63
фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и
исключения из него, что дает возможность отбора должностей только
действующего штатного расписания при работе со справочником;
использование совокупной тарифной ставки.
III. Главному Бухгалтеру ООО «Млечный Путь»:
производить в строгом соответствии с законодательством
автоматический расчет заработной платы, оплаты неявок и других
начислений;
осуществлять расчет страховых взносов, персонифицированный
учет для ПФР и представлять регламентированную отчетность в ПФР и ФСС;
производить расчет НДФЛ и формирование сведений о доходах
2-НДФЛ для представления в ИФНС и для выдачи сотрудникам;
осуществлять настройку произвольных начислений и удержаний;
получать регламентированные и аналитические отчеты, в том
числе и о распределении затрат.
IV. Бухгалтерии:
синхронизировать данные с программой «1С:Бухгалтерия 8»
редакции 3.0. Если настроить синхронизацию, то документы и записи
справочников, которые вводятся или изменяются в одном приложении, будут
автоматически передаваться в другое во время периодических сеансов
синхронизации данных.
V. Сотруднику:
получать расчетный листок по электронной почте.
Таким образом, внедрение системы автоматизированного документооборота
позволит решить ряд проблем:
обеспечит слаженную работу всех подразделений;
упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения
времени создания, обработки и поиска документов;
64
повысит оперативность доступа к информации;
позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
После проведённых мероприятий проведём анализ движения
документопотоков и используя графический метод построим оперограмму в
соответствии с рисунком 20.
Секретарь принимает корреспонденцию, регистрирует ее в системе
автоматизированного документооборота.
После регистрации движение документа производится по локальной
сети по заранее заданным маршрутам, возможна параллельная работа над
документом несколькими исполнителями, исчезли точки дублирования,
маршрут движения стал более рациональным.
Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от
внедрения программного продукта в ООО «Млечный путь».
Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо
вычислить среднее время экономии документов.
Экономия времени на один документ после проведения автоматизации
составляет 0,011 минут. Количество документов в месяц обрабатываемых на
предприятии 1656. Экономия времени после проведения автоматизации за
декабрь 2016 года составила 18,2 часов или 2,2 дня (18,2/8)
Общее количество времени работы в месяц составляет 24в базовом
варианте дня.
Основные показатели сравнительного анализа вариантов приведены в
таблице 6
Таблица 6
Основные показатели сравнительного анализа вариантов
Показатели
Ед.
измере
ния
Варианты
Результаты
сравнения:
повышение (+),
понижение (-)
Базов
ый
Проектируем
ый
Срок решения
поставленной
задачи
Дн.
24
22
2
65
Так как расчет осуществляется на основе, существующей в ООО
«Млечный путь» материальной базы, то сумма первоначальных вложений
равна нулю (К=0).
В затраты на эксплуатацию автоматизированной системы
документооборота входят следующие элементы:
заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на
социальные нужды;
стоимость потребляемых энергоресурсов;
расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.
Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.
Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться
следующей формулой 1:
ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ), (1)
где ЗП – годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;
О – месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;
Д – количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи,
дн.;
К – среднее количество рабочих дней в месяце, дн.
Пользуясь приведенной выше формулой, можно подсчитать
заработную плату обслуживающего персонала по формуле 2:
ЗП = (1 + 0,356) * (12*11000*24/24) = 178992,00 руб. (2)
Далее необходимо определить заработную плату специалиста, который
будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 22 дня), по
формуле 3:
ЗП = 1,365 * 12 * 11000 * 22/24 = 164076,00 руб. (3)
Годовая экономия в заработной плате составит 14916,00 руб.
К
Д
66
Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле
4:
Э = k * (A * B
1
* Ч
1
+ H * B
2
* Ч
2
), (4)
где Э – стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;
k – действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;
А – количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;
Н – количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;
В
1
– число дней в месяц, необходимых для работы на компьютере, дн.;
В
2
– число дней в месяц, в течение которых происходит потребление
энергии за счет освещения, дн.;
Ч
1
– время работы обслуживающего персонала за компьютером в
течение рабочего дня в часах;
Ч
2
– число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.
