54
Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на
администрирование и сопровождение системы. Они могут составить до 15-
20% от стоимости системы в год.
Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению:
V=5*400+2*5000 =12 000$.
Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при
разумной организации процесса могут составить 42 000$. Стоимость
сопровождения составит еще около 16 000$ за два года. Получаем 58 000$
расходов за два года.
Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения.
Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно
подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить
определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого
эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний
сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов
документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает
один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного
полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с
документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения
системы электронного документооборота. Разброс получается большой,
поэтому для практического подсчета лучше получить данные по закупке
писчей бумаги из бухгалтерии.
Для определения стоимости тиражирования документов положим, что
один напечатанный в организации лист стоит примерно Р=0,02$, на одного
сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.
Тогда в месяц организация расходует примерно 21*25*0,02*50 =525$ на
бумагу.
55
Экономия на канцтоварах. Для ознакомления сотрудников организации
с приказом, для ознакомления сотрудников с их заданиями тратится
достаточно много бумаги, чернил, порошка в ксероксе и т.д., а также рабочее
время сотрудника, который это будет печатать. Даже если это один лист в день
стоимостью 3 рубля (0,1$), то за год получим 25,2$.
Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В
первую очередь она складывается из следующих факторов.
экономия усилий за счет повторного использования существующих
документов;
экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в
хранении документов и эффективных средств поиска информации;
ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации
и контроля исполнительской дисциплины.
Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки. Давайте
сделаем экспертные оценки.
Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно
похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного
использования существующих документов весьма реальна. Если для одних
типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное
использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для
документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров,
предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент
повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Будем
исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно
существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от
прототипа можно будет «взять» от 20% до 30% (не от объема текста, а по
трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая,
которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем
56
исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если
предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов
примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся,
но, по мнению автора, является достаточно близким к истине), то общая
экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного
рабочего времени.
Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена
адептами внедрения системы электронного документооборота. В рекламных
целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В
реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в
диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая
экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.
Ускорение бизнес-процессов – наиболее очевидная выгода от внедрения
системы электронного документооборота. Она тяжело поддается априорной
оценке, но попробуем все же какую-то оценку произвести.
При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно
разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от
списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до
месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок.
Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а
комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника
осложняется непрозрачностью его деятельности.
При внедрении системы электронного документооборота документы
передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых
задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и
загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять
меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех
дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов,
57
которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может
быть сокращено в несколько раз. При расходах на одного сотрудника S
экономия может составить величину (0,1+0,3)*S*N. Но проверить это можно
будет только на практике. Другими словами, это еще 10-30% экономии
рабочего времени.
Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим
расчетам, составила величину около 20%. Исходя из средних месячных
расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве в 400$ можно считать,
что внедрение системы электронного документооборота позволяет
сэкономить 50 чел.*400$*0,2 = 4000$ в месяц.
При общих расходах на внедрение и эксплуатацию за два года в размере
58 000$.
Срок окупаемости системы электронного документооборота составляет
менее двух лет.Это достаточно хороший показатель.
58
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота организации
Ранее был проведен анализ документооборота (в частности – кадрового
документооборота) ООО «ЛВЗ «Саранский». Этот факт позволяет нам сделать
определенные выводы относительно структуры документооборота и его
недостатков.
Таблица 10
Недостатки документооборота ОАО «Мордовспирт»и пути их
решения
Основные недостатки
документооборота предприятия
Пути решения
Отсутствие электронной подписи при отправке
документов
ЭЦП
Отсутствие положения об экспертной комиссии
Регламент
Небольшие недостатки:
1. Нарушение правил оформления документов
2. Отсутствие номенклатуры дел
3. Приказы по личному составу регистрируются
с приказами по основной деятельности.
Индивидуальное
исправление
А так же можно отметить некоторые недостатки электронного
документооборота:
Во-первых, очень трудно закрывать регистрационные карточки
документов работающим с ними исполнителям, учитывая, что на каждый
документ создается отдельная карточка. Причем правильно закрывать (в срок,
с отметкой об исполнении и т.д.). Без этого теряется эффект от использования
электронного документооборота.
Во-вторых, система не редко зависает или работает не достаточно
быстро, иногда что-то может пойти не так (требуется помощь администратора,
значит, какое-то время потеряно). - избавиться от этого не удается в течение
59
длительного времени. К тому же постоянно идут какие-то доработки
используемого программного продукта. Денежные затраты на его покупку
были не такие уж маленькие, в процессе эксплуатации системы тоже
появляются дополнительные затраты.
