21
Нормативно-методическая база документационного обеспечения
управления предполагает создание системы работы с документами,
учитывающей специфику и особенности документирования деятельности
конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы,
закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к
формам применяемых в компании документов, правила и процедуры
подготовки и оформления документов, технологические процессы
организации работы с документами и способы, обеспечивающие
эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с
применением информационных технологий, а также нормативные
документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы
документации и регламентируют деятельность ее работников.
К сегодняшнему дню сложилась достаточно обширная
государственная система законодательных и нормативных актов,
регулирующих сферу информации и документации. На основе
законодательной базы, затрагивающей различные аспекты
документационного обеспечения управления, разрабатываются локальные
(корпоративные) нормативно-методические документы по
документационному обеспечению управления и архивному делу, которые
составляют область корпоративного регулирования документационного
обеспечения управления любой организации.
Нормативно-методическое регулирование кадрового
делопроизводства позволяет грамотно организовать не только деятельность
кадровой службы, но и всю систему делопроизводства в целом.
Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-
методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно
29
:
правильно создать и оформить документы, придав им
юридическую силу;
29
Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ – путь к повышению эффективности управления /Л.Р.
Фионова // Делопроизводство. - 2011.-№ 1.- С. 16 – 20.
22
организовать документооборот;
обеспечить хранение и использование документов в текущей
деятельности.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность
законов, нормативных правовых актов и методических документов,
регламентирующих технологию создания документов, их обработки,
хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также
деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты,
техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила
оформления документов; правила работы с документами; обеспечение
сохранности документов; порядок передачи документов на архивное
хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых
информационных технологий в работе с документами; работу с
документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты,
связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует
единообразную практику применения норм права и является правовой
основой деятельности кадровой службы.
Перечислим основные нормативно-правовые акты:
Конституция Российской Федерации
30
.
Трудовой кодекс Российской Федерации
31
Административный кодекс Российской Федерации
32
.
Гражданский кодекс Российской Федерации
33
.
30
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от
05.02.2014 N 2-ФКЗ)// Собрание законодательства РФ, 03.03.2014, N 9, ст. 851
31
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 13.04.2014)// "Российская газета",
N 256, 31.12.2001
32
"Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от
12.03.2014) (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.03.2014)// "Российская газета", N 256, 31.12.2001
33
"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 02.11.2013)//
"Собрание законодательства РФ", 05.12.1994, N 32, ст. 3301
23
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»
34
.
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных
данных»
35
Постановление Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003
года № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта
Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой
документации. Унифицированной системой организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003).
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации»
36
.
ГОСТ Р 51141-98. Настоящий стандарт устанавливает термины и
определения понятий в области делопроизводства и архивного дела
37
;
ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 «Управление документами. Общие
требования»
38
;
«Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением
Минтруда Российской Федерации от 21 августа 2008 года № 37.
В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь
предшествующий период Российской государственности практикой
отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую
ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.
34
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.02.2014)// "Российская газета", N 165,
29.07.2006
35
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "О персональных данных"//"Собрание
законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451
36
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) "Об архивном деле в Российской
Федерации"// "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169
37
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. // ИПК Издательство
стандартов, 1999.
38
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв.
Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст). // М., Стандартинформ, 2007.
24
Эта ответственность рассредоточена между рядом органов
государственной власти и управления в соответствии с их функциональными
обязанностями. Решениями органов власти значительная роль в управлении
документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной
службе России.
В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные
акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые
органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти
акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего
органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации,
а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на
их территории.
Многие формы документов в кадровом делопроизводстве
унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты».
Таким образом, в настоящий момент состав кадровой документации, а
также порядок ее составления и ведения достаточно жестко регламентирован
как на уровне государства, так и локальных масштабах, что обусловлено
значением кадровой документации в трудовой и социальной жизни граждан.
1.3. Организация кадровой деятельности
В отделе управления штатом присутствует разработанная
информационная система сервиса, которая включает в себя техническое,
методологическое и программное обеспечение. Это демонстрирует большой
спрос на кадровые автоматизированные структуры, которые
разрабатываются многими известнейшими российскими компаниями. Эти
системы позволяют обеспечивать
39
:
- оперативность управления и его гибкость;
39
Бадьина А.В. Документооборот фирмы// Делопроизводство 2013. – №1. – С.34 – 39.
25
- возможность приема полной информации о системе организации;
- позиции расписания персонала;
- управление деятельностью дочерних организаций;
- готовность разрабатывать отчетную документацию;
- переключение на новые методы и технологии работы,
совершенствование условий труда и т.п.;
В нашей стране только недавно начали говорить об автоматизации
работы по контролю штата. Последние пять лет изготовители программного
обеспечения массово переключаются на системы контроля штата с систем
кадрового учета. Пользователям предлагаются свежие методы из отлично
проработанного за границей арсенала "human recourses management".
