52
документационного обеспечения может составить:
1) инвестиционные затраты на внедрение электронного
документооборота;
2) расходы на содержание персонала отдела кадров.
Затраты на внедрение системы электронного документооборота
представлены в таблице 11.
Таблица 11
Затраты на внедрение электронного документооборота
Наименование затрат
Сумма,
тыс. руб.
1. Программное обеспечение
58,0
2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный
сервер)
12,0
3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный
вариант
15,0
4. Программа Fine Reader
10,5
5. Материальные затраты (электронные накопители)
0,5
Всего затрат
96,0
После внедрения ИС электронного документооборота может
потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в
месяц и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.
ФЗП = 33,00 × 1,1 × 1,34 × 12 = 583,704 тыс. руб.
Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы
электронного документооборота могут составить:
96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб.
Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы
документационного обеспечения управления персоналом составит:
Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.
Расчет срока окупаемости проекта произведен по формуле расчета
простого срока окупаемости инвестиций, который позволяет определить
продолжительность периода от начального момента до момента окупаемости.
Метод расчета срока окупаемости РР инвестиций состоит в определении
того срока, который понадобится для возмещения суммы первоначальных
инвестиций.
53
Срок окупаемости проекта автоматизации кадрового документооборота
компании ООО «Вива Плюс» на основе внедрения «1С: Зарплата и управление
персоналом» составляет 1 год.
Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии
документационного обеспечения управления, ООО «Вива Плюс» были
выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки
предложений по совершенствованию документационного обеспечения
управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только
традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально
новых возможностей управления документооборотом в целом в организации,
выполнение справочно-аналитической работы, а также использование
элементов электронного документооборота, позволит поднять работу
менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной
уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности
организации в целом.
54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В теоретической части дипломной работы представлены теоретико-
методологические основы организации кадрового документооборота.
Итоговой целью управления документами является создание условий,
которые смогут обеспечить эффективную обработку документированной
информации в определенные организацией сроки и с наименьшими
материальными затратами. Часто только оптимизация документооборота
позволяет существенно улучшить качество процессов происходящих в
определенной организации.
Особенностью документооборота является то, что в нем
используются официальные, т.е. полностью оформленные, записанные в
определенной форме, документы. Организация функционирования
документооборота на предприятии и управление документооборотом — это
сложная и важная отрасль управленческой деятельности. Но, для того, чтобы
документооборот был эффективным, нужно соблюдать все правила при
проведении данных действия.
В аналитической части дипломной работы проведен анализ и дана
оценка организации кадрового документооборота на примере организации ООО
«Вива Плюс». ООО «Вива Плюс» является конкурентоспособной организацией,
имеющей хорошие перспективы и возможности роста на рынке. Анализ
организационной структуры показывает, что она позволяет рационально
сочетать линейные и функциональные взаимосвязи, однако в полной мере не
отвечает требованиям, предъявляемым к организационной структуре
современной торговой организации ввиду своей низкой адаптивности и
негибкости. Проведенный анализ позволяет охарактеризовать состояние
компании ООО «Вива Плюс» как устойчивое.
В ООО «Вива Плюс» служба делопроизводства и архив не
организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии
возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового
55
документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его
специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «Вива Плюс», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«Вива Плюс» просто не выполняется. Основной нормативный документ по
делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и
процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление
контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству – на
предприятии не разработан.
В организационно-распорядительном документе предприятия - Уставе,
закреплены все основные моменты организации предприятия. Подразделения
ООО «Вива Плюс» осуществляют свою деятельность на основе «Положений»
данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи,
функции, обязанности и права их руководителей. В положении о кадровой
службе ООО «Вива Плюс» закреплены статус службы, ее место в системе
управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности,
выполняемые в процессе ее деятельности. Несмотря на длительную историю
предприятия ООО «Вива Плюс», положения некоторых подразделений
находятся на стадии разработки. Так, разработаны должностные инструкции не
на всех сотрудников, в частности, отсутствуют должностные инструкции
младшего технического персонала.
В ООО «Вива Плюс» автоматизация документооборота фрагментарная,
кадровый документооборот слабо автоматизирован. Действующая в ООО
«Вива Плюс» система не обеспечивает возможность ведения кадровой
документации в соответствии с требованиями Унифицированной системы
организационно-распорядительной документации (УСОРД) и
Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД)
(Подсистемы по учету труда и его оплаты), а также иными нормативными
требованиями действующего законодательства.
