43
Инструкция – документ, содержащий правила, регулирующие
специальные стороны деятельности учреждений и предприятий, их
отдельных подразделений и служб, а также должностных лиц. На
предприятии ООО «Млечный путь» применяется инструкция по технике
безопасности, инструкция по делопроизводству и т.д.
Отдельная разновидность этого вида документа – должностная
инструкция, определяющая организационно-правовое положение работника
в структурном подразделении, а также условия, обеспечивающие
эффективность деятельности. В ООО «Млечный путь» имеется должностная
инструкция на каждого работника предприятия.
Должностная инструкция состоит из разделов - общая часть, функции,
обязанности, права, взаимоотношения, ответственность работника и др. В
общей части указывают основные задачи работника, порядок замещения
должности, профессиональные требования, подчиненность. В разделе
«функции» определяют предмет, содержание и перечень видов работ.
Одной из важнейших подсистем управленческой документации
является система организационно-распорядительных документов.
Основными видами, наиболее распространенными в управленческой
деятельности организационно-распорядительных документов ООО
«Млечный путь» являются: постановление, приказ, распоряжение, решение.
В ходе анализа было выявлено, что для оформления документов в
ООО «Млечный путь» используют устаревший ГОСТ.Проверка
правильности оформления документов за 2016 год показала, что 32
документа оформленные с нарушением положения ГОСДОУ, ГОСТ Р. 6. 30 -
2003 и инструкции по делопроизводству. Например, за провинность
работника понизили в должности, но подпись (ознакомлен) должностного
лица на документе, а именно в приказе № 345 от 21.12.2007 года
отсутствовала, также к этому документу не были прикреплены
объяснительные.
44
Это считается нарушением ст. 1131 положения Государственного
Общероссийского Стандарта Документационного Обеспечения Управления
далее (ГОСДОУ).
Процесс принятия управленческих решений основан на сбор и
обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления
содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них
занимают справочно-информационные документы - акты, справки,
докладные записки, предложения, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к
организационно-правовым и распорядительным документам.
Справочно-информационные документы не содержат поручений, не
обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные
документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные
решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или
иной способ управленческого воздействия.
В ООО «Млечный путь» обычно докладной запиской информируют
руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации,
требующих принятия решения. Докладная записка представляется
руководителю подразделения или предприятия. Составляется докладная
записка по инициативе работника или по заданию его непосредственного
руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие
решения вышестоящим руководством.
Документационное обеспечение деятельности предприятия
осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая
имеется в каждом структурном подразделении. В аппарате предприятия
действует смешанный порядок делопроизводства, при котором часть
операции с документами (прием, регистрация, учет и контроль за
исполнением, отправка корреспонденции, учет и регистрация издаваемых
приказов, распоряжений, инструкций, указаний, входящей и исходящей
почты и т.д.) осуществляются, как было сказано ранее секретарем, другая же
45
часть регистрируется в структурных подразделениях. Регистрация документа
- запись данных о документе в журнале по установленной форме,
фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под
которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.
Регистрация необходима: для обеспечения сохранности документов; для
удобства поиска документов; для учета и контроля исполнения документов.
В инструкции по делопроизводству не закреплено деление
документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Все документы в
организации делятся на - входящие, исходящие и внутренние. Поступающие
на предприятие документы образуют поток входящей корреспонденции,
которая, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге
к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. К входящим
документам относят - заявки, претензии, приказы, письма, телеграммы,
телефонограммы. В ходе анализа объема документов, поступивших в
организацию, исходящих из нее и созданных ею за последние 3 года были
использованы следующие методы - наблюдения, опроса графического и
статистического. Из приведенной ниже таблицы 5 можно определить
структурную характеристику документооборота и темпы роста документов
по годам.
Таблица 5
Количественный состав документов и изменение объема
документооборота
Название документа
Количество
документов
Отклонения
2014
2015
2016
Документ
ов 2015 г.
к 2014 г.
Документ
ов 2016 г.
к 2015 г.
Входящие
3240
3344
4568
104
1224
Исходящие
2500
3255
5509
755
2254
Внутренние:
5370
6541
9889
1171
3348
В том числе приказы
2367
3741
5690
1374
1949
-приказы по основной
деятельности
756
1368
1989
612
621
-приказы по
командировкам
528
945
1264
417
319
46
-приказы по личному
составу
1083
1428
2437
345
1009
Итоги в год, квартал
1111
0
1314
0
1996
6
2023
6826
В среднем за день
39
46
69
Графический метод исследования анализа документооборота отражен
на рисунке 6.
Рисунок 6 – Анализ документооборота в ООО «Млечный путь» за
2014 – 2016гг.