Другими словами, кадровый учет в настоящий момент – это всего лишь одна
из большого количества подсистема контроля штата.
Присутствующие в настоящий момент способы разработки структур
управления штатом можно разделить на два направления.
Выработка систем автоматизации учетных кадровых функций,
которые включают в себя следующие задачи:
- хранение и учет первичной документации, входящей в личное дело;
- проведение, формирование и хранение приказов касательного
личного состава;
- подготовка и передача статистических и других ответов;
- хранение экземпляров приказов по главной деятельности;
- возможность получения полной информации о системе организации,
позициях персонального расписания и работниках;
- настройка системы на структуру организации, разработка отчетных
документов;
Производство экспертных систем по принятию и анализу решений в
сфере управления штатом – управление и анализ мотивацией, формирование
карьерограмм, психологическое тестирование, планировка расходов на штат
и т.д. Качество автоматизации кадрового учета является одним из самых
26
важных факторов как при выборе, так и при разработке системы. Кадровый
учет – это основа управления штатом, самая расходная его часть ввиду
большого объема первичной информации. Даже небольшое сокращение
трудозатрат в процессе работы с первичной документацией дает ощутимый
экономический эффект благодаря повышению точности, возможности
корректирования вводимой информации оперативно.
Автоматизированные системы кадрового учета, которые создаются
компаниями, изготовителями программного обеспечения, регулярно
улучшаются и совершенствуются, облегчая работу кадровых служб.
Функционал персонального расписания претерпел значительные
изменения. Также серьезнейший труд проведен в сфере холдинговых и
территориально-распределенных структур, настраивоемость системы стала
проще и т.п. Работа с бумажной документацией остается слабым звеном в
автоматизации кадровой работы
40
.
Почти каждая операция кадрового учета требует обработки бумажной
документации. Процедуры ведения кадрового учета (в свете бумажного
документооборота) могут подразделяться на:
- хранение и учет первичной документаций, являющейся частью
личного дела;
- оформление, проведение и хранение приказов по личному составу;
- приготовление и передача статистических и других отчетов;
- хранение экземпляров приказов по главной деятельности;
В настоящий момент одним из вариантов решения задачи
автоматизации процессов, связанных с бумажными документами, является
применение автоматизированных систем по делопроизводству.
Первичную документацию личных дел уже давно разделяют на
хранение личных дел сотрудников в бумажном виде и ведение данных в
компьютерной базе. При этом, обычно, бумажные документы сохраняются
только для гарантии правовых взаимоотношений организации и сотрудника.
40
Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: Приор, 2011 – 720 с.
27
Сами же рабочие процессы ведутся с электронной версией личного дела,
которая хранится в базе данных.
Все современные методы автоматизации кадрового учета
поддерживают эту структуру и создают, по желанию пользователя,
экземпляры приказов и выписки различного рода. В то же самое время
далеко не все средства обеспечивают хранение в электронном виде копии
рукописной первичной документации, хранение которой предусматривается
законом: анкеты, личные заявления, документы об образовании и др. Важно
учитывать, что поиск по электронной базе данных с дальнейшим
распечатыванием или отправкой посредством почты экземпляра требуемого
документа производится гораздо быстрее, чем поиск в архиве бумажной
документации, ксерокопирование и отправка адресату.
Хранение личных дел в архиве: номенклатура, поиск и
другие процедуры с архивом не автоматизированы в современных
информационных системах (ИС) кадрового учета. Само собой, системы
автоматизации архивов существуют, однако они работают и предлагаются в
качестве отдельного программного продукта.
Оформление приказов по личному составу автоматизировано
практически во всех структурах кадрового учета. Присутствие этой
процедуры уже стало стандартом для изготовителей структур кадрового
учета. Однако оформление приказа – еще далеко не конец всего дела. Кроме
этого, необходимо завизировать, исполнить, утвердить и выслать экземпляры
другим соисполнителям. И если осуществление приказа, хоть и без
автоматического фиксирования изменений проекта, обычно, осуществляется,
то все остальные стадии проведения приказа до сих пор были в полной мере
ручной процедурой.
Многие формы приказов часто требуют по 7 – 9 и более виз. На
современных предприятиях с отработанной системой безопасности и
развитыми административно-хозяйственными службами по ряду кадровых
28
приказов может насчитываться, кроме кадровика, до пяти и более
соисполнителей
41
.