С помощью приведенной выше формулой, можно подсчитать
стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной
задачи требует месяца работы, однако непосредственно за машиной
специалист проводит 24 дня:
Э = 12 * (0,4 * 1,2 * 8 + 0,04 *1,2* 24 * 3) = 1603,58 руб. (5)
Далее определяется стоимость потребляемых энергоресурсов, когда
решение задачи требует 22 дня работы:
Э = 12 * (0,4 * 1,2 * 8 + 0,04 * 1,2 * 22 * 3) = 1511,42 руб. (6)
Благодаря новому программному приложению за год будет
экономиться в потреблении энергоресурсов 92,16 руб.
Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в течение
года может быть рассчитана по формуле 7:
67
С
АМ
= , (7)
где К
б
– балансовая стоимость машины;
a1, b1 – норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт)
соответственно;
B
1
– число дней работы аппаратуры;
Ч
1
– количество часов работы оборудования;
ФРВР – годовой полезный фонд рабочего времени, дн.
Сумма расходов на износ в соответствии с формулой 8 (текущий
ремонт) оборудования в базисном варианте составит:
С
АМ
= = 171,12 руб. (8)
Сумма расходов на износ в соответствии с формулой 9 (текущий
ремонт) оборудования в проектируемом варианте составит:
С
АМ
= = 156,86руб. (9)
Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 14,26 коп.
Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны в
соответствии с формулой 10 :
С
1
= 178992,00 + 1603,58 + 171,12 = 180766,70 руб. (10)
Эксплуатационные затраты в соответствии с формулой 11
проектируемом варианте составят:
С2 =164076,00 + 1511,42 + 156,86 = 165744,28 руб. (11)
Годовая экономия от использования предлагаемого программного
средства соответствии с формулой 12 будет равна:
С1 – С2 = 165744,28 – 180766,70 = 15022,42 руб. (12)
Таким образом, проводя анализ экономической оценки проведенных
мероприятий можно отметить, что экономия от автоматизированного
11
ВР
**
100
11
*
ЧB
ФР
ba
Кб
8*24*
2400
100
35,12
*13800
8*22*
2400
100
35,12
*13800
68
рабочего места специалиста отдела кадров в год составляет 15022,42 руб.,
что говорит об эффективности проведенных мероприятий.
69
Заключение
По результатам проведенного теоретического анализа,
представленного в первой главе выпускной квалификационной работы были
сделаны следующие выводы. Малое предпринимательство является одним из
ведущих секторов экономики стран, и во многом определяет темп
экономического роста, состояния занятости населения, структуру и качество
валового национального продукта. Российские малые предприятия обладают
высокой степенью приспособляемости к сложной экономической обстановке,
усугубляемой дезорганизацией в системе государственного управления и
нарастающей криминализацией общества. Кадровая работа на малых
предприятиях идет по пути оптимизации штатного расписания, сокращения
ставок сотрудников и перераспределения обязанностей, что позволяет
сократить расходы на оплату труда работников и повысить эффективность
деятельности предприятий малого бизнеса.
Результатом правильной кадровой политики руководителя малого
предприятия является сплочённость коллектива, взаимопонимание между
руководством и подчинёнными, малый коэффициент текучести кадров. Это,
в свою очередь, приводит к стабильности фирмы, её возможности
противостоять трудностям рынка. Обеспечение данного результата
осуществляется посредством организации актуального кадрового
документооборота на предприятии.
Кадровая информационно-документационная система включает в себя
следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы,
группы) документов: законодательные акты, нормативную и нормативно-
справочную документацию; плановую документацию; организационно-
правовую документацию; персональную документацию; договорную
документацию; распорядительную документацию; учетную кадровую
документацию; документацию по учету использования рабочего времени и
расчетов с персоналом по оплате труда; отчетную и отчетно-справочную
документацию.
70
Основными делопроизводственными функциями системы управления
персоналом являются: своевременная обработка поступающей и
передаваемой документации; доведение документации до соответствующих
работников системы управления персоналом для исполнения; печатание
документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение
документов по персоналу; формирование дел в соответствии с
номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и
размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением
документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным
связям.