56
Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система
хранения в компании не продумана и должным образом не организована. В
ООО «Вива Плюс» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел составляются
сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов к
уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза
ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.
В процессе анализа особенностей документооборота было установлено,
что наиболее актуальным направлением совершенствования в настоящий
момент делопроизводства ООО «Вива Плюс» является разработка и внедрение
инструкции по делопроизводству на фоне автоматизации документооборота
предприятия.
В проектной части дипломной работы представлены рекомендации по
совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере
организации «Вива Плюс». В исследовании была обозначена проблема
недостаточной эффективности существующего документооборота на
предприятии «Вива Плюс», сформулирована цель - повысить качество
управления производством за счет автоматизации кадрового документооборота.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного
исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1С:
Зарплата и управление персоналом», которая отвечает высоким критериям
работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает
необходимой универсальностью.
Суммарные затраты проекта ООО «Вива Плюс» составят 679,704.
Предполагаемый экономический эффект от внедрения предложенных
мероприятий составит 252,22 тыс. руб. Срок окупаемости проекта – 1 год.
57
Список использованной литературы
1. Дикунова М.С., Бровко С.А., Дикунов С.А. Управленческий
контроль: содержание и основные требования // Социальные науки. 2016. Т. 1.
№ 1-1 (11). С. 14-17.
2. Санакоева Д.К., Мисхожев Э.Р. Сущность и область
применения упреждающего антикризисного управления в условиях
нестабильной рыночной среды // Известия Горского государственного
аграрного университета. 2014. Т. 51. № -2. С. 201-206.
3. Санакоева Д.К., Караева Т.А. Каким должен быть бухгалтер //
сборнике: Молодежь и наука: актуальные вопросы социально-
экономического развития регионов России Межвузовская научно-
практическая конференция. 2015. С. 115-120.
4. Федяинова В. И., Сысо Т.Н. Электронный документооборот:
технология внедрения и способ оптимизации бизнес-процедур // Вестник
Омского университета. Серия «Экономика», №4, 2012 г.
5. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: Как
организовать работу с документами, М.: Эксмо, 2014. - 456 с.
6. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л.,
Электронные документы в корпоративных сетях. М.: Экотрендз, 2009. - 271 с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документационное
обеспечение управления - М.: Интел-Синтез, 2012. - 344 с.
8. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на
управленческий процесс // Теория и практика управления. - 2014. - №6. - С. 45-
49.
9. Автоматизация работы с кадровой документацией на предприятиях
нефтегазодобывающей промышленности России. Корженевская А.Б. В
сборнике: Научные труды магистрантов и аспирантов Нижневартовского
государственного университета Нижневартовский государственный
58
университет; Ответственный редактор А.В. Коричко. Нижневартовск, 2016. С.
59-64.
10. Результат аудита кадровой документации предприятия
нефтегазовой отрасли Головнина Л.А., Костоусова Е.С. В сборнике:
современные проблемы науки и образования: вопросы теории и практики
Материалы Международной научно-практической конференции НИЦ
«Поволжская научная корпорация». 2016. С. 186-189.
11. Документационное обеспечение кадровой деятельности
гостиничного предприятия Милых Ю.В. В сборнике: Документационное
обеспечение организационной и производственной деятельности сборник
материалов региональной научно-практической конференции. Юго-Западный
государственный университет. 2016. С. 59-64.
12. Аудит документационного обеспечения системы управления
персоналом в компании ООО «С-ФУД» Желуденко Г.А. Молодой ученый.
2017. № 4 (138). С. 431-435.
13. Особенности использования электронного документооборота для
эффективной работы современного предприятия Путькина Л.В. Nauka-
Rastudent.ru. 2016. № 1. С. 6.
14. Совершенствование рекомендаций по внедрению системы
электронного документооборота Гашков Г.А., Переверзев П.П. В книге:
Современные экономика и общество: научный взгляд молодых Сборник статей
и тезисов докладов XII международной научно-практической конференции
студентов, магистрантов и аспирантов. 2016. С. 57-59.
15. Актуальные проблемы электронного документооборота в
бухгалтерском учете Нажмутдинова З.К. В сборнике: Информационное
обеспечение эффективного управления деятельностью экономических
субъектов Материалы VI международной научной конференции. 2016. С. 292-
299.
16. Подготовка предприятий к внедрению систем электронного
документооборота Белов С.П. Научная монография / Москва, 2016.