Автоматизированные системы по делопроизводству играют
важнейшую роль в повышении уровня эффективности, оперативности
управления штатом. Через структуру делопроизводства работа кадровика по
осуществлению, к примеру, приказов или распоряжений ограничивается
контролем за прохождением документа. Другими словами, система
автоматически доводит данные до соисполнителей и других
заинтересованных ответственных лиц, круг которых определяется
внутренними инструкциями предприятия. Для настоящей работы кадровику
нужно в нужно время принимать экземпляры отдельных документов по
главной деятельности. Структуры по делопроизводству обеспечат его
любыми данными, которые находятся в базе.
При внедрении структуры кадрового учета в систему автоматизации
делопроизводства, когда внутренний перечень правил по делопроизводству
разрешает визировать документы в электронном виде, структура
документооборота сама обеспечивает процесс визирования. Если будет
присутствовать необходимость визирования на бумажном носителе,
структура по делопроизводству обеспечит контроль доставки документа всем
визирующим лицам, проследить сроки подписания и согласования, что имеет
первостепенную важность в процессе подготовки приказов по штату.
Все изменения, которые вносятся в документ визирующим, должны
быть зафиксированы в электронной карточке. В процессе утверждения
документа руководитель организации при желании может проследить все
стадии внесения изменений. Если на предприятии есть специализированных
службы, которые отвечают за внутренний документооборот, эксперту по
проведению приказов службы управления штатом остается только управлять
за прохождением документа.
41
Архипова Н. И., Кульба В. В., Косяченко С. А. Организационное управление: учебное пособие. - М.:
ПРИОР, 2010 с. 670
29
Также важно отметить, что с реализацией вышеуказанных функций
справится далеко не любая структура документооборота. Кадровые приказы
должны быть бумажными, в этом заключается их главная особенность. К
несчастью, подавляющее большинство структур, которые считаются
структурами документооборота, скорее, предусматривают обеспечение
рассылки данных, нежели управление настоящим бумажным
документооборотом. А это, при большом числе приказов по личному штату,
может стать причиной серьезных проблем. Отдельный вопрос –
предоставление в отдел управления штатом первичной документации из
подразделений. Совершенно очевидно, чем больше процент документов,
которые приходят в службу в электронном виде, тем меньше усилий
потребуется затратить на их обрабатывание. Обычно для доставки
документов стараются применять электронную почту, однако стандартные
почтовые системы, чаще всего, не могут удовлетворить административным
требованиям. Применение системы делопроизводства для получения
первичной информации из подразделений решает все административные
проблемы предоставления.
Система не только обеспечит рассылку запросов на документы по
подразделениям и проконтролирует их отправку в отдел кадров, но также и
проконтролирует подлинность электронных цифровых подписей на
документах, а также загрузит их в БД кадров автоматически. Очень часто
даже на маленьких предприятиях табель учета времени рабочих процессов
заполняется в электронном виде, после идет на распечатку и подпись, а затем
перенаправляется в отдел кадров (ОТиЗ, расчетную часть, отдел
нормирования труда и т.п.). Процесс бумажной передачи информации
(вместо электронной) нужен лишь для утверждения подписи
уполномоченного лица. Применение ЭЦП обеспечит автоматическую
30
загрузку внутренних отчетных документов, а также значительно сократит
трудозатраты сотрудников службы управления штатом
42
.
Следовательно, будущее за системой управления
документооборотом и интеграцией профессиональной системы кадрового
учета. Интеграция систем позволит следующее:
- обеспечивать защиту передаваемой информации. Почти все
кадровые данные являются конфиденциальными. Для приема информации
сторонним подразделениям либо обеспечивается доступ к БД кадров, либо
данные высылаются в бумажном или электронном виде.
- обеспечивать механизмы ввода большого числа бумажных
документов. Если рабочее место кадровика будет оборудовано сканером для
загрузки экземпляров документов в БД кадров, это, вне всяких сомнений,
повысит производительность в процессе проставления копий документов.
Однако максимальное сокращение трудовых затрат обеспечит лишь
инструмент применения поточного сканирования документов,
осуществленный в некоторых системах. При присутствии на предприятии
подразделения централизованной обработки документов, кадровая система в
автоматическом порядке принимает и сохраняет электронный экземпляр
документа. Кадровику же остается только распечатать ее и провести
визирование.
Последние десять лет в Российской Федерации наблюдается рост
спроса на автоматизированные системы при работе с документацией.
Развитие рыночных отношений стало одной из причин такого спроса на
различные услуги и программы в области автоматизации делопроизводства.
К прочим причинам относятся:
1. Любая организация имеет проблемы в области делопроизводства,
даже если этот процесс там абсолютно автоматизирован, имеют место потери
документов или срыв сроков;
42
Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: Приор, 2011 – 720 с.