Из рисунка видно, что все документопотоки в 2016г. по отношению к
2015 и 2014гг. возросли. Приказы по личному составу занимают наибольшую
долю в общем количестве внутренних документов в группе приказов.
В своей деятельности секретарь руководствуется: ТК РФ,Уставом ООО
«Млечный путь»,Положением об отделе и т.д.
Кадровые документы предприятия ООО «Млечный путь»- это
совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой
деятельности сотрудников.
Состав кадровых документов:
трудовые контракты,
приказы по личному составу в документах отдела кадров,
трудовые книжки,
756
1368
1989
528
945
1264
1083
1428
2437
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
2014 2015 2016
-приказы по основной
деятельности
-приказы по
командировкам
-приказы по личному
составу
47
личные карточки фирмы Т-2,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате,
бланки документов,
договоры о материальной ответственности,
информационно - справочные документы,
защита персональных данных,
документы по учету кадров.
Современное законодательство требует оформления большого
количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых
отношений работника и работодателя. Разрабатывать и оформлять основной
массив таких документов приходится секретарю и главному бухгалтеру
предприятия ООО «Млечный путь».
Секретарем ООО «Млечный путь» используется следующий перечень
унифицированных форм:
документальное закрепление структуры и штата предприятия
(Структура и штатная численность, Штатное расписание (форма Т-3),
Замещение должностей);
внутренние нормативные акты (Положения о структурных
подразделениях, Должностные инструкции работников, Правила внутреннего
трудового распорядка, Положение об обработке персональных данных
работника);
документы, оформляющие прием, перевод, увольнение работника на
предприятие (Трудовой договор, Изменения к трудовому договору, Приказ
(распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а), Приказ
(распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а),
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с
работником (форма Т-8, Т-8а), Записка-расчет при прекращении действия
трудового договора с работником (форма Т-61), Личная карточка работника
48
(форма Т-2), Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС),
Трудовая книжка работника, Личное дело работника);
оформление отпуска на предприятии (График отпусков (форма Т-7),
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-
6а), Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60));
оформление командировок работников на предприятии (Служебное
задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма
Т-10а), Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
(форма Т-9,Т-9а), Командировочное удостоверение (форма Т-10), Приказ
(распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11, Т-11а)).
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и
использует следующие регистрационные формы:
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении
работников;
журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
журнал регистрации приказов о командировках работников;
журнал регистрации командировочных удостоверений;
журнал регистрации служебных заданий;
журнал регистрации локальных нормативных актов;
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении
дисциплинарных взысканий;
журнал выдачи справок по личному составу;
журнал учета больничных листов.
Рассмотрим движение документов отдела кадров на примере схем
приема на работу, перевода на другую должность и увольнения с работы на
предприятии ООО «Млечный путь»
В ходе анализа введении документов в кадровом делопроизводстве
можно отметить, что документы оформляются с нарушениями требований
49
ГОСТ Р 6.30 2003г., ослаблен контроль исполнительской дисциплины, что
приводит к неправильному оформлению и потерям документов.
2.3. Система электронного документооборота
Управление человеческими ресурсами на предприятии ООО
«Млечный путь» осуществляется непосредственно индивидуальным
предпринимателем. Как видно их организационной структуры предприятия,
представленной на рисунке 3, на предприятии полностью отсутствует
кадровая служба. Ее роль с момента основания компании взял на себя
секретарь предприятия, что закреплено приказом по предприятию.
На предприятии в соответствии с законодательством РФ
осуществляется ведение следующей кадровой документации:
- Приказы по личному составу;
- Личные дела на каждого работника;
- учет, хранение и оформление трудовых книжек.
В личное дело работника включается: заявление, личная карточка,
анкета и дополнение к ней, свидетельства о рождении детей до 14 лет,
необходимые для расчета заработной платы, трудовая книжка, копии
документов об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на
работу. При трудоустройстве с каждым из сотрудников заключается
трудовой договор. При ведении кадровой документации ООО «Млечный
путь» использует бесплатное программное обеспечение Кадровый учет 2.1.0
компании «ЮгСофтСервис». Данная программа является бесплатной и
позволяет осуществлять формирование и ведение личных карточек,
осуществлять учет отпусков, формирование и ведение приказов, трудовых
договоров. Отчетность для государственных органов формируется вручную
или с использованием программы MSOfficeExcel. Другой автоматизации
ведения кадрового учета на предприятии не осуществляется.
Решения о приеме на работу, увольнении, предоставлении
внеочередного отпуска принимается непосредственно руководителем.
50
Приказы и договоры составляются индивидуальным предпринимателем, при
этом ряд условий, в том числе уровень оплаты труда, отдельные пункты
приказов и договоров согласовываются с руководителями подразделений или
с главным бухгалтером.
