53
разработать руководство пользователя,
перевести документы в электронную форму,
создать шаблоны организационно-распорядительных
документов,
сформировать список нерегистрируемой документации,
внести изменения в должностную инструкцию секретаря.
Внедрение АИС, несомненно, улучшит существующие бизнес-
процессы в части ускорения обработки данных, повышения точности
расчетов, упрощения подготовки документов.
Необходимо провести реорганизацию бизнес-процессов с тем, чтобы
установить соответствие между целями и задачами организации и АИС.
Только в этом случае можно получить систему, обеспечивающую
информационную поддержку принятия решений.
54
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации
Для улучшения работы организации по делопроизводству были
проведены следующие мероприятия.
В ходе анализа были внесены изменения в должностной инструкции
секретаря, в связи с переходом на автоматизированную систему
документооборота «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Также был
разработан список нерегистрируемой документации. Для перехода на
автоматизированную систему документооборота в ООО «Млечный путь»
разработан проект приказа.
Автоматизированный документооборот один из самых
быстрорастущих в сфере информационных технологий. Если программа
документооборота внедряется, то количество бумажных документов
сокращается, и используются электронные документы.
Внедрение системы автоматизированного документооборота позволяет
решить ряд проблем:
обеспечит слаженную работу всех подразделений;
упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения
времени создания, обработки и поиска документов;
повысит оперативность доступа к информации;
позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной
архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет
следующим требованиям:
масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного
корпоративного развертывания,
автоматическая поддержка распределенного управления
различными информационными материалами на протяжении всего их
55
жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения,
распространения и архивирования,
гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от
электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до
формализованных документов всех типов,
возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через
Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы
клиентов,
открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям,
во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на
появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых,
интегрировать управление документами с более широкими стратегическими
инициативами, такими как Управление знаниями,
доступность широкого спектра дополнительных технологий для
повышения уровня возврата от инвестиций.
Спецификой кадровой документации является то, что значительная ее
часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр,
выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи. Однако
создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме -
это еще не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией
следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу.
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют
постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки,
что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной
на основе баз данных.
Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода
повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету
или личный листок по учету кадров, личную карточку (форма № Т-2, Т-4) и
т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений,
соответствующих личному листку по учету кадров, которые многократно
56
используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы
обеспечивают неограниченные возможности для расширения объема
сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной
организации.
Программы, предназначенные для кадровой службы, должны
предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с
типовыми межведомственными формами № Т-2, Т-2ГС (МС), Т-4,
введенными органами статистики. В случае увольнения сотрудника
программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам,
а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На
полученной личной карточке работник расписывается при получении
трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдается в архив.
Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т-2,
они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск,
командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение
семейного положения или места жительства - все эти сведения должны
незамедлительно вноситься в компьютер. Автоматизация упростит
составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не
использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается
юбилей и т.д.
Чаще всего такие программы включают регистрационную карточку,
основное содержание которой соответствует личному листку по учету
кадров.
Автоматизированные системы обеспечивают возможность
оперативного получения непротиворечивых данных о структуре
предприятия, расстановке персонала, структуре затрат на оплату труда,
дисциплине труда. Использование компьютерных технологий дает
возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять
выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве
и потребностями самой организации. Внедрение программ на объекте
57
исследования позволит значительно улучшить условия труда сотрудников
кадровых служб, плановых и расчетных подразделений.
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
в организации
Для упрощения работы с кадровыми документами в ООО «Млечный
путь» предлагается использовать систему автоматизации делопроизводства,
например, такую как «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» – программа массового
назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с
расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с
учетом требований законодательства и реальной практики работы
предприятий. Она может успешно применяться в службах управления
персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях,
заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для
управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий
различного масштаба.
Место «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в общей системе
управления предприятием представлена на рисунке 7.
В »1С:Зарплате и управлении персоналом 8» поддерживаются все
основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового
учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и
справок в государственные органы и социальные фонды, планирования
расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная
практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития
подходов к управлению персоналом.
Решения «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» соответствуют
требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите
персональных данных». В программе реализована возможность регистрации
событий, связанных с работой с персональными данными (в частности,
58
доступа и отказа в доступе к персональным данным), включая информацию о
том пользователе, с которым данное событие было связано.
Рисунок 7 - Место «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в
общей системе управления предприятием
Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать
полную и достоверную информацию в самых разных аналитических
разрезах, для различных категорий пользователей: руководства, службы
управления персоналом, кадровой службы и других.
Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма
«1С» предлагает три программных продукта с различным функциональным
наполнением и сложностью:
1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ позволяет вести
кадровый учет и расчет заработной платы в различных компаниях, от
небольших до крупных, в том числе имеющих обособленные подразделения.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП – комплексное
решение для автоматизации всех задач управления персоналом на средних и
крупных предприятиях, для которых эффективное управление
человеческими ресурсами является необходимым условием успешной работы
на рынке. Продукт позволяет решать задачи реализации кадровой политики
предприятия и всесторонней оценки персонала на современном уровне,
59
правильно и быстро обрабатывать информацию о состоянии персонала
предприятия и давать на ее основе качественные и содержательные
заключения о способностях работников, планировать обучение, развитие и
карьеру, принимать обоснованные управленческие решения.
1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия – продукт для
небольшой организации, позволяющий на одном рабочем месте в полном
объеме автоматизировать ведение кадрового учета, расчета заработной платы
и исчисления необходимых налогов и взносов в соответствии с требованиями
законодательства.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет:
I. Руководству компании:
снизить временные затраты на выполнение кадровой работы;
своевременно получать достоверную информацию;
анализировать информацию о кадровом составе, использовании
рабочего времени и фонда оплаты труда для принятия
управленческих решений.
II. секретарю ООО «Млечный Путь»:
вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями
законодательства;
учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение
работников):
прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или
внешнему совместительству по трудовому договору);
управление контролем уникальности табельных номеров
сотрудников;
кадровый перевод, перевод к другому работодателю, переход с
совместительства на основную работу и наоборот;
перенос остатков отпусков при переводе сотрудников между
организациями в пределах одной информационной базы;
60
прием на работу по договору ГПХ и возможность аккордного и
поэтапного закрытия договоров актами выполненных работ;
изменение графика работы без кадрового перевода;
перемещение между территориями с различными условиями
труда;
назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с
рабочим местом, на котором выполняется работа;
увольнение сотрудника с окончательным расчетом
непосредственно при увольнении;
возможность группового оформления приема, перемещения и
увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов.
Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях,
когда необходимо быстро оформить документы большому количеству
работников (например, при реорганизации или открытии нового
предприятия/подразделения);
регистрация в программе увеличения трудовых обязанностей
сотрудника в документах «Прием сотрудника на внутреннее
совместительство», «Совмещение должностей», «Замещение
отсутствующего», «Назначение подработки», «Расширение зоны
обслуживания»;
вести учет персональных данных работников:
ведение личных дел в информационной базе;
возможность хранения файлов фотографий, сканированных
копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
формирование личных карточек работников по форме Т-2;
проводить анализ кадрового состава во всех разрезах,
необходимых для эффективного управления (средняя численность
сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров);
осуществлять воинский учет:
61
учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету;
учет сотрудников, пребывающих в запасе;
учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное
время;
учет должностей, относящихся к летно-подъемному составу и к
плавсоставу;
подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек
учета для военных комиссариатов;
осуществлять персонифицированный учет для органов
Пенсионного фонда РФ:
учет стажа (учитываемого и не учитываемого при расчете
пенсии);
ведение списков занятых на вредных профессиях;
учет стажа, дающего право на досрочную пенсию;
формировать декларации соответствия условий труда
государственным нормативам по результатам спецоценки;
вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска:
учет основного ежегодного отпуска (28 календарных дней) и
основного ежегодного удлиненного отпуска различной продолжительности
для отдельных категорий сотрудников;
дополнительные отпуска;
учебные отпуска;
расчет остатков неиспользованных ежегодных основных и
дополнительных отпусков;
оценочные обязательства (резервы) по отпускам;
вести учет рабочего времени:
возможность ведения нескольких производственных календарей:
основного и региональных;
62
настройка любых графиков работы, в том числе многосменных, с
суммированным учетом рабочего времени, графиков неполного рабочего
времени;
использование нескольких видов планового времени;
регистрация отклонений от графика: оплачиваемых и
неоплачиваемых невыходов на рабочее место (отпуска, отгулы, болезни,
командировки и т. п.), работы за пределами норм по графику (в выходные и
праздники, сверхурочная работа и переработки при суммированном учете
рабочего времени);
анализ эффективности использования и потерь рабочего времени;
вести штатное расписание:
хранение истории утверждения штатного расписания и
возможность анализа планового штатного расписания;
учет фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность
оценки перерасхода и экономии ФОТ;
контроль соблюдения штатного расписания, возможность
сопоставить его с фактически занятыми позициями;
формирование штатной расстановки;
наличие регламентированной формы отчета Т-3;
возможность создания отдельных позиций штатного расписания
для одноименных должностей в одном подразделении при разных условиях
труда (вредность, график работы, продолжительность отпуска и т. д.);
возможность установки категорий, разрядов, классов для
описания позиции штатного расписания;
возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо
диапазона значений так называемой «вилки оклада и надбавок»;
указание для подразделений даты формирования и
расформирования, отключение расформированных подразделений при
просмотре справочника;