В-третьих, новые люди в организации не в состоянии сразу полноценно
ринуться в круговорот работы - сначала обучение принципам электронного
документооборота с использованием установленной системы. Имеется в виду,
что приходится обучать не только делопроизводителя, а вообще всех вновь
принятых и имеющих доступ в организации сотрудников к компьютеру.
Здесь еще следует учитывать сопротивление людей нововведениям.
Тем не менее, сейчас представить себе работу в офисе без системы
электронного документооборота просто немыслимо, несмотря на все
отрицательные стороны.
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации
Для повышения эффективности документооборота компании и
устранения выявленных недостатков разработаны следующие мероприятия:
1. Устранение недостатков в существующем порядке организации
делопроизводства ООО «ЛВЗ «Саранский».
Указанные недостатки в документообороте могут быть устранены путем
полной автоматизации документирования деятельности предприятия. При
этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить систему документооборота
на базе Lotus Notes. Оформление и подготовка документов будет проходить
без ошибок и гораздо быстрее.
Данная система позволяет работать со следующими видами документов:
входящие и исходящие документы;
распоряжения и приказы;
60
служебные записки;
заявления;
протоколы;
письма.
В системе реализован механизм контроля исполнительской
дисциплины. Есть отдельные списки документов и резолюций, требующих
исполнения. Отдельно отслеживаются документы с пометкой «На контроле».
Ко всем документам применяются правила для разграничения прав
доступа таким образом, чтобы документы видели только те пользователи,
которые имеют к ним отношение. Кроме того реализованы ограничения на
создание, редактирование и удаление документов.
Кроме всего прочего, данная система позволяет согласовывать
следующие виды заявлений:
открытие вакансии;
прием сотрудника;
окончание испытательного срока;
изменение оклада;
обучение;
перевод на другую должность либо в другое подразделение;
увольнение;
премирование и штрафы.
Дополнительно система позволяет автоматизировать работу
учебного центра: вести учебный календарь, формировать группы в удобном
интерфейсе, а также хранить все анкеты участников в одном месте.
2. Устранение отсутствия положения об экспертной комиссии, путем
разработки Регламента.
61
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их
отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую,
научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию,
образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации
должна быть экспертная комиссия [10]
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы
документов с различными сроками хранения [11] :
постоянного хранения в государственных архивах;
временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с
истечением срока хранения;
подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по
проведению экспертизы ценности документов, является Положение о
постоянно действующей экспертной комиссии.
При разработке положения следует учитывать рекомендации
действующего законодательства. В структуру этого важного документа
должны входить следующие пункты [12] :
общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной
комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются
основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в
своей деятельности комиссия;
основные задачи экспертной комиссии;
основные функции;
права экспертной комиссии;
62
организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются
взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных
подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять
квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться
директором ООО «ЛВЗ «Саранский».
В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две
основные задачи [13] :
отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также
документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие
долговременное практическое значение;
выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а
также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные
варианты), утратившие практическое и справочное значение.
3. Внедрить электронную подпись при пересылке документов вне
организации.
Конфиденциальность информации предполагает введение
определенных ограничений на круг лиц, имеющих доступ к данной
информации. Степень конфиденциальности выражается некоторой
установленной характеристикой (особая важность, совершенно секретно,
секретно, для служебного пользования, не для печати и т.п.), которая
субъективно определяется владельцем информации в зависимости от
содержания сведений, которые не подлежат огласке, предназначены
ограниченному кругу лиц, являются секретом. Естественно, установленная
степень конфиденциальности информации должна сохраняться при ее
обработке в информационных системах и при передаче по
телекоммуникационным сетям.
63
Безопасность информации обеспечивается путем организации допуска к
ней, защиты ее от перехвата, искажения и введения ложной информации. С
этой целью применяются физические, технические, аппаратные, программно-
аппаратные и программные средства защиты. Последние занимают
центральное место в системе обеспечения безопасности информации в
информационных системах и телекоммуникационных сетях.
Можно выделить несколько основных задач, решение которых в
информационных системах и телекоммуникационных сетях обеспечивает
защиту информации.
Это:
организация доступа к информации только допущенных к ней лиц;
подтверждение истинности информации;
защита от перехвата информации при передаче ее по каналам связи;
защита от искажений и ввода ложной информации.
Использование единой технологии создания эффективных средств
криптографической защиты информации, разработанной Акционерным
Обществом «Московское отделение Пензенского Научно-
Исследовательского электротехнического института» (МО ПНИЭИ) и
решающей эти задачи, позволит предприятию не только ускорить
документооборот, но и избежать ошибок и утери информации.
4. Совершенствование автоматизации системы электронного
документооборота.
Для такой организации как ООО «ЛВЗ «Саранский», наиболее
эффективной формой использования стандартов и нормативных актов,
регламентирующих документационное обеспечение деятельности
предприятия, является создание корпоративной информационной системы.
Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде