12
уходит в среднем до 60% рабочего времени сотрудников предприятия, что
обуславливает особую значимость документов в деятельность компании.
Особое значение имеют документы, касающиеся личного состава.
Они отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его
трудовой стаж, необходимый для отчисления в пенсионный фонд
денежных средств, для получения в будущем пенсии. Но, зачастую роль
этих документов недооценивается руководителями коммерческих
предприятий. Результат этого - кадровая документация ведется либо плохо,
либо не ведется вообще.
Итогом такой работы может являться то, что человек при выходе на
пенсию, проработавший добросовестно и качественно получает лишь
прожиточный минимум, хотя достоин большего.
По нашему мнению, в России не существует единого подхода по
вопросам осуществления документооборота. При этом установлено, что
организация документооборота не должна противоречить законодательству
РФ. Вопросы регулирования и организации в области делопроизводства
считаем необходимым возложить на единый государственный орган,
который бы осуществлял контроль в данной сфере. Главное, чтобы пройдя
все этапы документооборота, информация была доступной, понятной,
имеющей однозначное толкование и сохраняла достоверные факты. Именно
тогда документооборот будет эффективен. Если же процесс движения
документов нарушается, то могут возникнуть следующие проблемы:
руководство не сможет увидеть целостной картины
происходящего в организации;
структурные подразделения, не имея информации и представления
о деятельности друг друга, перестанут осуществлять свою деятельность
слаженно, в результате может снизиться производительность труда;
при нерациональной организации документооборота может
возникнуть недостаток ресурсов, необходимых для эффективной работы
13
организации;
снижается качество формируемой отчетности предприятия, что
скажется на его инвестиционной привлекательности и на качестве принятия
своевременных управленческих решений.
Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот играет одну
из наиболее важных ролей в деятельности и управлении организацией, ведь
залог обоснованного и эффективного управленческого решения,
продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и
достаточность информации. Можно предположить, что в последующие
годы документооборот продолжит развиваться. По мнению экспертов,
объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает
высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям.
Документы должны сохранять свою первоначальную структуру,
процесс изменений, вносимых в документ должен происходить оперативно,
чтобы сократить возможность появления ошибок.
Рисунок 2 – Система кадровой документации
14
Рисунок 3 – Классификация кадровых документов
Рисунок 4 - Направления разработки документационного
обеспечения организации
15
Хотя требования к ведению кадровой документации предусмотрены
действующим трудовым законодательством, ни для кого не секрет, что в
большинстве компаний постановке нормальной кадровой документации не
предают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот в
организациях ведется с существенными нарушениями установленных
требований. По данным Бюллетеня Минтруда РФ кадровая документация
имеется всего лишь у 53 % от общего числа российских компаний, причем в
35% организаций система кадровых документов неполна и далека от
совершенства.
1.3. Организация кадровой деятельности
Современная служба по работе с персоналом призвана выполнять ряд
функций, среди которых: планирование потребности в персонале; поиск и
отбор кандидатов; обеспечение адаптации работников, их оценка и аттестация;
организация обучения и развития персонала; формирование кадрового резерва;
оценка результатов труда; формирование систем оплаты труда, компенсаций и
льгот; нормирование труда; формирование корпоративной культуры;
поддержание здорового социально-психологического климата в компании.
В России в HR-практике кадровое делопроизводство в силу своей
формализованности и сложности занимает более важное место, чем в любой
другой стране. Любая компания, желающая существовать и эффективно
работать на территории РФ, просто вынуждена следовать букве закона, т.е.
неукоснительно выполнять требования трудового законодательства.
Управление персоналом как целостная система, призванная решать
совершенно определенные задачи (укомплектование штата нужными людьми,
их развитие, обучение, мотивирование на более эффективную работу и т.д.),
появилось в России совсем недавно, и многие компании и предприятия
оказались неготовыми к этому. Руководители большого числа фирм считали
(причем некоторые придерживаются такого мнения до сих пор), что
16
существование отдела кадров должно покрывать все соответствующие
потребности организации. Для небольших компаний или предприятий-
однодневок это действительно так. Здесь обеспечению безопасности бизнеса
специалисты отдела кадров уделяют достаточно внимания. При этом подбор
персонала осуществляется руководителями структурных подразделений или по
рекомендации уже работающих сотрудников. Развитием и обучением
специалистов, а также анализом эффективности их работы в небольших
компаниях чаще всего не занимаются. В свою очередь для организаций,
желающих идти в ногу со временем и имеющих стратегическое видение своего
будущего, такой подход абсолютно неприемлем.
