания и образование сотрудника;
другие документы (при необходимости).
Таблица 2
Норма времени на ведение картотеки
Наименование
операции:
Единица измерения
Норма времени, ч.
Ведение картотеки
Один работник
0,08
Форма № Т-3 «Штатное расписание». На основе штатного расписания
строится работа кадровых служб по подбору работников, формированию
резерва на выдвижение, составлению планов повышения квалификации,
подготовке и переподготовке кадров.
Штатное расписание содержит сведения об имеющихся в организации
структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных
единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда.
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной
численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений,
наименование должностей, специальностей, профессий с указанием
квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем
организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом
(распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это
лица.