Набор персонала осуществляется путем публикации сведений об
открытых вакансиях в сетевых и печатных изданиях. Преимущество
отдается ресурсам сети интернет (Avito, IRR, superjob). При этом платного
аккаунта в данных изданиях у предприятия нет, что в определенном смысле
затрудняет подбор персонала и требует более частого обновления
объявлений. В отдельных случаях организация предлагает сотрудникам
компании порекомендовать своих близких и знакомых для трудоустройства.
Такой способ является не только дешевым, но и дает возможность
работникам поучаствовать в решении проблем фирмы. Процедура
трудоустройства состоит из двух этапов: получение резюме по электронной
почте или телефону. Первичный отбор кандидатов осуществляет
руководитель подразделения, в котором открыта вакансия. После первичного
отсева кандидатов, явно не удовлетворяющих интересам компании
проводится собеседование. В процессе прохождения собеседования
руководитель подразделения знакомиться с навыками и опытом работы
кандидата. Анкетирование кандидатов и дополнительные методы отбора не
осуществляются. Необходимые данные фиксируются в рабочем порядке и
используются только руководителями подразделений, что в определенном
смысле можно считать формирование резерва. В случае если кандидат
удовлетворяет руководителя подразделения, проводится дополнительное
собеседование с индивидуальным предпринимателем, который принимает
единоличное решение о трудоустройстве кандидата, а также осуществляет
оформление кадровых документов.
По причине отсутствия кадровой службы обучение персонала
проводится непосредственно на рабочем месте. Руководитель может
предупредить отсутствие профессиональных умений только на
51
собеседовании, хотя даже наличие свидетельств о дополнительной
подготовке не всегда может говорить о практических навыках соискателя. К
сожалению, это приводит к тому, что очень большое значение имеют
рекомендации с предыдущих мест работы, то есть субъективные показатели.
Кроме того, в отдельных случаях руководители подразделений на практике
проверяют наличие специальных знаний и навыков у соискателей.
Аттестация на предприятии фактически не проводится. Каждый из
руководителей подразделений и индивидуальный предприниматель
периодически осуществляют фиксацию в личных бумагах об успехах и
неудачах сотрудников. В последующем данные записи могут быть
использованы при выплате премий или удержаний из заработной платы в
случае нанесения ущерба имуществу предприятия. Таким образом, оценка
трудовой деятельности работников происходит по результатам их работы.
Внутренней нормативной документации, регламентирующий вопросы
кадровой работы, на предприятии нет. В том числе не регулируются вопросы
премирования сотрудников, проведения обучения и аттестации, социального
обеспечения сотрудников. Несмотря на это, определенная кадровая работа в
данном направлении осуществляется. Индивидуальный предприниматель и
отдельные сотрудники проходят периодическое обучения по охране труда и
технике безопасности, принимают участие в семинарах и выставках. Рядовые
сотрудники периодически направляются на краткосрочные курсы повышения
квалификации. Кроме того, по итогам работы осуществляется выплата
премий. При этом регистрация и оценка расходов на данные мероприятия не
осуществляется, что существенно затрудняет учет их эффективности.
К плюсам кадровой службы предприятия можно отнести:
Высокая скорость оформления документации, за счет простоты
устройства кадровой службы.
Отсутствие административных барьеров.
Близкое сотрудничество руководства и персонала. Коллектив
лично знает своего руководителя.
52
Низкие расходы предпринимателя на данную сферу.
Основные минусы кадровой политики предприятия:
Социальная незащищенность персонала.
Высокая вероятность ошибок по причине сосредоточения всех
обязанностей в одних руках не специалиста кадрового профиля.
Необъективность подбора персонала в следствие невозможности
применения специальных методик (тестирований, аттестаций и прочего).
Немалую роль играют личные симпатии руководства.
Отсутствие обучения и курсов повышения квалификации.
Однако, несмотря на отсутствие четкой системы управления
человеческими ресурсами на предприятии ООО «Млечный путь», кадровый
состав основных сотрудников, в том числе руководителей подразделений,
сохраняет свое постоянство на протяжении нескольких лет.
Основными проблемами в организации управления человеческими
ресурсами на предприятии, выявленными в результате анализа является:
1. Отсутствие в штате сотрудника, ответственного за кадровую
работу;
2. Отсутствие четкой кадровой политики и ее локального
регулирования;
3. Отсутствие механизмов проведения аттестации и развития
персонала;
4. Отсутствие прозрачной системы мотивации труда
Таким образом, в системе управления персоналом ООО «Млечный
путь» выявлен ряд существенных недостатков, препятствующих
эффективной работе всего предприятия и требующих скорейшего
устранения.
Для устранения выше перечисленных недостатков предлагается:
произвести выбор программного обеспечения,
настроить программу под действующую структуру предприятия,