Рассмотрим еще один вариант. В отдельных фирмах (как правило, это
иностранные компании, пришедшие на российский рынок) кадровое
делопроизводство все-таки ведется, но здесь не придают должного значения
формальностям и ограничиваются лишь самым необходимым: подготовкой
приказов по личному составу, оформлением трудовых договоров и ведением
трудовых книжек. Однако эффективная работа системы управления персоналом
невозможна без четко и грамотно организованной системы кадрового
делопроизводства.
Прежде всего, ведение кадрового учета сотрудников предприятия
позволяет правильно и своевременно определять потребности в персонале, а
также выявлять наиболее эффективные методы поиска нужного человека.
Например, если есть необходимость подобрать сотрудника с определенными
компетенциями на основании беглого анализа личных дел работников,
занимающих аналогичные позиции, можно определить, откуда пришли в
компанию эти люди, где учились, каким способом осуществлялся их поиск и
найм. В результате может оказаться, что использование рекламы в СМИ или
работа с агентствами по подбору персонала не самые эффективные методы
поиска данной категории специалистов. Даже более успешными в подобной
ситуации окажутся рекомендация коллег или сотрудничество с выпускниками
вузов.
17
Четко отлаженная система кадрового делопроизводства в компании
является очень сильным средством адаптации новых сотрудников. Читая
своевременно составленный трудовой договор, знакомясь с Правилами
внутреннего трудового распорядка и подписывая Приказ о приеме на работу в
свой первый рабочий день, специалист подсознательно чувствует себя
защищенным и нужным компании.
Слабая система кадрового делопроизводства, наоборот, может стать
источником проблем. Сотрудник будет дольше адаптироваться к новым
условиям или вовсе покинет компанию. Например, в крупном издательском
доме на постоянную работу требовался редактор. После долгих поисков
нужный человек был найден, предложение о работе подписано, определена
дата прихода специалиста в офис. На обучение сотрудника затратили время.
Более того, специалист получил доступ к конфиденциальной информации.
Однако в результате новый редактор проработал в компании всего неделю,
после чего сообщил, что в офис больше не придет. Причиной такого решения
стала неуверенность специалиста в своем будущем в компании: за целую
неделю работы трудовой договор так и не был подписан, не издали и приказа о
приеме сотрудника на работу. В итоге издательство понесло значительные
потери, ведь на подбор и обучение сотрудника, на оборудование нового
рабочего места и т.д. специалисты компании затратили время и ресурсы.
Своевременное издание приказов о переводе на новую позицию, об
отпуске, об изменении заработной платы и др. работает на повышение
удовлетворенности потребностей персонала, а, следовательно, мотивирует
специалистов трудиться эффективно.
Правильное ведение штатного расписания и графика отпусков позволяет
грамотно составить годовой график обучения сотрудников. Другими словами,
когда потребность в обучении и развитии уже определена и встает вопрос: «Как
удовлетворить данную потребность?» — HR-менеджер, ориентируясь на
график отпусков, сможет легко составить график обучения персонала
наилучшим образом. В итоге дополнительные навыки получат все
18
нуждающиеся. При этом лояльность сотрудников к компании не снизится из-за
того, что для посещения тренинга им пришлось отложить свой
запланированный отпуск.
Кадровое делопроизводство — это также учет рабочего времени
сотрудников, а значит — контроль дисциплины. Здесь снова налицо связь с
функцией покрытия потребности в персонале, а также с нормированием труда,
т.к. на основе табеля учета рабочего времени можно проанализировать наличие
и причину переработок в том или ином подразделении. Этими причинами
могут стать:
нехватка рабочих рук;
неверная организация труда, рабочего времени и пространства;
проблемы коммуникации или другие трудности, решение которых
возлагается на специалистов службы по работе с персоналом.
Очень часто эффективность деятельности кадровой службы влияет на
работу других подразделений и отдельных сотрудников. Например, для поездки
в заграничную командировку директору по планированию крупного
рекламного холдинга потребовалась заверенная копия трудовой книжки, о чем
он, следуя инструкции, уведомил кадровую службу за три дня. В назначенный
день он пришел к специалисту по кадрам, чтобы заверить самостоятельно
подготовленную анкету для паспортного стола, а также за самой книжкой. В
результате выяснилось: запись о переводе на должность директора по
планированию, который состоялся полгода назад, в трудовую книжку
своевременно не внесли. Сотрудник забрал копию трудовой книжки и занялся
исправлением анкеты, т.к. получить загранпаспорт в данной ситуации было
важнее, чем восстановить справедливость. Когда же работник пришел для
заверения переделанной анкеты, кадровик выдал ему новую копию трудовой, с
уже внесенной записью. Таким образом, несколько часов рабочего времени
топ-менеджер потратил впустую из-за нечетко организованной работы
кадровой службы.
