Содержание
Введение ................................................................................................................... 2
Глава 1. Теоретико-методологические организации кадрового
документооборота ................................................................................................... 5
1.1.Понятие и значение документооборота .......................................................... 5
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации ......................................................................................................... 13
1.3. Организация кадровой деятельности ........................................................... 24
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации ........................................................................................................... 33
2.1. Анализ деятельности предприятия ............................................................... 33
2.2. Кадровый документооборот в организации ................................................ 39
2.3. Система электронного документооборота .................................................. 49
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
и их оценка на примере организации .................................................................. 54
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ...... 54
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ........................................................................................................... 57
Заключение ............................................................................................................ 69
Список использованной литературы ................................................................... 74
Приложения ........................................................................................................... 80
2
Введение
Актуальность темы исследования определяется тем, что кризисная
ситуация, сложившаяся в экономике современной России, сопровождается
обострением политических и социальных проблем, которые в свою очередь
сдерживают социально-экономической и политической ситуации в стране
выступает использование потенциала самоорганизации населения. Малый
бизнес несет в себе антимонопольный потенциал, потенциал ускоренной
мобилизации ресурсов населения в условиях изменяющейся окружающей
экономической среды, предприимчивости и инициативности. Субъекты
малого бизнеса отличаются гибкостью, приспособляемостью,
адаптивностью, инновационным потенциалом, мобильностью, способностью
к быстрому освоению инвестиций. Малый бизнес оказывает огромное
содействие в решении многих социальных, научно-технических и
экономических проблем региона и страны. Динамика развития малого
бизнеса имеет позитивный характер: увеличивается количество субъектов
малого предпринимательства, численность занятых в данной сфере, объемы
производства и др. Однако темпы увеличения большинства показателей
развития малого бизнеса, снижаются с каждым годом, а относительные
показатели развития свидетельствуют о недостаточно эффективном
использовании его имеющегося потенциала.
Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической
деятельности организации, фиксируют сведения, необходимые для
осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное
обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и
работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются
доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров.
Таким образом, эффективная организация кадрового
документооборота обеспечивает руководящий состав предприятия
актуальными данными об эффективности использования трудовых ресурсов,
позволяет проводить качественный и количественный анализ управленческой
3
деятельности, формировать предложения по обеспечению
совершенствования управления отдельными сотрудниками, подразделениями
и предприятием в целом. Между тем, многие предприятия в России не
уделяют достаточного внимания обеспечению эффективности ведения
кадрового документооборота, используя его не в качестве источника
информации о системе управления ресурсами предприятия, а в качестве
элемента обеспечения юридической чистоты деятельности предприятия.
Таким образом, тема выпускной квалификационной работы является
актуальной в настоящий момент.
Целью данной дипломной работы выступает осуществление анализа
системы кадрового делопроизводства малого предприятия и разработка
рекомендаций по его совершенствованию в ООО «Млечный путь».
Для достижения данной цели необходимо решить ряд задач:
рассмотреть понятие и значение документооборота;
представить информационную характеристику и классификацию
кадровой документации;
проанализировать организацию кадровой деятельности;
провести анализ деятельности предприятия;
рассмотреть кадровый документооборот в организации;
исследовать систему электронного документооборота ООО
«Млечный путь»;
выявить недостатки организации кадрового документооборота
организации ООО «Млечный путь»;
разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации ООО «Млечный путь».
Объектом выпускной квалификационной работы выступает ООО
«Млечный путь».Предметом выпускной квалификационной работы является
система кадрового документооборота в ООО «Млечный путь».
4
В настоящий момент проблемам кадрового делопроизводства
уделяется достаточно внимания со стороны целого ряда исследователей: Е.
Я. Маневича, Б.М. Сухаревского, И.Н. Мясникова, А.М. Румянцева, П.Ф.
Петроченко, Г.Л. Климентом, Е.М. Теренкова, В.Ф. Майера, Е.И. Капустина,
П.В. Кочикяна, Г.Х Попова и др.Кроме того, исследования по проблемам
роли информационной составляющей в управленческой деятельности
рассматривают такие ученые как К. К. Колин, Б. А. Суслаков, Д. С.
Чернавский и др.
Теоретическую и методологическую базы исследования
сформировали труды отечественных специалистов в сфере кадрового
документооборота, материалы периодической печати и ресурсы сети
интернет. Методы исследования, используемые в дипломной работе: анализ
и синтез информации, дедукции и индукции.
