44
Помощники руководителя или работник канцелярии производят
предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью
предварительного рассмотрения поступивших документов является
распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения
руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть
направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном
рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО
«ЛВЗ «Саранский» и в структурные подразделения организации. Руководству
ООО «ЛВЗ «Саранский» передаются документывышестоящих органов
управления и документы, содержащие информациюпо важнейшим вопросам
деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются
руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или
непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по
рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из
экспедиции.
Документы передаются руководству или исполнителям в день
поступления на ООО «ЛВЗ «Саранский».
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения
регистрируются и передаются руководителям ООО «ЛВЗ «Саранский» и
структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими
подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной
в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность
его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в
двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в
одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как
со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри
организации (Приложение 3)
45
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит
согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование
оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ,
проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется
реквизитом "визы согласования документа".
Подготовленный проект исходящего документа представляется на
подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых
онготовился.
К проекту документа исполнитель прилагает список
организаций,которым должен быть разослан подписанный документ.
Целесообразно на ООО «ЛВЗ «Саранский» установить порядок, при
котором право подписания документов имеют не только руководительООО
«ЛВЗ «Саранский», но и другие руководящие работники, в пределах их
компетенции.При этом условии движение документов и их исполнение станут
более оперативными.
Руководитель ООО «ЛВЗ «Саранский» в праве внести изменения и
дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего
документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы
регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После
регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера
необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на
обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в
экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих
документов и сортировка их по корреспондентам. На ООО «ЛВЗ «Саранский»
имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на
конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется
стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.
46
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй
экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса
(телефонограммы) подшиваются в дело.
Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ООО «ЛВЗ
«Саранский».
Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так
же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе
исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.
Особенность движения внутренних документов является то, что
маршрутыих различны для отдельных видов документов.
Учет объема документооборота организуется для установления:
загрузки ООО «ЛВЗ «Саранский», его подразделений и службы
документационного обеспечения управления;
потребности ООО «ЛВЗ «Саранский» организационной и электронно-
вычислительной технике.
При определении объема документооборота однократно обязательно
учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних
документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии
и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий
объем документооборота выражается дробью, числитель - количество
основных документов, знаменатель - количество копий.
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение
ему индекса и проставление его на документе с последующей записью
данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке.
Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска
документов.
47
Основным принципом регистрации документов является однократность.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и
внутренние документы - в день подписания.
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству ООО
«ЛВЗ «Саранский» в приложении представлен перечень документов, не
подлежащих регистрации службой документационного обеспечения.
Перечень утверждается руководителем ООО «ЛВЗ «Саранский», если он
включает нерегистрируемую документацию всего ООО «ЛВЗ «Саранский»,
или руководителем того структурного подразделения, на документы которого
перечень распространяется.
При регистрации документов используются следующие основные
справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации
службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их
условными обозначениями; номенклатура дел.
Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их
порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных
обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения
(составления) и хранения.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа -
цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы
при его регистрации .
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило,
состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера
документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа
включает:
06 - индекс структурного подразделения;
48
10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;
96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа,
присвоенный ему при регистрации.
Индексами распорядительных документов и протоколов являются их
регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах
каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть
дополненыпервой буквой фамилии автора документа.
На всех входящих документах проставляется регистрационный номер
документа, фиксирующий факт и время поступления документа на ООО «ЛВЗ
«Саранский». Место проставления штампа определено ГОСТР 6.30 - 2003
В практической деятельности, в зависимости от объема
документооборота в ООО «ЛВЗ «Саранский» используют три формы
регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации,
использованием персонального компьютера - автоматизированная
электронная (Рис.1).
Рисунок 1 Организация контроля исполнения
Контроль исполнения
строится на базе
регистрационных
данных
Журналы
Регистрационных
карточек
Автоматизированных
банков регистрационных
данных
Ведение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется
или
49
В структурных подразделениях ООО «ЛВЗ «Саранский» применяют
разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов
(Приложение 4).
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних
документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки -
регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых
реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации
(учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.
Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены
как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на
бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется
числом справочных и контрольных карточек во всех структурных
подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и
контролироваться.
Бланки регистрационно-контрольной карточки должны
изготавливаться типографским способом или методом оперативной
полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое
различие карточек. (Приложение 5).
Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов,
т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует
определенная ее ячейка.
Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации
документов является использования персонального компьютера, который в
заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и
выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над
ними контрольных операций.
50
Контроль исполнения документов - совокупность действий,
беспечивающих своевременное исполнение документов .
Организация контроля за исполнением документов в ООО «ЛВЗ
«Саранский» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение
(Рис.2).
Рисунок 2 Контроль исполнения документов
Контроль осуществляется за наиболее важными входящими,
исходящими и внутренними документами.
Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений
осуществляют руководители учреждения, руководители структурных
подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за
исполнением документов возлагается на службу документационного
обеспечения управления ООО «ЛВЗ «Саранский».
Контроль исполнения документов
включает:
Постановку документа на
контроль
Проверку своевременного
доведения документа до адресата
Предварительную проверку и
регулирование хода исполнения
Учет и обобщение результатов
контроля исполнения документов
Информирование руководителя
51
В структурных подразделениях ООО «ЛВЗ «Саранский» контроль за
исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за
делопроизводство.
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль,
проверки своевременного доведения документа до
исполнителя,предварительной проверки и регулирования хода исполнения,
учета и обобщения результатов контроля исполнения документов,
информирования руководителя ООО «ЛВЗ «Саранский».
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-
правовым актом, организационно-распорядительным документом или
резолюцией.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и
индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа,
установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения
документа, установленный организационно-распорядительным документом
организации или резолюцией.
Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки
его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".
Документ считается исполненным и снимается с контроля
руководителем после проведения исполнителем конкретной работы
(подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового
совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом
документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в
контрольно-ревизионной карточке [9].
52
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов
периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются
предложения по ускорению исполнения документов и повышению
исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и
управления в целом.
2.3 Система электронного документооборота
Рассмотрим эффективность внедрения системы электронного
документооборота на базе Lotus Notes, который позволяет утверждать
документы с помощью электронной подписи, что дает возможность почти
полностью перейти на электронный документооборот.
На предприятии ООО «ЛВЗ «Саранский»работает N=50 чиновников
различного ранга. Сначала оценим стоимость внедрения.
Стоимость L=300$ одной лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в
диапазоне от 150$ до 800$ на рабочее место и в существенной степени
зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в
системе электронного документооборота.В нашем случае стоимость ПО
составит 15 000$.
Стоимость H дополнительной техники, необходимой для внедрения
системы электронного документооборота (компьютеры, принтеры, сканеры и
т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная N.
Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой
специализированной техники, например, промышленных сканеров или
крупных роботизированных библиотек для электронного архива.
Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени
оснащенности техникой. Положим, до начала работ на одного сотрудника в
современных условиях приходится техники примерно на 1500$. (берется
53
стоимость техники, находящейся в среднем ценовом диапазоне).
Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству
организаций эта цифра вряд ли больше.Допустим, требуется дооснащение
техникой на 20%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае
составит примерно: H=0,2*1500*50= 15 000$.
У организации есть собственный штат сотрудников, способных
организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта
для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению
информационных систем порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно
два человеко-месяца – работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим
еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества
сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала
типичного ведомства – примерно 400$ в месяц. Стоимость консультанта в
зависимости от условий предоставления услуг – от 2000$ до 6000$ в месяц. DВ
нашем случае она равна 5000$.
Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как
будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во
сколько этапов. Чтобы внести какую-то определенность, можно считать, что
стоимость внедрения равна следующей величине:V=M*W + M*W*F(N), где:
M – это количество человеко-месяцев, нужное для осуществления работ по
внедрению (обычно от 4 до 6 человеко-месяцев),
W – средняя стоимость 1 месяца работ (включающая работы по проработке
требований, созданию проекта внедрения, доработке ПО, инсталляции и
обучению). Второе слагаемое, зависящее от F — функции характеристики
размера организации, служит «поправкой», позволяющей учесть в расходах
усложнение задачи за счет величины размера организации.