19
Следует отметить, что перегруженность кадровиков и излишняя
формализованность их работы также могут негативно влиять на деятельность
других сотрудников. Часто бывает, что в погоне за порядком специалисты по
кадрам превращаются в самых настоящих бюрократов, осложняющих жизнь
абсолютно всем, и требующих формальных бумаг для совершения каждого
шага. В результате на оформление соответствующих документов приходится
тратить много времени и нервов, что вызывает недовольство системой
кадрового делопроизводства в целом.
Кроме того, кадровое делопроизводство — это учет рабочего времени,
т.е. предоставление в определенные сроки актуальных сведений для расчета
заработной платы. В современных условиях функция расчета заработной платы
все чаще передается в ведение специалистов по работе с персоналом. Все чаще
объединяются модули «Зарплата» и «Кадры» в автоматизированных системах
управления.
Кадровая служба также может выполнять коммуникационную функцию,
например, в ситуации, когда в организации система оплаты труда предполагает
выплату сотрудникам квартальных бонусов и годовых премий по результатам
работы. Тогда письма, подготавливаемые кадровиками и разъясняющие схему
начисления премий в каждом конкретном случае, помогают сотрудникам
определять свои сильные и слабые стороны. Благодаря таким уведомлениям
специалисты понимают, что им необходимо сделать для получения большего
бонуса в будущем. Таким образом, сотрудники становятся информированными,
система материальной мотивации — прозрачной и эффективной.
Персональные данные сотрудников, собираемые кадровиками, позволяют
HR-менеджеру вести со специалистами компании социальную работу и
применять методы немонетарной и нематериальной мотивации. Все эти меры в
комплексе оказывают значительное влияние на формирование имиджа
компании и способствуют укреплению ее позиций на рынке труда.
Таким образом, кадровое делопроизводство в системе управления
персоналом выполняет несколько задач. В первую очередь это, разумеется,
20
административная поддержка и защита работодателя с юридической точки
зрения в случае возникновения трудового спора, проверки трудовой
инспекцией, фондом социального страхования, пенсионным фондом и другими
государственными структурами, а также в случае бухгалтерского аудита и
проверки со стороны налоговой инспекции. Ведь в соответствии с российским
законодательством любое действие в отношении работника должно быть
подтверждено соответствующей бумагой.
Вторая, не менее значимая задача системы кадрового делопроизводства в
компании это поддержание лояльности и мотивации сотрудников. Именно
поэтому, видя хорошо структурированную и исправно работающую систему
кадрового делопроизводства, специалисты чувствуют себя увереннее.
Третья, но не последняя задача кадровой системы — выполнение
функций источника достоверных данных о сотрудниках. На основании
сведений, предоставляемых работником, ответственным за кадровое
делопроизводство в компании, HR-менеджер может исследовать: текучесть
кадров и ее причины; половозрастной состав персонала компании; уровень
образования и т.д. На основе анализа этих данных могут быть своевременно
диагностированы определенные проблемы, приняты решения, улучшающие
положение работников, а также усиливающие их мотивацию и, как следствие,
повышающие качество их труда. Таким образом, достигаются цели самого
существования HR-службы в компании.
Как показывает практика, в условиях системного кризиса возникла
необходимость актуализации кадровой стратегии предприятия как одно из
условий сохранения его конкурентоспособности. Именно поэтому организации
кадровой работы следует уделить пристальное внимание.
Из всего вышеизложенного становится понятным, каково место
кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. Разумеется,
кадровому документообороту в компании отводится не главенствующая роль,
но при этом он охватывает практически все бизнес-процессы HR- службы,
являясь связующим и координирующим звеном в системе.
21
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации
2.1. Анализ деятельности предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Вива Плюс» создано в
соответствии с Федеральным законом № 14 ФЗ «Об обществах с ограниченной
ответственностью» от 12 декабря 2005 года на основании решения общего
собрания учредителей Общества.
Организационная структура предприятия ООО «Вива Плюс» показана на
рисунке 5.
Рисунок 5 - Организационная структура предприятия
ООО «Вива Плюс»
Верхушкой организационной структуры «Вива Плюс» является
администрация. Администрация состоит из директора и заместителя директора,
которые подчиняются учредителям предприятия. Директору и его заместителю
подчиняются все отделы и сотрудники предприятия.
Учредители
Директор
Транспортный
отдел
Торговый
отдел
Бухгалтерия
Склад