Объектом практического исследования в выпускной
квалификационной работе выступает ООО «Млечный Путь». Организация
зарегистрирована 5 февраля 2008 г. регистратором Межрайонная инспекция
Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве. Генеральный директор
организации – Семенов Алексей Николаевич. Компания ООО "Млечный
путь" находится по юридическому адресу 107497, город Москва, Иркутская
улица, 11/17 1;3. Основным видом деятельности является « строительная и
ремонтно-строительная деятельность», зарегистрированы 4 дополнительных
вида деятельности.
Средняя заработная плата предприятия в 2014-2016 гг выросла на 3%
что бесспорно является положительным фактом для компании. Но все же,
рост заработной платы оказался не выше инфляции, следовательно, следует
поднимать заработную плату и дальше. Текучесть персонала напротив
показала положительную динамику, что возможно связанно с отсутствием
четкой кадровой работы в организации.
По результатам проведенного исследования мы можем сделать вывод
о незначительном изменении человеческого капитала за анализируемый
период в три года. Вложений в развитие человеческого капитала на
предприятии также не проводилось.
71
В организации отсутствует служба ДОУ, работу с документами в
основном ведет секретарь, также в каждом структурном подразделении по
приказу назначен ответственный за ведением делопроизводства в отделе.
На предприятии в соответствии с законодательством РФ
осуществляется ведение следующей кадровой документации:
- Приказы по личному составу;
- Личные дела на каждого работника;
- учет, хранение и оформление трудовых книжек.
При ведении кадровой документации ООО «Млечный путь»
использует бесплатное программное обеспечение Кадровый учет 2.1.0
компании «ЮгСофтСервис». Данная программа является бесплатной и
позволяет осуществлять формирование и ведение личных карточек,
осуществлять учет отпусков, формирование и ведение приказов, трудовых
договоров. Отчетность для государственных органов формируется вручную
или с использованием программы MSOfficeExcel. Другой автоматизации
ведения кадрового учета на предприятии не осуществляется.
Основными проблемами в организации управления человеческими
ресурсами на предприятии, выявленными в результате анализа является:
1. Отсутствие в штате сотрудника, ответственного за кадровую
работу;
2. Отсутствие четкой кадровой политики и ее локального
регулирования;
3. Отсутствие механизмов проведения аттестации и развития
персонала;
4. Отсутствие прозрачной системы мотивации труда
Таким образом, в системе управления персоналом ООО «Млечный
путь» выявлен ряд существенных недостатков, препятствующих
эффективной работе всего предприятия и требующих скорейшего
устранения.
Для устранения выше перечисленных недостатков предлагается:
72
произвести выбор программного обеспечения,
настроить программу под действующую структуру предприятия,
разработать руководство пользователя,
перевести документы в электронную форму,
создать шаблоны организационно-распорядительных
документов,
сформировать список нерегистрируемой документации,
внести изменения в должностную инструкцию секретаря.
Внедрение АИС, несомненно, улучшит существующие бизнес-
процессы в части ускорения обработки данных, повышения точности
расчетов, упрощения подготовки документов.
Необходимо провести реорганизацию бизнес-процессов с тем, чтобы
установить соответствие между целями и задачами организации и АИС.
Только в этом случае можно получить систему, обеспечивающую
информационную поддержку принятия решений.
В ходе анализа были внесены изменения в должностной инструкции
секретаря, в связи с переходом на автоматизированную систему
документооборота «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Для упрощения работы с кадровыми документами в ООО «Млечный
путь» предлагается использовать систему автоматизации делопроизводства,
например, такую как «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от
внедрения программного продукта в ООО «Млечный путь».
Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо
вычислить среднее время экономии документов.
Экономия времени на один документ после проведения автоматизации
составляет 0,011 минут. Количество документов в месяц обрабатываемых на
предприятии 1656. Экономия времени после проведения автоматизации за
декабрь 2016 года составила 18,2 часов или 2,2 дня (18,2/8)