Структура настоящей дипломной работы в соответствии с
определенным кругом задач включает в себя введение, три главы,
заключение и список использованной литературы.
Во введении к настоящей работе рассматривается актуальность темы,
определяются предмет, объект, цели и задачи настоящего исследования. В
теоретической главе рассмотрены понятие и значение кадрового
документооборота, информационную характеристику и классификацию
кадровой документации. А также рассмотрены основные теоретические
аспекты организации кадровой работы на современном предприятии. В
аналитической главе дана характеристика, представлена организационная
структура, динамика развития персонала, проанализированы элементы
кадрового документооборота ООО «Млечный путь»Проведен анализ
системы электронного документооборота ООО «Млечный путь».
В проектной главе приводятся основные рекомендации, которые
можно сделать по результатам проведенного исследования по разным
направлениям.В заключении подводятся основные итоги настоящего
исследования.
5
Глава 1. Теоретико-методологические организации кадрового
документооборота
1.1.Понятие и значение документооборота
Кадры являются основой любой организации. Она живет и
функционирует только потому, что в ней есть люди, которые создают ее
продукт, формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них
зависит то, чем является организация.
Люди, работающие в организации, сильно отличаются друг от друга по
многим параметрам: пол, возраст, образование, семейное положение и т.д.
Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики
работы и поведение отдельного работника, так и на действие и поведение
других членов организации. Поэтому задача управления состоит в том, чтобы
способствовать развитию положительных результатов деятельности каждого
отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его
действий.
Персонал – это работники, выполняющие производственные или
управленческие операции и занятые переработкой предметов труда с
помощью средств труда. «Персонал – личный состав организации,
работающий по найму и обладающий определенными признаками». Термин
«персонал» объединяет все составные части трудового коллектива
предприятия
1
.
Известно, что труд является одним из важнейших факторов в жизни
человека, естественной его необходимости. Воздействуя на природу человек,
создает свою среду обитания, условия для жизни дальнейшего своего
развития. Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает
определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих.
Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление
трудовых отношений
2
.
1
Лукачева Л.И. Менеджмент туризма: Основы менеджмента. М.: Финансы и статистика, 2009 С. 93
2
Кузнецова Т. В. Кадровое делопроизводство: (традиц. и автоматизир. технологии) / Т. В. Кузнецова, С. Л.
Кузнецов. - М.: Интел-синтез АПР, 2008. – с. 71
6
В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации установлено
общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в
трудовом законодательстве:
«Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении
между работником и работодателем о личном выполнении работником за
плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным
расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации;
конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника
правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем
условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными
нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права,
коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными
актами, трудовым договором»
3
.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации
организация труда, управление персоналом должны основываться на
принципах социального партнерства, согласованности интересов работников
и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация
круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым
отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное
внимание и значимость данному вопросу. Именно поэтому так важно
установить правильное ведение кадровой документации, в том числе
провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим
трудовым законодательством.
Следует отметить, что Трудовой кодекс Российской Федерации к
числу основных задач трудового законодательства относит создание
необходимых правовых условий для согласования интересов сторон
трудовых отношений, интересов государства, а также правовое
3
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 13.04.2014)// "Российская
газета", N 256, 31.12.2001
7
регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по
организации труда и управлению трудом. Трудовой кодекс Российской
Федерации указывает, что организация труда, управление персоналом
должны основываться на принципах социального партнерства,
согласованности интересов работников и работодателей
4
.
Малый бизнес имеет ряд преимуществ перед средним и крупным
бизнесом. Во-первых, малые предприятия более гибкие и мобильные, чем
крупные компании. Они быстрее реагируют на различные изменения
рыночных предпочтений, быстрее подстраиваются под постоянно
меняющуюся рыночную ситуацию. Малые предприятия такжелучше знают
уровень спроса на местном уровне. Они способны быстрее внедрять новые
системы управления, поскольку малый бизнес требует меньше
капиталовложений, а также его затраты при внедрении новых технологий и
изобретений существенно ниже. Ввиду этого, именно малый бизнес чаще,
чем крупный и средний, занимается инновационными технологиями,
освоением принципиально новых видов товаров и услуг, а также теми
направлениями, где присутствует повышенный коммерческий риск. Это
обосновано тем, что у малых предприятий фактически меньше сроки
строительства, им проще перевооружаться (с гораздо меньшими затратами),
существенно ниже издержки управления. Кроме того, отсутствие большого
бюрократического аппарата позволяет принимать в оперативном режиме
большинство управленческих решений.
Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или
физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности
всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми
отношениями между работниками и работодателем и регламентированием
этих процессов.
4
Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов,ведение
учета,организация работы. - 2-е изд.,доп. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2010.– с. 29
8
Наглядным результатом регламентирования у конкретного
работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений
работодателя и работника является комплекс документов, именуемый
кадровой документацией.
Кадровая документация – это часть общих понятий, таких как
делопроизводство и кадровое делопроизводство.
ГОСТ Р 51141-98, утвержденный Постановлением Госстандарта
Российской Федерации от 27 февраля 1998 года № 28 (далее ГОСТ Р 51141-
98), устанавливает термины и определения понятий в области
делопроизводства и архивного дела
5
.
В соответствии с названным стандартом «делопроизводство - отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами».
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по
документированию управленческой деятельности учреждений и организации
в них документов. Понятием «документ» определяется информация,
записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная
любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для
использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление»,
«информация», «делопроизводство», «документ» органически
взаимосвязаны
6
.
Документ является основным способом фиксации и передачи
управленческой и иной информации в системе управления, и от того,
насколько эффективно организована работа с документами, во многом
зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность
деятельности учреждения.
5
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. // ИПК Издательство
стандартов, 1999.
6
Андреев С.В. Кадровое делопроизводство: Практическое пособие. - 2-е изд.,перераб.и доп. - М.: Альфа-
Пресс, 2009. – с. 29
9
Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать
особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и
добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.
Кадровое делопроизводство - это более узкое понятие,
подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются
кадровых вопросов. Кадровая документация - совокупность форм
(документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов
7
.
В соответствии с государственным стандартом понятием «документ»
определяется информация, записанная любым способом на любом материале,
изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в
любой организации для использования в своей деятельности
8
.
Информация, облеченная в форму документа, составляет основу
управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей
организационную форму и перемещают во времени и пространстве.
Документы и документированная информация являются материальным
воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.
Можно сделать вывод о том, что понятия «управление»,
«делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически
взаимосвязаны.
Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление (прием, перевод,
поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск,
увольнение и другое).
Правильная организация кадрового делопроизводства имеет большое
значение. Именно в кадровых службах граждане заключают трудовой
договор, знакомятся с правилами внутреннего распорядка, условиями труда,
7
Манохин В.М. Служба и служащий в РФ: Правовое регулирование. – М.,2011. – С. 61.
8
Ларин М.В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2009 / М.В.
Ларин, А.Н. Сокова – 2-е изд.– М.: МЦФЭР, 2009. – С. 58.
10
быта, отдыха, перспективами профессионального роста. Кадровая служба
является зеркалом учреждения, фирмы и от того, как в ней организовано
документационное обеспечение управления, создается впечатление об
организации и ее руководителе
9
.
Документированная информация составляет основу управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей
организационную форму и перемещают во времени и пространстве.
Документы и документированная информация лежат в основе
управленческих решений и являются их материальным воплощением,
обеспечивают юридической силой.
Можно сделать вывод о том, что понятия «управление»,
«делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически
взаимосвязаны.
Организация кадрового учета на каждом отдельном субъекте
хозяйственной деятельности имеет свои особенности. Для ведения учета
кадров используются разнообразные программные продукты. Квалификация
специалистов-кадровиков, сроки и способы ее повышения также имеют
серьезные различия
10
.
Вне зависимости от этого кадровый учет предполагает осуществление
определенного круга работ, представленных на рисунке 1.
Движение персонала - одна из базисных категорий управления
персоналом, под которой, как правило, понимают
11
:
- прием на работу;
- перевод на другую работу;
- предоставление отпуска;
- увольнение.
9
Овсянко Д.М. Государственная служба Российской Федерации. М.: Юристъ, 2009. – С. 17.
10
Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М., МЦФЭР, 2011. – с. 101
11
Андреев С.В. Кадровое делопроизводство: Практическое пособие. - 2-е изд.,перераб.и доп. - М.: Альфа-
Пресс, 2009. – с. 74